2. PROCESAMIENTO CONTABLE: GENERALIDADES
• Para preparar informes contables deben captarse datos, examinarlos y, si
correspondiera, registrarlos. Para ello se emplean cuentas y registros.
• Las cuentas se emplean para referirse a elementos creados para
representar un objeto determinado.
• Todo sistema de información tiene entradas y salidas.
• Entradas: son los datos captados con motivo de tales transacciones y
hechos.
• Salidas: son informes que serán utilizados con distintos fines.
• Tanto las entradas como las salidas se refieren a:
• 1) a los efectos que producen las transacciones y otros hechos sobre el
patrimonio de una entidad.
• 2) a los activos de terceros que se encuentran en su poder.
3. El sistema contable de una entidad de estar organizado
de modo que a el lleguen datos verificables y
completos sobre todos los hechos que deban evaluarse
para determinar si la afectan patrimonialmente.
Cuando la contabilidad esta computarizada, algunos
asientos son preparados directamente por la
computadora sobre la base de datos provenientes de
rutinas no contables.
4. CUENTAS
• Se refiere a una elemento creado para representar un objeto determinado.
• Cada cuenta debe referirse a:
• 1) un único objeto o a un conjunto de elementos de naturaleza similar.
• 2) tener una denominación que describa razonablemente lo que
representa.
TIPOS DE CUENTAS:
• CUENTAS PATRIMONIALES: Representan los elementos que componen el
patrimonio de un ente. ACTIVO: Caja y Bancos, Banco Cuenta Corriente,
Documentos a Cobrar, Sementeras, Productos Terminados, Materias
Primas, Mercaderías, Instalaciones, Muebles y Útiles. PASIVO: Proveedores,
Acreedores Varios, Prestamos Bancarios, Obligaciones a Pagar.
PATRIMONIO NETO. Capital, Resultados Acumulados (Positivos o
Negativos).
5. • CUENTAS DE RESULTADOS: Son las cuentas que clasifican las causas del resultado
del ejercicio económico. Estas representan resultados positivos o negativos.
INGRESOS: Ventas de Bienes, Ventas de Servicios. GANANCIAS: Donaciones
Recibidas, Resultados por Tenencia, RECPAM positivos. GASTOS: Costo de Ventas,
Amortización del Ejercicio, Sueldos y Jornales. PÉRDIDAS: Pérdidas por
Destrucción de Bienes, Resultados por Tenencia y RECPAM negativos. De la
confrontación de las cuentas de resultado, al cierre del ejercicio, se desglosa el
importe y signo del resultado del periodo que se incorpora al Patrimonio Neto.
• CUENTA DE ORDEN: son uno de los instrumentos que utiliza la contabilidad para clasificar
los elementos u operaciones que realiza una empresa y que no modifican su estructura
financiera. Se utilizan generalmente para registrar un movimiento de valores cuando este
no afecte a los estados financieros de la entidad. Ejemplo: la entidad podría tener en su
poder bienes de terceros que no integren su activo, que deban ser devueltos o por los
cuales deban rendir cuentas- mercaderías en consignación, envases de devolución
obligatoria, matrices de (propiedad del un cliente) que deban ser utilizables para
producir piezas para el cliente. Los registros contables deben reflejar estas operaciones,
determinar las unidades a devolver, proporcionar elementos de control de en la
realización de recuentos físicos, midan en términos monetarios la responsabilidad
ocasionada por la tenencia de los bienes.
6. • CUENTAS DE MOVIMIENTO: Son cuentas transitorias. Al cierre del ejercicio como
máximo se cancelan enviando su saldo a una cuenta patrimonial o de resultados.
Nunca aparecen en los estados contables. Son utilizados en general para
acumular datos a los fines estadísticos. Ejemplos. Compras al contado, Ventas al
contado, Ventas con tarjetas de crédito.
• CUENTAS REGULARIZADORAS: tienen como objetivo ajustar
otras cuentas contables, corrigiendo su valor en determinadas ocasiones en las
que la corrección no debe hacerse sobre la cuenta principal. Por este motivo
son cuentas que siempre acompañan a otras.
• CUENTAS DE ENLACE: son aquéllas que permiten registrar una determinada
operación u operaciones en dos o más subsistemas del Sistema Integral de
Contabilidad.
7. REGISTROS
• MAYOR: es un registro en el que las cuentas se agrupan físicamente.
• DIARIO: son anotaciones cronológicas; un asiento de diario se refiere a
una operación en particular, o un conjunto de operaciones de naturaleza
similar.
DOCUMENTACION RESPALDATORIA:
La preparación manual de asiento puede realizarse a partir de la lectura de:
1) Formularios que la entidad emite o recibe con motivo de:
• Transacciones con terceros.
• Operaciones internas.
2) Documentos importantes (actas de asamblea y directorio, escrituras, contratos,
etc)
3) Informaciones fiables sobre hechos del contexto (cotizaciones publicas de tipos
de cambio, costo de reposición, etc)
4) Salidos de otros sistemas manuales o computarizados (facturación, calculo de
depreciaciones, etc)
8. EXAMEN DE DATOS CAPTADOS
Cuando la contabilidad toma conocimiento de un hecho, de analizar:
1) si esto implica una variación patrimonial que debe ser registrada.
2) Se trata de una responsabilidad por la recepción de activos de terceros.
3) Si se dispone de la información necesaria para medir los efectos del
hecho, ya sea de acuerdo con las políticas contables adoptadas, o de
manera objetiva y fiable.
• Para disminuir la posibilidad de omitir la registración de un hecho que debe
ser contabilizado o de asignar medidas contables inadecuadas, deben
practicarse actividades de control.
En primer lugar se debe verificar que no falten comprobantes; para lo cual se
puede:
1) Controlar la secuencia numérica de los comprobantes e investigar la
discontinuidades que se observe.
2) Hacer lo mismo con los comprobantes empleados para la validación de
los contabilizados.
9. 3) verificar al final de cada periodo contable que se hayan registrado todos
los hechos típicos de naturaleza repetitiva.
• Debe evitarse que algún comprobante se contabilice dos veces, para esto
es conveniente estampar, en cada comprobante un sello.
• Los comprobantes que no superen estos controles deberían ser
rechazados, corregidos, reingresados y sometidos nuevamente a los
mismos controles de entrada.
• Los pasivos que surjan de operaciones no autorizadas deben ser
contabilizados, pues la falta de cumplimiento de normas internas no es
oponible a terceros.
• Si la entrada a un sistema contable fuese salida de una rutina
computarizada, los controles antes mencionados deberían haberse previsto
al diseñar esa rutina.
10. REGISTRACIONES
Una vez concluidos los análisis conceptuales anteriores, debemos preparar los
borradores de asientos, para ser volcados en:
1) El mayor general o auxiliares y el diario general o auxiliar cuando la
contabilidad es manual.
2) En bases de datos electrónicos, cuando la contabilidad es computarizada.
PRAPARACION DE INFORMES
Para la preparación de informes contables se emplea la información almacenada
por el sistema.
En la contabilidad manual los datos a utilizar para la preparación de los informes
aparece en las correspondientes cuentas y principalmente se consideran los saldos
acumulados a la fecha del informe.
En una contabilidad computarizada los informes son preparados por el ordenar, a
partir de la lectura y clasificación de datos que se encuentran en la base de datos.
11. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE
La organización del sistema contable incluye la adopción de desicionessobre
cuestiones como:
1) Informes a preparar, su contenido, su forma, su unidad de medida y su
periodicidad de emisión.
2) Tarea a ser ejecutada por cada persona que interviene en el sistema.
3) Medios materiales a utilizar.
4) Programas a utilizar en las tareas principales y auxiliares.
5) Cuentas por usar.
6) Plan de cuenta.
7) Cantidad y características de los registros a utilizar.
8) Circuito que deben segur los comprobantes.
9) Controles de entrada.
10) Secuencia en que se efectuarán las anotaciones contables.
12. 11)Controles a practicar:
• Sobre la entrada de los datos a cada proceso contables.
• Sobre los datos de salida de cada proceso.
• Sobre los saldos.
Deben tenerse presente los requerimientos
legales sobre la manera de llevar los registros
contables.
13. ASPECTOS ESPECIALES DEL PROCESAMIENTO
DIARIOS AUXILIARES:
Las anotaciones practicadas en dichos libros deben hacerse de manera de
que sea fácil obtener los totales acumulados como consecuencia de los
débitos y créditos anotados en cada cuenta. Dichos totales deben volcarse a
los correspondientes asientos resumen a ser transcriptos en el diario general
y registrados en el mayor general.
CONTROLES DE SALIDA:
Tras cada proceso contable, los registros actualizados deberían someterse a
controles que permitan detectar errores de contabilización que deban ser
corregidos.
En el caso de asientos, deben controlarse que los importes debitados
coincidan con los acreditados.
14. • CONTROLES PERIODICOS
Periódicamente deberían realizarse controles como:
1) Preparar listas de los saldos de las cuentas del mayor general y
verificar que la suma de los saldos sea nula.
2) Prepara listas de los saldos de mayores auxiliares y verificar que sus
totales coincidan con los saldos de las pertinentes cuentas de
control.
3) Comparar y conciliar los saldos contables con los informados por
terceros.
4) En intervalos razonables, comparar lso saldos contables con los
resultados de los recuentos físicos.
5) Analizar las partidas componentes de los saldos de cuentas de
activo y pasivo no alcanzados por los controles anteriores.
15. • CORRECCIONES DE ERRORES
Los errores de contabilización detectados con motivo de los controles
practicados deben ser corregidos.
Errores contables típicos:
1) Omisión de asientos.
2) Asignación de medidas contables que no corresponde a las políticas
contables adoptadas.
3) Utilización de cuentas distintas a las correspondientes.
Los errores de omisión se salvan asentando lo omitido.
Para corregir errores, lo mejor es anular el asiento erróneo y luego registrar
el correcto.
