ISO 9001:2015: Praktische Inputs zur Integration in Office 365

1. WEBINAR «Die neuen Anforderungen von ISO 9001:2015» «Praktische Inputs zur Integration in Office 365» HERZLICH WILLKOMMEN

2. © Webinar ISO NORM 9001:2015 Über uns Pius Renggli, Geschäftsleitung +41 41 925 84 15, pius.renggli@ioz.ch Thomas Widmer, Projektleiter / Managementsysteme +41 41 925 83 06, thomas.widmer@ioz.ch 2 www.ioz.ch

3. © Webinar ISO NORM 9001:2015 3 Die neue Norm – Referat Hubert Rizzi SQS Referat Hubert Rizzi Leadauditor SQS Video: https://www.youtube.com/watch?v=pTmq8VOtCAY Referat: http://www.ioz.ch/wissen/a-z/DokumenteAZ/26AUG2015_Hubert_Rizzi_SQS_ISO.pdf

4. © Literaturhinweise Literaturverweis zum Webinar Starke Cartoons e.K. In der Neckarhelle 120/1 D-69118 Heidelberg www.starke-cartoons.com 2015 Carl Hanser Verlag www. Hanser-fachbuch.de SQS Schweizerische Vereinigung für Qualitätsmanagementsysteme Webinar ISO NORM 9001:2015 4

5. © Webinar ISO NORM 9001:2015 Agenda Webinar Einleitung • Aufbau der neuen Norm ISO 9001:2015 • Welches sind die wichtigsten Änderungen? Office 365 / SharePoint • Wie können uns Office 365 und SharePoint bei der Umsetzung unterstützen? • Demobeispiele: Praktische Umsetzung Feedback / Fragen • Fragen können direkt per E-Mail, telefonisch oder über den Chat an uns gestellt werden, welche wir dann gerne im Anschluss ans Webinar persönlich beantworten werden. 5

6. © Webinar ISO NORM 9001:2015 6 Aufbau der neuen Norm - Struktur 4. Kontext der Organisation 5. Führung 6. Planung 7. Unterstützung 8. Betrieb 9. Bewertung der Leistung 10. Verbesserung GRUNDSTRUKTUR HLS 9001:2015 14001:2015

7. © Webinar ISO NORM 9001:2015 7 Umsetzung - Integration in bestehende Systeme

8. © Webinar ISO NORM 9001:2015 8 Umsetzung – Konkrete Beispiele ISO 9001:2015 Kontext der Organisation - Verstehen der Organisation und ihres Kontextes – PESTEL-Modell 4.1 - Erfordernisse und Anforderungen interessierter Parteien 4.2 - Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse 4.4 Führung - Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation (AKV  Liste) 5.3 Planung - Massnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen  Zielsetzungen  Projektportfolio 6.1 Unterstützung - Wissen der Organisation  Intranet, Yammer, Blog, E-Mail, Newscenter 7.1.6 - Dokumentierte Information (Zusammenstellung TWI  Kann angefordert werden) 7.5 Betrieb - Steuerung von extern bereitgestellten Produkten  Anbindung an Adressdatenbank 8.4 - Projektportfolio – Projekträume - Steuerung der Produktion und der Dienstleistungserbringung 8.5.1 Internes Audit - Kundenzufriedenheit – Befragung – Statusberichte 9.1.2 - Auditplanung – Terminplanung – Checkliste – Audithinweise  Teamraum 9.2 Verbesserung - Fortlaufende Verbesserung  KVP 10.3

9. © Webinar ISO NORM 9001:2015 9 Aufbau der neuen Norm - Struktur 4. Kontext der Organisation 5. Führung 6. Planung 7. Unterstützung 8. Betrieb 9. Bewertung der Leistung 10. Verbesserung GRUNDSTRUKTUR HLS Verstehen der Organisation und ihres Kontextes Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien Festlegen des QMS Anwendungsbereiches Qualitätsmanagement- system und dessen Prozesse Führung und Verpflichtung Qualitätspolitik Rollen, Verantwortlichkeiten, Befugnisse Massnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung Planung von Änderungen Ressourcen Kompetenz Bewusstsein Kommunikation Dokumentierte Information Betriebliche Planung und Steuerung Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen Steuerung extern bereitgestellter Produkte und DL Produktion und Dienstleistungs- erbringung Steuerung nichtkonformer Ergebnisse Freigabe von Produkten und Dienstleistungen Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung Internes Audit Management- bewertung Allgemeines Nichtkonformität und Korrekturmassnahmen Fortlaufende Verbesserung PLAN DO CHECK ACT

10. © Webinar ISO NORM 9001:2015 10 Wozu gibt es unsere Organisation? Was ist unsere Mission? Welche Themen sind für unsere strategische Ausrichtung interessant? Die Organisation muss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck und ihre strategische Ausrichtung relevant sind und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Qualitätsmanagementsystems zu erreichen. 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes

11. © Webinar ISO NORM 9001:2015 11 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes Prozess Externe Analyse Umweltanalyse PESTEL Makrotrends Interessierte Parteien Wettbewerbsanalyse MISSION VISION WERTE KULTUR Interne Analyse Kompetenz- und Bedarfsanalyse 7S-Modell Stärken Schwächen Output Strategiedaten Externes und internes Umfeld SWOT-Portfolio Evaluierung der strategischen Optionen Evaluierung der Chancen und Risiken Auswahl der Grund und Teilstrategien Implementierungs- planung Umsetzung von strategischen Projekten Überwachung de Zielerreichung Festlegung von strategischen Indikatoren und Zielen Operative Umsetzung Aktionspläne Unternehmens- strategie Entscheidungen über strategische Projekte Plan Projektmanagement Klare Ziele und Massnahmen Verpflichtung der internen und externen Akteure

12. © Webinar ISO NORM 9001:2015 12 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes Regierungsstabilität Steuerpolitik Aussenhandelsbestimmungen Sozialleistungen Wirtschaftswachstum Inflation Wechselkurse Arbeitslosigkeit Konjunkturzyklen Forschung Neue Technologien Produktezyklen Neue Methoden Bildungsniveau Gesellschaftliche Werte Kulturelle Normen Lebensstile Demographie PESTEL-METHODE – EXTERNE ANALYSE P Politics E Economy S Social T Techno- logie E Environ- ment Umweltschutz-Gesetze Abfallbeseitigung Subventionen Energieverbrauch Steuern, Abgaben, Gebühren L Legal Arbeitsrecht Kartellrecht Aktiengesetz

13. © Webinar ISO NORM 9001:2015 13 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes

14. © Webinar ISO NORM 9001:2015 14 High Level Structure 4. Kontext der Organisation 5. Führung 6. Planung 7. Unterstützung 8. Betrieb 9. Bewertung der Leistung 10. Verbesserung GRUNDSTRUKTUR HLS Verstehen der Organisation und ihres Kontextes Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien Festlegen des QMS Anwendungsbereiches Qualitätsmanagement- system und dessen Prozesse Führung und Verpflichtung Qualitätspolitik Rollen, Verantwortlichkeiten, Befugnisse Massnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung Planung von Änderungen Ressourcen Kompetenz Bewusstsein Kommunikation Dokumentierte Information Betriebliche Planung und Steuerung Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen Steuerung extern bereitgestellter Produkte und DL Produktion und Dienstleistungs- erbringung Steuerung nichtkonformer Ergebnisse Freigabe von Produkten und Dienstleistungen Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung Internes Audit Management- bewertung Allgemeines Nichtkonformität und Korrekturmassnahmen Fortlaufende Verbesserung PLAN DO CHECK ACT

15. © Webinar ISO NORM 9001:2015 15 4.4 Qualitätsmanagement und seine Prozesse Sind alle notwendigen Prozesse und deren Wechselwirkungen/Zusammenhänge vollständig beschrieben? Wie werden die Prozesse im System abgebildet und deren Ergebnisse gemessen? Definieren von Prozessmessgrössen: Effektivität: «Das richtige tun» Effizienz: «Es richtig tun»

16. © Webinar ISO NORM 9001:2015 16 4.4 Qualitätsmanagement und seine Prozesse

17. © Webinar ISO NORM 9001:2015 17 4.4 Qualitätsmanagement und seine Prozesse Für die Darstellung und Modellierung von Prozessen gibt es verschiedene Werkzeuge und grafische Möglichkeiten Eine vorgeschriebene Darstellungsmethode gibt es nicht Die Organisation entscheidet selber, welches für sie die beste Methode darstellt

18. © Webinar ISO NORM 9001:2015 18 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse Für alle relevanten Rollen gilt, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen, in der Organisation bekannt gemacht und verstanden werden müssen. Die Personen in der Unternehmung müssen Klarheit haben, wer wofür zuständig ist.

19. © Webinar ISO NORM 9001:2015 19 5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse Organigramme Funktions- und Rollenbeschreibungen Stellenprofile Prozessbeschreibungen

20. © Webinar ISO NORM 9001:2015 20 7.1 Ressourcen 7.1.6 Wissen der Organisation Wissen ist die Summe jener handlungs- und entscheidungsrelevanten Informationen und Fertigkeiten, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen der Durchführung ihrer Arbeitsprozesse zur Lösung von Aufgaben, Herausforderungen und Problemen zur Anwendung bringen.

21. © Webinar ISO NORM 9001:2015 21 7.1 Ressourcen 7.1.6 Wissen der Organisation – Wissensmanagement (Probst-Modell) Wissensbaustein Inhalt Wissensidentifikation Wie schaffe ich intern und extern Transparenz über vorhandenes Wissen? Wissenserwerb Welches Wissen und welche Fähigkeiten kaufe ich mir von extern ein? Wissensentwicklung Wie baue ich (intern) neues Wissen auf? Wissens(ver)teilung Wie bringe ich das nötige Wissen an den richtigen Ort? Wissensnutzung Wie stelle ich die Anwendung von Wissen sicher? Wissensbewahrung Wie schütze ich mich vor Wissensverlusten? Wissensbewertung Wie messe ich den Erfolg meiner Lernprozesse? Wissensziele Wie gebe ich meinen Lernanstrengungen eine Richtung?

22. © Webinar ISO NORM 9001:2015 22 7.1 Ressourcen 7.1.6 Wissen der Organisation – Yammer – Delve – Newscenter - Videoportal – etc.

23. © Webinar ISO NORM 9001:2015 23 7.4 Kommunikation Ist festgelegt, wer mit wem worüber kommunizieren soll? Gibt es Regeln, wie oft dies planmässig zu erfolgen hat? In der ISO Norm 9001:2015 geht es nicht mehr darum sicherzustellen, dass Kommunikation passiert, sondern um die Festlegung, wer worüber wann, mit wem und wie kommuniziert.

24. © Webinar ISO NORM 9001:2015 24 7.4 Kommunikation In der Praxis kommen vor allem folgende Kommunikationsmittel zur Anwendung: ○ Mündliche Kommunikation (face to face, telefonisch, elektronisch) ○ Besprechungen, Meetings (face to face, telefonisch, elektronisch) ○ Reportings ○ Schriftliche Kommunikation (E-mails, Briefe, Memos etc.) ○ Internet / Social Media Plattformen Intranet / Yammer Social Media - Kanäle

25. © Webinar ISO NORM 9001:2015 25 High Level Structure 4. Kontext der Organisation 5. Führung 6. Planung 7. Unterstützung 8. Betrieb 9. Bewertung der Leistung 10. Verbesserung GRUNDSTRUKTUR HLS Verstehen der Organisation und ihres Kontextes Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien Festlegen des QMS Anwendungsbereiches Qualitätsmanagement- system und dessen Prozesse Führung und Verpflichtung Qualitätspolitik Rollen, Verantwortlichkeiten, Befugnisse Massnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung Planung von Änderungen Ressourcen Kompetenz Bewusstsein Kommunikation Dokumentierte Information Betriebliche Planung und Steuerung Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen Steuerung extern bereitgestellter Produkte und DL Produktion und Dienstleistungs- erbringung Steuerung nichtkonformer Ergebnisse Freigabe von Produkten und Dienstleistungen Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung Internes Audit Management- bewertung Allgemeines Nichtkonformität und Korrekturmassnahmen Fortlaufende Verbesserung PLAN DO CHECK ACT

26. © Webinar ISO NORM 9001:2015 26 10.3 Fortlaufende Verbesserung Fortlaufende (ständige) Verbesserung ist seit jeher ein wesentliches Prinzip der ISO 9001. Der Unterschied zur Ausgabe von 2008 besteht darin, dass nun der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) hier direkt angesprochen wird. Fortlaufende Verbesserung ist im Sinne der ISO 9001:2015 das Schliessen des PDCA-Zyklus, also konkret aus den Ergebnissen der Analyse und Bewertung die entsprechenden Massnahmen einzuleiten.

27. © OUTPUTINPUT Webinar ISO NORM 9001:2015 27 10.3 Fortlaufende Verbesserung Prozess- messung Vorschlags- wesen Externe Audits Reklamations- wesen Interne Audits Mitarbeiter- befragung Finanzielles Reporting Kunden- befragung Konkurrenz- vergleich Qualiäts- werkstatt METHODEN A N A L Y S E E R K E N N T N I S S E Anpassung des Managementsystems Schulung Neue Produkte Dienstleistungen Investitionen Korrekturmassnahmen FORTLAUFENDE VERBESSERUNG

29. © Webinar ISO NORM 9001:2015 29 Kontakt Haben Sie Fragen zum Webinar oder zur neuen Norm 9001:2015? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren! Den Link zum Webinar finden Sie unter: http://www.ioz.ch/loesungen/business/Seiten/ISO.aspx Communities / Blog http://www.ioz.ch/wissen/community/Seiten/community.aspx +41 41 925 84 15 pius.renggli@ioz.ch +41 41 925 83 06 thomas.widmer@ioz.ch

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