Yliopistojen intranetien nykytila ja kehityssuunnat 9.10.2018

YLIOPISTOJEN
INTRANETIEN
NYKYTILA JA
KEHITYSSUUNNAT
Yliopistojen intrapäivä 9.10.2018
Hanna P. Korhonen, Clair Helsinki
Hanna P. Korhonen | Clair Helsinki Oy | Yliopistojen intrapäivä 9.10.2018

HANNA P. KORHONEN
Independent Consultant, Founder & Owner
Clair Helsinki Oy, 10/2018-
Digital Workplace Strategist, Partner
North Patrol Oy, 10/2013-09/2018
Intranet Manager / Comms Pro / Project Manager
Aalto University 01/2010-09/2013
Helsinki University of Technology 09/2007-12/2009
050 56 32 508
Twitter: @hannapkorhonen
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/hannapkorhonen/
Intranet
Digitaalinen
työympäristö
Työyhteisöviestintä
Tiedonhallinta
Uudet työtavat
Käyttöönotot
Palvelumuotoilu
ja muutoksen
johtaminen

MIKSI
TEIDÄN
YLIOPISTOLLA
ON INTRANET?
Menti

Tyypillisiä intranet-konsepteja
Digitaalinen
työympäristö.
Ekosysteemillinen
työkaluja.
Viestin-
nällinen
intranet
Sisäinen
some
Ryhmätyö-
tilat
Intranet on kuollut.
Perinteisen intran tehtävät
hajautuneet eri kanaviin.
Täsmäsovelluksia
ketterästi digityöhön.
Sisäinen
some
Ryhmätyö-
tilat
Vahva
viestinnällinen intra.
A. Employee engagement -
intra koko henkilöstölle;
digityövälineet vain
tietotyöläisille.
B. Intra työohjeiden
tietopankkina ja ohjauksen
välineenä.
Viestin-
nällinen
intranet
Sisäinen
some
Ryhmätyö
-tilat

Yliopistojen intrat ovat luonteeltaan
yliopistolaisen arkea tukevia
viestinnällisiä tietopankkeja
Yliopistoissa vuorovaikutuksen ja
digitaalisen työskentelyn tarpeet eriytyvät
lukuisiin yhteisöihin → sirpaloituvat
lukuisiin kanaviin
Viestinnällinen intranet
• Ajankohtaisviestintä;
• Sisäisen palvelujen kuvaaminen;
• Toimintatapojen ja ohjeistojen
välittäminen;
• Arjen sujuvoittaminen: linkit
järjestelmiin, työkaluihin,
lounaslistoihin yms.
Työskentely
• Tietotyön tekeminen ja
informaation jakaminen
tiimeissä, yksiköissä ja
projekteissa.
”Sisäinen some”
• Monensuuntainen
vuorovaikutteinen viestintä,
tiedon jakaminen, vertaistuki,
työn koordinointi ja
oppiminen.

YLIOPISTO-
INTROJEN
KUUSI SUURINTA
KYSYMYSTÄ
- JA MITEN NIITÄ ON
RATKAISTU?

1.
KENELLE
INTRANET ON
TARKOITETTU?

1. Kenelle intranet on
tarkoitettu?
Henkilöstölle Opiskelijoille

1. Kenelle? Ratkaisuja
1. Henkilöstölle ja opiskelijoille yhteinen
intranet (vaatii kirjautumisen yliopiston
tunnuksilla)
2. Henkilöstölle ja opiskelijoille erilliset
intranetit (sähköiset työpöydät tai muut
verkkopalvelut esim. Tuudo)
3. Henkilöstölle keskitetty intranet;
opiskelijoille tietoa lukuisissa kanavissa
4. Ei intranetejä
Menti

Tulevaisuus?
1. Yhteen (henkilöstö ja opiskelijat)
2. Erikseen
3. Intrasta/introista luovutaan kokonaan
Menti

2.
MIKÄ ROOLI
INTRANETILLÄ ON
AJANKOHTAIS-
VIESTINNÄN
TOTEUTTAMISESSA
ERI KOHDERYHMILLE?

2. Mikä rooli intranetillä on ajankohtais-
viestinnän toteuttamisessa eri kohderyhmille?
OpiskelijatHenkilöstö
Operatiivinen viestintä, mm.
muutokset palveluissa, häiriöt
Yhteisön tapahtumat
Väitökset
Vierailuluennot
Seminaarit, konferenssit
Opiskelijariennot
Yhdistysten tapahtumat
Henkilöstöinfot
Henkilöstökoulutukset
Apurahat, stipenditAvoimet työpaikat
Hallinnon päätökset
Strategiaviestintä
Yhteisöä ja kulttuuria tukeva
viestintä; saavutukset ja henkilöt
Kurssien sisäinen
viestintäTyöyhteisöjen viestintä
SidosryhmätHanna P. Korhonen | Clair Helsinki Oy | Yliopistojen intrapäivä 9.10.2018

2. Mikä rooli intranetillä on ajankohtais-
viestinnän toteuttamisessa eri kohderyhmille?
Tyypillisiä ratkaisuja:
1. Sisältö tuotetaan kohderyhmäkohtaisiin
kanaviin (eli useaan kertaan):
henkilöstöintranet, opiskelijaintranet, julkinen
verkkosivusto, uutiskirjeet, Tuudo, sisäinen some,
...
2. Viestinnän kuluttaja on vastuussa siitä,
minkä aiheiden viestintää seuraa:
Virallinen ajankohtaisviestintä tuotetaan
keskitettyyn intranetiin, jossa käyttäjä personoi
uutisvirran haluamakseen.
3. Viestintä tuotetaan keskitetysti
sisältökoneeseen, joka jakelee viestit
valituille kohderyhmille/kanaviin:
henkilöstöintranet, julkinen verkkosivusto,
uutiskirjeet, Tuudo, sisäinen some, ...

A. Nykytila?
B. Tulevaisuus?
1. Sisältö tuotetaan kohderyhmäkohtaisiin
kanaviin (eli useaan kertaan):
henkilöstöintranet, opiskelijaintranet, julkinen
verkkosivusto, uutiskirjeet, Tuudo, sisäinen some,
...
2. Viestinnän kuluttaja on vastuussa siitä,
minkä aiheiden viestintää seuraa:
Virallinen ajankohtaisviestintä tuotetaan
keskitettyyn intranetiin, jossa käyttäjä personoi
uutisvirran haluamakseen.
3. Viestintä tuotetaan keskitetysti
sisältökoneeseen, joka jakelee viestit
valituille kohderyhmille/kanaviin:
henkilöstöintranet, julkinen verkkosivusto,
uutiskirjeet, Tuudo, sisäinen some, ...
Menti

3.
PANOSTAMMEKO
OPISKELIJA-
KOKEMUKSEEN?

3. Panostammeko
opiskelijakokemukseen?
Opiskelijalle relevanttia on opiskelu.
Moodle
Oodi / Sisu
Wikit,
Drivet
jne.
Sähköiset
tentit
Opinto-oppaat
Yliopistoyhteisön
viestintä ja
kohtaamispaikat
Yliopiston palvelut
opiskelijoille

3. Panostammeko opiskelijakokemukseen?
Opiskelijalle relevanttia on opiskelu.
Yliopiston ja yliopistoyhteisön
tuottama viestintä; mm.
• Ajankohtaisviestintä: tiedotteet,
tapahtumat, työpaikat,
akateemiset uutiset jne.
• Omien alojen ajankohtaisaiheet
• Opiskelijariennot
• Sisäiset palvelut
Opiskelun operatiivinen toiminta; mm.:
• Kalenteri/lukujärjestys
• Kurssien tiedottaminen, muutokset kursseissa,
oppimateriaalin jakelu
• Työskentely kursseissa ja ryhmissä
• Opinto-ohjelmat, ilmoittautumiset kursseille
• Linkit operatiivisiin järjestelmiin
Moodle
Oodi / Sisu
Wikit,
Drivet
jne.
Sähköiset
tentit
→ Ratkaisuna yksi luukku, jossa yliopiston viestintä ja opiskelu
operatiivisena toimintana yhdistyvät. Opinto-oppaat

4.
PANOSTAMMEKO
HENKILÖSTÖ-
KOKEMUKSEEN?

4. Panostammeko henkilöstökokemukseen?
Eri rooleilla erilaiset tarpeet.
Useimmilla henkilöillä useita rooleja.
Sujuva työskentely
palveluiden kehittämisessä
Toimintatapojen johtaminen,
ohjeistot
Kurssin toteuttaminen
Kurssiviestintä
Yhteistyö
opiskelijoiden kanssa
Opetustyö
Tutkimustyö
Tukipalvelut
ja hallinto
Projektityö
Yhteistyö
tutkimushankkeissa Yhteistyö projekteissa
ulkopuolisten kanssa
Esimiestyö
Palvelutuotanto, asiakaspalvelu,
muutokset palveluissa
Tukea
esimiestyöhön
Johtaminen
Sujuvat työkalut
Yhteistyö
tutkimusryhmässä
Rahoituksen
varmistaminen

Eri rooleilla erilaiset tarpeet.
Useimmilla henkilöillä useita rooleja.
Sujuva työskentely
palveluiden kehittämisessä
Toimintatapojen johtaminen,
ohjeistot
Kurssin toteuttaminen
Kurssiviestintä
Yhteistyö
opiskelijoiden kanssa
Opetustyö
Tutkimustyö
Tukipalvelut
ja hallinto
Projektityö
Yhteistyö
tutkimushankkeissa Yhteistyö projekteissa
ulkopuolisten kanssa
Esimiestyö
Palvelutuotanto, asiakaspalvelu,
muutokset palveluissa
Tukea
esimiestyöhön
Johtaminen
Sujuvat työkalut
Yhteistyö
tutkimusryhmässä
Rahoituksen
varmistaminen
→ Yliopiston intranet ei vastaa kaikkiin moninaisiin viestinnän ja kollaboraation
tarpeisiin, vaan keskittyy välittämään palvelua akateemisen työn tueksi.

5.
MITEN YLIOPISTON
INTRANET TUKEE
YLIOPISTON
BISNESTÄ ELI
AKATEEMISTA
TYÖTÄ?

5. Miten yliopiston intranet tukee yliopiston
bisnestä eli akateemista työtä?
→ Tämä on yliopiston intran prioriteetti nro 1!
• Miten yliopisto tukee opetustyötä?
• Miten yliopisto tukee tutkimustyötä?
• Miten yliopisto tukee yhteiskunnallista vaikuttavuutta?
• Palveluiden kuvaukset, yhteystiedot, saavutettavuus
• Toimintatapojen ohjeistot
• Ajankohtaisviestintä: rahoitushaut, apurahat, koulutukset, infot, …
• Linkit tietokantoihin, (byrokratia)järjestelmiin
• HUOM! Intranet voi tukea palveluiden viestintää vain niin hyvin kuin palvelut on
organisoitu ja johdettu!! Monessa yliopistossa meneillään kipeä transitio
professuurien valtakunnista keskitettyyn palvelutuotantoon.

5. Miten yliopiston intranet tukee yliopiston
bisnestä eli akateemista työtä?
→ Palvelujen välittäminen akateemisen
työn tueksi
A. Aakkosellinen hakemisto
B. Roolissa toimimista tukevat hakemistot
C. Roolissa toimimista tukevat työpöydät
D. Palvelukatalogit ja -kortit
E. Palvelu-wizardit
F. Palvelubotti

24

B. Tietyssä roolissa toimimista tukevat hakemistot
25

B. Tietyssä roolissa toimimista tukevat hakemistot
26

C. Tietyssä
roolissa
toimimista
tukevat
työpöydät
27
News Safety at work Sales HR About Firma
Sales
Sales campaignCustomer cases
Quicklinks
• Link to tool X
• Link to tool X
• Link to tool X
• Link to tool X
Top Sales news article
Sales news
Material Xxxxxx
Example material
Example material
Example material
Example material
Example material
Material Xxxxxx
Example material
Example material
Example material
Example material
Example material
New products in
development
• Link to project site
Firman intranet
Quicklinks
• Link to tool X
• Link to tool X
• Link to tool X
• Link to tool X
Yammer

28
Yhdenmukaiset
kuvaukset
mahdollistavat
filtteröinnin.

Palvelukortit
Palvelu
Xxx xxx kampus >
Kysy lisää lähipalvelustasi:
Yyyy yyy kampus v
Zzzzz zzz kampus >
Tee xyz
Linkki ohjeeseen
Linkki ohjeeseen
Ohjeet

E. Palvelu-wizardit
31
https://datasupport.helsinki.fi/wizard

Onko kehityslistallanne?
B. Roolissa toimimista tukevat hakemistot
C. Roolissa toimimista tukevat työpöydät
E. Palvelu-wizardit
F. Palvelubotti
G. Ei, emme ole kuvaamassa palveluita uudella
tavalla intranetiin.
Menti

6.
MITEN YLIOPISTON
INTRANET TUKEE
YLIOPISTOLAISEN
ARKEA
KAMPUKSELLA?

6. Miten yliopiston intranet tukee
yliopistolaisen arkea kampuksella?
Käyttäjäryhmittäin:
• Linkit järjestelmiin,
työkaluihin,
tietokantoihin
Kaikille yliopistolaisille
yhteisiä:
• Kampusten kartat
• Rakennusten
aukioloajat, tilat
• Lounaslistat
• Bussiaikataulut
• … ja myös
vierailijoille

YHTEENVETO

Yhteenveto:
Yliopistointrojen
kuusi suurinta kysymystä
1. Kenelle intranet on tarkoitettu?
2. Mikä rooli intranetillä on ajankohtaisviestinnän toteuttamisessa eri
kohderyhmille?
3. Panostammeko opiskelijakokemukseen?
5. Miten yliopiston intranet tukee yliopiston bisnestä eli akateemista
työtä?
6. Miten yliopiston intranet tukee yliopistolaisen arkea kampuksella?

Johtopäätökset
→Henkilöstön ja opiskelijoiden maailma eriytyvät.
→Yliopiston intranet keskittyy henkilöstön palvelemiseen:
työsuhdeasiat, akateemista työtä tukevat palvelut, sisäinen tiedottaminen,
arjen sujuvoittaminen. Intranet on virallisen tiedon välittäjä.
• Palvelut voidaan kuvata myös innostavasti: palvelukatalogina, verkkokauppana,
palvelubottina…
→Opiskelijalle olennaista on opiskelu. Yliopiston opiskelijoilleen
tarjoamat palvelut kuvataan ja niistä viestitään niissä kanavissa,
joissa opiskelija opiskelunsa suorittamiseksi liikkuu.
• Nämä palvelut integroivat tietoa lukuisista taustajärjestelmistä. Esim. Tuudo, HY:n
Studies, Tre3:n Opiskelijan työpöytä.
→ Entä missä henkilöstö ja opiskelijat kohtaavat digitaalisessa maailmassa? Missä tieteenalojen sisällä
kohdataan? Miten ihmiset ja asiantuntemus törmäävät ja syntyy uutta? Missä on kampuksen Tinder?

Twitter: @ClairHelsinki
www.clairhelsinki.fi
Clair
Helsinki Oy
hanna.korhonen@clairhelsinki.fi
050 56 32 508
Twitter: @hannapkorhonen
LinkedIn: https://www.linkedin.com/
in/hannapkorhonen/
Hanna P.
Korhonen
Kiitos!

Yliopistojen intranetien nykytila ja kehityssuunnat 9.10.2018

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Similaire à Yliopistojen intranetien nykytila ja kehityssuunnat 9.10.2018

Similaire à Yliopistojen intranetien nykytila ja kehityssuunnat 9.10.2018 (20)

Plus de Hanna P. Korhonen

Plus de Hanna P. Korhonen (16)

Yliopistojen intranetien nykytila ja kehityssuunnat 9.10.2018