Im Umfeld der redaktionellen Arbeit mit CMS ist gesicherte und qualifizierte Terminologie wesentlich für die Qualität der resultierenden Dokumente und die Umsetzung von Kosteneinsparerwartungen. Die Bedeutung der Terminologie steigt mit der Anzahl der integrierten Sprachvarianten überproportional an.

1. RWS Group
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tecteam-Kundentag 2014

2. RWS Group
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2
Hans Pich
Business Development Manager
RWS Group Deutschland GmbH, Berlin
www.rws-group.de
• Studium der Informatik an der T.U. Berlin und der Universität Passau;
• Vertriebsmitarbeiter der unitext language Services GmbH, Berlin;
• ab 1997 Senior-Projektleiter bei der Document Service Center GmbH, Berlin
(seit 10.2013 in RWS Group Deutschland umbenannt)
• seit 2008 für Business Development und Strategie in der Geschäftsleitung verantwortlich
• seit 2013 auch für das Business Development
der RWS Group Schweiz GmbH verantwortlich
E-Mail: hans.pich@rws-group.de
https://www.xing.com/profile/Hans_Pich

3. RWS Group
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• Motivation für Terminologiearbeit
• Ziele für eine CMS-Einführung / CMS
• Risikoanalyse
• Terminologiearbeit von Null auf Hundert
• Systematisch arbeiten
• Zeit für Diskussion
Inhalt

4. RWS Group
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5. RWS Group
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Ziele CMS-Einführung
Qualität
CMS
Kosten
Prozesse
Time to
Market

6. RWS Group
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CMS
Im Gegensatz zur Erstellung von kompletten Dokumenten werden im CMS viele kleine
Bausteine zusammengefügt. In allen Bereichen muss dabei sichergestellt werden,
dass die Bausteine in Bezug auf Stil, Terminologie und Struktur zusammenpassen.

7. RWS Group
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CMS
Begriffe und deren Benennungen sind nicht in allen Kulturen gleich. Bei der
Verwendung im CMS muss der Redakteur sicherstellen, dass in allen Sprachen der
gleiche Inhalt beschrieben wird.

8. RWS Group
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CMS
Installation
Sicherheit Demontage
Wartung
Reinigung
Service
Betrieb
Installation Sicherheit Wartung Betrieb DemontageReinigung Service
CMS
2010 2010
2011 2011 2011
2012 2012
2010 20102011 2011 2011 20122012
Die einzelnen Bausteine,
die zu einem Dokument
zusammengeführt
werden, sind i.d.R. von
unterschiedlichen
Personen zu unter-
schiedlichen Zeitpunkten
erstellt worden.
Bausteine sollen für
lange Zeit im System
verbleiben und
möglichst oft und un-
verändert wiederver-
wendet werden.
Auch die dazu gehörigen
Übersetzungen.

9. RWS Group
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Risikoanalyse
Persistenz
Wiederverwendung

10. RWS Group
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Risikoanalyse
Persistenz
Wiederverwendung
Inhalte die in einem CMS gespeichert werden, bleiben dort voraussichtlich für
lange Zeit. Kontinuierliche Überarbeitungen sind hierbei nicht vorgesehen.
Der Redakteur entscheidet in welchem Kontext eine Informations-einheit für alle
im CMS gespeicherten Sprachen verwendet wird.

11. RWS Group
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Risikoanalyse
Qualität Unklare oder synonyme Benennungen im
Ausgangstext führen zu unklaren oder
synonymen Benennungen in Übersetzungen.
Wiederverwendung von Homonymen in
unterschiedlichen Begrifflichkeiten können zu
Fehlern beim Generieren von übersetzten
Dokumenten führen.
Die Kombination aus geringem Kontext und
unklarer Terminologie kann Missverständnisse
verursachen.

12. RWS Group
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Risikoanalyse
Prozesse Vermehrte Rückfragen verzögern den
Prozessablauf.
Fehlerhafte Wiederverwendung von
Informationseinheiten aufgrund unklarer
Begrifflichkeit erfordert zusätzliche
Korrekturschleifen in generierten Dokumenten
Es scheint keine standardisierten Prozess für
Korrekturen / Änderungen der Terminologie in
Übersetzungen in den gängigen CMS zu
geben.

13. RWS Group
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Risikoanalyse
Kosten Vermehrte Rückfragen kosten Geld.
Zusätzliche Korrekturen aufgrund fehlerhafte
Wiederverwendung von Informationseinheiten
aufgrund unklarer Begrifflichkeit.
Fehler in ausgelieferten Dokumenten
verursachen Haftungsrisiken.
Fehlende Terminologie erfordert eine höhere
Qualifikation von / mehr Einarbeitungs-
aufwand bei Redakteuren/Übersetzern.
Längere Durchlaufzeiten verzögern Markt-
einführungen.

14. RWS Group
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Risikoanalyse
Time to
Market
Zusätzliche Korrekturschleifen brauchen Zeit.
Erhöhte Anforderungen an Qualifikation oder
Einarbeitungszeit verringern die zur Verfügung
stehenden Ressourcen.
Fehlende Terminologievorbereitung für
Übersetzungen führt zu Adhoc-Terminologie-
recherche während der Übersetzung

15. RWS Group
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KOMM
Zwischenfazit
Terminologiearbeit ist ein
notwendiger Bestandteil
in Redaktionsprozessen
im CMS-Umfeld!

16. RWS Group
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CMS-Einführung
Vorgehensmodell zur CMS-Einführung
Quelle: Prof. Dr. W. Ziegler, HS-Karlsruhe
1. Analyse des IST-Zustandes
2. Darstellung des Optimierungspotenzials
3. Definition des SOLL-Zustandes
4. Evaluierung der Systeme und Auswahl
5. Erstellung eines Pflichtenheftes
6. Interne Vorbereitung
7. Systemanpassung
8. Installation des Systems
9. Schulungsmaßnahmen
10. Systemnutzung

17. RWS Group
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CMS-Einführung
Vorgehensmodell zur CMS-Einführung
Quelle: Prof. Dr. W. Ziegler, HS-Karlsruhe
1. Analyse des IST-Zustandes
2. Darstellung des Optimierungspotenzials
3. Definition des SOLL-Zustandes
4. Evaluierung der Systeme und Auswahl
5. Erstellung eines Pflichtenheftes
6. Interne Vorbereitung
7. Systemanpassung
8. Installation des Systems
9. Schulungsmaßnahmen
10. Systemnutzung

18. RWS Group
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KOMM
Terminologiearbeit
Bestandsaufnahme
Definition der Ziele
Budgetierung
Prozesse definieren,
Technologie auswählen
Umsetzung

19. RWS Group
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Terminologiearbeit für CMS-Einführung
Bestandsaufnahme
Erfassung vorhandener Terminologiequellen, Übersicht über die Systeme,
die terminologisch relevante Daten beinhalten
Einschätzung der Qualität
Abschätzung verfügbarer interner und externer Ressourcen
für Terminologiearbeit
Übersicht über die Verwendung von Terminologie im Unternehmen
Risikoanalyse, Abschätzung der Kosten durch fehlende Terminologie

20. RWS Group
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Terminologiearbeit für CMS-Einführung
Bestimmung von Kennzahlen / messbaren Projektzielen
Definieren von Meilensteinen
Definition der Ziele

21. RWS Group
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KOMM
Terminologiearbeit für CMS-Einführung
Kalkulation der internen und externen Aufwendungen
ROI abschätzen
Vorlage für Geschäftsführung / Vorstand erstellen
Budgetierung

22. RWS Group
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KOMM
Terminologiearbeit für CMS-Einführung
Prozessbeteiligte ermitteln
Aufgaben definieren
Prozesse gestalten
Technologieeinsatz prüfen
Prozesse definieren,
Technologie auswählen

23. RWS Group
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KOMM
Terminologiearbeit für CMS-Einführung
Prozesse einführen
Kennzahlen ermitteln
Erfolge kommunizieren
Umsetzung

24. RWS Group
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KOMM
Terminologiearbeit im Redaktionsalltag
Aufgaben
Neue Begriffe / Benennungen bilden
Terminologiefreigabe
Terminologiebereitstellung
Terminologieverwendung
Aufgabenträger
Redaktion, Entwicklung,
Produktmanagement, Marketing, Service
Niederlassungen ?, Übersetzer…
Redaktion ?, Produktmanagement ?,
Marketing ?, Geschäftsführung ?,
Niederlassungen ?, Übersetzer ? …
IT ?, Redaktion ?, Marketing ?,
Niederlassungen ?, Übersetzer ?
Redaktion, Marketing, Produktmanagement,
Service, Ein- und Verkauf, Niederlassungen,
Übersetzer

25. RWS Group
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KOMM
Terminologiearbeit im Redaktionsalltag
Aufgaben
Neue Begriffe / Benennungen bilden
Terminologiefreigabe
Terminologiebereitstellung
Terminologieverwendung
Aufgabenträger
Redaktion, Entwicklung,
Produktmanagement, Marketing, Service,
Niederlassungen ?, Übersetzer …
Redaktion ?, Produktmanagement ?,
Marketing ?, Geschäftsführung ?,
Niederlassungen ?, Übersetzer ?…
IT ?, Redaktion ?, Marketing ?, Übersetzer !
Redaktion, Marketing, Produktmanagement,
Service, Ein- und Verkauf , Niederlassungen,
Übersetzer
Definierte Prozesse mit klarer Verantwortungsstruktur
Berücksichtigung kultureller Unterschiede und zeitlicher Verfügbarkeit
Workflow-Management

26. RWS Group
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KOMM
Ein Workflow
• Zentrales Management durch
Terminologiebeauftragte(n)
• Flexibler Ablauf möglich
• Anpassung an
firmenspezifische
Anforderungen möglich
• Explizite Freigabe
• Vom Tagesgeschäft
entkoppelter Workflow

27. RWS Group
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KOMM
Systeme
CMS PIM Term DB TM
CMS
Autoren-
unterstützung
Terminologie-
workflow
TMSPIM
In modernen Redaktionsumgebungen werden inzwischen eine Vielzahl von Systemen
eingesetzt. Vorteilhaft ist die Verknüpfung der Terminologie zwischen der Termbank
von TMS und Autorenunterstützung ggf. auch mit CMS und PIM.

28. RWS Group
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KOMM
Was tun?!
Terminologie
freigeben und
verfügbar machen
Terminologie-
Management
Glossare aufbauen
Im Tagesgeschäft besteht nicht immer die Möglichkeit das Optimum zu erreichen. Das
Minimum wäre die Erstellung von Glossaren; besser wäre eine Freigabe und
Verwendung verbindlicher Terminologie. Am besten mit Terminologie-Management.

29. RWS Group
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Ziele CMS-Einführung
Qualität
CMS
Kosten
Prozesse
Time to
Market

30. RWS Group
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Terminologiearbeit
unterstützt den Erfolg
einer CMS-Einführung