1. II Encuentro EuQuality 2008
Bienvenidos

2. Parte I
“ORGANIZACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO”
Parte II
“LA METODOLOGÍA DE LAS 5’S”
Parte III
“LA AUDITORIA DE LAS 5’S

3. I.1 – ORGANIZACIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO
INTRODUCCIÓN
Gran parte de nuestro trabajo
exige una intervención
inmediata, sin embargo …
¿es ésta en realidad una forma
productiva de utilizar nuestro
tiempo?

4. I.2. – EL DESPERDICIO
Desperdicio es …
“todo aquello que no añade valor a nuestra actividad”
Acostumbramos a pensar que el tiempo es algo que añade valor. Por el
contrario, deberíamos considerar que el tiempo es algo que erosiona el
valor cuando se malgasta. Debemos tomar medidas concretas para acelerar
la mejora de nuestro puesto de trabajo y, de este modo, desempeñar
nuestras funciones y responsabilidades con más eficiencia para poder
avanzar.

5. I.3 – ELIMINAR, COMBINAR Y SIMPLIFICAR
IDEAS BÁSICAS
Es necesario introducir prácticas para mejorar nuestra actividad diaria allí
donde tiene lugar la acción.
El 90 por ciento de las mejoras procede del sentido común
En realidad, nadie conoce las zonas de trabajo mejor que los propios
trabajadores.

6. La mejora definitiva debe ser fruto de un análisis sistemático, basado en una
serie de preguntas a las que hay que dar satisfactoria respuesta.
La razón de estas preguntas es la de:
• ELIMINAR
• COMBINAR
• CAMBIAR EL ORDEN
• SIMPLIFICAR
… los trabajos y las tareas que componen el proceso.
Para poder obtener respuestas adecuadas,
• Hay que estudiar los hechos, no las opiniones
• Hay que estudiar las causas, no los efectos
• Hay que estudiar las razones, no las excusas

7. • Preguntarse PORQUE en relación a QUE SE HACE nos conduce a poder
ELIMINAR algo que no es necesario y que veníamos haciendo.
• Preguntarse PORQUE en relación a DONDE, CUANDO y QUIEN nos
conduce a poder COMBINAR o PERMUTAR el emplazamiento, el orden de
las operaciones o las personas.
• Preguntarse PORQUE en relación a COMO SE HACE nos conduce a poder
SIMPLIFICAR el modo de efectuar los trabajos.

8. I.4- ORGANIZACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
Rasgos más característicos de los trabajos improductivos:
• La falta de materiales: El trabajador debe perder tiempo en buscar los
materiales que le faltan.
• La falta de herramientas: En muchas ocasiones el trabajador se
encuentra con que no puede continuar su trabajo porque le falta alguna
herramienta.
• Los excesivos desplazamientos: Como consecuencia de tener lejos del
lugar de trabajo los materiales y las herramientas que se precisan en
ese momento.
• "Titubeos" del trabajador: Motivados porque no siempre se tienen los
elementos necesarios en el mismo lugar y, entonces, cuando se
necesitan, no se recuerda con exactitud donde están.
• El desorden: Por tener en la sección o puesto de trabajo "cosas" que no
se utilizan o no se van a utilizar en un plazo inmediato.
• Las "interrupciones" en la ejecución del trabajo: El trabajo debe seguir
un flujo o corriente lo más constante posible.

9. I.5- ORDEN Y LIMPIEZA: HOUSEKEEPING
"Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar"
Cuatro reglas importantes
• Fijar las reglas y cumplirlas. Decidir, por ejemplo, que operaciones de
limpieza son necesarias, cuando se han de realizar y por quien. Mantener una
programación regular.
• Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Esto incluye ubicaciones
especiales para almacenaje de documentos, archivos, materiales … y la
utilización de marcas y etiquetas apropiadas.
• Si no se hace nada, nada se mejora. Esto significa prestar atención
constante a los problemas del puesto de trabajo y tratar de encontrar formas
de mejorar la situación aunque solo sea un poco.
• Si no lo puedo hacer solo, buscar ayuda. Una vez que se haya detectado
un problema, lo mejor es tratar de resolverlo por uno mismo, pero no se debe
gastar tiempo sino se encuentra una solución inmediata. Pedir ayuda a
alguien que pueda tener el conocimiento y la experiencia para resolverlo

10. II.1- LA METODOLOGIA DE LAS 5’S. INTRODUCCIÓN
IDEA: "mantener las cosas escrupulosamente limpias y ordenadas
incrementará la eficiencia y la moral de los todos empleados "
Objetivos:
• Un lugar de trabajo seguro y limpio: Mantener el lugar de trabajo
seguro y limpio eliminando las cosas innecesarias y ordenando las
necesarias.
• Un lugar de trabajo sin fallos: Crear y mantener un sistema de
trabajo en el que se puedan tomar medidas correctoras de fallos y
donde estén definidas las zonas de ubicación de las piezas
defectuosas.
• Un lugar de trabajo sin pérdidas ni despilfarros: Organizar el
espacio, el movimiento de materiales y los traslados de la forma más
óptima para conseguir la máxima productividad.
• Un lugar de trabajo despejado y transparente: En el que se pueda
detectar cualquier anomalía fácilmente, determinando el qué, el cómo
y el dónde.

11. II.2- SEIRI (Organización). ELIMINAR LO INNECESARIO
PROCEDIMIENTO
• Distinguir y clasificar los objetos innecesarios
• Eliminar o guardar los objetos innecesarios
• Decidir el lugar y la forma de colocación de los objetos necesarios
• Marcar los espacios destinados a ubicar los objetos

12. Visión general de las tarjetas rojas
El método consiste en adherir o colocar tarjetas rojas sobre los elementos de la oficina
que tienen que evaluarse para ver si son necesarios o innecesarios. Las tarjetas
rojas atraen la atención de las personas porque el rojo es un color que destaca.
Un elemento con tarjeta roja está pidiendo que se planteen tres cuestiones:
• ¿Es necesario este elemento?
• ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
• ¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?
Una vez identificados estos elementos, pueden evaluarse y tratarse apropiadamente.
Las acciones a realizar pueden ser:
• Tenerlos en un área de mantenimiento de tarjetas rojas durante un período de
tiempo para ver si son necesarios
• Cambiarlos de localización
• Dejarlos donde están
• Traspasarlos a otros departamentos que los puedan aprovechar
• Venderlos como chatarra
• Tirarlos

13. TARJETA ROJA
FECHA Nº
AREA
ELEMENTO
CNTIDAD
POSICION
TRANSFERIR
ELKIMINAR
INSPECCIONAR
COMENTARIO
Una vez aplicada la CLASIFICACIÓN y finalizada la técnica de las Tarjetas Rosas,
conviene realizar un informe de situación como punto de partida para establecer las no
conformidades resultantes y plantear acciones correctivas que permitan eliminar el origen
de las mismas asociándolas a las tarjetas rojas identificadas. De este modo, sin saberlo,
estamos relacionando la CLASIFICACIÓN (Primera S) con la ESTANDARIZACIÓN y la
DISCIPLINA (Cuarta y Quinta S respectivamente).

14. II.3- SEITON (Orden). ESTABLECER EL ORDEN Y LA ORGANIZACION
La organización del puesto de trabajo comprende los cuatro pasos siguientes:
Analizar la situación presente. Es decir, zonas de archivo, movimientos de
documentos y registros, colocación de las herramientas y útiles, pasillos, acceso a los
equipos de trabajo, facilidad de mantenimiento, zonas de residuos selectivos, etc.
Fijar las zonas de archivo y de trabajo. La idea es mantener los documentos y
registros correctamente custodiados para que sean fácilmente accesibles. Si las cosas
están clasificadas y marcadas será mucho más fácil encontrarlas rápidamente y sin
confusión.
Fijar el método de clasificación y almacenamiento. Escoger el método que minimice
la pérdida de tiempo y esfuerzo y que a la vez maximice la eficiencia, la calidad y la
seguridad. Cualquier método que se escoja (por función o por trabajo) debe ser muy
claro en la identificación de nombres y lugares de forma que cualquier persona sea
capaz de saber lo que hay y dónde está.
Cumplir las reglas. No basta tener un buen método de organización sino que hay que
cumplirlo sin ninguna excusa. Para facilitar el cumplimiento se puede establecer un
control diario de cumplimiento y una formación del sistema empleado.

16. EL MAPA 5S

17. II.4- SEISO (Limpieza). CREACION DE UN ENTORNO LIMPIO
La limpieza comprende el establecer un plan que determine dónde debe
realizarse la limpieza y los procedimientos a emplear, y se puede dividir en
tres fases distintas:
La limpieza general: Comprende las operaciones de limpieza mayores.
La limpieza individual: Comprende la limpieza del puesto de trabajo y de
todo el espacio de trabajo y equipos.
La limpieza específica: Comprende la prevención de defectos limpiando y
comprobando equipos de trabajo, mobiliario, mesas de trabajo…

18. II.5- SEIKETSU (Estandarización). MANTENER UN BUEN AMBIENTE
PROCEDIMIENTO
• Establecer y publicar las normas y los estándares.
• Mantener siempre un alto estándar de orden, limpieza y
organización en el lugar de trabajo.
• ¿Tiene un nivel de alumbrado adecuado en su puesto de
trabajo?
• ¿Existen problemas de ruido, vibraciones, calor o frío?
• ¿Existen áreas de descanso para comida y bebida?
• ¿Existen escapes de agua u otros líquidos o gases?
• Tratar de mantener un entorno limpio
• Crear un sistema de mantenimiento
• Cuidar el propio aseo personal "men sana in corpore sano"

19. II.6- SHITSUKE (Entrenamiento y disciplina). FORMACION
PROCEDIMIENTO
• ¿Se realizan inspecciones diarias?
• Tratar el lugar de trabajo como el propio hogar
• Ser consciente de las propias actitudes y hábitos
• Realizar cursos de formación específica
• Reciclar los operarios cada cierto tiempo
• Mantener al día los conocimientos adquiridos

20. III.6- LA AUDITORIA 5’S
Para asegurar el mantenimiento de la sistemática aplicada en
la Organización, es necesario realizar auditorias
con una frecuencia definida, con el fin de hacer un
autodiagnóstico del proceso y detectar puntos
fuertes y débiles sobre los que establecer planes de
mejora contínua.

21. Fecha de la evaluación: Criterios: 0 = muy Malo
Taller / Oficina evaluada: 1 = malo
2 = aceptable
3 = bueno
4 = muy bueno
Elementos Notas Observaciones
ORGANIZACIÓN
Útiles y material de oficina
Residuos (situación)
Mobiliario (estanterías, armarios…) bien organizados
Objetos personales
ORDEN
Límites de zonas y pasillos señalizados
Consumibles bien situados
Cables / tubos ordenados
Documentos / expedientes actualizados / ordenados
Presencia de objetos no necesarios
El área de trabajo está libre de obstáculos
Los útiles de trabajo están en su sitio

22. LIMPIEZA
Material de limpieza bien situado
Limpieza general correcta
Papeleras limpias / no rebosan
Existen recipientes para recogida selectiva de residuos
El área de trabajo está libre de basura.
Los utensilios de limpieza están en buen estado
Los productos de limpieza están disponibles y son adecuados
PULCRITUD
Ausencia de polvo en mesas, etc.
Impregnaciones (agua, aceite…)
Estado material de seguridad
Situación de los recipientes para recogida de residuos
Fugas, , goteos …
Estado de suelos, pasillos, zonas menos accesibles / visibles
Estado general del mobiliario de oficina

23. RIGOR
Procedimientos de orden y limpieza definidos
Procedimientos de orden y limpieza mantenidos / cumplidos
Identificación de archivos
Iluminación, temperatura, ambiente de trabajo…
Respeto al Medio Ambiente
Nº de criterios tenidos en cuenta:
TOTAL (Total/Nº criterios tenidos en
cuenta) = Nota media
(Total / 120) = % de
cumplimiento

24. EuQuality Networks, S.L.
902.196.851