1. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOSCARLOS EDUARDO PIÑEROS AMARIS CONCEPCION RIVERA OROZCOHECTOR FUNEME GOMEZJOHN ALEXANDER RICOProfesor DORIS AMANDA ZULUAGA SERNAUNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES2011

2. INTRODUCCIÓN Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), requieren de una gestión para el tratamiento de los documentos digitales, para convertirse en una herramienta que suministra el fondo de conocimientos básicos sobre el cual se sustenta la tecnología y se convierte en fuerza productiva directa, fundamentalmente cuando está incorporada y estructurada por en una tecnología.

3. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Constituye el conjunto de las operaciones efectuadas para la configuración, la memorización y la restitución del contenido de en los documentos electrónicos. Para esto se debe: Crear políticas y procedimientos para organizar y conservar la información Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico.

4. Garantizar que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados. Mantener una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas. Adquirir equipos de mayor tecnología de almacenamiento para así evitar la perdida de información.

6. Establecer la gestión archivística de los documentos electrónicos antes de su nacimiento, teniendo en cuanta para ello el diseño, estructura, forma y soporte.

7. Adaptar y aplicar los procesos técnicos archivísticos conocidos para estos documentos, pues requerirán de un tratamiento especial que será necesario regular.

8. Aplicar la eficacia jurídica de los documentos electrónicos y con ello el reconocimiento de su valor legal y probatorio, añadiendo lo concerniente a la verificación exhaustiva de su autenticidad.En un avance de los documentos electrónicos se implementan cambios en sus funciones y algunas regulaciones como:

9. OBJETIVOS

10. Responsables 1. ÓRGANO PÚBLICO Debe crear y almacenar evidencia; y/o recibir y almacenar datos, para garantizar su integridad, y para mantener la accesibilidad de los datos y la evidencia de los mismos. 2. RESPONSABILIDAD DE AUDITORIA Legalmente se refiere a la presunción de autoría y responsabilidad, que es aquel donde todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario, de la autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de su emisión.

11. 3. RESPONSABILIDAD DE MANTENER ARCHIVOS DE CORREOS ELECTRONICOS El remitente tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: correo Interno. El destinatario debe tener en cuenta: Si a nuestro mensaje de correo electrónico deberán responder uno o varios destinatarios, conservemos el texto original y todas las respuestas recibidas. En un intercambio de correos, utilicemos nuestro criterio para determinar qué archivar y qué no. Estos criterios estarán basados en la importancia de cada nueva información.

12. Expediente electrónico Es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga. El registro de estos expedientes se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según procesa. Garantiza un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir.

13. CARACTERISTICAS En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan documentos para la gestión correspondiente. Responde a un trámite que debe ser gestionado, de acuerdo con procesos y procedimientos previamente establecidos. Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las actuaciones y trámites

14. Tiene un principio y fin claramente determinados Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos Existe un vínculo de trámite y gestión entre cada uno de los documentos que lo conforman Los expedientes forman series documentales

15. VENTAJAS Rapidez de localización y ubicación de expedientes Acceso central y búsqueda global en todas las informaciones (Dependiendo de la información) Funcionalidades integradas: archivado, búsqueda, procesamiento, clasificación, historial, Almacenamiento seguro para revisión de documentos y expedientes, etc. Información adicional: Posibilidad de añadir fechas y plazos para inicio, finalización o revisión Acceso desde cualquier lugar del mundo a través de un determinado software y con acceso según el usuario Permitir una reducción considerable del espacio físico

16. EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDO Es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente físico. La aplicación de los sistemas son la de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios electrónicos. Estos sistemas son utilizados como una forma de garantizar la preservación de la información, y aumentar su eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en general que los documentos públicos sustentan y para respaldar la legalidad de la gestión de la actividad privada

17. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Se entiende como un proceso global, corporativo e integral de una organización, entendido como un sistema de gestión integrado capaz de controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información Tiene como objetivo facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final

18. Como: Correspondencia interna. Mensajería especializada. Mensajería externa. Archivo activo. Archivo inactivo. En los procesos de gestión documental se deben establecer procedimientos específicos en la recolección y manejo de los documentos recepcionados para su custodia y entrega al usuario final.

19. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO Debe ajustarse la altura de la silla (o ayudarse con cojines) para que los pies toquen el suelo Colocar el teclado para que los codos y las muñecas estén a la misma altura sin que estén dobladas hacia abajo o estiradas hacia arriba Colocar el mouse a la misma altura del teclado Posicionar el monitor ligeramente por debajo del nivel de los ojos

20. Ajustar el nivel de brillo y color del monitor de modo que no deslumbren la vista Mantener limpia la pantalla/filtro del monitor Situar el escáner o impresora en un área ventilada y asegúrate que reciba mantenimiento con regularidad Los pequeños descansos (de 5 a 10 minutos) y cambios de rutina o postura (por ejemplo cada dos horas) favorecen la distensión física y mental, disminuyen la fatiga visual, evitan irritaciones y aumentan la capacidad de trabajo Pueden acompañarse de suaves estiramientos

21. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELETRÓNICOS. Es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos. Como Base de datos, hardware, Software, Redes, Usuarios, y administradores “La organización consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental” Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subseriesdocumentales. Para la organización de documentos electrónicos de debe: Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento producido o recibido Ordenar : Conformación de expedientes Describir: Se dan niveles de descripción

22. BIBLIOGRAFIA Rodríguez, Y. S. (2008). Cambio de paradigma en la organización de la información en la sociedad de la información y el conocimiento. (Spanish). [Article]. Ciencias de la Información, 39(1), 45-51.