P. Lech: Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II. Rozdział 3: Implementacja zintegrowanego systemu zarządzania
1. Przemysław Lech: Zintegrowane
systemy zarządzania ERP/ERP II*
Rozdział 3: Implementacja
zintegrowanego systemu zarządzania
*Uwaga! Publikacja bez redaktora, zawiera błędy językowe. I inne. Dużo. Bardzo dużo. Za
dużo. Jak zobaczę jeszcze jeden, to mnie coś trafi. No i trafiło.
Małgorzata Stankiewicz
2. Charakterystyka projektu (systemu)
zdominowanie przez proces projektowania
należy położyć duży nacisk na samą koncepcję, ponieważ faza realizacji jest tylko
jej prezentacją za pomocą określonych narzędzi
trudność w wizualizacji
wynika z niematerialnego charakteru oprogramowania; nie da się zobaczyć
skomplikowanych procesów, obiektów i ich powiązań
duża złożoność
wdrożenie systemu wymaga powiązania wszystkich procesów w
przedsiębiorstwie i ich spójnego odzwierciedlenia w systemie
zależność elementów
powoduje utrudnienia przy wprowadzaniu zmian
zmienność w czasie
dotyczy szczególnie wymagań użytkowników; projekt wdrożenia systemu może
trwać nawet ponad rok, a w tym czasie mogą się zmienić wymagania leżące u
podstaw koncepcji
3. Czynniki powodzenia wdrożenia
systemu
Prace wdrożeniowe prowadzone są przez pracowników informatyzowanej
organizacji przy wsparciu informatycznej firmy konsultingowej.
pracownicy organizacji znają dobrze specyfikę działalności przedsiębiorstwa
Właścicielem systemu od początku prac jest jego odbiorca.
od początku nadzoruje pracę, ponieważ wie, jakiego systemu wymaga
organizacja
W prace projektowe musi być zaangażowane najwyższe kierownictwo.
ważne szczególnie w pierwszych fazach projektu, ponieważ kierownictwo
odpowiada za strategię działania organizacji i zna jej długofalowe cele
Projekt implementacji systemu musi mieć wysoką rangę w hierarchii
przedsięwzięć.
zadania związane z wdrożeniem systemu nie powinny być traktowane
drugorzędnie
Wszystkie kroki w metodologii wdrożenia są ważne i nie mogą być
pomijane.
analiza kontekstu biznesowego projektu oraz analiza wymagań są ważne dla
stworzenia właściwego projektu i pozwala uniknąć błędów w fazie realizacji
4. Prace przedwdrożeniowe
określenie założeń strategicznych
Niezbędne jest zdefiniowanie, w jaki sposób będzie działać organizacja oraz w jak
nowy system będzie wspierał te działania.
strategia przedsiębiorstwa
ustalenie misji oraz celów godspodarczych organizacji
można wykorzystać takie narzędzia jak analiza SWOT lub sesja MetaPlan
opis struktury orgniazacyjnej
powinien mieć formę graficzną, zrozumiałą dla wszystkich
określenie krytycznych procesów gospodarczych
należy odpowiedzieć na pytanie, co tworzy wartość dodaną dla klienta i na tej podstawie
ustalić hierarchię procesów mających znaczenie dla działalności organizacji
dobrze jest przedstawić model w formie graficznej, można w tym celu wykorzystać:
notację Aris – do zobrazowania procesu, w którym największe znaczenie mają czynności
procesu i kolejność ich wykonywania
notację DFD – diagram przepływu danych, do zobrazowania procesu, w którym największe
znaczenie na transfer dokumentów, materiałów, towarów etc., natomiast mniej ważny jest
sposób postępowania z tymi obiektami
5. Prace przedwdrożeniowe
strategia projektu informatycznego
uzgodnienie misji projektu
określenie powodów podjęcia prac nad nowym systemem informatycznym
określenie wymagań systemu
wyznaczenie celów biznesowych projektu
ustalenie mierzalnych korzyści, jakie przedsiębiorstwo chce uzyskać, np. zmniejszenie
zapasów o X%, skrócenie czasu przetwarzania ofertowego o X dni
ustalenie miar powodzenia projektu
określenie kamieni milowych projektów i dat ich osiągnięcia
nakłady czasowe przeznaczone na realizację projektu
wysokość budżetu
termin osiągnięcia celów biznesowych projektu
miary stabilności systemu (np. nie więcej niż dwa błędy krytyczne na miesiąc)
6. Prace przedwdrożeniowe
modelowanie i reorganizacja procesów gospodarczych
Model powinien się składać ze schematu struktury, modelu procesów
gospodarczych oraz ewentualnych powiązań pomiędzy obiektami systemu.
zmiany niezbędne dla prawidłowego wdrożenia systemu:
wyeliminowanie redundancji przy wprowadzaniu i przetwarzaniu danych
integracja funkcji zgodnie ze scenariuszami procesów zawartymi w systemie
ustawienie kolejności wykonywania czynności zgodnie ze scenariuszami procesów
zawartymi w systemie
ujednolicenie obiegu dokumentów i ich ustandaryzowanie
reengineering – metoda radykalnego przeprojektowania procesów gospodarczych
przedsiębiorstwa, mająca na celu maksymalizację wartości dodanej,
minimalizację zbędnych elementów i zwiększenie satysfakcji klienta procesu
7. Prace przedwdrożeniowe
określenie potrzeb informacyjnych – specyfikacja wymagań
Po ustaleniu, w jaki sposób będzie działać organizacja, należy opisać, w jaki
sposób to działanie będzie wspierane przez system informatyczny.
Interesuje nas, CO system ma robić, a nad tym, czy to jest w ogóle możliwe do
osiągnięcia, zastanowimy się później.
Specyfikacja powinna być w postaci zwięzłego, konkretnego dokumentu.
8. Prace przedwdrożeniowe
formułowanie koncepcji systemu informatycznego
dobór składników systemu – narzędzi informatycznych, ewentualnie innych
rozwiązań
analiza dotychczas wykorzystywanych systemów informatycznych – możliwe, że część z
nich będzie można włączyć do nowego systemu
określenie optymalnej struktury składników przyszłego systemu
studium wykonalności wymagań
Należy pamiętać, że nie istnieje system, który spełnia 100% wymagań jakiejkolwiek
organizacji.
Wymagania w stosunku do systemu należy podzielić na trzy grupy: zrobić koniecznie,
powinno się zrobić oraz ewentualnie zrobić.
System można uznać za odpowiedni, jeżeli spełnia wszystkie wymagania z grupy
pierwszej i część z drugiej.
9. Prace przedwdrożeniowe
projekt systemu
część funkcjonalna:
odwzorowanie struktury przedsiębiorstwa w systemie
projekt wejść i wyść z systemu
projekt wyglądu formatek ekranowych
opis działania systemu, czyli algorytmów przetwarzania danych
część techniczna:
specyfikacja systemu operacyjnego i systemu bazy danych, na których będzie działać
system
specyfikacja techniczna serwerów i stacji klienckich, na których będzie zainstalowany
system
opis interfejsów do systemów zewnętrznych
scenariusz migracji danych ze starych systemów do nowego
10. Wdrożenie systemu
struktura organizacyjna projektu
zapewnia prawidłowy przebieg pracy
harmonogram prac
konieczny dla uniknięcia niespójności ustawień systemu
prace wdrożeniowe
szkolenia wstępne – z zakresu funkcjonalności wdrażanego systemu
parametryzacja systemu i prace programistyczne
dokumentacja – dokumentowanie prac konfiguracyjnych oraz stworzenie
instrukcji stanowiskowych, czyli opisu obsługi systemu dla poszczególnych
pracowników
testowanie
akceptacja systemu – protokół zdawczo-odbiorczy stwierdzający, że system jest
zgodny z wymaganiami przedsiębiorstwa
szkolenia użytkowników końcowych
11. Wdrożenie systemu
rozwiązywanie problemów w trakcie wdrożenia
Problemy zwykle wynikają z różnich w rozumieniu pojęć zawartych w koncepcji
wdrożenia oraz wykrytych w trakcie prac niezgodności pomiędzy standardowym
sposobem funkcjonowania systemu i rzeczywistymi wymaganiami użytkowników.
Błędów będzie tym mniej, im więcej pracy zostanie włożone w analizę
przedwdrożeniową i tworzenie koncepcji systemu.
czynnik ludzki – zarządanie zmianą
Wdrożenie systemu wiąże się z głębokimi zmianami organizacyjnymi: zmiana
sposobu wykonywania pracy, zakresu obowiązków, narzędzia pracy. Może to
powodować opór ze strony pracowników oraz niepewność o przyszłość ich
stanowisk. Dlatego powinni być zaangażowani w prace wdrożeniowe i
informowani o ich postępach.
12. Pielęgnacja i rozwój
Po fazie wdrożenia następuje faza produktywnej eksploatacji systemu.
Wiąże się z wykonywaniem czynności, mających na celu utrzymanie lub
podniesienie wydajności systemu.
wsparcie użytkowników
w pierwszym okresie pracy nowego systemu przydatny jest stały nadzór
konsultantów integratora
wygładzanie systemu
dopiero poznając lepiej system można zauważyć niektóre niedogodności lub
błędy; należy je usunąć
ponowne zbieranie wymagań
ocena, jak system usprawnia procesy gospodarcze i jak jeszcze lepiej można go
wykorzystać
może się okazać, że można przeprowadzić jeszcze wiele zmian i rozpoczyna się
kolejny projekt informatyczny (ten koszmar się nigdy nie skończy)