Este documento proporciona información sobre el Sistema de Gestión Integral (SGI) de una organización con el objetivo de que los nuevos colaboradores reconozcan la importancia de cumplir con las directrices del SGI para asegurar su contribución a las metas organizacionales, la satisfacción del cliente, el éxito de las auditorías y la mejora continua. Se explica brevemente qué es un SGI, su alcance y política, así como aspectos clave como la identificación única de servicios, propiedad del cliente, control de documentos y servicios no

1. INDUCCIÓN SGIINDUCCIÓN SGI

2. Brindar información acerca del SGI a los colaboradores nuevos de planta, para lograr
que reconozcan la importancia del cumplimiento de las directrices del SGI como
medio para asegurar:
•Su aporte a las directrices organizacionales.
•Su contribución a la satisfacción del cliente
•El éxito de las Auditorias
•La mejora continua de la eficacia del SGI
OBJETIV
O
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Gerencia de planeación de mejoramiento

3. Es un sistema de Gestión que se
fundamenta en la integración de
los requisitos de mas de dos
normas, cubriendo todos los
aspectos del negocio, desde la
calidad del Servicio y la
satisfacción del cliente, hasta el
mantenimiento de las
operaciones dentro de una
situación de desempeño, que le
permiten a la organización
demostrar su compromiso hacia
todas las partes interesadas y no
solo hacia el cliente.
QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
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4. Satisfacción del Cliente.
ALCANCE DE CADA SISTEMA DE GESTIÓN
Contamos con un Sistema de Gestión Integral certificado en 3 normas desde el año
2006, por BVQi.
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5. POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO EN CALIDAD,
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y GESTIÓN AMBIENTAL
En S&A SERVICIOS Y ASESORIAS, ejecutamos la prestación de los servicios promoviendo y exigiendo a
las partes involucradas en la operación, el cumplimiento de la normatividad legal vigente, aplicable a nuestras
actividades y directrices propias de calidad. Seguridad y Salud en el trabajo y Gestión Ambiental, para asegurar
la implementación y mantenimiento del sistema de gestión integrado garantizando la satisfacción del cliente, la
gestión de riesgos laborales e impactos ambientales en conformidad permanente con lo dispuesto por la ley
además de los requisitos suscritos de otra índole.
La gerencia además promueve la presentación de servicios especializados enmarcados dentro de la operación
de cada línea de servicios comprometida con las siguientes prácticas:
•Satisfacer las necesidades y requisitos de los clientes a través de la gestión de nuestros procesos.
•Propender por la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, para establecer los controles
orientados a la prevención de accidentes y enfermedades laborales, promoción de la calidad de vida laboral y
evitar daños a la propiedad.
•Comunicar esta política integral para promover la participación y colaboración de todos los trabajadores
independiente de su nivel de responsabilidad, autoridad y de su forma de contratación, todo lo anterior
incluyendo contratistas y visitantes.
•Crear compromiso y responsabilidad en todos los niveles hacia la protección de la seguridad y salud de
nuestros colaboradores, el autocuidado, la identificación de los peligros, la prevención del consumo de alcohol,
tabaco y sustancias psicoactivas.
•Dar cumplimiento al plan estratégico de seguridad vial para garantizar la prevención de accidentes en las vías
públicas.
•Identificar los aspectos y valorar los impactos ambientales significativos derivados de la prestación del servicio,
para establecer los controles operacionales enfocados a lograr la toma de conciencia sobre la protección del
medio ambiente.
•Realizar un esfuerzo permanente hacia el logro de la mejora continúa de la eficacia, el mantenimiento de los
estándares establecidos, el cumplimiento de la cultura organizacional y el respaldo económico al sistema de
gestión integrado.
GERENCIA S&A 15 de Diciembre de 2016
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6. SELECCION CONTRATACION
GERENCIAL
C
L
I
E
N
T
E
Y
P
A
R
T
E
S
I
N
T
E
R
E
S
A
D
A
S
C
L
I
E
N
T
E
Y
P
A
R
T
E
S
I
N
T
E
R
E
S
A
D
A
S
RED DE PROCESOS S&A SERVICIOS Y ASESORIAS
COMERCIAL
Procesos Estratégicos
Procesos de Operación
Procesos de Apoyo
NOMINA Y
FACTURACION
JURIDICO
GESTIÓN
TALENTO
HUMANO
BIENESTAR
SOCIAL
COMPRAS
SERVICIOAL
CLIENTE
SEGURIDA
DSOCIAL
INFORMAT
ICA
TESORERI
AYPAGOS
SISTEMA
DE
GESTION
INTEGRAL
GESTION
AMBIENTAL
SEGURIDA
D Y SALUD
OCUPACIO
NAL

7. MANUAL
DEL SGI
CONTROL DE DOCUMENTOS
:ARCHIVOS DE CONSULTA SGI0-DOCUMENTOS DEL SGI
(*) Solo algunos procesos
Todos estos documentos son considerados copias controladas (versiones vigentes)
de las actividades estandarizadas por cada proceso, están en formato PDF, se
encuentran en la siguiente ruta
La Estructura Documental de un Proceso esta conformada por documentos de
diferentes tipos:
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8. TRAMITE SOLICITUDES DE ELABORACION, CAMBIO O
ANULACION DE DOCUMENTOS
Para la elaboración de nuevos documentos, el cambio o anulación de documentos
existentes el SGI tiene establecido el procedimiento SGI-PRO-001 y en resumen la
forma de gestionar estas solicitudes es:
Todas estas actividades siempre bajo el logro del consenso nacional,
con la participación de todos los involucrados en todos los niveles.
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9. CONTROL REGISTROS
Los registros son documentos que proporciona evidencia de actividades desempeñadas y presentan
resultados obtenidos en la gestión de un proceso.
Por esta razón debemos darle la adecuada Protección y preservación de daño o deterioro, asegurar
el control de su Identificación, Almacenamiento, Protección, Recuperación, tiempo de retención y
disposición. El SGI cuenta con el control de Registros ubicado en la ruta:
:ARCHIVOS DE CONSULTA SGI0-DOCUMENTOS DEL SGISGI.
Como no se permite tachones, ni corrector, el procedimiento SGI-PRO-001 establece el siguiente
método de corrección. Con el registro de la firma de corrección ( la inicial de su primer nombre, un
punto y su apellido), al momento de la inducción todo colaborador puede realizar hasta tres
correcciones en un documento, así por ejemplo:
Al registrar el numero de cedula de un colaborador N° 66.888.520, se escribe por error 66.888.205 se
debe corregir de la siguiente manera, trazar una línea trasversal sobre el dato errado, ubicar entre
paréntesis un asterisco al lado de este dato, llevar al pie de pagina el dato correcto//la firma de
correcciones//fecha en que se realiza//causa de corrección así:
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10. Dirección Nacional SGI
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11. QUEJAS, RECLAMOS Y PETICIONES
• Cualquier colaborador puede atender una Q/R/P y lo debe Reportar al SGI, a
través de un ticket, quienes llevan al control la descripción textual de lo expresado
por quien reporto y lo y direcciona a quien deba solucionarlo. A través de la pagina
web www.serviasesorias.com.co también se reciben estos reportes.
• El tiempo máximo para ATENDERLOS es de 2 días, sin que esto implique
estrictamente solucionar.
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12. GESTIÓN DE ACCIONES
RUTA UBICACIÓN DE ACCIONES:ARCHIVOS DE CONSULTA SGIDOCUMENTOS USO COMUN3-ACCIONES
T
I
P
O
S
D
E
A
C
C
I
O
N
T
R
A
M
I
T
E
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13. El Procedimiento SGI-PRO-005 consta de tres capítulos que dan
respuesta a requisitos de la norma ISO 9001 y se revisaran a
continuación.
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACION
UNICA, TRAZABILIDAD, PROPIEDAD
DEL CLIENTE Y PRESERVACION DE LOS
ELEMENTOS NECESARIOS EN LA
PRESTACION DEL SERVICIO
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14. CAPITULO A: IDENTIFICACION UNICA Y
TRAZABILIDAD DEL SERVICIO
Trazabilidad:
Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
aquello que está bajo consideración.
Para hacer trazabilidad es necesario contar con una Identificación Única de
los servicios.
Identificación Única
Herramienta establecida en la empresa, que se conforma por datos, los
cuales se registran en los documentos relacionados con la prestación de un
servicio y facilitan el control y seguimiento de los procesos.
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15. Los datos que conforman la Identificación Única en la empresa son:
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DATOS QUE CONFORMAN LA IDENTIFICACION UNICA

16. CAPITULO B: PROPIEDAD DEL CLIENTE
Para asegurar la protección y manejo confidencial de la propiedad del cliente a la
que tiene acceso los colaboradores de planta, inclusive la propiedad intelectual, se
firma el COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD DE COLABORADOR al
momento de ser contratado.
Para la protección en medio físico o archivo electrónico de los documentos y
registros que sean propiedad del cliente se preservaran de daño o deterioro y de un
inadecuado manejo a través de las directrices contenidas en el procedimiento de
control de documentos y registros del SGI.
Considerando los compromisos establecidos en el contrato para algunos clientes se
considera también propiedad del cliente las siguientes:
- Dotación
- Elementos, máquinas / equipos / vehículos / software entregados al colaborador
en misión para desempeñar su función, incluyendo EPP’S.
Para estos bienes el responsable de compras, el responsable del cliente y/o el
supervisor que los reciban del cliente, dejan registrado el estado de recibo, el
manejo que le darán y conservan esta evidencia en el archivo del proceso que lo
genere.
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17. CAPITULO C: PRESERVACION DE LOS ELEMENTOS
NECESARIOS EN LA PRESTACION DEL SERVICIO
Dentro de la prestación del servicio se hacen necesarios documentos para
demostrar la competencia, realizar el proceso de selección o de
contratación, reportar las novedades de nomina, que son suministrados por
los colaboradores entre otros, los cuales son parte constitutiva y necesaria
para la prestación de los servicios como son:
· Hoja de vida
. Copias de Documentos de identidad propios y de sus familiares
· Pruebas Psicotécnicas
· Registro de aptitud
· Evaluación médica ocupacional
· Contrato
· Afiliaciones
· Comunicaciones relacionadas con su desempeño
Entre otros documentos constitutivos de la historia laboral de cada
colaborador, por tal motivo se garantiza la preservación de estos
documentos a través de un adecuado almacenamiento y cuidado de acuerdo
a lo estipulado en el procedimiento del control de documentos y registro del
SGI y en el ACUERDO DE TRATAMIENTO DE PROTECCION DE DATOS
PERSONALES para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012.
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18. QUE ES Y COMO SE CONTROLA
• Es aquel que no cumple con los requisitos especificados.
• Los procesos que generan entregables al cliente son: SEL,
NYF Y SAC, por lo que deben asegurar su control y manejo
para asegurar la satisfacción del cliente. A los demás
procesos se le miden los servicios NC a través de las Q Y R.
• Para los SAC se mide en la verificación de cumplimiento de
cronograma del proyecto.
• Para el control del Servicio No Conforme se utiliza el SGI-
FOR-020 y mensualmente se analiza la necesidad de
generar una acción correctiva, preventiva o de mejora de
acuerdo a la ocurrencia o impacto de las situaciones no
conformes para los procesos de SEL y NYF.
• Se hace análisis del comportamiento de este indicador como
información para la revisión gerencial.
CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME (SGI-PRO-
006)
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