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1 OBJETO
Establecer los parámetros para la ejecución de las auditorias internas, las cuales permiten
investigar, verificar y generar compromisos en la implementación eficaz del Sistema de
Gestión Integral, garantizando el mejoramiento continuo, el hallazgo de no conformidades
y el cumplimiento de la normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÒN
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos del Sistema de Gestión Integral y
comprende desde la planeación de las auditorias internas de Gestión Integral hasta la
recolección de los registros generados durante las mismas.
3 RESPONSABLE
El responsable de ejecutar este procedimiento es el Coordinador de Calidad, Asistente
HSE, Director HSE con el apoyo del grupo de auditores internos en Calidad de
Biocombustibles S.A y Los Auditores Internos en Sistemas de Gestión Ambiental y S&SO
contratistas.
4 CONDICIONES GENERALES
Las auditorías se realizan completamente al Sistema de Gestión Integral mínimo una
vez al año.
Las auditorias internas de los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) y de Seguridad
Industrial y Salud Ocupacional (S&SO), serán realizadas por Auditor (es) Interno (s)
contratados directamente o suministrados por la Empresa de Consultoría a la cual se
encuentre prestando sus Servicios a Biocombustibles S.A.
El proceso de Auditoría interna se puede realizar de manera Integral, verificando la
implementación y mejoras de los tres Sistemas de Gestión o realizando su evaluación
por separado.
La auditoria debe tener profesionalidad, confianza, integridad, confidencialidad y
discreción.
Se debe informar con veracidad y exactitud los hallazgos, conclusiones e informes de
la auditoria.
Se auditara todos los procesos establecidos en el mapa de procesos.
Se establecerán fechas de auditoria según Cronograma de Auditorias (FOGS008).
La auditoria será coordinada por el Coordinador de Calidad, el asistente HSE y el
Director HSE
Los auditores no deben auditar su propio trabajo.
Los auditores deben leer los procedimientos u otros documentos correspondientes al
proceso auditar.
Se deben revisar registros en los procesos auditados.
Los auditores entregarán su informe a cada responsable de proceso a más tardar 5
días después de ejecutada la auditoria.
El diligenciamiento Acciones correctivas y preventivas (FOGS005) se realizará
durante los 10 días hábiles después de entregado el informe de auditoria.
Se realizara una reunión de apertura en la cual participan los responsables del
proceso y el grupo de auditores y se presenta en el cronograma de auditorias.

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Cuando se realice una auditoria debe diligenciarse la Hoja de Verificación (FOGS009)
con el fin de dejar evidencia de los hallazgos.
Cada auditor debe establecer la fecha en la cual realizara seguimiento al proceso
auditado para verificar levantamiento de no conformidades.
Terminadas las auditorias se realizara una reunión de cierre para dar a conocer los
resultados del ciclo de auditorias realizado, en esta deberán participar los
responsables de proceso y el equipo auditor.
Cada auditor entregara el Informe de Auditoria interna (FOGS010) de su proceso, al
Coordinador de Calidad y/o Asistente HSE, Director de HSE quien debe elaborar el
Informe de Auditoria Final y entregarlo a Gerencia General y/o Representante de la
Dirección del Sistema Auditado, este constituye una de las entradas para el desarrollo
del Informe de Revisión Gerencial (FOGG002).
Los criterios para la auditoría son los contemplados en los requisitos de la Norma ISO
9001:2000, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 y los documentos respectivos de
cada proceso contemplados en el SGI.
5 DESARROLLO
5.1RESPONSABILIDADES DEL COORDINADOR DE CALIDAD, ASISTENTE HSE Y
DIRECTOR HSE
Preparar un plan de auditoria basado en el Cronograma de Auditorias (FOGS008)
Ayudar en la selección del grupo de auditores.
Comunicar el programa unificado a los involucrados al comienzo del año y a
intervalos regulares.
Representación del equipo auditor con la Gerencia General.
Preparar y entregar el informe de auditoria (FOGS010).
Llevar la dirección de las actividades de seguimiento.
Tratar la información con la discreción debida (confidencialidad).
Verificar la efectividad de las acciones tomadas.
5.2RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
Cumplir con el 100% de los requisitos de auditoria.
Planear y realizar efectivamente las actividades asignadas.
Reportar los resultados de la auditoria (documentar el 100% de los hallazgos)
Cooperación y soporte al Coordinador de Calidad, Asistente HSE y Director HSE.
Seguir el presente procedimiento y cumplir con el cronograma de auditoría
establecido.
Revisar la documentación existente para determinar su grado de adecuación.
5.3DEL AUDITADO
Asistir a las reuniones y entrevistas planeadas
Colaborar con el equipo de auditores permitiendo el acceso de los participantes
del equipo, y proporcionando toda la información que el auditor solicite
Proporcionar los recursos necesarios para el buen desarrollo de las auditorias
Determinar las causas de las no conformidades e implementar las acciones
correctivas necesarias para evitar su repetición.

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5.4 DEL EQUIPO AUDITOR
El equipo de auditores se debe conformar teniendo en cuenta:
Los objetivos, alcance, criterios y duración de la auditoria.
Las competencias generales del equipo auditor necesaria para conseguir los
objetivos de la auditoria.
Tanto el equipo de auditores como el auditor líder pueden eventualmente
pertenecer a una entidad externa de Biocombustibles S.A. de acuerdo con las
necesidades y los recursos, siempre y cuando cumplan todos los requisitos
establecidos en este documento.
5.5PERFIL DEL AUDITOR
Educación: Los Auditores internos en Calidad en cuanto a su educación deben
tener como mínimo finalización de estudios de Educación Básica secundaria. Para
el Caso de Auditores en el Sistema de Gestión Ambiental y S&SO Subcontratados
debe ser profesional titulado.
Formación: Para los auditores internos Subcontratados deben Tener Certificado
de Auditor Interno en las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2007.
Experiencia: Para los auditores Internos de Biocombustibles S.A se requiere de
una experiencia mínima tres meses en la empresa y para Auditores
Subcontratados de mínimo dos años en proceso de auditorias internas en
Sistemas de Gestión Integral.
5.6CARACTERISTICAS DEL AUDITOR
Las características de los auditores Subcontratados son inherentes a su experiencia.
5.7COMPONENTES DE LA AUDITORIA
5.7.1 PLANEACIÓN
Tipo de Auditoria
Objetivo y Alcance
Sentido de Pertenencia
Orientación al Logro
Calidad de Trabajo
Adaptabilidad al Cambio
Integridad
Liderazgo
Comunicación

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Equipo Auditor: Coordinador de Calidad, Asistente HSE, Director HSE y
Auditores internos.
Fecha de Auditoría
Proceso a Auditar y/o Áreas a Auditar.
5.7.2 PREPARACIÓN
Revisar Cronograma de Auditorias (FOGS008).
Elaborar estrategias para desarrollar la auditoria: Procesos o elementos de
la norma.
Elaboración y revisión de las Hojas de Verificación (FOGS009)
Revisión de documentos (Manuales y procedimientos del Sistema de
Gestión Integral)
Resultados de Auditorias anteriores
Experiencia previa de los auditores
Preparación del itinerario.
5.7.3 GUIA PARA LA REALIZACIÓN DE HOJAS DE VERIFICACIÓN PARA EL
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
A continuación se presenta las hojas de verificación para el Sistema de Gestión
de Calidad bajo los parámetros dados bajo las normas ISO 9001:2000.
Propósito: Optimizar el tiempo, verificar el cumplimiento de la auditoria.
Sirven de guía para la conducción de la auditoria.
Herramienta que le permite al auditor la recolección de evidencia objetiva y
que sirve de registro de la misma.
Medio para identificar los elementos o los procesos a auditar.
Valorar el estado actual del SGC
Adecuar las preguntas al proceso que se va auditar.
Utilizar preguntas abiertas: ¿QUÉ?, ¿CUÁNDO?, ¿CÓMO?, ¿DÓNDE?,
¿CUÁL?, ¿POR QUÉ?.
GUIA PARA PREPARAR LA HOJA DE VERIFICACIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD
REQUERIMIENTOS ENTRADAS ELEMENTO DE LA NORMA A CONTROLAR
Procedimientos, instructivos y todos los Documentos
del Sistema de Gestión de Calidad y Listados
Maestros
4.2.3 y 4.2.4
Política del Sistema de Gestión Integral y Objetivos
de Calidad.
5.1, 5.2 y 5.3
Definición de Funciones y Responsabilidades ,
definidas, divulgación al personal y designación del
representante de la Dirección
5.5.1. 5.5.2 y 5.5.3
Revisiones por la Dirección realizadas al Sistema de
Gestión de Calidad
5.6.2 y 5.6.3

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Determinación de recursos para el mantenimiento
del Sistema de Gestión de Calidad (Presupuestos,
etc.)
6.1
Revisión de la educación, formación y experiencia
del Personal que afecta la Calidad del Producto o
Servicio.
6.2.2
Revisión y mantenimiento de la infraestructura
necesaria para la realización del Producto y/o
Servicio (Procedimiento de mantenimiento de
Infraestructura física, Equipos de Comunicaciones,
revisión de registros, planeación del mantenimiento,
entre otros..)
6.3
REQUERIMIENTOS SALIDAS
Especificaciones del producto / servicio 8.2.4
Especificaciones del cliente 7.2.2
Identificación del producto /servicio 7.5.3 / 7.5.5
Salidas a la próxima etapa 7.5.1
REQUERIMIENTOS INDICACIONES
Trabajadores relacionados en el proceso 5.5.1
Planificación del producto/servicio 7.1 / 5.4.1
Responsables del proceso 5.5.1 / 5.1
Supervisión del proceso 5.5.1 / 5.3 / 5.4.1
REQUERIMIENTOS CAMBIOS DEL PROCESO 7.5.2
Validación del proceso
Responsable de la validación del proceso
REQUERIMIENTOS RECURSOS ADECUADOS AL
PROCESO
Matriz de requisitos de formación 6.2
Formación para procesos especiales 6.2.2
Formación del personal para el proceso 6.2.2
Recursos: Ergonómicos que afecten los requisitos
del producto
6.4
Recursos: Maquinas / métodos / dispositivos de
medición
6.3 / 6.4 / 7.6
Competencia y habilidades requeridas del personal 6.2.2
Comunicación 5.5.3
REQUERIMIENTOS MONITOREO DEL PROCESO
Medición de Calidad definida, indicadores 8.1 / 8.2.3
Seguimiento y acción correctiva 8.2.3 / 8.5.2
Comunicación de la información al personal 5.5.3
Datos Administrativos 4.2.4 / 8.4
No conformidades 8.2.2 / 8.3

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Quejas del Cliente 8.5.2 / 7.2.3
REQUERIMIENTOS SEGUIENTO DE NO CONFORMIDADES 8.3 / 4.2.4
Registros
Manejo
Segregación
REQUERIMIENTOS REGISTROS 8.2.4 / 4.2.4
Verificaciones o pruebas de evaluación al producto o
al servicio
8.2.4
Parámetros de operación 8.2.4
Trazabilidad del producto o servicio final 7.5.3
REQUERIMIENTOS DE MEJORA
En todas las etapas revisadas anteriormente debe
haber mejora continua
8.5.1 / 8.5.3
Para la realización de las hojas de verificación del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) y de
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional S&SO, será responsabilidad de los Auditores
Internos Subcontratados.
6 DESCRIPCIÓN DETALLADA DE AUDITORIAS INTERNAS DE SISTEMA DE GESTION
INTEGRAL
Matriz de descripción detallada
TAREA DESCRIPCION DE LA TAREA RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO
SOPORTE
1.Programar las
auditorias
internas
Gestión Integral
Para la programación de las
auditorias se debe definir el
objetivo y alcance de las
mismas teniendo en cuenta:
• Estado de implementación
de los requisitos de la norma
y la importancia del mismo
en la entidad.
• Cambios Organizacionales
• Nuevos procesos
administrativos.
• Resultados no satisfactorios
de auditorias anteriores.
• Cambios tecnológicos.
• Importancia e impacto de los
procesos.
Para la programación de las
auditorias Internas de
Gestión Integral se debe
utilizar el Formato
“Cronogramas de Auditorias
Internas de Gestión Integral ”
Coordinador de
Calidad.
Asistente HSE y
Director HSE
Anual
Cronograma
de Auditorias
(FOGS008)

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(FOGS008)
2. Seleccionar
el equipo
auditor
El Coordinador de Calidad,
Asistente HSE y Director
HSE selecciona el equipo
auditor.
.
Coordinador de
Calidad
Asistente HSE y
Director HSE
Anual
Cronograma
de Auditorias
(FOGS008)
3. Diligenciar y
comunicar el
cronograma de
auditorias.
El Coordinador de Calidad y el
Asistente HSE debe diligenciar
el cronograma de auditorias
internas de Gestión Integral, el
cual contiene el detalle de las
actividades a desarrollar según
formato (FOGS008). Este
cronograma debe ser
concertado con el personal a
auditar y dado a conocer
mínimo 1 mes antes de la
realización de la auditoria o 15
días antes si se sufren
modificaciones de fuerza mayor
que no permita su divulgación
con esta anterioridad.
Coordinador de
Calidad
Asistente HSE
De acuerdo al
programa de
auditorias
Cronograma
de Auditorias
(FOGS008)
4. Elaborar las
herramientas
de verificación
Cada auditor deberá preparar
las herramientas para la
verificación de los procesos a
auditar. Para la auditoria se
podrán utilizar técnicas como la
observación, inspección,
entrevistas etc. u otras técnicas
conocidas por el equipo auditor.
El equipo auditor deberá utilizar
todos los documentos del
Sistema de Gestión Integral del
proceso a auditar, la
información que considere
necesaria y tener en cuenta el
ciclo PHVA.
Equipo Auditor
De acuerdo al
cronograma
de auditorias
Hoja de
verificación
(FOGS009)
5. Realizar
reunión de
apertura
En la reunión de apertura, el
auditor deberá presentar el
objetivo y alcance de la
auditoria, se debe confirmar la
programación descrita en el
cronograma de auditoria y la
fecha de cierre de la auditoria.
En caso de presentarse algún
inconveniente para la ejecución
de una de las actividades
planificadas, se deberán
realizar y aprobar los ajustes
correspondientes.
Coordinador de
Calidad
Asistente HSE y
Director HSE
De acuerdo al
cronograma
de auditorias
N/A
6. Ejecutar
auditoria interna
de Gestión
Los auditores internos de
gestión integral deberán
recolectar las evidencias que
Auditores
internos de
gestión Integral
De acuerdo al
programa de
auditorias
Hoja de
verificación

8. AUDITORIASINTERNASDEL
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Integral demuestren la conformidad del
Sistema de Gestión Integral y
documentar los hallazgos en las
herramientas de verificación
elaboradas.
7. Realizar el
informe de
auditoria por
proceso
Cada auditor deberá analizar
los hallazgos de la auditoria y
determinar la existencia o no de
No conformidades y
observaciones en el registro
correspondiente. Informe de
auditoria interna del Sistema de
Gestión Integral (FOGS010)
Auditores
internos de
Gestión Integral
Durante la
auditoria
Formato
“Acciones
correctivas y
preventivas
(FOGS005)”
8. Realizar
reunión de
cierre
En la reunión de Cierre, el
Coordinador de Calidad,
Asistente HSE y Director HSE
deberá informar a los auditados
sobre las no conformidades y
observaciones encontradas
durante las auditorias, así como
las fortalezas y debilidades para
el funcionamiento eficaz del
Sistema de Gestión Integral y
las dificultades y/o conclusiones
en el proceso de realización de
las auditorias. El auditor
entregara el original del informe
al Coordinador de Calidad y/o
Asistente HSE según sea el
caso, para la elaboración y
entrega de informe consolidado
al Jefe del Proceso y/o Director
HSE según el caso.
El informe de auditoría debe ser
entregado 5 días hábiles
después de la reunión de cierre
al Gerente General.
Coordinador de
Calidad
Asistente HSE y
Director HSE
Al finalizar la
auditoria
Informe de
Auditoria
(FOGS010)
.
9. Analizar y
diligenciar
acciones
correctivas y
preventivas.
Dueños de proceso con
involucrados deben dar
respuesta a las no
conformidades encontradas
generando su respectiva acción
correctiva según procedimiento
de acciones Correctivas y
preventivas (GSPR03). Además
se tendrán estas acciones
Correctivas y Preventivas
(FOGS005) para la consulta del
Coordinador de Calidad,
Asistente HSE y Director HSE
en la Red.
Dueños de
proceso
De acuerdo a
los
compromisos
establecidos
Procedimiento
de acciones
correctivas y
preventivas
(GSPR03),
Formato de
acciones
correctivas y
preventivas
(FOGS005)
10. Verificar las
acciones
correctivas y
preventivas
implementadas
Se deberá realizar seguimiento
a la implementación de
acciones, verificando la eficacia
de las mismas según las fechas
acordadas y asegurando la
Coordinador de
Calidad
Asistente HSE y
Director HSE
De acuerdo a
los
compromisos
establecidos
Formato
“Acciones
Correctivas y
Preventivas”
(FOGS005)

9. AUDITORIASINTERNASDEL
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eliminación de las causas de las
no conformidades registradas
en el formato “Acciones
Correctivas y Preventivas
(FOGS005)”.
En caso de no registrarse
avance en la implementación de
las acciones propuestas, se
informará por escrito al Gerente
General para que tome las
medidas pertinentes.
diligenciado
Comunicación
Oficial
7 DEFINICION DE TÉRMINOS
Auditoria: Es un proceso sistemático e independiente documentado para determinar
si las actividades y los resultados relacionados con la Calidad, seguridad industrial y
salud ocupacional y ambiente cumplen con las especificaciones preestablecidas, y si
estas disposiciones se aplican de manera efectiva y son aptas para alcanzar los
objetivos.
Auditoria de Primera Parte o Auditoria Interna: Se realizan por o en nombre de la
propia organización para fines internos y puede constituir la base para la auto-
declaración de Conformidad de una organización.
Auditoria de Segunda Parte o Auditoria Externa: Se llevan a cabo por partes que
tienen un interés en la organización, tal como los Clientes, o por otras personas en su
nombre.
Auditor: Persona calificada para efectuar las auditorias de calidad, seguridad
industrial y salud ocupacional y/o ambiente Profesional que conoce e interpreta las
normas y principios de la auditoria y las técnicas auditoras de examinar, preguntar,
evaluar e informar para determinar la idoneidad y deficiencia del SGC.
Auditado: Organización o persona sometida a auditoria.
Autoinspecccion: Inspección del trabajo efectuada por la misma persona que lo ha
ejecutado y la cual se hace de acuerdo a reglas especificas.
Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria.
Hallazgos de auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables
que indican conformidad o no conformidad con los requisitos exigidos por la norma,
dan las pautas para el desarrollo de Acciones correctivas y preventivas (FOGS005)
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Observación: Hallazgos donde no existe la suficiente evidencia para registrar una No
conformidad y que demandan atención por parte del auditado.
Plan de auditoria: Descripción de las actividades y los preparativos de una auditoria.
Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un
período de tiempo específico y dirigidas hacia un propósito específico.
Reunión de Apertura: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de
revisar el alcance de los objetivos de la auditoria, confirmar la disponibilidad de los
recursos e instalaciones necesarias para la misma y aclarar detalles del plan de
auditoria.
Reunión de Cierre: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de
presentar los resultados de la auditoria y coordinar la elaboración de las solicitudes de

10. AUDITORIASINTERNASDEL
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acción correctiva o preventiva, es un mecanismo usado para documentar una
discrepancia o un no conforme que requiere atención.
Resultados de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria
recopilada comparada contra los criterios de auditoria acordados. Los resultados de la
auditoria proveen la base para el reporte de la auditoria.
SGA: Sistema de Gestión Ambiental
S&SO: Seguridad Industrial Y Salud Ocupacional.
8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2000,ISO 14001:2004; OHSAS
18001:2007
Procedimiento de Acciones correctivas y Preventivas (GSPR03)
9 ANEXOS
Cronograma de Auditorias (FOGS008)
Hoja de Verificación (FOGS009)
Informe de Auditoria interna del Sistema de Gestión Integral(FOGS010)
Formato de Acciones Correctivas y Preventivas (FOGS005)
1
_________________________ ______________________________ _____________________________
Reviso: Guiovanni Mahecha Reviso: Sergio Sánchez Aprobó: Ramiro Sánchez
Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Gerente General
Fecha: 26-11-2008