De oplossing eFacturering wordt gebruikt voor de verwerking van facturen, zowel inkomend als uitgaand en digitaal als elektronisch. Het doel is om een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem op te leveren dat effectief communiceert met zowel interne budgethouders als externe klanten en business partners. De uitgangspunten zijn het besparen op het aantal handelingen, het vergroten van het inzicht en het verkrijgen van duidelijkheid over de status van facturen. Uiteindelijk zal het proces sneller uitgevoerd moeten worden waarbij de informatie direct na ontvangst gewaarborgd wordt voor de organisatie en de verwerkingskosten (en eventueel portokosten) sterk teruggebracht kunnen worden.

1. eFacturering
De oplossing eFacturering wordt gebruikt voor de verwerking van facturen, zowel inkomend als uitgaand en digitaal als
elektronisch. Het doel is om een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem op te leveren dat effectief communiceert
met zowel interne budgethouders als externe klanten en business partners. De uitgangspunten zijn het besparen op
het aantal handelingen, het vergroten van het inzicht en het verkrijgen van duidelijkheid over de status van facturen.
Uiteindelijk zal het proces sneller uitgevoerd moeten worden waarbij de informatie direct na ontvangst gewaarborgd
wordt voor de organisatie en de verwerkingskosten (en eventueel portokosten) sterk teruggebracht kunnen worden.
De oplossing eFacturering van Document Dialog kent twee vertrekpunten,
namelijk digitale factuurverwerking en elektronische factuurverwerking.
Digitale factuurverwerking
Digitale factuurverwerking bestaat uit het ontvangen van facturen, openen, scannen, herkennen, valideren, aanleveren,
goedkeuren en archiveren. Eventueel in combinatie met inkooporders. Deze kunnen op eenvoudige wijze gecombineerd
worden met alle efficiëntie- en kwaliteitscontroles van dien.Voor klanten met meerdere locaties kan gedacht worden aan
een gecentraliseerde verwerking. De kracht van de oplossing voor digitale factuurverwerking van Document Dialog zit
naast de procesgedreven visie van Document Dialog vooral in de beheeraspecten van deze oplossing en het streven naar
een continu verbeterproces. Digitale factuurverwerking kan in een fasering uiteindelijk ook evolueren naar elektronische
factuurverwerking. Document Dialog helpt u bij het maken van de juiste keuzes en het bepalen van een realistisch tijdspad.
Elektronische factuurverwerking
De gehele factuurverwerking wordt gefaseerd omgezet naar een elektronische verwerking van zowel de inkomende
factuurstroom als de uitgaande factuurstroom waarbij de wensen van de opdrachtgever en een sterke betrokkenheid van de
medewerkers van de opdrachtgever met de nieuwe werkprocessen centraal staan. Document Dialog helpt u bij het definiëren
van de uiteindelijke oplossing, de implementatie en het beheer.
Voordelen van eFacturering:
Minder foutgevoelige verwerking
n
Snellere procesafhandeling
n
n Snellere afhandeling van vragen
n Snellere interne accordering van facturen
n Groeiscenario mogelijk: van digitaal naar elektronisch factureren
n Profiteren van betalingskortingen
n Voldoen aan internationale wet- en regelgeving
n Besparing van het milieu

2. “Document Dialog adviseert om
zoveel mogelijk uit te gaan
van haar gefaseerde aanpak”
Fase 1: ‘Analyze’
Document Dialog start met een analyse van de huidige factuurstromen bij de opdrachtgever.
Zowel de inkomende als de uitgaande facturen worden geïnventariseerd maar ook bijvoorbeeld
het aantal leveranciers of klanten. Document Dialog levert informatie voor interne
terugverdienberekeningen maar kan dit ook zelf voor haar opdrachtgevers verzorgen. Tijdens
de analyse wordt onderzocht welke fase van optimalisatie de opdrachtgever zelf al heeft bereikt.
Scant deze de facturen aan de inkomende kant zelf al? Wordt voor de verwerking van data gebruik gemaakt van goedkope
maar foutgevoelige offshore-oplossingen? Zijn er al softwaretools in gebruik voor een automatische herkenning van de
facturen die niet goed of niet volledig ingezet worden? Gebruikt de opdrachtgever al oplossingen of third parties voor het
verzenden van uitgaande facturen? Allemaal vragen die uiteindelijk voor Document Dialog belangrijke informatie vormen om
tot een goed voorstel te komen voor een procesgedreven, kostenbesparende en kwaliteitsverhogende oplossing. Belangrijke
succesfactor hierbij is dat Document Dialog en de opdrachtgever samen een uitgebreide analyse van de behoeften doen.
Qua proces maar zeker ook qua infrastructuur en capaciteit van medewerkers. In deze fase kan gebruik gemaakt worden van
reeds beschikbare informatie bij de opdrachtgever maar kan ook een beroep gedaan worden op Document Dialog voor een
‘quick scan’ of vooronderzoek.
Fase 2: ‘Design’
Na de analyse stelt Document Dialog een Solutions Team samen om tot een specifieke oplossing
te komen. Deze specifieke oplossing wordt voorgelegd aan de opdrachtgever en wordt in overleg
met de opdrachtgever goedgekeurd of bijgesteld.Vaak wordt hierbij een afbakening van de omvang
afgesproken. Zo kan gestart worden met een verdere optimalisatie van de huidige, inkomende
factuurstroom waarbij in eerste instantie een nagenoeg volautomatische verwerking wordt ingericht
waarbij uiteindelijk de financiële data separaat van het digitale beeld van de factuur aangeleverd
wordt. Uitgangspunt en uiteindelijke doelstelling is dat de opdrachtgever de factuurinformatie niet meer handmatig
hoeft te verwerken. Hier gaat Document Dialog uit van het digitaliseren van de facturen (papier, fax, e-mail) en van een
directe koppeling met een goedkeuringsproces. De data wordt zoveel mogelijk automatisch verwerkt en kan rechtstreeks
geïmporteerd worden in het ERP-systeem waar de opdrachtgever gebruik van maakt. Tenslotte wordt gekeken naar het
oplossingsmodel. Heeft de opdrachtgever voldoende kennis en capaciteit om deze oplossing in de eigen organisatie in te
richten of is uitbesteding aan een door Document Dialog geselecteerde partner toch effectiever?

3. Onderscheidend vermogen van Document Dialog komt met name naar voren in haar focus op het beheeraspect.
Niet het implementeren van de oplossing en het trainen van medewerkers zorgen voor een optimaal resultaat maar het
continu analyseren en optimaliseren van de verwerking leidt uiteindelijk tot een maximaal rendement.
Fase 3: ‘Agree’
Tijdens de fase ‘Agree’ wordt met name afgestemd of de oplossing van Document Dialog voldoet
aan de eisen en wensen die de opdrachtgever heeft geschetst en zijn er diverse mogelijkheden om
de eigen, interne organisatie van de opdrachtgever voor te bereiden op een veranderingstraject.
Door middel van een Proof of Concept of diverse ‘use cases’ wordt samen toegewerkt naar
acceptatie van de uiteindelijke oplossing van Document Dialog.Vervolgens wordt dit vastgelegd
in een commercieel voorstel richting de opdrachtgever en wordt dit aan de opdrachtgever gepresenteerd. In deze fase wordt
uiteindelijk overeenstemming bereikt op zowel technisch, functioneel als op commercieel vlak en worden de voorbereidingen
voor de implementatie besproken. Er wordt een projectverantwoordelijke benoemd die het centrale aanspreekpunt is tijdens
de implementatie van de oplossing. Ook worden in deze fase contracten en servicelevelafspraken opgesteld en wordt het
voorlopige tijdspad omgezet in een definitieve planning. Uiteindelijk wordt een start gemaakt met de implementatie.
Fase 4: ‘Execute’
Na het bereiken van overeenstemming start de implementatie. De projectverantwoordelijke is in deze
fase belangrijk als bruggenbouwer tussen de betrokken medewerkers van de opdrachtgever en de
medewerkers van Document Dialog. In deze fase wordt de uiteindelijke oplossing geïmplementeerd,
worden medewerkers getraind, worden servicelevels definitief opgesteld en wordt tenslotte de
oplossing opgeleverd.Vervolgens vindt er nog aftersales plaats door (vooraf bepaalde) frequente
voortgangsgesprekken en wordt de afdeling Support het eerste aanspreekpunt voor alle technische
vragen. De projectverantwoordelijke sluit het project af en draagt de verantwoordelijkheid als primair aanspreekpunt weer
over aan de accountverantwoordelijke binnen Document Dialog.
Document Dialog is aangesloten bij Platform ELFA, het platform voor promotie van elektronisch factureren binnen Nederland.
ELEK TRONISCH FAC TUREREN

4. Onderneming
Klant | Partner
Customer Experience en Document Dialog
In een wereld waar merkentrouw steeds minder voorkomt, wordt Customer Experience steeds
belangrijker. Niet het product of dienst zelf bepaalt of klanten loyaal blijven aan uw organisatie.
Steeds vaker wordt deze klantloyaliteit in sterke mate beïnvloed door de wijze waarop de klant
naast uw product of dienst ook uw organisatie beoordeelt op zaken als responsesnelheid en de
wijze waarop uw organisatie met haar klanten communiceert. Snelheid, flexibiliteit en keuzevrijheid
zijn belangrijke drijfveren geworden. Document Dialog helpt organisaties hun Customer Experience
te verbeteren door maximaal rendement te halen uit inputmanagement, documentmanagement en
outputmanagement.
Document Dialog B.V. Document Dialog N.V./S.A. Document Dialog GmbH
Kosterijland 14c | 3981 AJ Bunnik Ambachtenlaan 21/10 | B-3001 Heverlee Sunderweg 3 | 33649 Bielefeld
The Netherlands Belgium Germany
T +31 30 656 61 40 | F +31 30 656 61 41 T +32 16 38 69 10 | F +32 16 40 14 82 T +49 521 41777-0 | F +49 521 41777-29
www.documentdialog.com www.documentdialog.com www.documentdialog.com