Frontit seminarium: "Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder"

1. NYTTOSTYRD VERKSAMHETSUTVECKLING MED AGILA METODER Seminarium - Våren 2015 www.frontit.se

2. VI PÅ FRONTIT HAR FUNDERAT LITE KRING…  Våra kunders krav på resultat  Kan vi förbättra effektiviteten i projekt  Att driva utveckling utan alla svar  Vilka verktyg borde vi utnyttja mer?

3. VI SAMLADE VÅRA FUNDERINGAR I… Nyttostyrd verksamhetsutveckling med agila metoder

4. RECEPTET Ingredienser är alla kända – mixen, genomförandet, resultatet är annorlunda

5. DAGENS ERKÄNNANDE… Vi är lite avundsjuka på ”de på IT” – för de gör saker som ”vi på VU” inte gör.

6. VAD ÄR DET NU DE GÖR? • Effektfokus istället för planfokus • Gör det viktigaste först (prioritera) • Snabbare leveranser (nyttorealisering) • Samarbete Produkt Backlog Sprint Backlog Sprint 14 dagar Sprint- demoKanbantavla Stå-upp-möten Levererbar produkt Sprint- återblick Vision Agila metoden Scrum

7. NYTTOSTYRD VERKSAMHETSUTVECKLING MED AGILA METODER Vad menar vi då med verksamhetsutvecklings-projekt här? Gör så mycket som möjligt, per 1 jan ska vi ha en verksamhet igång! Vi har 10 MSEK att lägga på detta. Vi måste etablera och utveckla ett kvalitetslednings- system, processer, acceptans och förbättrad kvalitet under kommande år. Börja jobba Vi ska effektivisera verksamheten med 20% under 3 år! Det får kosta max 30% av besparingen…

8. CASE: BOSÄTTNINGSPROJEKTET PÅ

9. BOSÄTTNINGSPROJEKTET – Bosättning av nyanlända invandrare Bakgrund och utgångsläge  Etableringsreformen – Arbetsförmedlingen ska samordna nyanlända invandrares etablering i samhället. Fokus på arbete.  I uppdraget ingick även att erbjuda nyanlända bosättning.  Pressat läge, stort ärendeinflöde och helt ny verksamhet.  Behov av fungerande arbetsprocess och tillhörande IT-stöd.  Vi valde ett agilt angreppssätt – för att kunna leverera tidigt – bejaka ändringar i planering utifrån erfarenheter och nya behov

10. BOSÄTTNINGSPROJEKTET – Bosättning av nyanlända invandrare Syfte och effektmål  Erbjuda nyanlända bosättning där möjligheterna är goda för arbete utifrån kompetens  Förkorta ledtiderna: – Uppehållstillstånd till anvisning (få förslag) < 4 veckor – Uppehållstillstånd till bosättning (inflyttad) < 8 veckor

11. AdministratörArbetsförmedlare Bosättnings- handläggare Nationell arbetsmarknad Matcha ärende till lämplig region/ kommun Presentera ärende till kommun Granska Bosättnings- ärende Kartläggning och upprätta Bosättningsärende Bosättningsprocessen Af-intern handläggning bosättningsärenden Bosättnings- handläggare Anvisa nyanländ plats för bosättning Arbetsförmedlare Bosättnings- anvisning Bosättnings- underlag Kontaktperson kommun Svar från kommun Region 0 - 7

12. HUR GJORDE VI?

13. Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT

14. AGILA SPRINTAR Etappindelat arbete i Bo-projektet  En förutsättning i projektet var projektstyrnings- modellen PPS  Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt 14 Leverans Förberedelsefas Genomförandefas Sprint 14 dagar

15. AGILA SPRINTAR Etappindelat arbete i Bo-projektet  En förutsättning i projektet var projektstyrnings- modellen PPS  Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt  Lösning: – Genomförandefasen delades i etapper – Etapper ca 3 månader långa 15 Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x Sprint 14 dagar

16. AGILA SPRINTAR Etappindelat arbete i Bo-projektet  En förutsättning i projektet var projektstyrnings- modellen PPS  Utmaning: Verksamheten behövde leveranser snabbt  Lösning: – Genomförandefasen delades i etapper – Etapper ca 3 månader långa  Fördelar: – Tidiga leveranser - möjliggör tidig nyttorealisering – Tidig återkoppling från verksamheten – Kvitto på fungerande projektteam 16 Sprint 14 dagar Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x

17. AGIL BACKLOG Prioritering av behov i Bo-projektet  Utmaning: Vi behövde leverera det viktigaste först  Lösning: Inför varje ny etapp: 1. Identifiera verksamhetens behov 2. Prioritera behov utifrån nytta och kostnad 3. Samla behoven i prioriterad behovslista  Fördelar: – Verksamheten fick det som de hade störts behov av först – Dra nytta av erfarenheter från tidigare etapper 17 Jämför med backlog och sprintplanering Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x

18. 1. IDENTIFIERA VERKSAMHETENS BEHOV Hur få fram verksamhetens behov på effektivaste sätt?  Orsaksanalyser, tex fem varför  Processgenomgångar  Djupintervjuer handläggare, verksamhetsansvariga mfl  ”Sitta med de som gör jobbet”  Mm mm 18

19. 2. PRIORITERA UTIFRÅN NYTTA OCH KOSTNAD 19 Nytta Arbetsinsats/kostnad Bidrag till effektmålen Definiera o bemanna ny roll Tydliggöra kommunavtal IT-stöd Ärendehantering Förordningsändring Dokumentera och kommunicera processen Vilka gör prioriteringen?

20. 3. SAMLA BEHOV I PRIORITERAD BEHOVSLISTA 20 Behovslista (Jämför med Sprint Backlog) Hög prio Låg prio Kan tas bort när som helst Ny Omprioritering Inför start av ny etapp Samla verksamhetens behov i prioriterad behovslista – backlog Behov (Jämför med Product Backlog)

21. HANTERA PRIORITERADE BEHOV 21 Etapp 2 Prioriterad behovslista De högst prioriterade verksamhets- behoven tas om hand i etappen 1. Kontroll på ärenden 2. Dok o införd arbetsprocess 3. Definiera o bemanna ny roll 4. Bättre avtalshantering 5. verksamhetsbehov 6. verksamhetsbehov 7. verksamhetsbehov 8. verksamhetsbehov Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x

22. HUR IDENTIFIERA VERKSAMHETSBEHOV? 22 Bikupa: Skulle det gå att dela upp ditt/era verksamhetsprojekt i etapper och arbeta aktivt med prioritering? Vad skulle det få för effekter? Diskutera två och två

23. PAUS! 23

24. Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT 24

25. AGIL ORGANISATION Agilt team och aktiv beställare i Bo-projektet  Utmaning: – Behov av bred och djup kunskap för att lösa uppgiften – Behov av snabba beslut  Lösning: – Tvärfunktionellt team, IT och verksamhets- kompetens tillsammans. – Kompetensansvariga istället för fasta roller – Aktiv beställare med beslutsmandat – Teamet satt tillsammans  Fördelar: – Samlad kompetens och korta ledtider för att lösa komplexa uppgifter – Kort tid till beslut  Styrgrupp – Traditionell, men med agilt ”budgettänk” 25 Agilt team och rollen produktägare

26. Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT 26

27. AGIL BUDGET Agil budget i Bo-projektet  Utmaning: Hur kunna bestämma budget när vi inte vet lösningen?  Lösning: Budgetera utifrån värdet på nyttan. Håll Business Case levande!  Fördelar: Effektfokus istället för planfokus - styr projektet utifrån behov och nytta istället för tidigt beslutad detaljplan. 27

28. BUDGET UTIFRÅN VÄRDET PÅ NYTTAN 28 Budget Traditionellt perspektiv Krav 1Krav 2 Krav 4Krav 3 Krav 6 Krav 5 Krav 7 Budget Agilt perspektiv Business Case Bryt ned i aktiviteter. Tidsuppskatta varje aktivitet och addera till en budget Utifrån budget ta fram grov plan med antal etapper Krav 1 Krav 2 Krav 7 Krav 3 Krav 4 Krav 5 Krav 6 Etapp 1 Etapp 2 Etapp 3 + + +++ +

29. AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? 29

30. AGIL STYRNING OCH UPPFÖLJNING Uppföljning i Bo-projektet  Utmaning: Hur kommunicerar vi pågående arbete, styr och följer upp på bästa sätt?  Lösning: – Stå-upp-möten – Visualisera pågående arbete – Kanbantavla – Visa det som ska levereras vid varje etapp – inte bara IT!  Fördelar: – Tight kommunikation inom teamet – Eventuella problem snabbt synliga – Tidig återkoppling från användare 30 Stå-upp-möten Kanbantavla Demo

31. VISUALISERA PÅGÅENDE ARBETE - KANBANTAVLA 31 User Story To Do Doing Done Behov To Do Doing DoneMål IT-utveckling Verksamhets- utveckling Behov -> Lösning -> Mål

32. AGILT I VERKSAMHETSUTVECKLINGSPROJEKT Hur drog vi nytta av det agila arbetssättet i ett verksamhetsutvecklingsprojekt? För att uppnå effektivare:  Leveransplanering?  Projektorganisation?  Budgetering?  Styrning och uppföljning av projektet?  Erfarenhetsåtervinning under pågående projekt? 32

33. AGIL ERFARENHETSÅTERVINNING Förbättringsarbete i Bo-projektet  Utmaning: Hur kan vi förbättra projekt-arbetssätt och metodik under pågående projekt?  Lösning: – Återblick efter varje etapp (eller oftare), dvs reflektion av vad som fungerat bra och vad som kan förbättras.  Fördelar: – Bli effektivare redan under pågående projekt, inte som traditionell projektutvärdering i slutet av projektet. 33 Jämför med retrospektiv/återblick efter varje sprint

34. SUMMERING ARBETSSÄTT Förberedelser:  Nytta och avgränsning  Ta fram Business Case  Bestäm budget utifrån BC  Sätt samman tvärfunktionellt team  Utbilda omgivning  Kommunicera 34 Inför varje etapp: • Identifiera verksamhetens behov • Prioritera behov utifrån nytta och kostnad • Samla behoven i en backlog • Ta fram och tidsuppskatta lösningar för högst prioriterade behov • Formulera mål för etapp Under varje etapp: • Uppdatera kanban med mål och aktiviteter • Stå-upp-möten • Genomför aktiviteter • Genomgång för användare och uppdragsgivare • Leverera lösningar • Rapportera resultat mot BC • Utvärdera arbetssättet Förberedelsefas Etapp 1 Etapp 2 Etapp x

35. NÄR PASSAR ARBETSSÄTTET OCH FÖRUTSÄTTNINGAR? När passar arbetssättet?  När det finns behov som inte har en given lösning  Tidskritiskt  Med tydliga visioner och effektmål men oklar väg dit  Vi lever i en föränderlig värld och måste vara snabbrörliga Förutsättningar för att det ska fungera?  Tillgänglig och beslutsmässig beställare  Hög prioritet för att få resurser  Teammedlemmar som vill gå utanför sina normala roller  Mottagare som aktivt deltar vid genomgångar, prioriteringar etc 35

36. FRÅGOR 36 ? ??

37. VAD HÄNDER NU?  Utvärdering + presentationen till dig efter seminariet!  Vill du ha Frontits nyhetsbrev och information om kommande seminarier? – Anmäl dig på hemsidan – www.frontit.se – Följ oss på sociala medier! www.frontit.se

38. www.frontit.se TACK!