Welche Möglichkeiten bieten Site Mailboxes und welche Vorteile und Nachteile birgt der Einsatz?

1. Exchange Server 2013
Site Mailboxes mit SharePoint Server 2013
Thomas Stensitzki

2. Site Mailboxen in Exchange
• Arbeiten für ein gemeinsames
Ergebnis/ Ziel
• Arbeit an geteilten
Ergebnisdokumenten
• Alle Werzeuge, um als Team
erfolgreich zu sein
Zusammenarbeit
als Team
• Team erscheint als viertuelle
Identität
(z.B. vertrieb@varuna.com)
• Arbeiten mit geteiltem
Eingangsordner
• Antworten als virtuelle Identität,
nicht als Eizelperson
Arbeiten als
virtuelle identität
• Historie von öffentlichen
Konversationen
• Für jedermann zugänglich
• Nicht im Posteingang
Öffentliche
Konversationen
• Zustellung von Informationen in
die Postfächer einer Gruppe von
Personen
Direkte
Kommunikation mit
einer Gruppe
Site Mailboxes Shared Mailboxes Public Folders Distribution Lists

3. Daten Speicherung und Datenzugriff für Dokumente
http://varuna.sharepoint.com/docs/IRTemplate.pptx

4. Provisionierung
 Out of the Box – über SharePoint Site
 Self-Service Provisionierung durch Outlook
 Erstellung von Site Mailboxes mit
Povisionierungssystemen
Deletion
 Site Mailbox wird zusammen mit der
SharePoint Site gelöscht
 Löschung erfolgt manuell oder Policy
gesteuert
 Site Mailboxes werden in Exchange nur als
gelöscht gekennzeichnet
Site Mailbox Lifecycle

5. Site Mailbox Lifecycle Management
Erstellung
• Stark vereinfachte
Erstellung von geteiltem
Speicher
• Integriert mit SharePoint
Sites Hub
Aktive Nutzung
• Team arbeitet im Projekt
• Aktive Zusammen-arbeit
an Inhalten
• Zugriff über Outlook und
SharePoint
Abschluß
• Projekt wird geschlossen
• Inhalt wird als
eingefroren (“Archive”
Status) gekennzeichnet
• Zugriff nur durch
SharePoint
Löschung
• Inhalte werden von
Exchange und
SharePoint gelöscht

6. Voraussetzungen für Site Mailboxen
 SharePoint 2013
- User Profile Synchronization für SharePoint Farm
- SSL-aktivierte Web Applikation
 Exchange 2013
- AutoDiscover Setup
- RBAC Rollen für den Zugriff und die Verwaltung von Site Mailboxen
 Mapping
- Eine SharePoint Farm verweist genau auf einen Exchange Forest für die Provisioniering von Site Mailboxen
- Mehrere SharePoint Farmen können auf den gleichen Exchange Forest verweisen
- Die SharePoint Farm muss auf einen Exchange 2013 Server verweisen

7. Provisioning Script
 SharePoint
- Installation der Exchange Web Services API in den Global Assembly Cache (GAC)
- Konfiguration OAuth Trust mit Exchange
- Berechtigung für Exchange Server App Principal
- Aktivierung Site Mailbox Feature in SharePoint Farm
- Konfiguration Exchange Target Domain (entweder AutoD für Arbitration Mailbox oder spezifische Mailbox –
muss auf Exchange 2013 Server liegen)
 Exchange
- Erstellung Partner App für SharePoint
- Konfiguration OAuth Trust mit SharePoint
- Berechtigung für SharePoint Server App Principal

8. Site Mailbox Provisioning Policy
Get/Set-SiteMailboxProvisioningPolicy
Prefix
Mailbox quota
Hinweis
Out-of-the-box is der Prefix aktiviert. (“SM-ProjectHercules” On-Premises und “SMO-ProjectHercules in Office 365)

9. End User Diagnostik
 NDR bei fehlgeschlagenem Upload (wird nur bei fehlgeschlagenem Upload gesendet, um
Datenverlust zu vermeiden)
 Outlook Ordneransicht, zur Prüfung von Synchronisierungsproblemen zwischen Exchange
und SharePoint
 Ansicht “Site Mailbox Eigenschaften” über Outlook Client

10. Admin Diagnostik und Troubleshooting
 Test Oauth Setup
- Prüfung OAuth Setup und Berechtigungen für den Service App Principal
Test-SiteMailbox –sharepointurl “http://contoso.com/site1” –UseAppTokenOnly
- Prüfung OAuth Setup und Berechtigungen für den User Principal
Test-SiteMailbox –sharepointurl “http://contoso.com/site1” -RequestorIdentity
testuser@varuna.com
 Prüfung Sync Status
- Sync Status abfragen
Get-SiteMailboxDiagnostics sitemailbox1 -BypassOwnerCheck | fl
- Sync manuell initiieren
Update-SiteMailbox sitemailbox1 – BypassOwnerCheck
 Unlink/relink
- Unlink und Re-Link mit einer neue SharePoint Site
Set-SiteMailbox sitemailbox1 -SharePointUrl $null
Set-SiteMailbox sitemalbox1 -SharePointUrl “http://varuna.com/site1”

11. Site Mailboxen in Outlook
 Site Mailboxen haben den Status pinned oder unpinned. Pinning und unpinning erfolgt über
die Site Mailbox Seite in den OWA Optionen. Unpinning (oder Schließen) kann auch über
Outlook erfolgen.
 Site Mailboxen werden in Outlook angezeigt, wenn Folgendes wahr ist:
- Das Benutzerpostfach ist auf einem Exchange 2013 Server und der Benutzer verwendet Outlook 2013 Pro
Plus
- Benutzer ist Standard Besitzer- oder Mitgliedergruppe der SharePoint Site oder als individueller Benutzer
hinzugefügt (nicht durch eine Sicherheitsgruppe) – dies ist gültig für Sites mit eindeutigen Berechtigungen
und für Sites mit vererbten Berechtigungen
- Die Site Mailbox ist pinned für einen Benutzer (eine Site Mailbox wird automatisch gepinned, wenn ein
Benutzer hinzugefügt wird und das persönliche Postfach in der gleichen Umgebung liegt)
- Der Benutzer hat das Limit von 10 Site Mailboxen in Outlook noch nicht erreicht

12. Synchronisierte Dokumente
 Site Besitzer können kontrollieren, welche Bibliotheken mit der Site Mailbox synchronisiert
werden
- Nur Listen des Typs ‘Document Library’ werden synchronisiert
- Nur Bibliotheken aus dem Quick Launch Menu der SharePoint Site werden synchronisiert
 Vorsicht mit
- Asset Bibliotheken
- Document Libraries, die Metadaten erfordern, Check-In verwenden oder dem Records Management
unterliegen
 Benutzer können Site Dokumente synchronisieren, um Offline Zugriff zu erlangen
- Benutzer müssen auf die Sync-Schaltfläche in der Dokumentenbibliothek klicken, deren Dokumente im
Offline-Zugriff verfügbar sein sollen

13. Trigger für Synchronisierung
 Provisionierung im UI oder Cmdlet (Doc+
Membership)
- Triggert initiale Synchronsierung der Dokumente und
Mitgliedschaften
- Retry für 1 Minute
- Erfolgreicher Sync fügt die Site Mailbox zur MBX Tabelle hinzu
- Cmdlet versucht eine Anmeldung an die Site Mailbox, um auf die
MBX Tabelle zuzugreifen
 Mailbox assistant (D+M)
- Synchronisation der Dokumente und Mitgliedschaften alle 6
Stunden
- Beschränkt auf aktive Site Mailboxen in der MBX Tabelle
- Retry im Fehlerfall beim nächsten Sync
 Sync Now Button oder Update-SM Cmdlet (D+M)
- Benutzergesteuert, sofortige Synchronisation
- Update-SiteMailbox project1
-BypassOwnerCheck
 Site Mailbox is geöffnet Outlook/SM app (D+M)
- Wenn einer oder mehrere Benutzer mit der Site Mailbox in
Outlook oder der Site Mailbox App arbeiten, erfolgt der Sync alle
15 Minuten
 Veröffentlichung eines Dokumentes via Outlook
(nur Dokumente)
- Synchronisationg getriggert nach Veröffentlichung
- Andere Outlook Aktionen, wie Erstellund/Löschung eines
Ordners/Dokuments triggert einen Sync
 SM App Logon Denied (nur Mitgliedschaft)
- Access Denied einer Site Mailbox App triggert einen Sync der
Mitgliedschaften
- Wiederholte Anmeldeungen sollten funktionieren, wenn der
Benutzer Mitglied der Default Besitzer/Mitglieder Gruppen ist
 Maintenance Job (D)
- Triggert einen Sync, wenn sich die Site URl ändert

14. Pro
- Konsolidierte Ansicht von Inhalten aus SharePoint und
Exchange in Outlook
- Gewohnte Nutzung von Drag & Drop in Outlook, um E-Mails
und Dateianhänge in SharePoint und Exchange zu speichern
- Bequemer Zugriff auf SharePoint Inhalte über Outlook
- Nutzung einer Site Mailbox als E-Mail Empfänger (z.B. als
CC), um Nachrichten in den Posteingange einer Site Mailbox
zuzustellen
- „Weiterleitung“ eines Dokumentenlinks oder Drag & Drop
von mehreren Dokumenten in eine E-Mail
- Site Mailboxen können Bestandteil der eDiscovery Suche sein
- Minimale Nutzungsänderungen für Endbenutzer, bessere
Nutzererfahrung
- Vereinfachte Provisionierung von Site Mailboxen durch
Benutzer in Abhängigkeit der SharePoint Berechtigungen
Pro
- Einrichtung der Umgebung für Site Mailboxen erfordert
Konfigurationen von SharePoint und Exchange
- E-Mail wird nicht in SharePoint gespeichert und steht somit
nicht für Geschäftsprozesse zur Verfügung (z.B.
Worksflows, Metadata)
- Eingeschränkte Funktionen für Drag & Drop (Metadaten,
Umbenennung von Dateien)
- Keine Anzeige von SharePoint Informationen (Spalten mit
Metadaten) in Outlook
- Maximum von 10 Site Mailboxen in Outlook

15. Links
Site Mailboxes in the new Office
Site mailboxes in Exchange 2013
Configure site mailboxes in SharePoint Server 2013
SharePoint Site Mailbox integration with Outlook – A new way to get email into SharePoint
How do I setup my environment for SharePoint Site Mailboxes

16. Fragen