Over hoe je het functioneren van je BI-omgeving eens grondig kan doormeten met als norm: uw bestaande behoefte aan managementinformatie.

1. Managementinformatie:
voldoet jouw
BI-omgeving nog?
Door: Gerrit Versteeg

2. Managementinformatie: voldoet jouw BI-omgeving nog?
Pg, 2
Of jouw BI-omgeving nog voldoet is wellicht een lastiger vraag dan je zo op het eerste gezicht
zou zeggen. Waar moet het dan allemaal aan voldoen? Het gebruik van de modernste tools?
Goed georganiseerd zijn? Alle data voorhanden in een groot data warehouse? Goede aansluiting
met het management proces? Is de mooiste BI-omgeving het beste voor het bedrijf?
Misschien kunnen we het beste bij het begin beginnen. Stel jezelf de volgende vraag: wat willen
we met onze BI-omgeving bereiken? We kunnen in ieder geval stellen dat een BI-omgeving
bedoeld is om het management te ondersteunen met ter zake doende Management Informatie.
'Ter zake doende' kunnen we opsplitsen in twee aspecten: Inhoud en Kwaliteit van de
informatie. ‘Ondersteunen’ is een lastiger concept, dat gaat meer over het gebruik van de
informatie door de manager. Is het leveren van een rapport met de juiste inhoud en kwaliteit
een goede ondersteuning of moeten we dieper in het besluitvormingsproces van de manager
aansluiten? Laten we de basisvraag iets scherper formuleren:
“In hoeverre voorziet de huidige BI-omgeving in de behoeften van de managers?”

3. Managementinformatie: voldoet jouw BI-omgeving nog?
Pg, 3
Deze vraag kent twee kerndelen: 'de bestaande BI-omgeving' en 'de behoefte van de
managers'. We kunnen de twee delen als volgt operationaliseren:
- De behoefte van managers (MI-Needs) kent de aspecten: Gebruik (hoe wil de manager
ondersteund worden, vanuit het managementproces geredeneerd), Inhoud (wat heeft de
manager aan informatie nodig) en Kwaliteit (van enerzijds de ondersteuning en anderzijds de
cijfers, of beter gezegd de antwoorden).
- De bestaande BI-omgeving (BI-Construction) leren we kennen door niet alleen naar de
gebruikte middelen te kijken, maar ook naar de organisatorische aspecten. Denk aan de
huidige beheerprocessen, de veranderprocessen, de ondersteuningsprocessen naar
eindgebruikers en natuurlijk de professionals binnen de BI-omgeving.
Om de basisvraag te kunnen beantwoorden moeten we niet alleen de twee kerndelen meetbaar
maken, maar ook invulling geven aan hoe de twee aan elkaar gelinkt moeten worden. Hoe leidt
een geformuleerde behoefte tot een bepaald stukje inrichting? En als ik al die losse “benodigde”
inrichtingsaspecten ken, komt er dan een samenhangende BI-omgeving uit? Waarschijnlijk niet.

4. Managementinformatie: voldoet jouw BI-omgeving nog?
Pg, 4
Archetypes
Hier kunnen we de hulp inroepen van beproefde architectuur-principes. We gaan gebruik maken
van een aantal goed omschreven en veel voorkomende typen BI-omgevingen, die we kortweg
'BI-archetypes' hebben genoemd. Elk archetype heeft vaste constructiekenmerken en vervult in
meer of mindere mate bepaalde MI-behoeften. Een archetype heeft deels ook een relatie met de
'BI-volwassenheid' van de organisatie, denk aan de maturity modellen van bijvoorbeeld TDWI,
IBM en Gartner.

5. Managementinformatie: voldoet jouw BI-omgeving nog?
Pg, 5
Behoeftepatronen en inrichtingen
We gaan de vastgestelde 'BI-archetypes' gebruiken als een tussenstation bij de beantwoording
van de basisvraag. Weg van de volwassenheidsdiscussie en nu gekoppeld aan de
behoeftepatronen en inrichtingen. Enerzijds kunnen we een link leggen tussen de geformuleerde
behoeften en het BI-archetype dat minimaal nodig is om in het geheel van behoeften te
voorzien. Hier spreken we over het Minimally Required Archetype (MRA). Anderzijds kent elk BI-
archetype (en dus ook het MRA) een benodigde inrichting, zowel qua middelen als qua
organisatie. En die minimaal benodigde inrichting, afgeleid uit het archetype, kunnen we weer
toetsen aan de inrichting van de bestaande BI-omgeving.
Kortom: de basisvraag kunnen we dus beantwoorden door het geheel van behoeften te vertalen
naar een MRA. De MRA kent een benodigde inrichting, die we weer kunnen vergelijken met de
inrichting van de huidige BI-omgeving.

6. Managementinformatie: voldoet jouw BI-omgeving nog?
Pg, 6
BI-Scan
Deze werkwijze gebruiken we in onze BI-Scan. We gebruiken daarbij twee enquêtes: één rond
jouw MI-behoeften en één over de inrichting van jouw huidige BI-omgeving. Aan de hand van de
antwoorden wordt automatisch vastgesteld welk BI-archetype het meest aansluit bij jouw
behoeften. Daarnaast krijgt je met behulp van een spider-diagram inzicht in waar eventueel de
verbeterpunten van jouw inrichting liggen.
De bovenstaande werkwijze hebben wij uitgewerkt tot een onderzoeksinstrument. Ben je hierin
geïnteresseerd? Klik dan hieronder op onze gratis white paper “Meten aan de inrichtingsaspecten
van een BI-omgeving”:
Wil je meer informatie? Neem dan een kijkje op ons blog.
Dit blogartikel is geschreven door Gerrit Versteeg.