Deze presentatie door Rien van Gemert (content manager Overtoom) biedt een praktijkcase over het keuze- en implementatieproces van de overstap die Overtoom gaat maken naar elektronisch factureren.

1. Overtoom e-Invoicing
Rien van Gemert
Content manager

2. Onderwerpen
1 dia over Overtoom
Reden project
Stappen in fases
Selectie partners
De uitrol
Proces
ROI en aandachtspunten
Afronding
2

3. Overtoom organisatie
Meer dan 60 jaar de leverancier in
kantoor, magazijn en
werkplaatsinrichting. De grootste B2B
directmail organisatie in de Benelux.
Sinds 1996 eigendom van het Franse
bedrijf Manutan.
23 vestigingen in 21 landen in Europa
1300 medewerkers in Europa
3

4. Reden project
4

5. De eerste stapjes…..
2004 eerste stappen
2008 lokaal project
5

6. Waarom?
Klantbehoefte
Niet voor kostenreductie
Groeiend aantal klanten met externe
systemen
1 kanaal voor alle factuurstromen
6

7. Projectfases
7

8. Project: fase nul 1/4
Alle handelingen werden dagelijkse
intern verzorgd:
Printen
Couverteren (vullen van de
enveloppen)
Aanbieden voor distributie
8

9. Fase nul 2/4
Maatwerk ERP
Uitwisseling dagelijks bestand
Digitalisering facturen volgens
belastingwetgeving
Printen en verzenden facturen door
externe printpartner
9

10. Fase nul 3/4
Maatwerk – goede voorbereiding
Alle partijen betrekken
E-Facturatie partner, ERP
programmeur en printpartner
En “natuurlijk” de interne afdelingen
10

11. Fase nul 4/4
Procesverbetering intern
Verbeteringen van layout
Printproces: geeft mogelijkheden tot
optimalisatie en toevoegingen in het
proces
11

12. Fase 1 - integratie
externe portals zoals OB10, Ariba,
Hubwoo,Bex, Basware, Hubwoo…….
e-Procurement klanten en
aangemelde klanten
Bestaande klanten van partner(s)
12

13. Fase 2
Selectie van klanten
Aantal facturen per jaar
Voorbereiding op de big bang
13

14. Fase 3
Massa mediaal
Service koppelen aan webshop
Voor iedere klant beschikbaar
14

15. Selectie partners
15

16. Selectie partner
Bewezen ervaring
Past bij de Overtoom cultuur
Wijze van communicatie
Kennis van zaken
Partner voor alle berichten
Flexibel
Project management
One stop shop
Prijs/kwaliteit
Uitrol in Europa mogelijk
ISO certificaat
ITIL methode
Service Level Agreement
16

17. Selectie partner
8 geselecteerd
5 uitgenodigd
2 detail uitwerking
17

18. Partner
Onze keuze is gevallen op ….
18

19. De uitrol
19

20. De uitrol
Contract ondertekend april 2008
Fase 0 afgerond en fase 1 in
bewerking
Fase 2 gepland voor einde van dit
jaar
Fase 3 live met lancering nieuwe
catalogus, eind januari
20

21. Proces
21

22. Proces
Papier
Part Webshops
Overtoom PDF
ner
Klant
Integratie
Andere
partners
22

23. Proces
23

24. ROI en aandachtspunten
24

25. ROI
Klantbehoefte
Procesverbetering
1 kanaal voor distributie van facturen
Positief resultaat binnen 1 jaar
25

26. Samenvatting / Aandachtspunten
Is het moment juist
Huidig proces versus toekomstig
Maatwerk
Aanpassen algemene voorwaarden
Overzicht en grip op het gehele proces
26

27. Het einde of het begin?
Bedankt voor uw aandacht!
Voor vragen mag u ook bellen of
(e)mailen
+31 30 22 96 192
Rien.vanGemert@overtoom.nl
27