Vinkkejä energiatehokkuussopimusten vuosiraportointiin.

1. Energiatehokkuus-
sopimukset 2017–2025
VUOSIRAPORTOINTI
Vinkkejä seurantajärjestelmän käyttöön
Helmikuu 2018

2. Järjestelmään kirjautuminen
 Pääset kirjautumaan seurantajärjestelmään osoitteesta
www.seurantajarjestelma.fi
 Tuetut selaimet ovat Internet Explorer, Mozilla Firefox ja Google Chrome.
 Mikäli olet unohtanut salasanasi, saat tilattua itse uuden salasanan
seurantajärjestelmän kirjautumissivulta. Käyttäjätunnus on sähköpostiosoitteesi.
 Käyttäjätunnus lukittuu 5 perättäisen virheellisen salasanasyötön jälkeen. Lukitulle
käyttäjätunnukselle ei voi tilata uutta salasanaa. Jos tunnuksesi lukkiutuu, ole yhteydessä
seuranta-apuun (seuranta-apu@motiva.fi)
5.2.20182

3. Seurantajärjestelmän rakenne
 Kun kirjaudut järjestelmään, ensimmäisenä aukeaa aloitussivu.
 Vuosiraportti löytyy vasemman laidan hakemistopuusta. Klikkaa ”+” -merkkiä
toimipaikkanne nimen edessä ja toimipaikan alle aukeavat kaikkien vuosien vuosiraportit.
 Raportointijärjestelmän oikeassa ylälaidasta löydät yrityksesi ja toimipaikkasi
tiedot sekä ”Omat asetukset”. Omista asetuksista pääset vaihtamaan
salasanasi. ”Siirrot” -valikon avulla pystyt siirtämään tietoja järjestelmään
siirtotiedostojen avulla.
5.2.2018
Kuvassa näkyy vuoden 2017
vuosiraportti.
3

4. Tallentaminen ja uloskirjautuminen
 Seurantajärjestelmässä ei ole automaattitallennuksia. Muista siis aina tallentaa
sinisestä disketistä kun olet tehnyt muutoksia!
 Uloskirjautuminen seurantajärjestelmästä:
 Pääset kirjautumaan ulos järjestelmästä sivun oikean ylälaidan ”Kirjaudu ulos” -linkin
kautta.
 Muista aina tallentaa tiedot ennen uloskirjautumista!
 Järjestelmä kirjaa sinut automaattisesti tallentamatta ulos mikäli istuntosi on kestänyt
4 tuntia ilman, että olet tallentanut tietoja tai vaihtanut sopimusta/toimipaikkaa/vuosi-
raporttia.
5.2.20184

5. Tallennuksen aikaiset virheet
 Suosittelemme tallennusta esim. aina, kun saat yhden kokonaisuuden valmiiksi
(esim. energiatiedot tai toimenpiteet)
 Tallennuksen kesto saattaa vaihdella – anna järjestelmän tallentaa rauhassa
 Tallennuksen etenemistä voit seurata statuspalkista näkymän alareunassa
1. Ennen tallennusta tiedot tarkistetaan (”Tarkistetaan tietojen oikeellisuutta”) ja mahdolliset
virheilmoitukset ja niiden lukumäärä näytetään statuspalkin oikeassa reunassa
 Virheet on korjattava ennen kuin tallennus onnistuu. Virheiden korjauksen jälkeen on tallennus
käynnistettävä uudestaan.
2. Onnistuneesta tallennuksesta ilmoitetaan statuspalkissa hetken näkyvällä viestillä ”Tiedot
tallennettu Virheitä(0)”.
5.2.2018
Kuvaketta klikkaamalla saat
kuvauksen virheistä jotka
estävät tallennuksen ja
järjestelmä esittää niiden
paikan nuolella.
5

6. Sopimus- ja toimipaikkavastuuhenkilöt
 Jokaisella liittyjällä on sopimusvastuuhenkilö.
 Sopimusvastuuhenkilö pääsee käsiksi kaikkiin yrityksen/yhteisön ja sen toimipaikkojen
tietoihin ja vastaa viimekädessä siitä, että vuosiraportointi tulee tehtyä kaikilla liittyjän
toimipaikoilla.
 Jokaisella toimipaikalla/raportointiyksiköllä on toimipaikan vastuuhenkilö.
 Toimipaikan vastuuhenkilö vastaa toimipaikan vuosiraportin täyttämisestä. Kaikki
vuosiraporttien korjaus- ja täydennyspyynnöt lähetetään toimipaikan vastuuhenkilölle.
Sama henkilö voi olla useamman toimipaikan vastuuhenkilö ja myös sopimisvastuuhenkilö
voi toimia toimipaikan vastuuhenkilönä.
 Seurantajärjestelmään saa myös muita kirjoitus- ja lukuoikeuksia.
 Nämä henkilöt pääsevät katsomaan tai muuttamaan toimipaikan tai toimipaikkojen tietoja,
mutta heihin ei olla yhteydessä Motivasta vuosiraportointiin liittyvissä kysymyksissä.
5.2.20186

7. Käyttäjätunnusten voimassaolo
 Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään kerran myönnetyt
tunnukset eivät automaattisesti vanhene.
 Muista tarkistaa, että käyttöoikeuksia ei ole esim. talosta lähteneillä henkilöillä, joilla
tunnuksia ei enää pitäisi olla.
 Mikäli haluat lakkauttaa käyttäjätunnuksen, tulee siitä ilmoittaa seuranta-apuun
seuranta-apu@motiva.fi. Myös uusia käyttäjätunnuksia pyydetään samasta
osoitteesta. Käyttäjätunnuksia muutettaessa liitä sähköpostiin seuraavat tiedot:
 Toimenpideohjelma ja sopimuksenne numero
 Yrityksenne nimi
 Toimipaikan nimi, jota muutos koskee
 Mahdollisesti poistettavan ja/tai uuden vastuuhenkilön nimi ja sähköpostiosoite
 HUOM! Pyynnöt uusille käyttäjätunnuksille tulee aina tulla sopimuksen
vastuuhenkilöltä.
5.2.20187

8. Sopimusvastuuhenkilö voi seurata raportoinnin
valmistumista
 Sopimusvastuuhenkilö voi seurata keskitetysti raportoinnin valmistumista
kaikkien sopimuksen toimipaikkojen osalta.
 Sopimusvastuuhenkilö näkee yhteenvedon kaikista sopimukseen kuuluvista
toimipaikoista, niiden yhteyshenkilöistä sekä vuosiraportin statuksesta
 Tiedot löytyvät liittyjätason tiedoista (klikkaa liittyjän nimeä vasemman laidan
hakemistopuusta) ”Toimipaikat”- välilehdeltä.
 Ne toimipaikat, joilla on ruksi kohdassa ”Hyväksytty”, ovat tehneet vuosiraportoinnin ja
jättäneet sen tarkastettavaksi.
5.2.20188

9. Vain yksi käyttäjä kerrallaan vuosiraportilla
 Saman toimipaikan vuosiraportti ei voi olla auki muokattavana usealla käyttäjällä
samaan aikaan. Tämä on estetty ohjelmallisesti.
 Mikäli raportti on auki toisella käyttäjällä, on toimipaikan nimen vieressä kynä-symboli, ja
toimipaikkaa avatessa tulee ilmoitus, että toimipaikan raportti on auki toisella käyttäjällä.
 Tietoja voi silti tarkastella, mutta niihin ei voi tehdä muutoksia.
5.2.20189

10. Valmis -merkinnät ja ohjeet
 Jokaisen välilehden oikeassa ylälaidassa on ”Valmis” -ruksi. Ne on tehty
helpottamaan vuosiraportoinnin täyttäjän omaa työnseurantaa.
 Valmis-ruksien käyttö on täysin vapaaehtoista! Toimintoa ei ole pakko käyttää.
 Kun merkitsen jonkun välilehden valmiiksi, tulee ko. välilehden otsikon perään vihreä piste
kuvaamaan, että kyseisen välilehden tiedot on syötetty ja välilehti on valmis.
 Hallinta –välilehdeltä löytyy yhteenveto välilehdistä, joita ei ole merkitty valmiiksi.
 Seurantajärjestelmästä löytyy välilehti- sekä kysymyskohtaisia ohjetekstejä,
joissa annetaan ohjeita siitä mitä tietoja ko. kohtaan tulee täyttää.
5.2.201810

11. Tietojen siirto järjestelmään siirtotiedostojen avulla
 Seurantajärjestelmään pystyy siirtämään tietoja erilaisten Excel-siirtotiedostojen
avulla.
 Tällöin tietoja ei tarvitse syöttää yksitellen jokaisen toimipaikan vuosiraportille, vaan
esim. toimenpiteiden tiedot voidaan kerätä Excel-tiedostoon ja siirtää yhdellä kertaa
kaikille toimipaikoille.
 Vain uusia toimenpiteitä voidaan syöttää järjestelmään siirtotiedoston avulla.
Jo syötettyjen toimenpiteiden tietoja ei voida muokata siirtotiedoston avulla.
 Eri toimenpideohjelmilla on käytössä hieman erilaisia siirtotiedostoja.
 Toimenpiteiden siirtotiedosto on yhteinen kaikille liittyjille
 Lisää tietoa oman toimenpideohjelmasi siirtotiedostoista löydät sopimustoiminnan
extranetistä ja vuosiraporttien avausilmoituksesta.
5.2.201811

12. Ylemmän tason raportointi
 Jatkuvan parantamisen tiedot voidaan raportoida ns. ylemmältä tasolta.
 Jos raportointitiedot ovat kaikilla tai osalla yrityksen toimipaikoista samat,
voidaan ne syöttää järjestelmään vaan kertaalleen, eikä samoja tietoja tarvitse
raportoida järjestelmään moneen kertaan.
 Mikäli haluat raportoida yrityksesi tiedot ylemmällä tasolla, täytyy sitä erikseen
pyytää seuranta-avusta (seuranta-apu@motiva.fi).
5.2.201812

13. Vuosiraportin merkitseminen valmiiksi 1/2
 Vuosiraporttia ei tarvitse täyttää kerralla valmiiksi, vaan raportoija voi jakaa työn
usealle eri päivälle.
 Kun raportti on valmis ja täytetty kokonaan, tulee raportoijan merkitä se valmiiksi
”Hallinta” -välilehdeltä laittamalla ruksi kohtaan ”Hyväksytty”. Tämän jälkeen
tiedot pitää vielä tallentaa.
 Kun raportti on merkitty hyväksytyksi, ei raportoija enää pysty tekemään muutoksia
raportin tietoihin. Seuranta-avusta voi pyytää avaamaan raportin uudestaan, mikäli
hyväksymisen jälkeen on tarvetta muutoksille.
 Motiva tarkistaa kaikki hyväksytyksi merkityt vuosiraportit ja ilmoittaa raportoijalla
onko raportti kunnossa (merkitään ”Tarkastetuksi” Hallinta-välilehdeltä) vai
vaatiiko raportti vielä täydentämistä (merkitään ”Korjattavana” Hallinta-
välilehdeltä).
 Tehtyään pyydetyt korjaukset, raportoija merkitsee raportin ”Korjatuksi” Hallinta-
välilehdeltä ja tallentaa tiedot vielä kertaalleen.
5.2.201813

14. Vuosiraportin merkitseminen valmiiksi 2/2
5.2.201814

15. Ongelmatilanteissa
 Kaikissa raportointiin liittyvissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa, voitte olla
yhteydessä seuranta-apu@motiva.fi -ositteeseen.
 Kuvakaappaus mahdollisesta virheilmoituksesta sekä tiedoista joita oltiin
syöttämässä, helpottavat yleensä ongelmien selvittelyä.
 Kerro viestissä myös seuraavat tiedot:
 toimenpideohjelma, liittymisnumero, liittyneen yrityksen nimi, toimipaikan numero,
toimipaikan nimi
 saatte yllä mainitut tiedot esim. vuosiraportin ylätunnisteesta, vuosiraportin etusivulta tai
klikkaamalla toimipaikan nimeä hakemistopuusta
5.2.201815