Hierbij de presentatie van het nieuwe werken in de gemeente Haarlem tijdens sde aMBO-ICT conferentie avondprogramma 16 januari 2012 samen met Maarten Baas.
2. Overzicht
•Aanleidingen en ontwikkelingen
•Strategie inzake de nieuwe ontwikkelingen
•Bewandelde pad
•Ervaringen bij implementatie
•Aandachtspunten
Presentatie door Maarten Baas – mcbaas@haarlem.nl en Eva de Wit – esebok@haarlem.nl
4. Ontwikkelingen
Generatie Y en Social media
4
Cloud effect
Apple
Digitaal is het nieuwe normaal
Belang van
Informatie n
exponentieeAlles digitaal en overal beschikbaar
Secu
5. Aanpak
• Twee masterplannen
• Werken volgens architectuur
• Governance : Stuurgroep Digitalisering
• Benadering: professioneel, zakelijk, sociaal en beheersbaar
5
6. Bewandelde pad
• Binnen 60 seconden, op elke locatie, op elk device een
volledige werkplek ter beschikking
• Datacenter en storage geleased met het oog op
overheidscloud ontwikkelingen
• Virtualisatie en netwerk infrastructuur in eigen beheer om
afhankelijkheid te beperken
• Beschikbaar stellen van draadloos netwerk op de
verschillende locaties voor smartphones, tablets en laptops
Resultaten:
- Mogelijkheid verhoging flexnorm van 0,8 naar 0,5
- Directie wil verdere invoering Het Nieuwe Werken
7. Ervaringen bij implementatie
• Vindbaarheid en bereikbaarheid van collega’s
• Vermenging en spanningsveld tussen zakelijk en privé door
plaatsonafhankelijk werken – de rol van het management
• Invoering van flexiquette, verworvenheden in cultuur ombuigen
naar een open organisatie
• Samenwerking tussen afdelingen wordt makkelijker, omdat er
kortere lijnen ontstaan
• Deling van data middels Dropbox, centralisatie van data is
belangrijk
8. Communiceren
• Vindbaarheid en bereikbaarheid verhogen van de
medewerkers
• Contact houden via een standaard-internetverbinding, waar u
zich ook bevindt
• Integratie met smartphones en chat
• Een sociaal netwerk opbouwen en op de hoogte blijven van de
activiteiten van uw collega’s
• Voortzetting standaardisatie MS-producten – b.v. sharepoint
9. Aandachtspunten (1 / 2)
• Het Nieuwe Werken wordt voor een klein deel gedreven
door de inzet van ICT, maar is in grote mate afhankelijk van
kennisdeling door de medewerkers en een andere
aansturing door het management
• Papierloos werken heeft een grote impact op de verandering
van werken van de medewerkers. Begin tijdig met het
betrekken van de medewerkers en laat hier mee
proefdraaien
• Werken volgens architectuur: vinden en archiveren van
diverse mediabestanden in meerdere DMS
10. Aandachtspunten (2 / 2)
• Aansturing ombuigen van aanwezigheidssturing naar
resultaatsturing
• Datagroei is enorm, efficiëntie is ver te zoeken. Inzet van
archivering is een must!
• Bereikbaarheid en vindbaarheid draagt bij aan succesvolle
invoering Het Nieuwe Werken
We werken digitaal, maar zijn niet
gewend digitaal te werken
12. Zaakgericht werken - besluitvorming
12
Opstellen beleid, definities, modellen door DIV / ICT
Afstemmen met organisatie en verkrijgen draagvlak in Denktank
Vaststellen beleid, definities, modellen in Stuurgroep Digitalisering
Leveranciersconferentie – wat verwachten we van onze
leveranciers?
13. Hoe verder? De toekomst
Ditisdetitelvandezepresentatie|16januari200813
Security:
Voorbereiding op ISO 27001 certificering
Optimaliseren van Informatiebeleidsplan naar aanleiding van het concept van Het Nieuwe werken
Meerjarig Beleidsplan Informatievoorziening:
Beleidskader vaststellen volgens de richtlijnen van Gartner
Invulling geven aan het meerjarig informatiebeleidsplan inclusief financiële consequenties
Actief zoeken naar samenwerkingsmogelijkheden
Architectuur uitwerking op basis van de vastgestelde business rules:
Hanteren van de drie pijlers: Vicrea, SharePoint, Verseon
Basisplaat Haarlemse architectuur
(business, proces, applicatie en techniek) op basis van DEMO