I dagens organisationer går IT och verksamhet hand i hand. Att ha bra systemstöd för sin verksamhet leder till att organisationen arbetar effektivare och systeminförande är därför vardag för många organisationer.

1. LYCKAS MED DITT SYSTEMINFÖRANDE
Seminarium 2014
www.frontit.se

2. VARFÖR ÄR DAGENS ÄMNE VIKTIGT?

3. VARFÖR BYTA SYSTEM?
Källa: Herbert Nathan & Co

4. VAD INNEHÅLLER ETT SYSTEMINFÖRANDE?
 Förstudie (Nuläge -> Börläge)
 Kravspecifikation
 Upphandling
 Projektmål
 Effektmål
 Projekt omfattning
 Projektplan
 Implementeringsplan
 Business case
 Projektorganisation
 Resursallokering
 …
Beslut att starta projekt
Förberedelser Genomförande Användning
• Business Blueprint (system
arkitektur)
• Konfigurering / Utveckling
• Integrationer
• Migrering
• Systemdokumentation
• Användardokumentation
• Systemtester
• Acceptanstester
• Projektledning – ledarskap
• Projektadministration
• Projektorganisation
• Utbildning
• Användarsupport
• Förändringsarbete
• Utvärdering
• Stabilisering
• Analys
• Realisering av nyttan
• Effekthemtagning
• Förvaltning – organisation
• Vidareutveckling – Förändra
• …
Projektmodeller; Kommunikation; Motivation; Ledarskap; …
Beslut projektavslut

5. VAD VI KOMMER PRATA OM IDAG
 Varför?
 Vilka?
 Hur?
• Projektorganisation
och beroenden
• Projektuppstart
• Effekthemtagning
Beslut att starta projekt
Förberedelser Genomförande Användning
Beslut projektavslut

6. AGENDA
 Förberedelser
– Varför?
– Vilka?
– Hur?
 Genomförande
– Projektorganisation och beroenden
– Projektuppstart
 Användning
– Effekthemtagning
 Sammanfattning

7. FÖRBEREDELSER - Varför, vilka, hur?

8. VARFÖR, VILKA, HUR?
 Varför?
 Vilka?
 Hur?
• Projektorganisation
och beroenden
• Projektuppstart
• Effekthemtagning
Beslut att starta projekt
Förberedelser Genomförande Användning
Beslut projektavslut

9. VARFÖR?
 Varför – Vad vill vi uppnå?
Global organisation –
Globala direktiv
Lagar och förordningar
VD
Juridik
Kommunikation
IT
Division 1 Division 2 Division 3 Försäljning
Finans
HR

10. VARFÖR ÄR DET VIKTIGT ATT SVARA PÅ VARFÖR?
Svaren styr i mångt och mycket formuleringen av
 Effektmål

11. VILKA?
Effektmål
 Varför skall vi göra det här?
Målgrupper
 Vilka kan realisera effektmålen?
Användningsmål
 Vad ska målgrupperna uppnå för resultat?
<
V
<V
www.frontit.se

12. VARFÖR ÄR DET VIKTIGT ATT SVARA PÅ HUR?
Svaren styr i mångt och mycket formuleringen av
 Projektmål
 Projektdirektiv

13. HUR?
Några viktiga frågeställningar:
 Standardsystem eller egenutvecklat?
 IT avdelning kontra verksamhet – Vems syn styr?
 Tid/Kostnad/Kvalitet – Vad har högst prioritet?
 Hur mycket ska systemet integreras med andra system?
 Hur komplext är systemet?
 Pilot eller direkt implementation av slutprodukten?
 Hur ska införandet ske – breddimplementation eller succesivt införande?

14. PROJEKTMÅL – EFFEKTMÅL
Projekt
Effekt
Fokus: leverera ett nytt system Fokus: ta hem effekterna av
systemet
Investering/Kostnad Nytta
Möjliggörare
… för att nå ökad kvalitet,
minskad kostnad i
verksamheten

15. PROJEKTDIREKTIV
Vad bör ett projektdirektiv innehålla?
 Uppdragsgivare
 Syfte och mål
 Omfattning
 Beräknad tidsåtgång
 Resurser
Ge underlag och förutsättningar för start av projektet samt ange styrande ramar
för förberedelsearbetet.

16. VIKTEN AV BRA EFFEKTMÅL, PROJEKTMÅL OCH PROJEKTDIREKTIV
 Effektmål
 Projektmål
 Business Case
 Projektdirektivet
 Behov av projektförberedelser

17. BUSINESS CASE
Vad bör ett business case innehålla?
 Varför, Värde, Kostnad, Leverans, Ansvarsområden, Kontrollmekanismer
 Tala om verksamhetsnyttan, inte om teknik
 Förklara risken med att inte göra något
 Rådfråga organisationen som påverkas
 Fokusera på de mätbara fördelarna
Att ha en förståelse för vad det är som gör affären framgångsrik och göra en
vinnande presentation är nyckeln som kan öppna låsta dörrar.

18. PROJEKTFÖRBEREDELSER
Några viktiga ingredienser:
 Sätt förväntningarna
 Förbered förändringsarbete
 Planering av projektorganisation
 Utse och meddela framtida mottagare av systemet

19. SAMMANFATTNING
 Varför?
 Vilka?
 Hur?
Projektmål
Planerade Effektmål
Uppfyllda Effektmål
Användningsmål
Beslut att starta projekt
Förberedelser Genomförande Användning
Beslut projektavslut

20. GENOMFÖRANDE - Projektorganisation och beroenden
Projektuppstart

21. PROJEKTORGANISATION OCH BEROENDEN
 Varför?
 Vilka?
 Hur?
• Projektorganisation
och beroenden
• Projektuppstart
• Effekthemtagning
Beslut att starta projekt
Förberedelser Genomförande Användning
Beslut projektavslut

22. PROJEKTORGANISATION
Projekt
sponsor
Styrgrupp
Projekt-ledare
Projekt-grupp
Referens-
grupp
Förändrings-
ledare
Varför?
Hur?
Vilka?

23. PROJEKTORGANISATION OCH BEROENDEN
Projekt
sponsor
Styrgrupp
Projekt-
ledare
Projekt-
grupp
Referens-
grupp
Förändrings-
ledare
Projektkontor
• Prioritering
Resurser från linjen
• Projektrum
• Projektplats online
Systemleverantör
• PL från leverantören
• Roller och ansvar
Drift- &
Förvaltningsorganisation
• Roller och ansvar
• Överlämning

24. PROJEKTUPPSTART
 Projektuppstarten lägger grunden för systeminförandet – Låt det få ta tid!
 Projektmognad?
 Vana av systeminförande?  Behov av att utbilda
projektorganisationen
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Förberedelser Genomförande Användning
 Förändringar kommer ske under projektets gång – Säkerställ att det finns en etablerad
ändringshantering!

25. ROLLER OCH ANSVAR I PROJEKTORGANISATIONEN
Projekt sponsor
Styrgrupp
Projekt-ledare
Projekt-grupp
Referens-grupp
Förändrings-
ledare
Varför?
Hur?
Vilka?

26. SAMMANFATTNING
 Skapa en gemensam helhetssyn i projektorganisation och mottagarorganisation för
att säkerställa att nyttan med systemet uppnås!

27. ANVÄNDNING - EFFEKTHEMTAGNING

28. ANVÄNDNING
 Varför?
 Vilka?
 Hur?
• Projektorganisation
och beroenden
• Projektuppstart
• Effekthemtagning
Beslut att starta projekt
Förberedelser Genomförande Användning
Beslut projektavslut

29. EFFEKTHEMTAGNING
• Effektmål - VARFÖR
• Användningsmål - VILKA
• Projektmål - HUR
Effekt
Tid
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Effekthemtagning
Projektmål
Effektmål

30. EFFEKTEN LIGGER I ANVÄNDANDET
Effekthemtagningen beroende av:
 Hur snabbt man är igång och nyttjar resultatet
 Hur många som faktiskt är igång
 Hur väl det används
Viktigt att projektets resultat nyttjas så
användningsmålen kan uppnås

31. EFFEKTHEMTAGNING OCH FÖRÄNDRINGSARBETE
Effekt
Tid
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Effekthemtagning
Plan
Utfall
Projektmål
Effektmål
Förberedelser Genomförande Användning

32. LIVET EFTER
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Stabilisera Analysera Förändra
Förberedelser Genomförande Användning

33. LIVET EFTER, PRAKTISKA TIPS
Stabilisera
• Hantera restlista
• Resurser
• Utbilda
Analysera
• Översyn av användande, funktion
och process
• Effekthemtagning – uppföljning
• Identifiera effektiviserings-
områden
Förändra
• Genomför identifierade
förändringar/förbättringar
• Identifiera förbättrings-områden
• Ändra arbetssätt
• Fokusera och prioritera
• Se över helheten

34. SAMMANFATTNING

35. NÅGRA VIKTIGA FRAMGÅNGSFAKTORER
 Varför? Vilka? Hur? – Samtliga måste besvaras!
 Låt förberedelser och projektuppstart få ta sin tid - här läggs grunden för systeminförandet!
 Skapa en gemensam helhetssyn för att säkerställa att nyttan med systemet uppnås!
 Projektet levererar verktyget, effekterna uppstår i användandet.
 Framgångsrik förändring kräver människor som förstår och är motiverade.

36. VAD HÄNDER NU?
 Utvärdering + presentationen till dig efter seminariet!
 Vill du ha Frontits nyhetsbrev och information om kommande seminarier?
– Anmäl dig på hemsidan – www.frontit.se
– Följ oss på sociala medier!
www.frontit.se

37. www.frontit.se
TACK!