2. 2
Uppgift A
A1,
Bokens huvudsyfte är att betrakta organisationer som produktionsystem med olika mål att
uppfylla. Detta sker förenklat i följande process: Resurser → Transaktion → Resultat
→ Återkoppling → Resurser
Där resultatet återkopplas till företaget och generar nya resurser som kan bidra till ökad
produktion. Det är viktigt att säga att resurser kan vara både mänskliga och materiella
beronende på vilken organistaion man studerar.
A2,
“Organisationen är ett målstyrt system” ser vi som ett formellt drag, bestämt av någon.
“Organisationen är en hierarki” ser vi också som ett formellt drag, då besluts och
ledningsordningen är på förhand bestämd av någon.
3. 3
“Organisationen är en effektiv maskin” ser vi som ett informellt drag, där man beskriver
effektiviteten i organistationen för någon.
A3,
I organisationer måste man veta vad man strävar efter att uppfylla. Det är här målen kommer in
som ett syfte att sträva efter. Mål kan delas upp som delmål eller huvudmål. Utifrån målen sätter
man också upp strategier om hur man effektivast skall uppnå målen.
Det finns olika dimensioner på mål bland annat, operationaliserbara, tidshorisontella, målens
kontinuitet, reella och symboliska. Exempel på dessa är att operationaliserbara mål är att de ska
vara mätbara, tidshorisonten ska avgöra om mål är långa eller korta över tid. Målens kontinuitet
är i polisens fall att upprätthålla lag och ordning och reella mål är något som verkligen går att
uppnå medan symboliska är symboliska. Exempel på det är Trafikverkets nollvision om noll
döda i trafiken per år, vilket är extremt svåruppnått.
A4
Med metaforen att “organisationen är en effektiv maskin” menas att maskinen ii organisationen
är de anställda. För att de då ska vara effektiva krävs tydliga mål att sträva efter. Målbilden
kan givetvis te sig olika från organisation till organisation men har i de flesta fall liknande syfte.
Att effektivisera arbetet genom att ha tydliga milstolpar och mål att sträva efter, både för den
enskilde individen och organisationen i sig. Mål är något personalen behöver för att motivera
sig, “Varför slita hårt och offra en massa tid när vi inte vet vad vi arbetar för?”. Mål skapar
riktlinjer och sätter gränser för organisationen, gör det enklare för den enskilda individen att
arbeta mot ett givet mål eller en vision. Vi anser att det är viktigt med reella mål för att ha mål
som går att uppnå, motivationen blir betydligt mycket större då. Förhoppningsvis har individen
egna mål som inte avviker från organisationens.
Tabu-mål som handlar om mål som man inte får eller bör nämna anser vi vara viktiga
för “mark-personalen”. Att som anställd ha en strävan efter att klättra och kanske kunna få
en chefsposition är en egen målsättning som skapar ökad konkurens, men kan vara svår att
stoltsera med utåt sätt. Kvalitén på arbetet blir större med en motiverad personal som har högre
målsättningar.
A5,
För att styra ett bibliotek behövs följande:
a, Direktiv information till exempel : Policy, beslut, statistik denna informationen används för att
sätta upp direktiv för hur arbetet på biblioteket skall utföras. Den bidrar också till att sätta upp
mål som skall eftersträvas.
b, Operativ information, till exempel :
Fråga och svar (från kund) detta är ifall boken finns tillgänglig samt ifall låntagaren är berättigad
att låna boken.
4. 4
Faktura och betalning (till leverantör) dessa utförs när biblioteket köper in nya böcker till sin
verksamhet.
Katalogsuppgift till diverse databaser som kan vara kopplade till det aktuella biblioteket.
Det finns förstås ytterligare ett flertal exempel på både operativ och och direktiv information som
flödar i ett bibliotek.
Uppgift B
Frågor kring beslut samt internt och externt agerande
B1,
Hur benämns enheterna inom Göteborgs universitet på strategisk nivå, på taktisk nivå eller
administrativ nivå samt på operativ nivå?
Den strategiska nivån inom Göteborgs universitet som organisation är:
universitetsstyrelsen
universitetetsrektor.
Den administrativa nivån inom Göteborgs universitet utgörs av:
Förvaltningschef
Gemensamma förvaltningen
Prorektorer
Ledningsråd
På den operativa nivån inom Göteborgs universitet finner vi:
Sahlgrenska akademistyrelsen
Naturvetenskapliga fackultetsnämnden
Humanistiska fackultetsnämnden
Konstnärliga fackultetsnämnden
Samhällsvetenskapliga fackultetsnämnden
Handelshögskolans fackultetsnämnd
Utbildningsvetenskapliga fackultetsnämnden
IT-vetenskapliga fackultetsnämnden
Lärarutbildningsnämnden
B2,
På den strategiska nivån där vi har den högsta ledningen fattas kakatäristiska beslut rörande
utformningen av övergripande mål och den långsiktiga planeringen. Budgetarbete utförs av
den strategiska ledningen samt att anpassa sig till andra aktörer som har stor betydelse för
5. 5
verksamheten. Den högsta ledningen har en viktig uppgift i att ge organisationen en värdegrund
att luta sig emot, något som de anställda kan identifiera sig med. På den strategiska nivån ska
de förmedla de normer som ska ligga till grund för verksamheten. Den högsta ledningen har
allt som oftast speiacialkunskaper som ska säkerställa långsiktighet, helhet och sammanhang i
organisationens arbete.
B3,
På den operativa nivån finns de ledare som har ansvar för organisationens kärnaktiviteter,
de sköter även och ansvarar för att den dagliga verksamheten bedrivs korrekt. I Göteborgs
universitets fall är det till exempel prefekter. En ledare på operativ nivå kan ha ansvar för
vissa förvaltningar. Karaktäristiska saker som utförs på operativ nivå är uppmuntran, stöd
och motivation, beroende på de nära sociala kontakterna med medarbetarna. Karaktäristiska
beslut som fattas på operativa nivån är strukturerade snabba beslut som har liten inverkan på
organisationen, men de tar desto fler beslut i jämförelse med den strategiska nivån.
‘
B4,
De intressenter som har ett direkt intresse för vad som händer inom Göteborgs universitet är
Studenter
Anställda det vill säga lärare, administratörer.
Fackföreningar, lärarförbunden samt de förbund som organiserar studenterna.
De olika studentkårerna som har sitt intresse i studentens studiemiljö och välbefinnande.
Även arbetsmarknaden har ett intresse att få personer med den utbildning de efterfrågar.
Högskoleverket kontrollerar att regler och normer följs inom universitetet.
Samarbetspartners, dessa har ett intresse av utbyte av kunskap och tjänster.
B5
, De grupper som har intressen av Göteborgs universitets agerande mot omvärlden är enligt
våran mening följande:
Media, speglar hur organisationen förhåller sig i samhället.
Samhället i form av vilka utbildningar som erbjuds, samt kompetensen som produceras.
Konkurrenter, i form av andra universitet och högskolor är beroende av Göteborgs universitets
rykte. Beroende på hur detta ändras kan man kanske vinna marknadsandelar i form av
studenter.
Blivande studenter, beroende av universitetets rykte kan dessa välja att se GU som mer eller
mindre eftertraktat.
Samarbetspartners är måna om att universitetet har ett bra anseende och gott rykte.
6. 6
Här kommer en lista där vi redovisar vilka modeller vi har använt till frågorna.
1. Figur 1.3 “Levels of managerial decision making” och Figur 3.1
“organisationsschema”
2.
3. Figur 1.3, table 1.2 och figur 3.1
4.
5. Figur 1.3, table 1.2 och figur 3.1
6.
7. Figur 5.1 Intessentmodellen
8.
9. Figur 1.2 och figur 6.1
Uppgift C etapp 2, Videobutiken
Innehållsförteckning
1. Uppgiften
2. Problemområde
3.Användningsområde
4.Rekommendationer
1 . Uppgiften
1.1 Syfte
Videobutiken, hädanefter refererat som “verksamheten” är ett litet företag som
huvudsakligen bedriver utlåningsverksamhet av DVD-filmer. Företaget har beställt ett
7. 7
system för att understödja och underlätta den dagliga verksamheten.
Verksamheten består av kunder som måste vara medlemmar i en filmklubb för att
kunna utnyttja rätten att låna en film på en förutbestämd tid. I dagsläget används ett
manuellt system med penna och papper. Målsystemet skall kunna hantera vilka titlar
som är utlånad till vilken kund, kunna skicka ut en påminnelse till kund ifall filmen inte är
returnerad efter 48 timmar. En andra påminnelse skall skickas efter 48 timmar och ifall
filmen inte är returnerad inom en vecka (7 dagar) skall medlemmskapet upphävas.
Systemet skall även innehålla ett bokningssystem där kund kan bokat en enskild artikel
för att låna den på ett förspecificerat datum.
Systemet skall inte innefatta funktioner såsom fakturering, kassaregister och beställning
av artiklar från grossist.
1.2 Systemdefinition
Ett datasystem som används för att hålla reda på varje kunds aktiviteter genom deras
medlemskap i videobutiken. Systemet skall hålla reda på när uthyrning har skett och
skicka ut påminnelser vid förseningar. Det finns flera exemplar av varje film och titel ,
systemet skall således övervaka vilka filmer som finns inne för stunden och på det viset
försäkra kunden om att filmen finns inne för uthyrning. Systemet skall också innehålla
en enkel kalenderfunktion för bokningsystemet som kan koppla artikel till datum.
Vilkor: Ett system utvecklat med nära samarbete med personalen på videbutiken.
Användningsområde: Videobutikens verksamhet som ska administrera systemet.
Teknologi: PC eller Macintosh med tillhörande verktyg.
Objekt: Kund, anställd, film.
Ansvar: Ett verktyg för administration och kommunikation.
1.3 Omgivning
Nedan har vi illustrerat en enkel rik bild av verksamhetens omgivning:
8. 8
1.3.1 Problemområde
Målsystemet skall registrera, hantera och övervaka information om uthyrningsverksamheten
samt verksamhetens medlemmar. Registrera nya kunder som medlemmar och ta bort
medlemmar ifall de ej önskar vara kund längre.
Kunder kan indelas i två kategorier, medlem och ickemedlem. De kunder som är godkända
medlemmar har tillgång till uthyrningsverksamheten. De kunder som är ickemedlemmar har inte
tillgång till uthyrningverksamheten och kan betraktas som kontantkunder av andra varor som
inte är relevanta för detta system.
När det gäller filmer så skall systemet registrera dessa när de köps in till verksamheten.
Systemet skall också registrera vilken kund som har hyrt en film, samt hur länge den har varit
uthyrd. Systemet skall skicka påminnelse per sms och e-mail om uthyrningsperioden överstiger
48 timmar respektive 7 dagar.
9. 9
1.3.2. Användningsområden
Målsystem ska ge videbutikens organisation och verksamhet ökad insikt i vilka titlar som finns
tillgängliga för uthyrning och även förse försenade kunder med påminnelser om att deras
film(er) ska lämnas in. Det slutgiltiga systemet ska kunna registrera nya kunder vilket också ska
vara ett krav för att få hyra en film(er).
En sammanfattning av de väsentliga uppgifterna i systemets användningsområde:
Registrera medlemmar
Avregistrera medlemmar
Registrera uthyrning av film(er)
Registrera återlämning av film(er)
Skicka påminnelser per sms och email
Visa lagersaldo(antal titlar som inte är uthyrda)
Boka film(er)
2.Problemområde
2.1. Kluster
Vi har identifierat två kluster
10. 10
2.2. Struktur
Strukturen för Filmer ser ut på följande sätt:
Superklassen filmer är den enda klassen vi har bestämt oss för att använda. Man skulle kunna
dela in denna klassen efter olika genre, men vi anser det som orelevant för systemet att indela
filmer efter deras innehål i ytterligare subklasserl. Filmer kommer att innehålla olika attribut som
kan användas för att skilja dem åt.
Strukturen hos Person ser ut på detta vis:
11. 11
Vi har valt att dela upp superklassen Person i ett par mindre delar. Varje person som kommer i
kontakt med systemet kommer att ha en eller flera roller. Antingen är man anställd, eller kund.
En anställd kan också vara kund om personen hyr en film på sin fritid. Kunder kan i sin tur delas
in i två klasser, medlemmar och icke medlemmar. Ickemedlemmar används bara i systemet när
de skall registreras som nya medlemmar. Inga andra funktioner kommer att vara tillgängliga för
ickemedlemmar.
13. 13
2.3 Klasser
Person
Klassen person sammanfattar en samling av roller som en person kan inneha i systemet.
Attribut: namn, adress, telefonnummer, e-mail adress, personnummer
Ovan ser vi beteendemönster för klassen person. Ett objekt skapas när en person anställs och
läggs in i systemet eller när en kund registreras som medlem. Dessa kan låna/återlämna filmer.
Boka/avboka filmar. Objektet upphör existera när en anställd slutar eller en kund avregistreras
från systemet.
Roll
Klassen roll generaliserar egenskaper och beteende hos “Kund” och “Anställd”. De delar
egenskaper i det fall en anställd också är kund.
Anställd
Klassen kund modellerar om en person är anställd eller inte. När en anställd introduceras
erhålls han eller hon ett användarid.
Attribut: användarid
Kund
Klassen kund modellerar en kunds status i systemet, antingen är man registrerad, eller så är
man inte med i systemet. Klassen ickemedlem används endast för felmeddelande när sökning i
systemet ej hittar kund.
Attribut: Registreringsdatum, strykningsdatum
Tillståndsdiagram för klassen kund.
14. 14
Film
Klassen film modellerar de objekt som finns tillgängliga i företagets utbud.
Attribut: Titel, regissör, genre, skådespelare, produktionsår, artikelnummer, lagersaldo
Tillståndsdiagrammet ovan visar de olika tillstånden som ett objekt av klassen film kan befinna
sig i. Objektet film skapas när det registreras i systemet, det vill säga när verksamheten
inhandlar filmen. I lager betyder att objektet finns redo för uthyrning till kund. Utlånad betyder
att kund har lånat det specifika objektet. Bokad är ett tillstånd då filmen finns i lager men är
reserverad för specifik kund efter dess önskem¨mål. När kunden hämtar en bokad film ändras
tillståndet till utlånad och när den returneras övergår den till lager igen. Objektet existerar så
länge som filmerna finns tillgängliga för uthyrning, när de avregistreras från verksamheten
upphör objektet att existera.
Händelsetabell som visar de gemensamma händelserna från klassernas beteendemönster.
Händelsetabell Klass
Händelser Film Anställd Kund
Reg. medlemmar X X
15. 15
Avreg. medlemmar X
Reg. uthyrning av film X X X
Bokad film X X X
Återlämnad film X X
Ökat lagervärde X
Minskat lagervärde X
Skicka påminnelse X X
3. Användningsområde
3.1.1 Överblick
Vi har funnit två aktörer till systemet. Dessa är kund samt anställd. Se figur nedan som de
sammanställda användningsfallen.
16. 16
Aktörtabell Aktörer
Användar fall Kund Anställd
Reg. Person X
Ändra person X
Reg. film X
Avreg. film X
Bokar film X
Avbokar film X
Sök film X
Skicka påminnelse X
Begär utskrift X X
3.1.2 Aktörer
Kund
Syfte: En person som via ett webbaserat gränssnitt kan söka bland filmer och boka dessa till ett
specifikt datum.
Beskrivning
De personer som använder dessa funktionerna kommer att ha väldigt varierande kunskaper av
användning av liknande system.
Exempel:
En person som är medlem i verksamheten och som nyttjar systemet från annan plats för att
söka efter filmer och möjligen boka dessa genom systemet för att senare upphämta dem på
plats i verksamheten.
Anställd
17. 17
Syfte: En anställd på videobutiken som genom ett enkelt gränssnitt ansvarar för att administrera
systemet genom att registrera nya medlemmar samt ta emot bokningar.
Beskrivning
De anställda som använder systemet ska ha bra koll på systemet och dess funktioner och de
ska ha fått detta genom utbildning.
Exempel
En icke registrerad kund vill bli medlem och hyra en film. Den anställda registrerar denna kund
som medlem och hyr ut film till kunden.
3.1.3 Användningsfall
De 8 användningsfallen som vi har hitta kan delas upp i ett antal grupper.
*Registrera person/medlemmar/uthyrning/film/bokning/lagervärde
*Ändra person/medlem/film/bokning/lagervärde
Dessa användningsfall uppdaterar modellen med ny information som är relevant för
verksamhetens dagliga bruk.
Ändra lagervärde
Användningsfall: Verksamheten har bestämt sig för att köpa in ett x antal filmer av en redan
existerande film. Använd först huvudfönstret för att logga in som anställd. Klicka sedan på
fliken “Sök film”. Skriv sedan in titeln eller artikelnumret på den aktuella filmen och klicka sedan
på sök. Markera den film som är aktuell för redigering och klicka sedan på “Redigera”. Flytta
markören till rutan lagervärde och mata in ett nytt aktuellt antal. Klicka sedan på utför och
redigeringen sparas. Klicka på avsluta och systemet tar dig ut till huvudfönstret igen.
Registrera medlem
Användningsfall: Verksamheten har beslutat att en kund ska vara registrerad som medlem
för att få sin hyrningsförfrågan beviljad. I vårt huvudfönster finns ett snabbkommando för
registrering av ny medlem där information om kunden matas in och lagras. Personnumret
används som identifikation i system.
Detta är 2 exempel på typiska användningsfall som vi har hittat i systemet. Övriga
användningsfall är väldigt snarlika dessa så vi har valt att endast exemplifiera de två
ovanstånde fallen.
18. 18
3.2 Funktioner
3.2.1 Fullständig funktionslista
Nedan visas en lista över funktioner som systemet skall stödja
Funktion Komplexitet Typ
Skapa person Normal Uppdatering
Uppdatera, ändra person Enkel Uppdatering
Tilldela roll Enkel Uppdatering
Skapa, uppdatera, ändra & stryk film Normal Uppdatering
Skicka påminnelse Komplicerad Avläsning och beräkning
Kontrollera program Komplicerad Avläsning och beräkning
Boka och avboka film Normal Avläsning och uppdatering
3.2.2 Specifikation av funktioner
De två funktioner som vi anser vara komplicerade är “skicka påminnelse” och “kontrollera
program”, dessa två funktioner ska avläsas och beräknas därav är komplexiteten
hög. “Kontrollera program” ska ge varningar när det förekommer tomma delar i systemet.
3.3 Användargränssnitt
Svenska kommer att vara systemets officiella språk och kommer att användas i hela systemet.
Då systemet endast kommer att användas lokalt ser vi inget behov av att använda oss av
internationella språktermer.
19. 19
3.3.1 Dialogstil
Vi har valt att använda oss av dialogstil i systemet då vi anser att ett kommandobaserat system
skulle försvåra för användaren då dessa har en varierande grundläggande kunskap kring
datoranvändning. Direkt manipulation används inte.
Användargränsnittet har ett fönster för varje relevant klass där man kan göra diverse
redigeringar av de olika attributen. Det finns ett skrivutfönster som skriver ut den valda
informationen om ett objekt. Vi ska programmera systemet så enkelt och användarvänligt som
möjligt då systemet viktigaste del är funktionaliteten.
3.3.2 Överblick
Vi har utformat fönster från samma mall så att systemet genomgående ska ha likadant
gränssnitt i dialogrutorna. Alla fönster ska gå att nå genom huvudmenyfönstret och i de olika
funktionsföstren ska det finnas en arkivknapp där man enkelt kan byta till nya fönster och gå
tillbaka till huvudmenyn. I de olika funktionsfönstren ska man kunna aktivera diverse funktioner
så som till exempel redigera, skapa ny, ta bort.
Ovan har vi gjort ett väldigt enkelt exempel om hur vi kan tänka oss att systemet skall utformas
utifrån huvudfönstret med tillhörande flikar.
3.3.3 Den tekniska plattformen
Systemet kommer att utvecklas och programmeras i Java eftersom att det är ett smidigt och
objektorienterat programspråk. Vårt användargränssnitt är fönsterbaserat med dialogrutor samt
flikar och systemet kommer att användas via styrdon som mus och tangentbord.
4.0 Rekommendationer
20. 20
4.1 Systemets användbarhet och genomförbarhet
Systemet har gått igenom tillsammans med kund utefter deras uttalade behov av ett
inventeringsprogram med inbyggd bokningsfunktion samt påminnelsefunktion. Systemet skall
användas av verksamhetens personal som också har varit med och gått igenom utkasten
gällande det framtida systemet. Med dessa som bakgrund har de bedömt att systemet
ligger lämpligt i ambitionsnivå samt att det är tekniskt genomförbart med de ekonomiska
förutsättningar som finnes.
Programmeringskunskaper finns för att kunna ta fram detta system utifrån de tekniska
förutsättningar som finnes och vi tror att systemet kan implementeras utan några större
förhinder. Systemet är också designat så att det kan vidareutvecklas med mindre förändringar
utan att det skall göra en stor inverkan på systemets funktionalitet.
4.2 Strategi
Ägarna och de anställda kom överens om att ett system skulle utvecklas för att det fanns
ett uppenbart behov. Tanken är att systemet ska implementeras efter att det är noggrant
genomgått så att eventuella buggar och andra errors är upptäckta. Då det är ett litet system ska
vi testa det ordentligt själva innan det implementeras på vår egen utrustning.
4.3 Utvecklingsekonomi
Systemtet vi har beskrivit i detta analysdokument räknar vi tar cirka en månad att utveckla från
start till mål.
Källförteckning:
Tryckta källor
Bojic Paul, Greasley Andrew, Hickie Simon, Business Information Systems
fourth edition, Pearson Education Limites, 2008.
21. 21
Lars Mathiassen, Anders Munk- Madsen m fl, Objektorienterad design och analys, tredje
upplagan, Studentlitteratur 2008.
Dag Ingvar Jacobssen och Jan Thorsvik, Hur moderna organisationer fungerar, andra
upplagan, Studentlitteratur 2010.
