Conferencia impartida a Decanos de diversas Universidades en América Latina

1. 1
International Deans’ Course
Latin America
Módulo 3: COMUNICACIÓN
Expert: Dra. Ingrid Hernández
Tecnológico de Monterrey

2. DINÁMICA
Comunicar
* Expectativas
* Plataforma General de un Proceso de Comunicación
* La Universidad y su Comunicación
- Recursos de comunicación
- Temas y Proactividad
- Herramientas y Actividades
* El Nuevo Estilo de Comunicar
* El Decano como voz e imagen de la Universidad
* ACTIVIDAD

3. COMUNICAR
“La Comunicación es un proceso que construye relaciones de
beneficio mutuo entre las organizaciones y sus públicos”
Medios de Comunicación / Gobierno / Sindicatos
Directores de Facultades / Departamento
Profesores de Planta / Cátedra
Alumnos / Empleados
Entre Universidades
La Comunidad en general

4. COMUNICAR
COMMUNICATION MEANS ESTABLISHING A SENSE OF COMMONNESS
* Communication must function effectively in a “global village”
* Communication requires a keen vision and understanding of the
issues related to our audience: universities, students, teachers, unions
* Communication must be creative, well-adjusted, flexible and capable of
mastering diverse skills
PLATAFORMA GENERAL DE UN PROCESO DE COMUNICACIÓN

5. COMUNICAR
“The success of a communication strategy
is largely reliant on how closely
the communication strategy is linked
(aligned) to the strategy of the
University as a whole”
PLATAFORMA GENERAL DE UN PROCESO DE COMUNICACIÓN

6. La Audiencia

7. La Audiencia
LA CLAVE: Fomentar relaciones con nuestros grupos de interés
Audiencias Internas
Empleados
Directivos
Pares (Peers)
Estudiantes
Profesores
Audiencias Externas
Proveedores
Gobierno
Asociaciones
Universidades
Gobierno
PLATAFORMA GENERAL DE UN PROCESO DE COMUNICACIÓN
Relationship building

8. La Audiencia
Los tres elementos clave que definen una audiencia
* LA GEOGRAFIA
* SUS INTERESES :: PROPÓSITOS
* ACTIVIDADES PARALELAS
PLATAFORMA GENERAL DE UN PROCESO DE COMUNICACIÓN

9. El Mensaje

10. El Mensaje
The Content of a good message has to be interesting for our key
audience : Content lies at the heart of the strategy
CONTENIDO Y PROCESO
The Key for Creating a Successful Communications Plan
is to Communicate the Right Message : Engage with our Key Audience
The Process of communicating the message
What we say and How we say it
PLATAFORMA GENERAL DE UN PROCESO DE COMUNICACIÓN
¿Que decimos y cómo lo decimos? :: ¿Que comunicamos y cómo lo hacemos?

11. El Mensaje
** Empatía en el vocabulario
- Crear un respuesta positiva :
** Crisis
** Anuncio de nuevos programas
** Seminarios
** Acuerdos con distintas universidades
** Modificar el mensaje para adaptarlo a las necesidades de
comunicación coyunturales
PLATAFORMA GENERAL DE UN PROCESO DE COMUNICACIÓN

12. El Mensaje
I. The audience consists of people. Where people are influenced
II. People tend to read, watch, or listen to communications that present
points of view with which they are sympathetic
III. Communication has separate communities. Specialized media.
IV. Media has a wide variety of effects on individual and collective knowledge
.
FOUR FUNDAMENTAL FACTS
PLATAFORMA GENERAL DE UN PROCESO DE COMUNICACIÓN

13. CREDIBILIDAD
CONTEXTO
CONTENIDO
CLARIDAD
CONTINUIDAD Y CONSISTENCIA
CANALES
PLATAFORMA GENERAL DE UN PROCESO DE COMUNICACIÓN

14. COMUNICAR
EL PLAN DE COMUNICACIÓN
Acciones, cambios y funciones que llevan a un resultado
INVESTIGACIÓN - ¿Cuál es el problema o la situación?
ACCIÓN- (Planeación): ¿Qué se va a hacer al respecto?
COMUNICAR - (Ejecutar) : ¿De qué manera se lo comunicaremos al público?
EVALUACIÓN – ¿Cuál fué el efecto en la audiencia?
OBJETIVO : ESTRATEGIA

15. LA UNIVERSIDAD Y SU COMUNICACIÓN

16. LOS TEMAS
- Comunicación Interna y Comunicación Externa
LA UNIVERSIDAD Y SU COMUNICACIÓN
- Relaciones con la Comunidad
- Posicionamiento del Decano a nivel
nacional y a nivel Latinoamérica
- Manejo de Crisis
- Recaudación de Fondos
- Comunicación Regional y entre Universidades
- Sostenibilidad

17. LOS TEMAS
- Reputación, Identidad e Imagen
LA UNIVERSIDAD Y SU COMUNICACIÓN
- Relaciones Públicas / Medios
- Ética y Transparencia
- Captación de alumnos
- Digital
- Stroytelling

18. La Universidad y su Comunicación
Existen una gran cantidad de recursos de comunicación para cada una de
las universidades de América Latina
* Sitos Web Institucionales
* Revistas
* Redes Sociales
* Newsletters : Boletines
* Estaciones de radio
* Carteles por el Campus
* Comunicación de boca a boca
¿Articular una red de comunicación interinstitucional?

19. PUNTOS DE ADAPTACIÓN
La Universidad y su Comunicación
La Universidad debe adaptarse / ajustarse a una nueva realidad de
comunicación
** Desarrollo de Contenido:
- Nacional / Regional / Global
- Medios Tradicionales vs. Medios Digitales
- Realidades políticas, sociales, económicas
- Comunidad Internacional
** Alcance de audiencias : Nueva era digital
** Canales de Comunicación

20. Comunicación Institucional de la Universidad
La parte proactiva de comunicación en la
Universidad
“Clave para crear sinergias entre las facultades dentro de la Universidad
así como con las demás Universidades” :: Vínculos externos :: Medios
La Universidad y su Comunicación
** ¿Cómo un tema de comunicación puede resultar interesante para
la Escuela de Ingeniería? ¿Cómo se puede beneficiar de la comunicación?
Charlas / Seminarios en conjunto
Profesor experto en el tema
Entrevistas / Boletín

21. La parte proactiva de comunicación en la
Universidad
La Universidad y su Comunicación
Comunicación Interna
Actividades de comunicación / promoción que se llevan a cabo
dentro de la Universidad
* Boletines electrónicos :: Comunicación entre facultades
* Pizarras
* Protectores de pantalla con anuncios “inspiracionales”
* Redes sociales internas : Universidad y por Carrera
Área de Comunicación

22. La parte proactiva de comunicación en la
Universidad
La Universidad y su Comunicación
Comunicación Externa
Vínculos de comunicación / promoción que desarrolla Universidad con
sus públicos externos:
• Medios de comunicación, gobierno, diversas instituciones académicas,
asociaciones, líderes de opinión
* Programa de Relación con Medios : Dossier de Medios
* Relaciones con Gobierno : Lobbying
* Programa para Recaudación de Fondos
* Vinculación con Asociaciones de Investigación
* Redes sociales
Área de Comunicación

23. La parte proactiva de comunicación en la
Universidad
La Universidad y su Comunicación
Comunicación Regional : Multicultural
Sincronización de temas e información
Clave para la difusión de programas, carreras e intercambios tanto de
alumnos como de proyectos institucionales
* Eventos en donde se hable de un tema de interés para la región:
- Presenciales o Virtuales
* Coordinación específica desde una Universidad de la región
- Sincronización de materiales: brochures, comunicados
* Foros regionales

24. La parte proactiva de comunicación en la
Universidad
La Universidad y su Comunicación
Comunicación de Crisis
Preparación previa de materiales en caso de una crisis
* Mensaje del Decano : Electrónico / Video / Página Institucional
* Manual de Crisis : Pre-desarrollado por un Cómité
* Comunicación del tema a los empleados y grupos de interés específicos
* Vocero : “War-room”

25. La parte proactiva de comunicación en la
Universidad
La Universidad y su Comunicación
Relaciones con la Comunidad
Vinculación constante con la comunidad en general
* Notas informativas sobre temas de interés: tradicionales y digitales
* Visitas a los Campus
* “Semana de la Cultura” – Invitación y Participación
* Promocionar en páginas institucionales : redes

26. La parte proactiva de comunicación en la
Universidad
La Universidad y su Comunicación
Captación de Alum@s
Acciones de comunicación, tanto interna como externa que lleva a cabo
la Universidad
* Foros especiales con invitación a diversas instancias : académicas
* Speaker
* Promoción en distintas universidades : Nacionales, Regionales
* A través de redes sociales institucionales . Videos

27. La parte proactiva de comunicación en la
Universidad
La Universidad y su Comunicación
OTRAS HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN
* Charlas para promover programas inter-universitarios e inter-facultades
* Líderes de opinión que vinculen varios temas / Expertos
* Anuncios sobre Intercambios Académicos
* Congresos regionales relacionados a diversos temas de interés para la Región
* Foros apoyados por videos, blogs institucionales, stands
* Documentar :: Archivo digital : “El Cuaderno”

28. El Decano como voz e imagen de la Universidad
Parte coyuntural para lograr una reputación e imagen favorable de la
Universidad y sus programas, son las actividades del Decano como voz de
la misma
Es el Vínculo con Universidades a nivel global, asociaciones,
cara a los medios y a la comunidad en general en situaciones de crisis,
con grupos de interés
Por tanto la dirección en cuestiones de comunicación es primordial para
lograr este objetivo

29. El Decano como voz e imagen de la Universidad
Contar con un equipo de apoyo y dirección
Entrenamiento de medios : Vocero
Entrenamiento de crisis
ACCIONES
Monitoreo de medios . Congresos
Oportunidades de participación en Foros
Calendario editorial

30. DIGITAL
El Nuevo Estilo de Comunicar

31. DIGITAL
El Nuevo Estilo de Comunicar
CINCO FACTORES DE IMPACTO DIGITAL
Presencia en el mundo digital
Influencia
Percepción
Virality
Resonancia

32. DIGITAL
El Nuevo Estilo de Comunicar
Success lies in understanding that in a social media world, everything
communicates and communications affect everything
Silence, especially, can prove to be the most damaging strategy

33. STORYTELLING
El Nuevo Estilo de Comunicar

34. STORYTELLING
El Nuevo Estilo de Comunicar
“Construir la narrativa”
“Saber narrar historias es la mejor arma para conseguir relacionarse con los
demás. Sólo hay que tener claro el mensaje y dejarse llevar”
No lo explique, ¡cuéntelo!
Un principio y un final
Empiece con una promesa
Involucrar al otro
Use lo que sabe
Componentes de una narrativa eficaz

35. STORYTELLING
El Nuevo Estilo de Comunicar
“Construir la narrativa”
Storytelling is an interactive performance art form
Storytelling is, by design, a co-creative process
Storytelling is, by its nature, personal, interpretive, and
uniquely human
Storytelling is a process, a medium for sharing, interpreting, offering
the content and meaning of a story to an audience

36. STORYTELLING
1. Learn how to engage an audience, not manipulate it.
2. “Writing non-fiction and journalism”
3. Practice. Practice. Practice. Find someone who has no vested interest
in your story and tell it
HOW DOES ONE DEVELOP STORYTELLING SKILLS
Be prepared for what that person has to say. In comedy, the saying
is "if they don't laugh, it's not funny." In communications the same is true.
If your audience doesn't get it, they won't buy it.

37. STORYTELLING
Show don’t tell
Create character your audience relates to
Set the stage
Create a mood
Use realistic dialogue
Appeal to our senses
Use hook beginnings
Use hook endings
Establish a unified theme
Make it interactive
Make it visual
Pull on our emotions
Give us a resolution
STORYTELLING TECHNIQUES

39. ACTIVIDAD
IDENTIFICAR UN TEMA DE INTERÉS
• Situación / Contexto : ¿Qué está sucediendo?
• Definir la audiencia a la que se le va a comunicar la situación
• Desarrollar el mensaje clave
• Dos actividades de comunicación
• Elegir a una persona del equipo (Vocero) para que presente la
actividad a manera de narrativa

40. Dra. Ingrid Hernández
ingridhernandez@itesm.mx
@KOSTCSR
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ingridh124
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https://itesm.academia.edu/IngridHernandez