Webinar presentation by Ksenia Dementieva http://www.exigenservices.ru/webinars/time-management

1. Core Systems Transformation Solutions
Time-management
Ксения Дементьева
February, 2014

2. Цели
• Узнать методы и инструменты
эффективной организации времени
• Получить практические рекомендации по
оптимизации рабочего времени
Confidential
1

3. Знакомство
• Ваше имя
• Ваши ожидания на
тренинге
Confidential
2

4. Содержание
• Время как ресурс
• Источники неэффективности
• Тактика: производительность и отдых
• Стратегия: цели и приоритеты
• Системы управления временем
• Колесо жизни: сбор информации
• Практические рекомендации
Confidential
3

5. Зачем нужен Time management?
Confidential
4

6. Зачем нужен Time management?

Задач больше, чем времени

Различный контекст и
приоритеты

Необходимость
одновременного выполнения
задач

Психологические
особенности
Confidential
5

7. Время - ресурс

Чем управлять?

Кто управляет?
Confidential
6

8. Хронофаги
Хронофаги – поглотители
времени
Задание:
Напишите 3 хронофага
Confidential
7

9. Источники неэффективности: тактика
• списки дел – неполные или
отсутствуют
• многозадачность
• нет потока
• беспорядок
• недостаток отдыха
Confidential
8

10. Источники неэффективности: Коммуникации




прерывания – люди, телефон, почта
неэффективное делегирование
митинги (цель, агенда, время)
личные границы – не говорим «нет»
Confidential
9

11. Источники неэффективности: Мотивация



нет четких ценностей
откладывание (прокрастинация)
нет вознаграждений за этапы, нет
празднования успеха
Confidential
10

12. Источники неэффективности: Стратегия






нет видения
нет целей или плохие формулировки
целей
узкий фокус, нет баланса
плохое планирование, авралы
нечеткие приоритеты
нет ретроспективы, нет обучения
Confidential
11

13. Хронометраж – что измерять?
• сколько потрачено
• на что потрачено
• на что было запланировано
Confidential
12

14. Упражнение
Confidential
13

15. Хронометраж – чем измерять?
Инструменты:
•
•
•
•
бумага и карандаш
Excel
Lazy Cure
Emergent Task Timer
Confidential
14

16. Lazy Cure
Confidential
15

17. Emergency Task Timer
Confidential
16

18. Ритмичные перерывы
• Производительность падает при непрерывной работе
• Необходимо переходить на стратегический уровень
Товарищ, запомни правило
простое:
Работаешь - сидя,
Отдыхай - стоя!
В. Маяковский.
Confidential
18

19. Pomodoro
Todo на день
Выбираем первое дело
Заводим таймер на 25 минут
Работаем 25 минут
5 минут отдыхаем
Выбираем новое дело (или
продолжаем прежнее)
 Каждые 4 помидора отдых 15-30
минут






Confidential
19

20. Уровни систем управления временем
•
•
•
•
“напоминалки”, списки дел
дневное планирование
приоритизация по важности
приоритизация по важности и срочности
Confidential
20

21. Постановка целей
Specific
Measurable
Attainable
Realistic
Time-bound
Confidential
21

22. Приоритеты: срочно/важно
Confidential
22

23. Приоритеты: затраты/результат
Confidential
23

24. Почему бы не держать все в голове?
• незавершенное дело
остается «в фоне»
• система «напоминаний»
мозга несовершенна
• максимальная продуктивность достигается при
минимуме отвлечений
Confidential
24

25. Что Такое GTD?
•
Управление рабочим процессом.
•
6-уровневая модель обзора.
•
Естественный метод планирования.
Confidential
26

26. Определения GTD
Стафф – единица входящей информации
Действие – короткая активность с осязаемым результатом
Проект – результат, который достигается в более чем одно
действие
Контекст – физическое окружение, где действие осмысленно и
осуществимо
Confidential
27

27. GTD: рабочий процесс
1.
2.
3.
4.
5.
Confidential
Cбор.
Обработка.
Организация.
Обзор.
Выполнение
действий.
28

28. GTD: метод естественного планирования
1.
2.
3.
4.
5.
Определить смысл и эффекты.
Визуализировать результат.
Brainstorming – как делать?
Организовать.
Определить следующее действие.
Confidential
29

29. GTD: 6 уровней планирования
Confidential
30

30. First Things First
Confidential
32

31. Колесо жизни: сбор информации
1.
2.
Confidential
Задать режим дня
Каждый день в
течение 2-х
месяцев
отслеживать
выполнение
33

32. План
•
•
•
•
•
•
•
•
Делаем хронометраж
Наблюдаем
Выявляем, что нужно изменить
Выбираем удобную систему, определяем, что в ней полезно
Начинаем работать по системе
Делаем хронометраж
Корректируем
Win!
Confidential
34

33. Планирование Mind-Map
Confidential
35

34. Опыт распределения задач
Confidential
36

35. Опыт трекинга
Confidential
37

36. Заключение
Confidential
38

37. Литература
• First Thing First. Covey, Stephen co-authored with Roger and
Rebecca Merrill. (1994). ISBN 0-684-80203-1
• Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Allen, David (2001). Penguin Books. ISBN 0-14-200028-0.
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Архангельский,
Глеб (2007). Манн, Иванов и Фербер. ISBN 978-5-902862-41-3,
978-5-902862-37-6
• Co-Active Coaching: New Skills for Coaching People Toward
Success in Work and Life. Laura Whitworth, Karen KimseyHouse, Henry Kimsey-House. Davies-Black Publishing. ISBN:
0891061983
• wikipedia.org
Confidential
39