Modul 4 - Informatica manageriala Afaceri Electronice Patrascu Mihaela Hanelore

1. Unitatea de invatare nr 4
Capitolul IV
Sistemul informatic şi informaţional in activ de
management
TERMENI CHEIE
4.1.Utilizarea sistemelor informatice şi a sistemelor integrate în
activitatea de management
Introducerea reţelelor de calculatoare şi de comunicaţii şi utilizarea
Sistem informational
Comunicatie
Organizarea datelor
Baze de date
Entitate
Atribut
Sistem informatic
OLAP
Data minig
Sisteme informatice integrate

2. acestora pe scară largă atât în viaţa de zi cu zi, dar mai ales în sfera
economică a permis creşterea eficienţei, a productivităţii activităţilor dar şi
scurtarea timpilor de decizie.
Toate acestea nu se puteau obţine fără implementarea şi utilizarea pe
scară largă a bazelor de date locale sau distribuite, a sistemelor informatice,
a sistemelor expert de decizie sau inteligente şi a sistemelor integrate.
4.1.1 Organizarea datelor şi utilizarea bazelor de date în activitatea
firmei
Prelucrarea informaţiilor în timp real şi eficient, mai ales când
volumul acestora este extrem de mare, impune utilizarea unor mijloace
informatice computerizate, de la banalele programe de calcul tabelar până la
performanţa sistemelor informatice integrate care lucrează cu concepte ca
BI, data mining sau OLAP. Ce au în comun toate acestea? Un concept
relativ simplu de organizare a datelor prelucrabile şi anume bazele de date.
Organizarea datelor nu este un concept nou sau o activitate nouă. Fără
o organizare foarte eficientă a datelor nu se puteau ridica piramidele sau
concepe o incursiune armată. Practic activitatea umană a utilizat diferite
metode de organizare a datelor chiar de la începutul apariţiei unor forme
organizate de viaţă. Diferenţa însă majoră între o carte de telefon pe format
hârtie şi o agendă electronică este însă dată de eficienţa organizării şi mai
ales a accesului la date, a timpului extrem de scurt în care se pot introduce,
organiza şi accesa aceste date, ca să nu mai vorbim de posibilitaea exportului
de date, a raportărilor şi nu în ultimul rând a fiabilităţii stocării datelor pe
suport informatic.
Metodele şi tehnicile de organizare a datelor au cunoscut în timp o
evoluţie continuă determinată pe de o parte de evoluţia sistemelor
electronice de calcul, iar pe de altă parte de sporirea complexităţii activităţii
economice şi sociale care au condus la creşterea volumului de date culese,
transmise, prelucrate, stocate sau raportate prin intermediul sistemelor
informatice.
Organizarea datelor ocupă un loc important în proiectarea sistemelor
informatice, deoarece de modul în care sunt organizate datele depinde
eficienţa sistemului informatic.
Organizarea datelor presupune următoarele operaţii1
:
− definirea, structurarea, ordonarea şi gruparea datelor în colecţii de
date omogene;
1
I. Lungu .a., Baze de date, Editura All, Bucure ti, 1995ș ș

3. − stabilirea legăturilor, a relaţiilor între date, între elementele unei
colecţii şi între colecţiile de date;
− reprezentarea, respectiv stocarea lor pe suport informaţional,
prelucrabil într-un sistem de calcul.
Scopul urmărit în organizarea datelor cât mai riguroasă îl constitue
regăsirea automată a datelor după diverse criterii şi forme.
Obiectivele din organizarea datelor se referă în principal la:
− timpul de acces la datele organizate pe diferite suporturi de date să
fie minim, deci un acces rapid la date;
− spaţiul de memorie internă şi externă ocupat de date să fie cât mai
redus, pentru a se putea face economie de memorie internă şi
externă;
− datele să apară o singură dată în sistem asigurând unicitatea
datelor;
− în sistemul de organizare a datelor să se reflecte, pe cât posibil,
toate legăturile dintre obiecte, fenomenele, procesele economice pe
care aceste date le reprezintă;
− să permită schimbarea structurii datelor şi a relaţiilor dintre ele fără
a modifica programele ce le gestionează asigurându-se astfel
flexibilitatea datelor.
Organizarea informatică a datelor se bazează pe câteva concepte
fundamentale, cum ar fi: entitate-atribut-valoare, bază de date, fişier de date,
SGBD etc. Vom încerca pe scurt să prezentăm aceste noţiuni aşa cum sunt
ele prezente în literatura de specialitate, fără pretenţia unui studiu
aprofundat, obiectivul fiind doar de familiarizare cu aceste noţiuni.
Fişierul de date este definit ca o colecţie de date omogene, din punctul
de vedere al structurii, al conţinutului informatic şi al criteriilor de
prelucrare, care este conservată pe o memorie externă în concordanţă cu
restricţiile impuse de prelucrarea automată a datelor, pentru satisfacerea
cerinţelor de informare a unuia sau a mai multor utilizatori.
Datele stocate necesare gestionării unei întreprinderi au devenit din ce
în ce mai complexe şi mai interdependente. Utilizatorii diferitelor fişiere au
dorit integrarea acestora precum şi a aplicaţiilor, care până în acel moment
au fost utilizate izolat. Au dorit în aceeaşi măsură să poată reprezenta
legături mult mai complexe între diferitele înregistrări, astfel că în scurt timp
conceptul de fişiere a fost progresiv înlocuit cu cel de bază de date, folosit
pentru prima dată în 1964 în cadrul uneii conferinţe organizate la Santa

4. Monica (California, S.U.A.), când s-a adoptat soluţia descrierii datelor sub 3
viziuni:
− logică (externă, subschemă);
− fizică (internă);
− conceptuală (globală, virtuală, schemă).
O bază de date reprezintă un ansamblu de date integrat, anume
structurat şi dotat cu o descriere a acestei structuri. Descrierea structurii
poartă numele de dicţionar de date sau metadate şi crează o interdependenţă
între datele propriu-zise şi programe2
.
Baza de date poate fi privită ca o colecţie de fişiere interconectate care
conţin nucleul de date necesare unui sistem informatic. Astfel, poate fi
considerată drept un model al unor aspecte ale realităţii unei unităţi
economice, modelată prin intermediul datelor. Diferitele obiecte din cadrul
realităţii ce prezintă interes sunt denumite clase sau entităţi. Pentru aceste
obiecte sunt achiziţionate şi memorate date referitoare la diferite
caracteristici (atribute). Baza de date se constituie ca un ansamblu
intercorelat de colecţii de date, prin care se realizează reprezentarea unei
realităţi.
Componentele bazei de date pot fi structurate pe trei nivele, în funcţie
de clasa utilizatorilor:
− nivelul logic - este dat de viziunea programatorului de aplicaţii,
care realizează programele de aplicaţii pentru manipularea datelor
şi structura logică (subschema) corespunzătoare descrierii datelor
aplicaţiei;
− nivelul coceptual (global) - este dat de viziunea administratorului
bazei de date, care realizează structura conceptuală (schema)
corespunzătoare descrierii;
− nivelul fizic- este dat de viziunea inginerului de sistem care
realizează structura fizică corespunzătoare descrierii datelor pe
suport fizic (extern, periferic).
Criteriul principal de clasificare a bazelor de date îl reprezintă
modelul conceptual utilizat în descrierea structurii conceptuale şi logice a
datelor. În funcţie de acest criteriu bazele de date pot fi: ierarhice, în reţea,
relaţionale, distribuite, multimedia, orientate obiect, deductive, funcţionale,
etc.
4.1.2 Importanţa utilizării sistemelor informatice în activitatea
managerială
2
Romică Trandafir, Mihai Nistorescu, Bazele informaticii şi Limbaje de programare, curs, UTC Bucureşti,
2006

5. Importanţa sistemelor informatice în activitatea de management
constă în principal din înţelegerea conducerii organizaţiilor că nu se mai
poate face un management de calitate, în societatea informaţională, fără o
utilizare avansată a tehnologiilor informaţiei sau ale comunicării. Sistemele
informatice devin astfel o componentă principală a succesului în afaceri
pentru o organizaţie.
Sistemul informatic al unei firme reprezintă o parte a sistemului
informaţional al acesteia. Scopul sistemului informatic pentru conducere
este furnizarea datelor şi informaţiilor managerilor într-un timp util, astfel
încât aceştia să poată lua decizii valoroase, bine fundamentate, care să
permită atingerea scopurilor organizaţiei.
Sistemul informatic de conducere este ansamblul coerent structurat,
format din echipamente electronice de calcul şi comunicare, din procese şi
proceduri automate şi manuale, din structuri organizatorice şi salariaţii
care utilizează echipamentele electronice de calcul şi de comunicare, pentru
o mai bună comunicare şi transmitere a informaţiilor şi prelucrarea şi
stocarea datelor datelor între subsistemul condus şi subsistemul conducător,
în vederea eficientizării activităţii desfăşurate în organizaţia respectivă3
.
În concluzie, sistemul informatic de conducere asigură prelucrarea
automată a datelor din unitatea (organizaţia) economică. Din punct de
vedere logic, prelucrarea datelor se face, în general, prin intermediul
bazelor de date (locale sau distribuite) şi a S.G.B.D.-urilor (Sisteme de
Gestiune a Bazelor de Date), iar din punct de vedere fizic cu reţele de
calculatoare şi echipamente periferice.
Pentru buna conducere a organizaţiei economice este necesar ca
sistemul informatic pentru conducere să aibă următoarele caracteristici:
− să fie conceput în jurul bazelor de date;
− să fie suplu;
− să fie alcătuit din mai multe module;
− să fie dinamic şi flexibil.
Conceptele de BI (Business Intelligence), tehnologiile OLAP sau
data mining nu au rămas doar pe masa cercetătorilor ci şi-au găsit utilizarea
rapidă în viaţa de zi cu zi, rezolvând probleme reale de eficientizare şi
optimizare, de la creşterea vânzărilor pe produs până la optimizarea
traficului aerian.
Se poate spune că domeniul Business Intelligence se află în vârful
piramidei trofice informatice: nici reţelele, nici sistemele de stocare şi nici
softul de bază nu ar servi la nimic dacă n-ar contribui la transformarea
3
Ibdem, pag.20

6. datelor în informaţii care să ajute managerii să ia decizii inteligente.
Termenul Business Intelligence (BI) a fost folosit pentru prima oară în
anul 1958 şi se referă la tehnologiile, aplicaţiile şi metodele utilizate pentru
colectarea, integrarea, analiza şi prezentarea informaţiilor utilizate în afaceri.
Scopul BI este de a fi un suport performant pentru luarea celor mai bune
decizii în afaceri4
.
Termenul BI descrie seturi de concepte şi metode pentru a îmbunătăţi
luarea deciziilor utilizând sisteme suport bazate pe de fapte (fact-based
support systems) ca şi sistemele informatice executive (executive
information systems).
Terminologia BI este de fapt semnificativ diversificată, câteva
sinonime şi termeni adiacenţi acestui domeniu fiind: corporate performance
management (CPM), business analytics (BA), Balanced Scorecards (BS),
business performance management (BPM), dashboarding, etc.
Soluţiile BI au apărut ca un răspuns la cerinţele managerilor de top de
a obţine rapid informaţii de sinteză alături, la cerere, cu detalii explicative
referitoare la sintezele prezentate.
Sistemele BI asigură vizualizări ale operaţiilor de afaceri atât curente
dar şi din trecut, inclusiv cu capacităţi de predicţie, folosind cel mai adesea
datele care au fost stocate în depozite de date specializate ale companiilor,
de tipul data warehouse sau data mart, dar ocazional pot folosi inclusiv date
operaţionale. Elementele software permit realizarea de rapoarte, analize de
tipul pivot_table, vizualizare sau analize statistice de tipul data mining.
Aplicaţiile folosesc date provenite din diferite departamente ale companiilor,
cum ar fi vânzări, producţie, financiar, în scopul îmbunătăţirii
performanţelor conducerii afacerii.
Domeniul Business Inteligence (BI) a devenit un vârf al aplicaţiilor
informatice atunci când reţelele de calculatoare şi sofware–ul de bază,
sistemele de stocare sau sistemele informatice care ar trebui să ajute
managerii companiilor multinaţionale sau simpli utilizatori să ia deciziile
cele mai bune şi anume decizii inteligente, nu au mai făcut faţă5
. Practic, atât
în domeniile de activitate ale companiilor, sau din punct de vedere al
compartimentelor ce pot beneficia de astfel de soluţii şi platforme,
posibilităţile sunt nelimitate. Iar plus-valoarea adusă de astfel de sisteme BI
devine cu atât mai mare cu cât volumul de date procesate este mai mare.
Monitorizarea rezultatelor financiare, a vânzărilor, a stocurilor, a
încasărilor şi cheltuielilor sunt probabil printre primele domenii la care ne
gândim să aplicăm soluţii BI, dar realitatea ne demonstrează că domeniile
4
http://en.wikipedia.org/wiki/Business_Intelligence
5
http://www.qqinfo.ro/comunicat_de_presa_2.htm

7. posibile şi în care capacităţile de analiză rapidă şi flexibilă sunt o necesitate,
sunt de fapt mult mai numeroase.
Aplicaţiile Business Intelligence prevăd o manevrabilitate mai bună a
informaţiilor de către manageri, permiţându-le să ia decizii de afaceri mai
bune. Sistemele BI joacă un rol cheie în procesul de planificare strategică a
corporaţiei incluzând aplicaţii privind profilul clientului, analiza pieţei, anti-
spalare de bani, anti-fraudă, analiza contactului clientului, segmentarea
pieţei, bonitatea creditului, profitabilitatea produsului, mişcari de
inventariere ca şi unele riscuri aplicate.
Cunoscute şi ca soluţii OLAP (OnLine Analytical Processing),
soluţiile de raportare dinamică permit utilizatorilor non-IT să acceseze în
mod interactiv, coerent şi sintetic structuri complexe de date colectate din
mai multe sisteme informaţionale.
Din cauza volumului de date tot mai mare şi mai ales a complexităţii
datelor şi relaţiilor dintre ele, posibilitatea ca omul - chiar înarmat cu cele
mai eficiente unelte de raportare şi vizualizare - să descopere legăturile
existente între diverse evenimente încapsulate în datele pe care le avem
înregistrate în sistemele noastre, devine tot mai mică. Aici intervin soluţiile
de data mining, care descoperă şi verifică automat sau semiautomat legături
între evenimente corelate.
În abordarea clasică, datorită volumului mare de date şi a necesităţilor
de procesare uriaşe, atât soluţiile de raportare dinamică cât şi cele de data
mining au nevoie de o infrastructură informatică puternică, care să permită
capacităţi masive de stocare, interconectare, procesare şi corelare. Şi aici
este vorba nu numai despre capacităţile hardware, cât mai ales de cele
software, inclusiv parametrizările specifice fiecărei organizaţii.
În primele abordări, BI-ul viza în principal necesităţile top
managementului corporaţiilor multinaţionale de a vizualiza şi conecta rapid
datele importante şi a lua cele mai corecte soluţii. Însă odată cu
democratizarea preţurilor soluţiilor de BI şi a platformelor hardware şi
software, adresabilitatea acestor sisteme a crescut, atât din punct de vedere al
organizaţiilor care pot beneficia de astfel de sisteme, cât şi la nivelele de
management sau operaţionale până la care poate coborî utilitatea şi
accesibilitatea soluţiilor actuale de BI.
Practic, atât în domeniile de activitate ale companiilor, cât şi la nivelul
compartimentelor ce pot beneficia de astfel de soluţii şi platforme,
posibilităţile sunt nelimitate. Iar plus-valoarea adusă de astfel de sisteme BI
devine cu atât mai mare cu cât volumul de date procesate este mai mare.

8. Monitorizarea rezultatelor financiare, a vânzărilor, a stocurilor, a
încasărilor şi cheltuielilor sunt probabil printre primele domenii în care se
aplică soluţii BI, dar realitatea ne demonstrează că domeniile posibile şi în
care capacităţile de analiză rapidă şi flexibilă sunt o necesitate, sunt de fapt
mult mai numeroase.
O facilitate esenţială a sistemelor BI este capacitatea acestora de a se
conecta simultan şi coerent la mai multe surse de date, care pot fi sisteme
operaţionale diferite (contabilitatea, ERP, CRM, SCM, MRP etc.), rezultate
ale unor cercetări de piaţă, log-uri de activitate şi acces, sau orice poate avea
relevanţă pentru organizaţia-beneficiar, în general informaţii structurate, dar
aflate în formate variate, de la fişiere text (CSV) până la structuri stocate în
maşini mainframe6
.
În cadrul unei organizaţii (întreprindere) toate activităţile acesteia pot fi
integrate şi gestionate prin intermediul unor sisteme de programe
specializate: gestiunea producţiei; relaţiile cu clienţii; relaţiile cu furnizorii;
contabilitate; gestiunea depozitelor şi logistică; resursele umane.
Astfel de sisteme se regăsesc pe piaţa de specialitate grupate în
următoarele categorii: Enterprise Resource Planning (ERP); Customer
Relationship Management (CRM); Supply Chain Management (SCM);
Process Life-cycle Management (PLM); Human Resources Management
(HRM); Financial. Fiecare sistem oferă posibilitatea de introducere de
informaţii în bazele de date asociate, de prelucrare, de regăsire a
informaţiilor şi de obţinere de rapoarte privind diverse situaţii.
Principalii producători de sisteme pentru gestiunea afacerilor în cadrul
întreprinderilor sunt SAP (mySAP), Oracle (Oracle 11i – e-Business Suite)
şi PeopleSoft (PeopleTools).
4.1.3 Sistemelele informatice integrate şi managementul organizaţiei
Sisteme informatice integrate reprezintă ansambluri informatice
complexe, atât din punct de vedere hardware, software, dar şi uman, cu
aplicaţii care sunt proiectate ca să acţioneze ca un tot, care partajează
aceleaşi nuclee informaţionale, informatizând procesele de business la
nivelul întregii organizaţii oricât de complexe ar fi ele, multinaţionale,
prezentând soluţii integrate şi colaborative.
În cazul sistemelor integrate se aplică principiul introducerii unice a
datelor dar şi cel al prelucrărilor multiple în concordanţă cu nevoile fiecărui
utilizator, practic putem vorbi de integrarea mai multor sisteme informatice
într-unul singur, integrând aplicaţiile cele mai diferite, de la producţie până
la contabilitate şi gestiune stocuri sau personal. Reprezintă soluţia globală
6
ibdem

9. pentru planificarea resurselor unei organizaţii.
Securitatea sistemelor informatice integrate este ridicată la rangul unei
preocupări permanente în activitatea economică şi socială. Ea prezintă
obiectivul vizat de întreprinderile care doresc să garanteze fiabilitatea
sistemelor de prelucrare a informaţiei şi prin extensie a fluxurilor
informaţionale de comunicaţii, greu controlabile şi în acelaşi timp
vulnerabile.
În primul rând, întreprinderile trebuie protejate împotriva riscurilor la
care sunt expuse. Acestea sunt importante, iar costurile devin considerabile
în momentul când riscul devine pierdere. Riscurile sunt mai accentuate când
configuraţia informatică este distribuită sau repartizată, ceea ce este
întotdeauna cazul în activitatea unei firme mari. În cazul în care informaţia
este distribuită, este deja deosebit de greu de a păstra confidenţialitatea
datelor, datorită numărului de persoane care au acces la informaţie. În cazul
informaţiei repartizate, este tot atât de dificil de a realiza o politică coerentă
de securitate, datorită multitudinii centrelor de prelucrare. Problema se
agravează în cazul unui sistem de reţele generalizate.
Faţă de această realitate împotriva riscurilor este necesar un sistem
tehnic de protecţie adecvat. Identificarea acestor riscuri ne arată că pot să
apară riscuri de intenţie dar şi riscuri accidentale. În general, 40% din
pierderi provin din erorile umane în manipularea sistemelor, 15% din erorile
de programare, 10% din fraude şi sabotaje externe firmei. Într-un sistem
informatic, probleme speciale de securitate le ridică sistemul de depozitare a
datelor, bazele de date şi tranzacţiile înter departamente sau sucursale.
Securitatea trebuie organizată, în aşa fel încât să se asigure confidenţialitatea
stocării sau transmisiei, garantarea integrării mesajului primit, prevăzând
semnătura, autentificând sursa mesajului primit şi o angajare pentru o
recepţie sigură. Se vor supraveghea deasemeni întreruperea alimentării
electrice care poate antrena pierderi de programe sau date înaintea
înregistrării acestora. Trebuie diminuat riscul de distrugere a suporţilor fizici
în cursul înregistrării sau în momentul recopierii unui document.
Acceptarea unui înalt grad de informatizare, adoptarea unor tehnologii
avansate de prelucrare şi de regăsire a informaţiilor prezintă limite de
vulnerabilitate în măsura în care nu se adoptă sau nu se proiectează strategii
de securizare a datelor din sistemele informatice corespunzătoare.
TEST:
1. Care este diferenta dintre un sistem informational si un sistem

10. informatic?
2. Ce este o baza de date?
3. Care sunt caracteristicile organizarii datelor?
4. Ce sunt sistemele informatice integrate?
5. Care sunt tipurile principale de baze de date folosite in managemnt?
6. Ce este un ERP? Dati exemple.
Lucrare de verificare: Explicati care este importanta utilizarii
sistemelor informatice in activitatea de management.