3. Bemutatkozás
Kolesár András
UniOffice Rendszerház Kft
Alapító, tulajdonos
2016.05.22. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak
11. A DMS rendszerek főbb jellemzői
Imaging, capturing
Elektronikus konténer
Visszakeresés és megosztás
Üzleti folyamatok automatizálása
Biztonságos távoli, vagy mobil elérés
További opciók
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
23. Dokumentumkezelő alkalmazások
Ügykövetési rendszer
Szerződéskezelési rendszer
Beszerzési rendszer
Minőségirányítási rendszer
Műszaki dokumentációs rendszer
CRM rendszer
Projekt menedzsment alkalmazás
Iratkezelő alkalmazások
Űrlapkezelő alkalmazások
Bejelentéskezelés
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
26. Miért érdemes DMS-t bevezetni
1. A papír már régen túlhaladott
2. Az e-mail/file szerver modell alkalmatlan
3. DMS előnyei
– Időt takarít meg
– Nyereséget termel
– Növeli a hatékonyságot
– Javítja a kommunikációt és az együttműködést
– Lehetővé teszi az automatizációt
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
27. Mitől lesz a rendszer használható és mikor nem az
Élő rendszer, nem múzeum
Felső vezetés megérti, akarja és aktívan
használja (példa: TVK, Allianz, 77 Elektronika).
Negatív példa: jogászok, titkárnők
Nem csak tárolás/visszakeresés, hanem
alkalmazások használata üzleti folyamatokban:
A legfontosabb: az alkalmazások fő eleme az
EGYÜTTMŰKÖDÉS
Nem sajnálják az időt/pénzt az oktatásra,
tréningre
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
28. Modellek összehasonlítása(1)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
Információmegosztás korlátozott
mértékben
igen
Információ tárolás és
visszakeresés
korlátozott
mértékben
igen
29. Modellek összehasonlítása (2)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
Folyamat követés nem igen
Munkafolyamat
kezelés,
felelősök,
határidők
kezelése
nem igen
30. Modellek összehasonlítása (3)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
Közös
információbázis
nem igen
Vezetői áttekintés,
nyomonkövetés
és ellenőrzés
megoldása
nem igen
31. Modellek összehasonlítása (4)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
A hozzáférési
rendszer árnyalt
és dinamikus
kialakítása
nem igen
Dokumentumok
verziókövetése,
változások
naplózása és
archiválása
nem igen
32. Modellek összehasonlítása (5)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer
Iktatás, érkeztetés nem igen
Az együttműködés,
a csoportmunka
támogatása
nem igen
Partner illetve
ügyfél kezelés
nem igen
33. Mit nyerünk? (1)
Papír- és fax dokumentumok, valamint egyéb
űrlapok kezelése (pl. számlajóváhagyás,
feladat, emlékeztető stb.)
Folyamatkövetést
Üzleti dokumentumok biztonságos és
visszakereshető tárolását
Hatékony, sokoldalú visszakeresést
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
34. Mit nyerünk? (2)
Munkafolyamat kezelést, felelősök, határidők
kezelését
Közös információbázist
Vezetői áttekintést, nyomonkövetést és
azellenőrzés megoldását
Árnyalt és dinamikus hozzáférési rendszert
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
35. Mit nyerünk? (3)
Dokumentumok verziókövetését, változások
naplózását és archiválását
Iktatást, (egyértelmű azonosítást) és
érkeztetést
Együttműködést, aktív csoportmunkát
Folyamatos partner illetve ügyfél kezelést
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
36. Néhány alkalmazási példa
Országos Vízügyi Főigazgatóság országos
rendszere (4.000 felhasználó)
Országos Atomenergia Hivatal
Radioaktív Hulladékokat Kezelő Kft.
Allianz Biztosító ZRt
77 Elektronika ZRt
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium