1. ไฟล์ฐานข้อมูล
ในการทางานของโปรแกรมสาเร็จรูปบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งโดยพื้นฐานของ Microsoft Access
2010 คือ จะมีไฟล์ที่ใช้สาหรับเก็บไฟล์ฐานข้อมูลต่างๆ ที่เรียกว่า ฐานข้อมูล ซึ่งโดยส่วนมากแล้วถ้ามีการ
ทางานในฐานข้อมูลมากกว่า 1 ฐานข้อมูล ก็จะมีการเปิดไฟล์ฐานข้อมูลเพิ่มมากขึ้น ในขณะเดียวกันหากมีการ
สร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่แล้วจาเป็นจะต้องมีการจัดเก็บ
ฐานข้อมูลนั้น หรือเรียกว่า การจัดเก็บหรือการบันทึกนั่นเอง เพื่อที่จะเป็นประโยชน์ต่อการทางาน
ในครั้งต่อไป อีกทั้งยังเป็นประโยชน์ในการย้อนกลับมาแก้ไขงานนั้นโดยไม่ต้องมีการจัดทาหรือพิมพ์ขึ้นมาใหม่
นั่นเอง
การสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่
วิธีการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่ สามารถทาได้หลายวิธี ดังนี้
การสร้างฐานข้อมูลเปล่า
1. คลิกที่ปุ่ม บนหน้าต่างการเริ่มต้นการใช้ Microsoft Access 2010

2. 15
2. จากนั้นทาการตั้งชื่อให้กับไฟล์ฐานข้อมูล จะเห็นได้ว่านามสกุลของไฟล์ฐานข้อมูลจะเป็น ( *.accdb ) โดย
การตั้งชื่อไฟล์นั้นสามารถตั้งได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร
3. คลิกที่ปุ่ม เพื่อให้โปรแกรม Microsoft Access 2010 สร้างฐานข้อมูลเปล่า
การสร้างฐานข้อมูลจากต้นแบบ
1. การสร้างฐานข้อมูลจากต้นแบบ บนแถบ แม่แบบบนเครื่อง นั้นสามารถทาได้โดย
คลิก จากนั้นโปรแกรม Microsoft Access 2010 จะแสดงรายละเอียด
แม่แบบบนเครื่องให้เราเลือกตามความต้องการ

3. 16
1. เลือกแม่แบบที่ต้องการจากนั้นโปรแกรม Microsoft Access จะเปิดไดอะล๊อกบล็อก
File New Database ให้ตั้งชื่อไฟล์และเลือกตาแหน่งเก็บฐานข้อมูลแล้วคลิกปุ่มคาสั่ง เพื่อให้
โปรแกรม Microsoft Access 2010 สร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบตามที่เลือก
โปรแกรม Microsoft Access 2010 จะสร้างฐานข้อมูลใหม่พร้อมกับอ๊อบเจคต่างๆที่มีอยู่ใน
ต้นแบบตามที่เลือก
การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล
ในโปรแกรม Microsoft Access 2010 จะไม่มีคาสั่งในการจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลจะทา
โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะจัดเก็บให้เราทันทีที่ปิดไฟล์ฐานข้อมูล หรือออกจากโปรแกรม Microsoft Access 2010 หรือ
เมื่อมีการเปิดไฟล์ฐานข้อมูลอื่นขึ้นมา
การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นแผ่นดิสก์เก็ต
การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นแผ่นดิสก์เก็ต สามารถทาได้โดยการคัดลอกในโปรแกรม Windows Explorer
ดังในหนังสือหลักสูตรการเรียนการสอน Windows

4. 17
การปิดฐานข้อมูล
หลั ง จากที่ เ ราใช้ ฐานข้ อ มู ล เสร็จ แล้ว ควรที่ จ ะปิ ด ฐานข้อ มู ล เหล่า นั้ น แล้ ว จึง เปิด ฐานข้ อมู ล อื่ นหรือ ออกจาก
Microsoft Access 2010 ก็ได้ ซึ่งถ้าโครงสร้างของฐานข้อมูลถูกเปลี่ยนไปในขณะใช้งาน เช่น เปลี่ยนขนาดของ
แถวหรือคอลัมน์ใน Table โปรแกรมจะถามให้ยืนยันว่าจะบันทึกสิ่งที่เปลี่ยนแปลงนั้นหรือไม่ แต่สาหรับการ
เปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลใน Table นั้น จะถูกบันทึกให้โดยอัตโนมัติทันทีที่เปลี่ยนแปลงอยู่แล้ว เมื่อเราปิด
ฐานข้อมูลหรือออกจาก Microsoft Access 2010 ออบเจ็คต่างๆ ที่ยังเปิดอยู่ เช่น Table หรือ Query ก็จะถูกปิดตาม
ไปด้วย
การปิดฐานข้อมูล สามารถทาได้หลายวิธีดังนี้
วิธีที่1 การปิดฐานข้อมูลโดยใช้แท็บ
นาเมาส์คลิกทีแท็บ แฟ้ม เลือก
่
ปิดฐานข้อมูล

5. 18
วิธีที่ 2 การปิดฐานข้อมูลโดยใช้ปุ่ม Close
 คลิกที่ปุ่ม Close บนวินโดว์ Database ดังรูป
คลิกเมาส์
เพื่อปิด
 หมายเหตุ
 เมื่อโปรแกรมขึ้นกรอบโต้ตอบเพื่อเตือนความจาในการบันทึก ให้คลิก No
เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงที่เราอาจจะทากับโครงสร้างฐานข้อมูล หรือออบเจ็คต่างๆ ไป
แล้ว แต่ยังไม่ได้สั่งให้บันทึกลงไป หรือคลิก Yes เพื่อเก็บการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่
เราทา (ส่วนตัวข้อมูลจริง ๆ ใน Table นั้นจะเปลี่ยนไปแล้วทันที โดยเราไม่ต้องรอจนถึง
ตอนปิดฐานข้อมูล)

6. 19
การเปิดฐานข้อมูลเดิม
วิธีการเปิดฐานข้อมูลเดิม สามารถทาได้หลายวิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 การเปิดฐานข้อมูลโดยใช้แท็บ
 ในหน้าต่าง จะมีฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว จะปรากฏรายชื่อฐานข้อมูลที่เปิดใช้งานไปเมื่อเร็วๆ นี้ ให้ดับเบิล
คลิกที่ชื่อของฐานข้อมูลที่ต้องการจะเปิด
 หากไม่มีรายชื่อฐานข้อมูลในรายการ ให้เลือก จากการเปิดไฟล์ฐานข้อมูล จากนั้น
เลือก Directory ที่เก็บข้อมูลเพื่อเลือกไฟล์ฐานข้อมูลดังกล่าว
ให้เลือก Directory ที่เก็บข้อมูล
จากนั้นคลิกชื่อไฟล์แฟ้มข้อมูล
ที่ต้องการเปิด เช่น ชื่อแฟ้ม
school.accdb ดังนี้
 เมื่อเลือกชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการจะเปิดได้แล้ว ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูล นั้นและคลิกที่เปิด หรือ
ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการเปิดได้เลย

7. 20
วิธีที่ 2 เปิดฐานข้อมูลเดิมจากแถบเครื่องมือด่วน
 คลิกที่คาสั่งแฟ้มบนแถบเครื่องมือด่วน จะปรากฏ Popup Menu ดังนี้
 ให้เลือก Directory ที่เก็บข้อมูล จากนั้นคลิกชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการเปิด เช่น ชื่อแฟ้ม school.accdb ดังนี้
 เมื่อเลือกชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการจะเปิดได้แล้ว ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลนั้นและคลิกที่เปิด(Open) หรือ
ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการเปิดได้เลย