Donderdag 15 juni Sessieronde 3 Titel: Meten is weten: het stroomlijnen van onderwijsplanning Spreker: Dirk Jan Durieux (Vrije Universiteit), Erna Klein Ikkink (Vrije Universiteit) Zaal: Cambridge 32

1. ONDERWIJSPLANNING
IN BEELD
METEN IS WETEN:
HET STROOMLIJNEN VAN ONDERWIJSPLANNING
DOOR INZICHT IN PRESTATIES
15 JUNI 2017
ERNA KLEIN IKKINK
DIRK JAN DURIEUX

2. Onderwijsplanning in Beeld
ONDERWIJSPLANNING BINNEN DE VU
• 7 Faculteiten / 23.000 studenten / 1.500 docenten
• 75K geroosterde activiteiten op jaarbasis
• Centraal Team Onderwijsplanners per 1/1/2016
(excl. Geneeskunde en ACTA)
• Roosterteam van 9 personen / 7 FTE
• Syllabus+ Classic / SAP slm / UAS
2

3. Onderwijsplanning in Beeld
PROCES VAN ONDERWIJSPLANNING

4. Onderwijsplanning in Beeld
Systemen
Sturings-
informatie
Systemen
Sturings-
informatie
Faculteiten
en
Studenten
Team
Onderwijs-
planners
Informatie Rooster
Procesmanagement
PROCES VAN ONDERWIJSPLANNING
4
VRAAGSTUKKEN IN PROCES VAN ONDERWIJSPLANNING
Faculteiten & Studenten
- Levert iedereen op tijd aan?
- Inschatting deelname?
Systemen
- Aanleveren
roostergegevens?
- Persoonlijk contact
of automatiseren?
-Roosterwijzigingen-
systeem?
Procesmanagement
- Processen vastgelegd?
- Procesbeheer ingeregeld?
Sturingsinformatie
- Maatstaven gedefinieerd?
- Werkbare output?
- Ondersteunt procesmanagement?
Systemen
- Integratie
andere systemen?
- Roosterpakket of
onderwijslogistiek
systeem?
Roosterteam
- Uniforme werkwijzen?
- Optimaal werk- en denkniveau?
- Centraal of decentraal?
- Wat is de kwaliteit van het rooster?
- Hoe efficiënt worden zalen gebruikt?
- Hoe efficiënt is de inzet van roosteraars?
- Wat is de veerkracht van het roosterproces?

5. Onderwijsplanning in Beeld
3,2
3,3
3,4
3,5
3,6
3,7
3,8
3,9
2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017
Algemeen oordeel studierooster
Het tijdig bekendmaken van de studieroosters
Het tijdig bekendmaken van de wijzigingen
NSE SCORE
5
GoedRedelijkZwak

6. Onderwijsplanning in Beeld
ONTWIKKELING AANTAL STUDENTEN EN GEROOSTERDE UREN
(T.O.V. 2011/2012)
6
80
90
100
110
120
2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016
%
Uren Studenten
Meer
lesuren
Minder
studenten

7. Onderwijsplanning in Beeld
BESCHIKBAARHEID ONDERWIJSZALEN UNIVERSITEIT
7
165
170
175
180
185
2014-2015 2015-2016 2016-2017
Zalen
Semester 1 Semester 2
Afname capaciteit

8. Onderwijsplanning in Beeld
TREND IN GEVRAAGDE ZAALGROOTTE
8
Bron: Syllabus+
Stijging
Daling
Daling
Zalen splitsen?
Aantal(aangevraagde)
zalenperweek

9. Onderwijsplanning in Beeld
PERCENTAGE HOORCOLLEGES
(PER DAG VAN DE WEEK, PER PERIODE, SEMESTER OF JAAR)
9
Optimale verdeling (20% per dag)
Werkelijke verdeling (% per dag)

10. Onderwijsplanning in Beeld
WERKLAST PER ROOSTERAAR
(PER SEMESTER OF JAAR)
10
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
7.000
8.000
9.000
10.000
Aantalactiviteitenper1FTE
Werkt Roosteraar C
drie keer zo hard
als Roosteraar G?

11. Onderwijsplanning in Beeld
AANTAL WIJZIGINGEN IN CURRICULUM PER MAAND
11
0
100
200
300
400
500
Wijzigingen i.v.m. vacatures Totaal aantal wijzigingen
Rooster wordt gebouwd
Wijzigingen/maand

13. Onderwijsplanning in Beeld
STUDENTEN % DAT ZICH INGETEKEND HEEFT VOOR EEN
VAK EN (N)OOIT EEN RESULTAAT BEHAALD HEEFT
13
21%
79%
Nooit een resultaat behaald Ooit een resultaat behaald

14. Onderwijsplanning in Beeld
BEZETTING VAN GEROOSTERDE ZALEN
(PER PERIODE, SEMESTER OF JAAR)
14
3 3 3 3 3 3 3 3 3 35 5 5 5 5 5 5 5 5 5
3 3 3 3 3 3 3 3 3 35 5 5 5 5 5 5 5 5 5
1 1 1 1 1 3 3 3 3 35 5 5 5 5 5 5 5 5 5
1 1 1 1 1 1 1 1 1 15 5 5 5 5 5 5 5 5 5
1 1 1 1 1 1 1 1 1 15 5 5 5 5 5 5 5 5 5
0 0 0 0 0 0 0 1 1 15 5 5 5 5 5 5 5 5 5
0 0 0 0 0 0 0 0 0 05 5 5 5 5 5 5 5 5 5
0 0 0 0 0 0 0 0 0 05 5 5 5 5 5 5 5 5 5
0 0 0 0 0 0 0 0 0 05 5 5 5 5 5 5 5 5 5
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Zaal is voor minimaal 66% gevuld
Zaal is voor minder dan 66% gevuld
Zaal is leeg (no show)
25% No Show!

15. Onderwijsplanning in Beeld
VRAGEN?
15
ONDERWIJSPLANNING
IN BEELD
Inzicht als uitgangspunt voor verbetering
van roosterproces en eindresultaat
Gratis boekje
(met het hele verhaal)
Meer weten? rooster@vu.nl
Dank voor de aandacht!
Erna Klein Ikkink, Directeur Student- en Onderwijszaken
Dirk Jan Durieux, Projectleider Optimale Onderwijsplanning

16. Onderwijsplanning in Beeld16
Bonus sheets

17. Onderwijsplanning in Beeld
VRAAG EN AANBOD PER ZAALTYPE
(PER PERIODE, SEMESTER OF JAAR)
0 10 20 30 40 50 60
wg < 20
wg 20-24
wg 25-45
wg 46-70
cz 42-70
cz 71-90
cz 91-150
cz 150-250
cz > 250
Aantal zalen per week
Aanbod
Vraag
Zalen
cz = collegezaal
wg = werkgroepzaal
Onvoldoende grote zalen
9

18. Onderwijsplanning in Beeld
GEROOSTERDE UREN PER EC
(VERGELIJKING UNIVERSITEIT EN FACULTEIT)
18
0
2
4
6
8
10
12
14
2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016
Lesuren
Faculteit X Universiteit
FX: 30% meer
uren per EC
dan universiteit

19. Onderwijsplanning in Beeld
TREND IN AANGEGEVEN WERKVORM
19
Zalen ombouwen
tot computerpracticum?
Aantal(aangevraagde)
zalenperweek
Stijging