Fundtech white paper, e invoicing provides new avenues for credit
Factuurmonitor 2009
1. Factuurmonitor2009
Over aanbieders van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking
in Nederland. Inclusief toelichtingen en achtergronden.
Een initiatief van Silverback
Factuurmonitor2009 1
2. inhoudsopgave
• Voorwoord blz. 03
• Trends en tradities blz. 04
• Begrippen blz. 06
• Algemene kenmerken blz. 11
Organisaties en lidmaatschappen blz. 12
• Elektronisch factureren blz. 13
Producten en doelgroep blz. 14
Landen en sectoren blz. 15
Model en kanaal blz. 16
Formaat en terugkoppeling blz. 17
archiveren en audit blz. 18
Koppelingen blz. 19
On-boarding blz. 20
Betaalmogelijkheden blz. 21
Financiële componenten blz. 22
• Geautomatiseerde factuurverwerking blz. 23
Producten en doelgroep blz. 24
Landen en sectoren blz. 25
Functionaliteiten blz. 26
aanvoer en uitvoer blz. 27
archiveren en audit blz. 28
Koppelingen blz. 29
Financiële componenten blz. 30
• Werkwijze blz. 31
• Colofon blz. 32
02 Factuurmonitor2009
3. voorWoord
Voor u ligt de tweede versie van de Factuurmonitor. In de
eerste versie van 2008 stond de gebruiker centraal. Nu is het
de beurt aan de dienstverleners. anders en toch hetzelfde.
Want wat blijft is de analyse over de stand van zaken
rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde
factuurverwerking.
De Factuurmonitor is het onafhankelijke en terugkerende overzicht van elektronisch factureren
en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en Europa. Het is essentieel voor iedere
organisatie die zich hiermee bezighoudt of hierin is geïnteresseerd.
Het heeft als doel om op onafhankelijke wijze een helder, breed, diepgaand en tegelijkertijd
compact overzicht te bieden. In deze versie worden elektronisch factureren en geautomati-
seerde factuurverwerking vanuit de producten en diensten van dienstverleners inzichtelijk
gemaakt.
De achtergrond voor deze beslissing is tweeledig. Allereerst is vanwege recente ontwikkelin-
gen de vraag naar gedetailleerde onafhankelijke leveranciersinformatie sterk toegenomen.
Op de tweede plaats is sinds de Factuurmonitor 2008 het beeld bij de gebruikers niet heel veel
gewijzigd. Een Factuurmonitor 2009 vanuit het perspectief van de gebruiker zal daardoor in
2009 juist niet en in 2010 juist wel veel toegevoegde waarde bevatten.
De Factuurmonitor 2009 biedt opnieuw een helder overzicht, vanwege de grafieken die zijn
voorzien van korte toelichtingen en steekhoudende kernpunten. Breed, vanwege de vele as-
pecten van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking die aan de orde
komen. Zonder dat het onoverzichtelijk wordt. Diepgaand, dankzij een logische rangschikking
van de belangrijkste facetten die in Nederland en Europa een rol spelen bij de aangeboden
producten en diensten van dienstverleners. En tot slot: compact. De Factuurmonitor bevat
de essentie van wat op dit moment van belang is. Daardoor kan het aantal pagina’s beperkt
blijven.
Deze Factuurmonitor is vervaardigd aan de hand van de ‘Leveranciersprofielen’ die tot stand
zijn gekomen in samenwerking met ECP-EPN.
Met vriendelijke groet,
F.W. (Friso) de Jong
Directeur Factuurwijzer
Voorzitter Platform ELFA / EEI Platform
Factuurmonitor2009 03
4. trends en tradities
algemeen De focus op XML (UBL) creëert de veelzijdigheid die van hen
De focus van de Factuurmonitor 2009 ligt op de dienstver- verlangd mag worden.
leners rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde
factuurverwerking. Elektronisch factureren heeft betrekking Er kan voor elk financieel, administratief en/of boekhoudpakket
op verkoopfacturen, geautomatiseerde factuurverwerking is een koppeling worden verzorgd. Met de groei van elektronisch
gericht op inkoopfacturen. factureren neemt het aantal koppelingen met pakketten
exponentieel toe. Deze groei zou er toe moeten kunnen leiden
Het merendeel van de organisaties is aangesloten bij Platform dat de prijs per koppeling per klant lager wordt én dat een
ELFA (www.platformelfa.nl) en/of bij haar zusterorganisaties koppeling sneller gerealiseerd is. Dit versnelt de adoptie van
het EEI Platform (www.eeiplatform.com). De reikwijdte van de elektronisch factureren.
hoge organisatiegraad bij Platform ELFA wordt versterkt door
de huidige samenwerking met ECP-EPN. Adoptie gaat de komende jaren een belangrijk aspect
worden, nu andere belemmeringen komen te vervagen. De
populariteit voor alle opties van on-boarding onderstreept de
Elektronisch factureren klantgerichtheid van en gretigheid bij dienstverleners. Deze
Dienstverleners hebben vaak meerdere producten en diensten populariteit doet vermoeden dat ook andere (creatieve) on-
om de diversiteit aan en variatie van hun doelgroepen te boarding mogelijkheden kunnen worden onderzocht door
kunnen bedienen. Dat dienstverleners zich op bepaalde notaverzender en dienstverlener gezamenlijk.
doelgroepen richten betekent niet dat de groei in die segmenten
vanzelfsprekend ook het hoogst is (B2G). Slechts eenderde Aan de elektronische factuur kan een betaalmogelijkheid
van de dienstverleners richt zich overigens op de hoog volume worden gekoppeld. Er is een gevarieerd aanbod van betaal-
B2C markt. mogelijkheden en koppelingen aan elektronische facturen.
Deze koppeling is vooral zinvol/interessant in de B2C omgeving
De komende jaren, als de markt zich uitkristalliseert, wordt en het lagere B2B segment.
duidelijk voor welke dienstverleners de genoemde landen en
sectoren een wens inhield of ook bewaarheid is geworden. Voor Tot slot. Elektronisch factureren is een relatief nieuwe inno-
slechts een enkele dienstverlener zijn de verstrekte antwoorden vatie. Dat is ook terug te vinden in de aangeboden compo-
al op dit moment een werkelijkheid. De internationale oriëntatie nenten. Nu nog ligt de nadruk op advies en ondersteuning,
van Nederlandse dienstverleners wordt ook bevestigd als het jaarlijkse licentie en onderhoudsvergoeding. Naarmate elek-
gaat om elektronisch factureren. tronisch factureren meer gaat lijken op de –mobiele- com-
municatiemarkt, zullen de financiële componenten ten op-
Vanuit historisch oogpunt sluit het gebruik van het seller direct zichte van elkaar danig gaan verschuiven.
model en het consolidator model aan bij de verwachtingen van
gebruikers. Hoewel de statistieken anders doen laten blijken,
mag de komende jaren een opmars van het four corner model Geautomatiseerde factuurverwerking
worden verwacht. Tegelijkertijd groeit de markt fors voor De doelgroepen waarop aanbieders van geautomatiseerde
dienstverleners die zich –ook- focussen op andere modellen. factuurverwerking zijn gevarieerder dan bij elektronisch facture-
ren. Elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurver-
Voor de dienstverleners vormt het gebruik van UBL in B2G werking hebben beide dezelfde oorsprong: de factuur. Deze
elektronisch factureren geen probleem, net zo min als vrijwel oorsprong blijft hetzelfde als het gaat om elektronisch
elk ander formaat. Dienstverleners sluiten aan bij de praktijk factureren: de elektronische factuur. De doelgroep wijzigt
van alledag door facturen in PDF formaat te kunnen aanbieden. daardoor niet. De focus inzake geografie en sector tonen
04 Factuurmonitor2009
5. treffende gelijkenissen met elektronisch factureren. Ook
voor wat betreft geautomatiseerde factuurverwerking geldt
dat in een aantal gevallen de harde cijfers ontbreken die de
antwoorden kunnen staven.
Het totaal van aangeboden functionaliteiten op het gebied van
geautomatiseerde factuurverwerking is veel homogener dan
bij elektronisch factureren. Steeds meer dienstverleners kun-
nen naast papieren inkoopfacturen ook elektronische inkoop-
facturen ontvangen. Het relatief lage aantal dienstverleners
dat mogelijkheden tot betaalbaarstelling aanbiedt, vloeit voort
uit de wensen van de markt.
De homogeniteit in functionaliteiten wordt bevestigd als het
gaat om aanvoer en uitvoer. De concurrentie tussen dienstver-
leners richt zich op prijs, ervaring, aantal implementaties en
klantervaringen. Het gebruik van XML neemt ook bij geauto-
matiseerde factuurverwerking een grote vlucht.
Vanuit procesmatig oogpunt wordt met de digitalisering van
documenten meteen een begin gemaakt met de archivering.
Het toevoegen van waarborgen is vrijwel altijd inherent aan
het product, de techniek en de proesstappen. Audits vinden
gemiddeld één keer per jaar plaats. Desgevraagd word een
audit uitgevoerd.
On-boarding bij geautomatiseerde factuurverwerking is vooral
nodig om draagvlak binnen de eigen organisatie te krijgen.
On-boarding richting toeleveranciers is ook mogelijk, maar
daarvoor kiezen ontvangers vrijwel nooit voor. On-boarding
gaat steeds belangrijker worden naarmate steeds meer
berichten digitaal worden ontvangen en verwerkt.
Geautomatiseerde factuurverwerking is een uitgebreide dienst
in vergelijking met elektronisch factureren. Een uitgebreide
dienst is niet automatisch een complexe dienst. Als er al spra-
ke is van complexiteit dan vloeit dit vaker voort uit de interne
organisatie dan vanuit het product van de dienstverlener. Met
de opkomst van elektronisch factureren wordt geautomati-
seerde factuurverwerking iets minder uitgebreid, terwijl de
toegevoegde waarde juist verder toeneemt.
Factuurmonitor2009 05
6. Begrippen
Accounts Payable (A/P, AP) Biller
Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van Het bedrijf dat of de organisatie die een rekening, factuur,
het bedrag dat door een koper aan elk van leveranciers of ander bericht naar een klant verzendt, gewoonlijk
verschuldigd is: te betalen bedragen. Ook wel: het systeem met het verzoek tot betaling voor geleverde goederen of
dat het bedrag volgt dat door koper aan haar toeleveranciers verleende diensten.
verschuldigd is.
Biller Direct
Accounts Receivable (A/R, AR) EBPP model waarbij één verkoper aan vele klanten elektro-
Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van nisch factureert. De klanten loggen in op de website van de
het bedrag dat haar klanten aan de leverancier verschuldigd klant (die soms wordt gehost door een derde partij die door de
is: te ontvangen bedragen. Ook wel: het systeem dat nog verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of facturen in te
opeisbare bedragen volgt. zien en soms ook te betalen. Ook wel Seller Direct genoemd.
afstemmingsoverzicht Billing Service Provider (BSP)
Summiere informatie van een verkoper die voor een koper Een organisatie die door een verzender wordt ingeschakeld
essentieel is om te begrijpen wat verschuldigd is geweest. om elektronisch factureren voor de verzender te faciliteren.
Het omvat alle relevante gegevens. Zie voor een overzicht
van de inhoud van een afstemmingsoverzicht de Bijlage Buyer Direct
A van het besluit Omzetbelasting, administratieve en EIPP model waarbij één koper van vele leveranciers verlangt
factureringsverplichtingen. dat zij elektronisch hun factuurgegevens bij de koper
aanleveren. Een (afdwingbare) machtspositie speelt daarbij
authenticatie een grote rol. Naast factuurgegevens worden vaak ook
Het proces om de identiteit van een gebruiker of van een allerlei andere berichten, die voorafgaan aan of volgen op
systeem te verifiëren. Ook gebruikt om de integriteit van de elektronische factuur, op deze manier verwerkt.
een bericht te verifiëren. Wettelijke term: authentificatie.
cEFact
aSP (Centre des Nations Unies pour la Facilitation des Pra-
Application Service Provider - Een organisatie die de hard- tiques dans l’Administration, le Commerce et le Transport)
ware en software in huis heeft waarop klanten, via een inter- (www.unece.org/cefact/). Mondiaal instituut dat zich onder
netaansluiting, hun administratieve bedrijfsprocessen kun- meer bezighoudt met standaardisatie. Ook wel UM/CEFACT.
nen uitvoeren.
cEN
B2A Comité Européen de Normalisation; European Committee
Business to Administration for standardization, www.cenorm.be. Europees standaardi-
Ook wel B2G: Business to Government. satie instituut.
B2B consolidator
Business to Business. Een dienstverlener die rekeningen en facturen van meerdere
leveranciers of Billing Service Providers consolideert en aan
B2C de klant presenteert of toezendt. Een model dat vele kopers
Business to Consumer. en vele verkopers aan elkaar verbindt.
06 Factuurmonitor2009
7. Digitale handtekening ErP
Technisch middel om digitale waarborgen te creëren. Van een Enterprise Resource Program – Applicaties waarmee de fi-
fysieke identiteit wordt een digitale identiteit gemaakt. Deze nanciële administratie, de voorraadadministratie, de inkoop-
digitale identiteit staat op een certificaat. Met dit certificaat en verkoopadministratie en de personeelsadministratie ge-
wordt de nu digitale identiteit aan berichten, documenten, voerd worden.
verbindingen en datastructureren toegevoegd. In het kader
van elektronisch factureren zorgt onder meer een digitale ESP
handtekening voor de fiscale waarborgen van authenticiteit Electronic Statement Presentment – Omvat allerlei typen
(van de herkomst) en integriteit (van de inhoud). Het zorgt berichten die op elektronische wijze aan de particuliere of
bovendien voor handelsrechtelijk bewijs (incassozaken). zakelijke klant gepresenteerd worden (denk daarbij aan po-
lis voorbladen, loonstrookjes, beschikkingen, et cetera).
Direct processing
Model waarbij gestructureerd dataverkeer (EDI) wordt toe- EXPP
gepast. Ook wel STP: Straight Through Processing. Electronic Exchange Presentment and Payment. Verzamel-
naam voor EBPP, EIPP, ESP en elektronische gegevensuit-
Dispuut Management wisseling: EDI, STP.
Functie die een koper toestaat om de verzender van de
factuur op de hoogte te brengen van onjuistheden van of Factuur
in de factuur. Deze functie staat de verzender ook toe om Een elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goede-
de koper te beantwoorden en om tot een oplossing in het ren of verleende diensten, gericht aan een zakelijke klant.
geschil te komen. Zie ook rekening.
Drie-weg matching Factuurautomatisering
Controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking zie: geautomatiseerde factuurverwerking.
waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld
de inkooporder, de pakbon en de factuur, voordat over wordt Four corner
gegaan tot betaling. Zie ook: twee-weg matching. Model waarbij de factuur naar de bank van de verzender
wordt gezonden en van daaruit via de bank van de klant aan
E-Billing/Electronic Billing de klant wordt gepresenteerd en door de klant wordt ver-
Elektronisch versturen van rekeningen aan consumenten, werkt. Variant op het consolidator model. Model dat -in het
eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, kader van SEPA- steeds vaker wordt toegepast.
zoals een module om de consument te laten betalen, om
vragen te stellen, een dispuut op te starten, te archiveren of FtP
marketinformatie toe te voegen. File Transfer Protocol. Methode om gegevens, informatie,
bestanden en documenten te verplaatsen binnen een net-
E-Invoicing/ Electronic Invoicing werk of op het Internet.
Elektronisch versturen van rekeningen aan zakelijke klanten,
eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten, Geautomatiseerde factuurverwerking
zoals hierboven bij E-billing omschreven. Dit kan op diverse Intern proces om papieren en elektronische inkoopfacturen
manieren plaatsvinden zoals EIP, EIPP, EBP, EBPP, consolidator, te verwerken en door de organisatie te laten routeren, zodat
four corner, et cetera. de juiste bedragen op tijd worden betaald. Onderdeel van
Factuurmonitor2009 07
8. documentmanagement. Ook wel genoemd: factuurautoma- ren of verleende diensten, gericht aan een particuliere klant.
tisering / ‘invoice processing model’. Zie ook factuur.
HtML Seller Direct
Hyper Text Markup Language. HTML is een taal voor de EBP(P)/EIP(P) model waarbij één verkoper aan vele klanten
opmaak van documenten. HTML wordt vooral gebruikt op elektronisch factureert. De klanten loggen in op de website
het Internet, om webpagina’s te tonen. van de klant (die soms wordt gehost door een derde partij
die door de verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of
Invoice processing facturen in te zien en soms ook te betalen. Ook wel Biller
zie: geautomatiseerde factuurverwerking. Direct genoemd.
ISP SEPa
Internet Service Provider. Verzorgt vaak de hosting van de Single Euro Payment Area. Zie voor meer informatie ook
website en e-mail. Een Application Service Provider verzorgt www.europeanpaymentscouncil.eu.
vaak de hosting van administratieve applicaties.
SSL
Notificatie Secure Socket Layer (SSL) en de opvolger Transport Layer
Het proces waarbij een koper op de hoogte wordt gebracht Security (TLS) zijn encryptieprotocollen die de communica-
dat een elektronische rekening of factuur beschikbaar is. tielaag op het Internet beveiligen.
Order to cash Statement/Notice
Deze term duidt op het traject beschouwd vanuit de leve- Een elektronisch document of bericht dat niet gekoppeld is
rancier dat start met aankoop(opdracht) van de klant tot en aan een betaling.
met de uitgaande factuur, liefst gevolgd door betaling.
twee-weg matching
Payment Service Provider (PSP) Controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking
Een organisatie die namens de verzender van facturen voor waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld
de betaalmogelijkheden en terugkoppelingen van betalingen de inkooporder en de factuur, voordat over wordt gegaan tot
zorgdraagt. betaling. Zie ook: drie-weg matching.
PKI Web-EDI
Public Key Infrastructure. Infrastructuur voor effectief kun- Gestructureerd dataverkeer door gebruik te maken van het
nen toepassen van digitale handtekeningen. Internet.
Purchase to pay XML
Deze term duidt op het traject bekeken vanuit de koper, dat Extensible Markup Language – Een standaard voor het
start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de definiëren van formele markup-talen, zoals HTML, waarbij
betaling van de inkoopfactuur. gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst
zichtbaar zijn. Deze representatie is zowel leesbaar voor de
rekening mens als voor computers.
Een elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goede-
08 Factuurmonitor2009
9. MEEr inFormatie?
Op zoek naar meer achtergrondinformatie
en toelichtingen?
Factuurwijzer heeft in het kader van de Kluwer Prak-
tijkreeks de praktijkgids ‘Elektronische Facturen’ uitgege-
ven. Hierin treft u in heldere taal een overzicht aan van:
- elektronisch factureren
- geautomatiseerde factuurverwerking
- elektronisch archiveren
- begrippen
- modellen
- voordelen
- fiscale voorwaarden
- vragen aan en antwoorden van de Belastingdienst
Ga naar www.kluwershop.nl om deze uitgave te bestel-
len. De kosten bedragen slechts € 19.95.
Factuurmonitor2009 09
12. organisaties en lidmaatschappen
De Factuurmonitor 2009 gebruikt de Leveranciersprofielen en het Factuurkom-
pas 2009 als haar voornaamste bron. Zowel elektronisch factureren als geau-
tomatiseerde factuurverwerking komen aan bod.
Figuur 2: Van welke organisaties bent u lid?
Platform ELFA 39
Figuur 1: Kenmerken van de dienstverleners
EEI Platform 20
Elektronisch factureren 47
ECP.nl-EPN 11
Geautomatiseerde factuurverwerking 44
Holland Financial Centre 5
Credit management 5 AIIM 4
Digitale handtekening 4 Overige 21
0 10 20 30 40 50 60 0 10 20 30 40 50
Voor de Factuurmonitor 2009 is de nadruk gelegd op dienst- daarmee op Europese ontwikkelingen. Dat is meer dan wel
verleners op het gebied van elektronisch factureren en geau- ander Europees land dan ook. Iets meer dan 11 procent van
tomatiseerde factuurverwerking. Van de aanwezige profielen de dienstverleners is aangesloten bij ECP-EPN. Vrijwel geen
uit de Leveranciersprofielen en het Factuurkompas heeft 47 organisatie die lid is van Platform ELFA is aangesloten bij
procent betrekking op elektronisch factureren en 44 procent ECP-EPN. In iets meer dan 5 procent van gevallen is men
op geautomatiseerde factuurverwerking. Er kan niet gemak- bij het Holland Financial Centre betrokken. Op een enkele
kelijk een splitsing gemaakt worden tussen beide typen. Circa uitzondering na zijn de betreffende organisaties allemaal lid
40 procent van de dienstverleners biedt beide mogelijkheden van Platform ELFA.
aan. Dit percentage groeit waarneembaar door het sluiten van
partnerschappen. De verscheidenheid aan organisaties wordt duidelijk door de
diversiteit van lidmaatschappen bij andere organisaties: ASP
In 40 procent van de gevallen is een organisatie verbon- Forum, Thuiswinkel.org, FCIB, VCMB, XPLOR. Het toont hoe
den aan Platform ELFA. Bijna 20 procent van de organisaties elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwer-
heeft een lidmaatschap bij het EEI Platform en richt zich king zich vermengen in de algemene bedrijfsvoering.
KErNpunten
De focus van de Factuurmonitor 2009 ligt op de dienstverleners
rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde
factuurverwerking.
Elektronisch factureren heeft betrekking op verkoopfacturen,
geautomatiseerde factuurverwerking op inkoopfacturen.
De hoge organisatiegraad bij Platform ELFA wordt versterkt door de
samenwerking met ECP-EPN.
12 Factuurmonitor2009
14. producten en doelgroep
Gekeken is naar het aantal producten dat dienstverleners aanbieden en de
doelgroep waarop zij zich richten.
Figuur 3: Hoeveel producten biedt u aan?
Figuur 4: Op welke doelgroepen richt u zich?
een 37
MKB 95
twee 26
Grootzakelijk 81
drie 17
Overheden 78
vier 14 Consumenten 38
meer dan vier 6 Overige 8
0 10 20 30 40 50 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Dienstverleners op het gebied van elektronisch factureren doelgroepen waarop de dienstverleners van elektronisch
bieden vaak meerdere producten aan. In circa 37 procent factureren zich richten. Uit de grafiek blijkt dat vrijwel alle
van de gevallen wordt slechts een enkel product of dienst bedrijven zich richten op elke doelgroep. In 94,5 procent van
aangeboden. In bijna 63 procent van de gevallen kunnen de gevallen richten de dienstverleners zich op het MKB. Het
klanten kiezen uit meerdere producten en diensten. Bij één MKB vertegenwoordigt 99 procent van het bedrijfsleven en is
dienstverlener zijn acht verschillende producten beschikbaar. zeer gevarieerd. In 81 procent van de gevallen richt men zich
ook op de grootzakelijke klanten (>250 FTE). Gevolgd door
Het feit dat uit verschillende producten en diensten kan 78 procent van de dienstverleners die zich ook op de publieke
worden gekozen, sluit aan bij de bevindingen rondom de sector richt.
KErNpunten
Dienstverleners hebben vaak meerdere producten en diensten om
de diversiteit aan en variatie van klanten en klantwensen te kunnen
bedienen.
Dat dienstverleners zich op bepaalde doelgroepen richten, betekent
niet automatisch dat de groei in die segmenten ook het hoogst is
(B2G).
Slechts eenderde van de dienstverleners richt zich op de hoog
volume B2C markt.
14 Factuurmonitor2009
15. landen en sectoren
Dienstverleners zijn ook niet al te kieskeurig als het gaat om de sectoren waarin
de klanten zich bevinden. En daarbij wordt ook een duidelijke blik over de
grens geworpen.
Figuur 5: In welke sectoren zitten uw klanten? Figuur 6: In welke landen zitten uw klanten?
Zakelijke dienstverlening 95
Europese lidstaten 89
ICT 87
Financiële diensten 87 Andere Europese landen 51
Bouw / Industrie 84
Noord-Amerika 30
Energie 84
Zuid-Amerika 22
Detailhandel 81
Nutsbedrijven 81
Azië 22
Automotive 73
Australië 22
Reizen 70
Elektronica 68 Afrika 19
Consumentenproducten 68
Overige 5
Overige 8
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Misschien ligt het aan het universele karakter van elektronisch Het is logisch dat dienstverleners in Nederland zich richten op
factureren of wellicht aan de gretigheid van de dienstverleners Nederlandse klanten. Interessant is te zien dat de dienstverleners
op dit gebied. De bedoeling was dat werd aangegeven in in het Factuurkompas en de Leveranciersprofielen een duidelijk
welke sectoren men over klanten beschikt. Niet zozeer of men internationale oriëntatie hebben. Van de dienstverleners
klanten in de sectoren beoogt. Er kan op dit moment nauwelijks kijkt 89 procent ook naar andere landen. In 51 procent van
gecontroleerd worden of de aangeleverde antwoorden juist de gevallen richt men zijn of haar pijlen ook op klanten uit
zijn. Dit vanwege de hoge concurrentiegevoeligheid in een andere -niet EU- landen. De expansiedrift blijft niet tot Europa
toch al gespannen en zich ontwikkelende markt. Het verklaren beperkt, gelet op 30 en 22 procent van de antwoorden die
van percentages is zinloos en blijft derhalve achterwege. betrekking hebben op respectievelijk Noord- en Zuid-Amerika.
KErNpunten
De komende jaren, als de markt zich uitkristalliseert, wordt duidelijk
voor welke dienstverleners de genoemde landen en sectoren tot een
wens beperkt is gebleven of werkelijkheid is geworden.
Voor slechts een enkele dienstverlener zijn de verstrekte
antwoorden inmiddels al werkelijkheid.
De internationale oriëntatie van Nederland wordt ook op dit gebied
bevestigd. Extra ondersteuning om de ambities te realiseren is
welkom.
Factuurmonitor2009 15
16. model en kanaal
Er zijn diverse modellen voor elektronisch factureren beschikbaar. Deze modellen
bieden gebruikers vrijheid en de ruimte om elektronisch factureren toe te passen.
Figuur 8: Welke kanalen van elektronisch factureren biedt u aan?
Webportal 92
E-mail 84
Figuur 7: Welke modellen van elektronisch factureren biedt u aan?
EDI 76
Seller direct 89
Post 51
Consolidator 62
Direct proccesing 57 Bank 49
Buyer direct 51
Fysiek afleveren 46
Self billing 41
Overige 19
Four corner 35
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Voor de verklaringen van de gebruikte modellen wordt In vrijwel alle gevallen kunnen de dienstverleners een
verwezen naar de begrippenlijst. webportal aanbieden waar in eerste instantie de klant
van de verzender en in tweede instantie de verzender
Het gebruik van het seller direct model wordt het vaakst zelf terecht kan (92 procent). Na het webportal wordt het
genoemd (89 procent). Op enige afstand gevolgd door het e-mailbericht genoemd als kanaal (84 procent). Op de voet
consolidator Model (62 procent). Naarmate de dienstverlener gevolgd door de feniks van het berichtenverkeer: EDI (76
meer functionaliteiten verzorgt voor de verzender van facturen, procent). De mogelijkheid om elektronische berichten per
vloeien het seller direct model en het consolidator model meer gewone post af te leveren wint het in deze editie van de
ineen. Van alle bekende modellen wordt het four corner model Factuurmonitor nog nipt van het afleveren van berichten in
het minste genoemd (35 procent). het bankkanaal.
KErNpunten
Vanuit historisch oogpunt sluit het gebruik van het seller direct
model en het consolidator model aan bij de verwachtingen van
gebruikers.
Hoewel de statistieken anders doen laten blijken, mag de komende
jaren een opmars van het four corner model worden verwacht.
Tegelijkertijd groeit de markt fors voor dienstverleners die zich –
ook- focussen op andere modellen.
16 Factuurmonitor2009
17. Formaat en terugkoppeling
Meer dan bij de modellen, laten de kanalen en terugkoppelingen de veelzijdigheid
van dienstverleners zien. Het is aan hen om de markt hiervan ook te overtuigen.
Figuur 9: In welke formaten kunt u elektronische facturen beschikbaar stellen?
PDF 92
XML 92
Figuur 10: Welke terugkoppelingen kunt u verstrekken over verzonden
Post 76 elektronische facturen?
E-Mail zonder
76
attachment
Ontvangen 87
EDI 73 Geopend 76
Gedownload 76
Excel 65
Gelezen 68
Word 49
Geprint 68
Overige 16
Overige 5
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Een aantal uitgezonderd, kunnen de dienstverleners facturen via de normale postroute te verzenden (76 procent).
worden aangemerkt als supervertalers. Zij zijn in staat
om willekeurig welk formaat te ontvangen en vervolgens De waarde van dienstverleners komt naast de te realiseren
te verspreiden. Gelet de huidige praktijk bieden de besparing ook naar voren in de managementinformatie per
dienstverleners vrijwel allemaal PDF facturen aan (92 factuurbericht. Zo geeft circa 86 procent van de dienstverleners
procent), geflankeerd door XML bestandsformaten (92 feedback over de ontvangst van een elektronische factuur door
procent). UBL, het formaat waarin overheidsdiensten facturen de ontvanger. 76 procent van de dienstverleners kan zelfs
elektronisch willen ontvangen is een XML variant. Andere weergeven of de ontvanger de factuur heeft geopend. En 67
formaten die veel worden gefaciliteerd zijn HTML (76 procent), procent van de dienstverleners kan aantonen of de factuur ook
EDI formaten (73 procent) en de mogelijkheid om elektronische daadwerkelijk is gelezen en/of is geprint.
KErNpunten
Voor de dienstverleners vormt het gebruik van UBL in B2G
elektronisch factureren geen probleem, net zo min als vrijwel elk
ander formaat.
Dienstverleners sluiten aan bij de praktijk van alledag door facturen
in PDF formaat te kunnen aanbieden.
De focus op XML (UBL) creëert de veelzijdigheid die van hen
verlangd mag worden.
Factuurmonitor2009 17
18. archiveren en audit
Naast de bewijspositie van verzenders richting klanten, bouwen dienstverleners
ook een interne bewijspositie op ten behoeve van fiscus en accountant.
Figuur 11: Welke waarborgen worden toegevoegd aan
gearchiveerde facturen?
Figuur 12: Hoe vaak vindt er een audit van uw producten/diensten plaats?
Reproduceerbaar 84
Integriteit 81
2 tot 5 keer per jaar 30
Authenticiteit 81
1 keer per jaar 19
Leesbaarheid 78
1
Vaker dan 5 keer per jaar
Audit Trail 76
Overige 3
Overige 24
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 0 10 20 30 40
Archiveren zorgt ervoor dat de facturen beschikbaar blijven gemerkt als zeer concurrentiegevoelig. Daardoor is de infor-
voor de verzender en –soms ook- voor de ontvanger. De matieverstrekking beperkt en soms ook vervat in min of meer
antwoorden van de dienstverleners laten zien dat de meeste vage bewoordingen.
van de waarborgen bij archiveren worden ingekleed (gemiddeld
>80 procent). Daarnaast is een fiscale bewaarperiode van Voor zover informatie beschikbaar is kan worden gezegd dat in
tenminste 7 jaren meer regel dan uitzondering. 53 procent van de gevallen 2 tot 5 keer per jaar een audit plaats
vindt. In 37 procent van de gevallen werd melding gemaakt
Het is moeilijk om vanuit de dienstverleners aan informatie van een jaarlijkse audit. In 3 procent van de gevallen vond
te komen over audits op hun producten en diensten. Dit zelfs vaker dan 5 keer per jaar een audit plaats. Audits vinden
komt enerzijds doordat de belastingdienst geen beschikking in eerste instantie plaats op verzoek van de dienstverlener.
afgeeft richting dienstverleners over hun product en/of Daarna worden de audits uitgevoerd als een (aankomende)
dienstverlening. Daarnaast wordt deze informatie ook aan- klant de dienstverlener daarom verzoekt.
KErNpunten
Archivering en audit zorgen voor interne bewijsposities.
Archiveren als functionaliteit van elektronisch factureren is
gemiddeld goed tot zeer goed geregeld.
De (variatie van) informatie rondom audits vraagt om aandacht,
omdat het mede bepalend is voor de toekomstvastheid van de
investering door een verzender bij een dienstverlener.
18 Factuurmonitor2009
19. koppelingen
De variatie in doelgroepen, sectoren, modellen, kanalen en formaten vragen om
aandacht voor wat betreft de koppelingen met notaverzenders.
Deze informatie heeft betrekking op zowel geautomatiseerde koppelmogelijkheden zodanig groot wordt dat deze niet past in
factuurverwerking (zie pagina 13 en verder) als op elektronisch dit document en bovendien erg onoverzichtelijk is.
factureren.
Navraag bij de aanbieders heeft opgeleverd dat de
Voor dit onderwerp is geen grafiek beschikbaar. De achtergrond aanbieders koppelingen kunnen realiseren met vrijwel alle
hiervan is dat de dienstverleners een zeer groot en verschillend boekhoudpakketten en ERP systemen. Sommige van deze
aantal koppelingsmethoden hebben aangedragen. Een grafiek koppelingen liggen ‘op de plank’ en zijn kosteloos of tegen
van deze informatie biedt geen toegevoegde waarde. Onder een geringe investering beschikbaar. Andere koppelingen
meer omdat er onvoldoende correlatie tussen de gegevens zit. zijn bijvoorbeeld maatwerk vanwege hun complexiteit en/of
Daarnaast ook omdat een grafiek met meer dan 200 relevante vragen om een forse investering tot wel € 10.000,-.
KErNpunten
Er kan voor elk financieel, administratief en/of boekhoudpakket een
koppeling worden verzorgd.
Met de groei van elektronisch factureren neemt het aantal
koppelingen met pakketten exponentieel toe.
Deze groei zou er toe moeten kunnen leiden dat de prijs per
koppeling per klant lager wordt én dat een koppeling sneller
gerealiseerd is. Dit versnelt de adoptie van elektronisch factureren.
Factuurmonitor2009 19
20. on-Boarding
On-boarding helpt verzenders en hun klanten maximaal voordeel te halen uit
elektronisch factureren. B2B ontvangers besparen gemiddeld vier keer meer
dan de verzenders.
Figuur 13: Welke on-boarding mogelijkheden biedt u uw klanten?
Helpdesk 95
Handleiding 81
Website 78
Training 78
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Naarmate steeds meer belemmeringen (beter: percepties verschillende portals te gaan, waar de facturen gereed staan.
van belemmeringen) komen te vervallen krijgen andere Dit in tegenstelling tot reguliere post waar alle facturen op een
belemmeringen (en percepties) meer aandacht. On-boarding plek, dichtbij de ontvanger, terechtkomen.
gaat de komende jaren een heel belangrijke rol spelen. On-
boarding geeft antwoord op de vraag van de verzender: “Hoe Van de genoemde mogelijkheden ter ondersteuning van de
krijg ik al mijn klanten zover dat ze mijn elektronische facturen ontvangers, werd in meer dan 94 procent van de gevallen
willen gaan ontvangen.” een helpdesk genoemd. Deze helpdesk kan ingericht zijn door
de notaverzender of door de dienstverlener. Ook de andere
Naarmate elektronisch factureren groeit, zullen zowel verstrekte opties waren populair. In 81 procent van de profielen
consumenten als zakelijke ontvangers facturen ontvangen werd het beschikbaar stellen van handleidingen en aanverwante
vanuit steeds meer verschillende kanalen en vormen. Het documentatie genoemd, op de voet gevolgd met een identieke
ontvangen zal ook steeds vaker plaatsvinden door naar de score van 78 procent voor de website en trainingen.
KErNpunten
Adoptie gaat de komende jaren een belangrijk aspect worden, nu
andere belemmeringen vervagen.
De populariteit voor alle opties van on-boarding onderstreept de
klantgerichtheid van en gretigheid bij dienstverleners.
Deze populariteit doet vermoeden dat ook andere (creatieve)
on-boarding mogelijkheden kunnen worden onderzocht door
notaverzender en dienstverlener gezamenlijk.
20 Factuurmonitor2009
21. Betaalmogelijkheden
Elektronisch factureren is geen losstaand proces. Na inkopen volgt verzenden en
factureren. Na het ontvangen van goederen en facturen volgt uiteindelijk betalen.
Figuur 14: Welke betalingsmethoden kunnen aan uw product/dienst worden gekoppeld?
Internetbankieren 49
Automatische incasso 38
Eenmalige machtiging 35
iDEAL 38
Creditcard 33
e-banking pakket 33
Acceptgiro 33
Micro / Mobile Payment 22
Contant 11
0 10 20 30 40 50 60
De koppeling tussen factureren en betalen is niet zo sterk leners samenwerkingen met elkaar aangaan om gebruik te
als sommigen propageren. Althans, als we de aangeboden kunnen maken van ieder geval het betreffende bankkanaal
functionaliteiten van de dienstverleners op dit gebied mo- (en daarnaast vaak ook elkaars netwerk, roaming geheten).
gen geloven.
Andere betaalmogelijkheden die dienstverleners aan de
De belangrijkste aangeboden betaalmogelijkheid is een kop- elektronische factuur koppelen zijn ondersteuning inzake
peling naar internetbankieren met 49 procent. Een interes- automatische incasso met 38 procent. Datzelfde percentage
sante kanttekening is dat slechts een beperkt aantal dienst- geldt ook voor iDEAL. Interessant genoeg zijn deze beide
verleners een koppeling met de banken heeft en niet al deze betalingsmethoden elkaars tegenpolen. Andere genoemde
dienstverleners een koppeling hebben met de grotere (laat betalingsmogelijkheden zijn de credit card en de acceptgiro
staan alle) banken. De oplossing daarvoor is dat dienstver- (beide 32,5 procent).
KErNpunten
Aan de elektronische factuur kan een betaalmogelijkheid worden
gekoppeld.
Er is een gevarieerd aanbod van betaalmogelijkheden en
koppelingen aan elektronische facturen.
Deze koppeling is vooral zinvol/interessant in de B2C omgeving en
het lagere B2B segment.
Factuurmonitor2009 21
22. Financiële componenten
Elektronisch factureren biedt veel mogelijkheden tot besparing. Voordat het
zover is en vaak ook daarna krijgt de notaverzender te maken met financiële
investeringen.
Figuur 15: Welke financiële componenten zijn op uw dienstverlening van toepassing?
Implementatie 84
Helpdesk 81
Consultancy 73
Softwarelicentie 70
Onderhoudsvergoeding 70
Training 70
Vergoeding per eenheid 68
Hosting 62
Vergoeding per jaar 51
Vergoeding per maand 38
Hardware 19
Overige 3
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Tijdens diverse trajecten is Factuurwijzer bekend geraakt met teerd door de helpdesk als financiële component met 81 procent.
diverse financiële componenten die bij het toepassen van
elektronisch factureren een rol kunnen spelen. Bij de werkelijke uitvoering van elektronisch factureren wordt de
dans met 70 procent geleid door een jaarlijkse softwarelicentie
Het stadium waarin elektronisch factureren zich nu nog samen met de jaarlijkse onderhoudsvergoeding (ook 70
bevindt wordt aardig weerspiegeld in de financiële compo- procent). De zesde, zevende en achtste plaats worden
nenten. Zo is in 84 procent van de gevallen de implementa- ingenomen door componenten die de komende jaren een
tie een financiële component. Bij 73 procent van de dienst- grotere rol zullen gaan spelen naarmate elektronisch factureren
verleners worden ook consultancydiensten aangeboden. Deze gemeengoed wordt. Deze componenten zijn de vergoeding per
diensten worden vaak ingezet in de voorfase en tijdens ver- eenheid (67,5 procent), een vergoeding per jaar (51 procent)
diepingen na de implementatie. Het trio wordt gecomplemen- en de vergoeding per maand (38 procent).
KErNpunten
Elektronisch factureren is een relatief nieuwe innovatie. Dat is terug
te vinden in de aangeboden componenten.
Nu nog ligt de nadruk op advies en ondersteuning, jaarlijkse licentie
en onderhoudsvergoeding.
Naarmate elektronisch factureren meer gaat lijken op de –mobiele-
communicatiemarkt, zullen de financiële componenten ten opzichte
van elkaar verschuiven.
22 Factuurmonitor2009
24. producten en doelgroep
De meeste dienstverleners richten zich op een breed scala aan doelgroepen.
Dat geldt ook voor het aantal sectoren.
Figuur 16: Hoeveel producten biedt u aan?
een 32
Figuur 17: Op welke doelgroepen richt u zich?
twee 26
MKB 91
drie 21
Grootzakelijk 85
vier 18
Overheden 85
meer dan vier 3
Overige 18
0 10 20 30 40 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Op deze twee terreinen vertonen elektronisch factureren en geeft 18 procent van de dienstverleners aan zich ook te
geautomatiseerde factuurverwerking veel overeenkomsten. richten op andere doelgroepen, zoals zorg- en onderwijs-
Dit vloeit direct voort uit de oorsprong: de factuur. Waar bij instellingen.
elektronisch factureren sprake is van een verkoopfactuur, staat
bij geautomatiseerde factuurverwerking diezelfde factuur als Om deze diversiteit aan doelgroepen te kunnen verwerken
inkoopfactuur centraal. bieden de dienstverleners ook inzake geautomatiseerde
factuurverwerking diverse producten en diensten aan. In
Van de beschikbare dienstverleners geeft 91 procent aan 32 procent van de gevallen is slechts 1 product of dienst
zich te richten op het MKB. Gelet op de aard van geauto- beschikbaar. In de overige 68 procent van de gevallen zijn 2
matiseerde factuurverwerking ligt de focus vaker op het tot 5 producten beschikbaar. Daarbij valt op dat producten die
hogere MKB segment. Ook de doelgroepen grootzakelijk in te zetten zijn voor elektronisch factureren ook terugkeren bij
en de overheden zijn met elk 85 procent populair. Tot slot geautomatiseerde factuurverwerking.
KErNpunten
De doelgroepen waarop aanbieders van geautomatiseerde
factuurverwerking zijn gevarieerder dan bij elektronisch factureren.
Elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking
hebben beide dezelfde oorsprong: de factuur.
Deze oorsprong blijft hetzelfde als het gaat om elektronisch
factureren: de elektronische factuur.
24 Factuurmonitor2009
25. landen en sectoren
Dienstverleners op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking hebben
een identieke geografische focus en een gelijke focus op sectoren..
Figuur 18: In welke landen zitten uw klanten?
Figuur 19: In welke sectoren zitten uw klanten?
Zakelijke dienstverlening 94
Europese lidstaten 100
Financiële diensten 91
Andere Europese landen 74 Energie 91
Bouw / Industrie 88
Noord-Amerika 41
Nutsvoorzieningen 88
ICT 88
Zuid-Amerika 32
Detailhandel 85
Azië 32 Automotive 85
Elektronica 79
Australië 16
Reizen 68
Consumentenproducten 68
Afrika 10
Overige 74
0 100 200 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Een vergelijking met de figuren 5 en 6 tonen een vergelijkbare Ook bij de genoemde sectoren ligt de nadruk op de zake-
focus. Het toont de gelijkenissen die ook op deze vlakken tus- lijke dienstverleners als klanten (94 procent). Deze worden
sen elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurver- op de voet gevolgd door energiebedrijven en financiële in-
werking bestaan. stellingen met ieder 91 procent. Andere genoemde secto-
ren zijn: NUTS bedrijven, ICT en bouw/handel (allen: 88
Bijna logischerwijs bieden alle dienstverleners hun diensten aan procent).
binnen het grondgebied van de Europese Unie. Daarbinnen is
een klein aantal dienstverleners die hun aanbod beperkt tot en- Ten aanzien van zowel de geografische focus en de secto-
kel het Nederlandse en Belgische grondgebied. Verder richt zo’n ren waarin de dienstverleners actief zijn, kan worden afge-
73 procent zich tot andere Europese staten. Een minderheid (41 vraagd in hoeverre de gegevens met feiten kunnen worden
procent) heeft haar ogen ook gericht op Noord-Amerika. onderbouwd.
KErNpunten
De focus inzake geografie en sector tonen treffende gelijkenissen
met elektronisch factureren.
Ook voor wat betreft geautomatiseerde factuurverwerking geldt dat
in een aantal gevallen de harde cijfers ontbreken die de antwoorden
kunnen staven.
Factuurmonitor2009 25
26. Functionaliteiten
De dienstverleners zijn aan elkaar gewaagd inzake de aangeboden functio-
naliteiten. Extractie, archiveren en workflow/routeren worden het meest aan-
geboden.
Figuur 20: Welke functionaliteiten biedt u aan?
Extractie 94
Archiveren 94
Routeren / workflow 94
Scannen 88
Matching 88
Goedkeuring 88
Ontvangen 68
(in)boeken 65
Betaalbaar stellen 21
Overige 15
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Bij 94 procent van de dienstverleners wordt aangegeven dat zij Dit houdt vaak de ontvangst van papieren inkoopfacturen in,
uit papieren inkoopfacturen digitale gegevens kunnen halen. Dit en in steeds meer gevallen de ontvangst van elektronische
heet extractie. Ditzelfde percentage geldt ook voor mogelijkheden inkoopfacturen. Daarnaast gaat een aantal dienstverleners zo
om gedigitaliseerde facturen te kunnen archiveren en om te ver dat zij de papieren inkoopfacturen op hun locatie kunnen
kunnen routeren (workflow-functionaliteiten). laten binnenkomen, waarna deze worden gescand.
Iets minder dienstverleners geven ook aan om papieren 65 procent van de dienstverleners biedt mogelijkheden om de
inkoopfacturen te kunnen scannen, te kunnen matchen en te inkoopfacturen via een koppeling te kunnen laten inboeken in
kunnen goedkeuren. In alle drie gevallen betreft het ongeveer 88 het financiële pakket. Slechts 21 procent van de dienstverleners
procent. 68 procent van de dienstverleners biedt mogelijkheden biedt hierna mogelijkheden om de inkoopfacturen betaalbaar
om het ontvangen van inkoopfacturen te kunnen faciliteren. te stellen.
KErNpunten
Het totaal van aangeboden functionaliteiten op het gebied van
geautomatiseerde factuurverwerking is veel homogener dan bij
elektronisch factureren.
Steeds meer dienstverleners kunnen naast papieren inkoopfacturen
ook elektronische inkoopfacturen ontvangen.
Het relatief lage aantal dienstverleners dat mogelijkheden tot
betaalbaarstelling aanbiedt, vloeit voort uit de wensen van de
markt.
26 Factuurmonitor2009
27. aanvoer en uitvoer
De wensen van de markt leiden tot veelzijdigheid aan de kant van de dienstverle-
ners zowel voor wat betreft de aanvoer van documenten als de uitvoer in digitale
bestandsformaten.
Figuur 22: Naar welke formaten kan uw product/dienst bestanden exporteren?
Figuur 21: Welke typen documenten kunt u verwerken?
PDF 100
Elektronische facturen 91
XML 94
Goederenfacturen 91
GIF / TIFF / JPG 91
Dienstenfacturen 91
Excel 85
Andere papieren documenten 88
Overige 24 Overige 24
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 0 100 200
Ook hier is een homogeen beeld beschikbaar. Dit beeld wordt deze andere papieren documenten zal minder snel sprake zijn
verklaard uit de basisfunctionaliteiten die bij vrijwel alle dienst- van extractie en matching, maar eerder van ontvangst, digita-
verleners beschikbaar zijn (zie figuur 20). Kort door de bocht lisering en routering (workflow).
kan worden gesteld dat het niet zo heel veel uitmaakt wat de
aard van het fysieke document is dat door de scanner wordt Nadat documenten zijn gedigitaliseerd (of: nadat digitale be-
gehaald. Als de documenten al digitaal beschikbaar zijn, maakt richten zijn ontvangen), kunnen de dienstverleners de betref-
het onderscheid van document vaak nog minder uit. Het docu- fende bestanden in diverse formaten exporteren. Dit is re-
ment wordt dan gereduceerd tot een digitaal bericht. levant in het kader van matching, archivering, audit, fiscale
controle en de handelsrechtelijke bewijspositie. Elke dienstver-
Op een uitzondering na kunnen alle dienstverleners dienstfac- lener kan er voor zorgen dat gedigitaliseerde bestanden in PDF
turen en complexere goederenfacturen verwerken. Dat zou beschikbaar zijn (100 procent). Daarnaast wordt bijna altijd de
ook gelden voor wat betreft elektronische berichten (91 pro- mogelijkheid geboden om het ingescande bericht beschikbaar
cent). In iets mindere mate kunnen de dienstverleners ook te stellen in GIF/TIFF/JPG (91 procent). Nog vaker is een ex-
andere documenten dan facturen verwerken. Als het gaat om port naar XML (UBL) mogelijk (94 procent).
KErNpunten
De homogeniteit in functionaliteiten wordt bevestigd wat betreft aan- & uitvoer
.
De concurrentie tussen dienstverleners richt zich op prijs, ervaring,
aantal implementaties en klantervaringen.
Het gebruik van XML neemt ook bij geautomatiseerde factuurverwerking
een grote vlucht.
Factuurmonitor2009 27
28. archiveren en audit
De archiveringsmogelijkheden zijn divers en grosso modo wordt één keer per
jaar een audit uitgevoerd.
Figuur 23: Welke aspecten rondom archiveren zijn van toepassing?
Reproduceerbaar 85
Figuur 24: Hoe vaak vindt er een audit van uw producten/diensten plaats?
Integriteit 79
1 keer per jaar 74
Leesbaarheid 79
Authenticiteit 77 2 tot 5 keer per jaar 18
Audit trail 74 Vaker dan 5 keer per jaar 15
Overige 6 Overige 9
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 0 10 20 30 40 50 60 70 80
Van de dienstverleners geeft 85 procent aan dat het waar- slaan gedurende de wettelijke periode van tenminste 7 jaren.
borgen van gearchiveerde items kan plaatsvinden door te
zorgen dat de betreffende inkoopfactuur vanuit het systeem Als het gaat om audits kan vrijwel hetzelfde worden vermeld
kan worden gereproduceerd. Andere waarborgen die aan als bij de audits in het kader van elektronisch factureren (figuur
een gedigitaliseerde factuur kunnen worden toegevoegd zijn 12). In de meeste gevallen wordt 1 keer per jaar een audit uit-
integriteitmaatregelen (79 procent), gevolgd door het waar- gevoerd (73,5 procent). Bij een aantal andere dienstverleners
borgen van de leesbaarheid van gedigitaliseerde documen- vindt vaker dan 1 keer per jaar een audit plaats. De dienstver-
ten (ook 79 procent). Andere waarborgen zijn authenticiteit leners lieten desgevraagd weten dat op verzoek van de klant
(76,5 procent) en het verzorgen van een audit trail (73,5 pro- altijd een audit kan plaatsvinden. De kosten hiervan komen in
cent). Overigens kunnen alle dienstverleners de facturen op- principe voor rekening van de klant.
KErNpunten
Vanuit procesmatig oogpunt wordt met de digitalisering van
documenten meteen een begin gemaakt met de archivering.
Het toevoegen van waarborgen is vrijwel altijd inherent aan het
product, de techniek en de processtappen.
Audits vinden gemiddeld 1 keer per jaar plaats. Desgevraagd word
een audit uitgevoerd.
28 Factuurmonitor2009
29. on-Boarding
Bij geautomatiseerde factuurverwerking richt on-boarding zich vooral op het creë-
ren van draagvlak binnen de organisatie.
Figuur 25: Welke on-boarding mogelijkheden biedt u uw klanten?
Helpdesk 94
Training 77
Handleiding 77
Website 62
Overige 6
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Bij elektronisch factureren is de on-boarding vooral gericht zij hun facturen naar een andere locatie sturen, voorzien van
op de klanten van de notaverzender. Bij geautomatiseerde extra gegevens of facturen zelfs digitaal gaan aanleveren.
factuurverwerking ligt de nadruk vooral het creëren van
draagvlak binnen de interne organisatie. Beginnend bij de ICT Ook bij geautomatiseerde factuurverwerking bieden 94 procent
afdeling, op de voet gevolgd door de afdeling(smanager) waar van de dienstverleners de mogelijkheid van een helpdesk aan.
de inkoopfacturen tot dan toe nog handmatig worden verwerkt. Bijna 77 procent van de dienstverleners biedt als on-boardings-
Daarnaast kan on-boarding ook worden ingezet richting de instrumenten ook handleidingen en trainingen aan. Gevolgd
toeleveranciers. Van hen kan bijvoorbeeld worden verlangd dat door een website waar men te rade kan gaan.
KErNpunten
On-boarding bij geautomatiseerde factuurverwerking is vooral nodig om
draagvlak binnen de eigen organisatie te krijgen.
On-boarding richting toeleveranciers is ook mogelijk, maar daarvoor kiezen
ontvangers vrijwel nooit voor
.
On-boarding gaat steeds belangrijker worden naarmate steeds meer berichten
digitaal worden ontvangen en verwerkt.
Factuurmonitor2009 29
30. Financiële componenten
Geautomatiseerde factuurverwerking is een relatief uitgebreide dienst waar-
door de investering bestaat uit diverse componenten.
Figuur 26: Welke financiÎle componenten zijn op uw dienstverlening van toepassing?
Implementatie 100
Helpdesk 91
Onderhoudsvergoeding 88
Softwarelicentie 82
Training 82
Consultancy 82
Hosting 62
Hardware 56
Vergoeding per jaar 56
Vergoeding per eenheid 44
Vergoeding per maand 38
Overige 6
0 100 200
Geautomatiseerde factuurverwerking is een uitgebreide 91 procent, volgen trainingen (82 procent) en consultancy met
dienst, zeker in vergelijking met elektronisch factureren. Bij ieder 82 procent.
elektronisch factureren ‘kan worden volstaan’ met het aanma-
ken en versturen van factuurbestanden. Bij geautomatiseerde In het meer operationele gedeelte komt de softwarelicentie het
factuurverwerking krijgt men te maken met ontvangen, scan- vaakst voor met ook 82 procent. In 56 procent van de gevallen
nen, extractie, matching, routeren en goedkeuring. Vaak nog maakt hardware (scanner) onderdeel uit van de investering.
aangevuld met tussenboekingen, definitieve boekingen en be- Een jaarlijkse vergoeding vindt ook in 56 procent van de geval-
taalbaar stellen. len plaats, een vergoeding per verwerkt bericht in 44 procent
van de gevallen en een maandelijkse vergoeding in 38 procent
Alle dienstverleners geven te kennen dat de implementatie- van de gevallen.
uren deel uitmaken van de investering. Na de helpdesk met
KErNpunten
Geautomatiseerde factuurverwerking is een uitgebreide dienst in
vergelijking met elektronisch factureren.
Een uitgebreide dienst is niet automatisch een complexe dienst.
Als er al sprake is van complexiteit dan vloeit dit vaker voort uit de
interne organisatie dan vanuit het product van de dienstverlener.
Met de opkomst van elektronisch factureren wordt
geautomatiseerde factuurverwerking iets minder uitgebreid, terwijl
de toegevoegde waarde juist verder toeneemt.
30 Factuurmonitor2009
31. WerkWijze
Factuurmonitor 2009:
gebaseerd op informatie uit het Factuurkompas 2009 en de
Leveranciersprofielen 2009.
Al tijdens het Factuurcongres 2008 is bekend gemaakt dat Factuurwijzer zou gaan komen met
een overzicht van leveranciersprofielen. Dit overzicht is verschenen in februari 2009 met als
titel Factuurkompas 2009-1.
Aansluitend daarop is gestart met het uitbreiden van het van Factuurkompas 2009-1 ter
ondersteuning van het convenant e-factureren dat op 7 april 2009 is ondertekend. Deze
uitgebreide versie van het Factuurkompas verscheen onder de titel ‘Leveranciersprofielen
2009’. Deze documenten staan aan de basis van de Factuurmonitor. Hieronder wordt uitgelegd
hoe de gegevens in de leveranciersprofielen van het Factuurkompas tot stand zijn gekomen.
Net als in 2008 is gestart met een bureaustudie naar eerdere studies en publicaties met een
vergelijkbare inhoud. Gebleken is dat er vrijwel geen leveranciersprofielen uit dit segment
bestaan. Dit heeft geleid tot een totaallijst van aspecten die vanuit het oogpunt van de
gebruiker interessant kunnen zijn. De totaallijst is onderverdeeld in diverse componenten:
markt, toepassing, financiële componenten en extra’s.
Vervolgens zijn de belangrijkste dienstverleners geselecteerd die hun producten en diensten op
het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland,
Europa en daarbuiten aanbieden. Er zijn uitdrukkelijk geen adviesbureaus geselecteerd.
De afgelopen maanden zijn de vragenlijsten meermalen verspreid onder de geselecteerde
dienstverleners. De dienstverleners die niet gereageerd hebben, zijn beoordeeld op basis van
de productinformatie die bij Factuurwijzer en op internet beschikbaar is.
De ingeleverde profielen zijn vervolgens doorgenomen en gecontroleerd op onvolledigheden
en onjuistheden. Uiteindelijk zijn gegevens beschikbaar gekomen van 77 profielen. Deze
profielen vertegenwoordigen tenminste 80 procent van de Nederlandse markt.
Factuurmonitor2009 31
