Donderdag 15 juni Sessieronde 2 Titel: Connect met de student! Spreker(s): Suzan Beuvink (Saxion) Zaal: Boston 19

1. Connect met de student
“Hoe Saxion de beloftes aan
de student waarmaakt”
HO-link 15 juni 2017

2. Even voorstellen…
Suzan Beuvink-Veldhuis, manager BBT
en Programmamanager
Onderwijslogistiek
Danielle Regeling, Projectleider SPS

3. Saxion
Enschede
Deventer
Apeldoorn
• Ruim 26.500 studenten, waarvan
7.000 eerstejaars
• 2.700 medewerkers
• Economie, Techniek, Zorg,
Onderwijs
• In totaal 12 academies en de
Saxion Parttime School
(deeltijdonderwijs). SPS: 300
studenten en 430 aanmeldingen
tot nu.
• 2 Servicecentra die de
onderwijslogistieke keten
ondersteunen

4. Waarom veranderen?

5. Studentwens in kaart
• Muren in Enschede en Deventer
• Gesprekken met studenten en studieverenigingen
• Enquete (NSE+)

6. Ketenanalyse
• Lesrooster
• Toetsrooster
• Toetsing
• (Onderwijsplanning)
Per processtap:
• Input
• Wie doet wat
• Output

7. Future Search
<iframe width="560" height="315"
src="https://www.youtube.com/embe
d/BdJAqlYFP00" frameborder="0"
allowfullscreen></iframe>

9. Studentbeloften
• Studentgericht rooster
(gebouwwissels, tussenuren, min. 4 uur les,
regelmatig rooster, lesvrije dag, pauze)
• Geïntegreerd les- en toetsrooster
• Gepersonaliseerd rooster
• Ruimtereservering

10. Nieuwe deelprojecten
2016-2017

11. ‘Rondje langs de academies’

12. Studentgericht rooster
Op basis van een analyse van het ‘rondje langs de academies’, de
NSE plus en gesprekken.
Waar liggen de oplossingen?
Beschikbaarheid
van
docenten
Complexiteit van
het curriculum
Complexiteit van
de organisatie
Randvoorwaarden
(systemen,
procesinrichting etc)

13. Dashbord Studentgericht
rooster

14. Aanpak

16. Succesfactoren
• Bij de student beginnen geeft energie en
veranderbereidheid bij alle stakeholders
• Reuring
• We zijn niet arrogant geweest door zelf te
bedenken wat student wil
• Commitment bij CvB, directeuren en managers
• Mandaat
• Momentum pakken
• Bewust dat gedrag en houding de sleutel zijn (niet
bij systeem beginnen)
• Continu alert op signalen in de organisatie
• Gebruik maken van voortschrijdend inzicht

17. Waar lopen we tegen aan?
• Eigenaarschap nemen is moeilijk:
– Als je het niet hebt, zeur je er over
– Als je het krijgt is het spannend of neem je het niet
– Het wordt je niet altijd gegund
• Beschikbaarheid van stuurinformatie
• Ketendenken, denken in Saxion belang (niet
mijn student, maar de student)
• Standaardisatie is nodig om te kunnen
verbeteren
• Het optekenen van een innovatief toekomstig
roosterproces is complex/ onmogelijk

18. Opgeleverde producten
• Dashboard 6 studentbeloftes
• Gap analyse rooster en
werkelijkheid door studenten
• Complexiteit van onderwijs?
• Analyse huidige les- en
toetsroosterproces
• Pilot semesterrooster
• Gap analyse proces vs
studentbeloftes
• Onderzoek roosterwijzigingen
• Besluit aanbesteding inzetplanning
(SDO/SMO)
• Weekstarts R&T

19. Opgeleverde producten
Geïntegreerd les- en toetsrooster
• Testomgeving FEM
• Userstories
• Impactanalyse snelspoor 2e kwartiel 2017-
2018
• Overzicht ‘aanvullende gegevens’ voor
toetsroostering
Studieplanning:
• Beschrijving huidige situatie en gewenste
situatie
• Beslispunten studieplanning
Tijdig maken en publiceren rooster
• ‘Must haves’ in kaart
• Analyse Ruimtegebruik met diverse
rapportages
• Ruimteverdeling o.b.v. historische
roostergegevens i.p.v. o.b.v. ruimtemetingen.
• NoShows en ruimtegebruik opgenomen in
Marap.

20. Waar staan we t.a.v. de student-
beloftes en hoe meten we dat?
Docentbeschikbaarheid bij
veel academies verruimd.
Nog meetbaar maken.
Pilots bij AMA, ABRR
en BBT (sep 2017)
Snelspoor SPS (sep 2017):
- 1000 studenten?
Snelspoor
(2e kwartiel
2017-2018)
Reserverings-
module en
sensoren
(2016-2017: 44,72)
(2016-2017: 91,50)
(2016-2017: 75,74)
(2016-2017: 94,75)
(2016-2017: 77,25)
(2016-2017: 85,19)

21. Belangrijkste resultaten
• Van de 6 studentbeloftes uit het dashboard zijn er 5 gestegen
in 2016-2017 t.o.v. 2015-2016
• FEM scoort in 2016-2017 5 van de 6 beloftes boven de norm
• Beperking inzet van lokalen: 400 m2, ± 120.000 besparing op
huurkosten
• Samenwerking tussen academies, BV en R&T is verbeterd
• Ruimteverdeling per cluster van academies, roostermakers
werken samen binnen cluster
• NSE 2017 :
• Themascore studierooster 6,9 (was 6,6)
• Studierooster algemeen 7,2 (was 7,0)
• Algemene opmerkingen NSE laten als belangrijkste
verbeterpunten zien:
• Tijdig bekendmaken lesrooster
• Regelmatig rooster
• Max. 1 tussenuur per dag
• Min. 4 lesuren op een dag

23. Veranderopdracht Saxion
Parttime School
Flexibel onderwijs waarin SPS
opleidingstrajecten aanbiedt en
ontwikkelt voor de individuele student
en het bedrijfsleven. Uitgangspunt is
onder meer de leervraag van het
individu of bedrijf centraal stellen.

24. Wat betekent dit eigenlijk?
Opleiden voor de banen van morgen.
werkplekleren

25. Wie is je klant en wat
typeert hem/haar?

26. Standaardisatie
Uitgangspunten:
• Kern: studenten studeren in hun eigen tempo (= wens van de klant)
We kennen:
• vaste lestijden, -dagen en –locaties:
les 1: 16.00 – 17.30 uur
les 2: 18.15 – 19.45 uur
les 3: 20.00 – 21.30 uur
Op maandagen lessen volgen in Enschede en op dinsdagen in
Deventer;
• geen leerafhankelijkheden in een studiejaar niet op niveau en niet in
volgorde. Een student kan module volgen wanneer hij/zij dat wil.
• multidisciplinaire groepen zodat studenten/cursisten van elkaar
kunnen leren

27. Procesmodel SPS
Onderwijsondersteuning - ondersteunt student/cursist bij doorlopen leerroute
Onderwijs – student/cursist doorloopt leerroute
Uitschrijven
Studie /
cursus
Afstuderen
Diplomeren
Certificeren
Deelnemen
onderwijs
Aanmelden
Inschrijven
Studieadvies
Op
Maat
Werving
&
Oriëntatie
Aftersales
Verzorgen
Management
Informatie
Studie
begeleiding
Orchestreren
studieaanbodOntwikkelen
Studieaanbod
Onderzoek
en
Kennis-
management
Werven &
Beheren
relaties Ontwikkelen
& coördineren
kwaliteit Faciliteren
Administreren
Financien/
Personeel
Registreren/
Bewaken
Studie
voortgang
Roosteren
Bedrijfsfuncties
OO Onderwijsondersteuning
BV Bedrijfsvoering
OZ Onderzoek
ON Onderwijs
ST Sturing

28. Roosterproces
• Huidige werk- en denkwijze:
 Vooral handmatig derhalve instabiel en hoge kans op fouten;
 Veel wijzigingen in aanbod en op docentinzet derhalve
arbeidsintensief;
 Denkwijze vanuit klassen/groepen derhalve niet vanuit het individu.
• Nieuwe werk- en denkwijze:
 Vanuit standaarden vitrinerooster vaststellen;
 Een aanmelding van een student wordt direct gekoppeld aan het
onderwijs;
 Signalering: bij een max van 28 studenten wordt een nieuwe groep
opengesteld en horizontaal gepland;
 Het niveau om roosters te publiceren, is die van een student
waardoor gepersonaliseerd roosteren mogelijk is;
 Een voorziening waardoor het rooster in de prive agenda van de
klant ingeladen kan worden .

29. We doen het samen!

30. Stappenplan voor succes
1. Wat is je verandervraagstuk?
2. Focus, commitment, mandaat en resources.
3. Continu verbeteren, lean aanpak, maak het visueel!
4. Maak projectleden onderdeel van je
ambitie/probleem.
5. Operationaliseer de projecten, agile, scrum!
6. Stick to your plan: dus: handhaaf je standaarden. De
grootste uitdaging van nu!