1. AUDYT EFEKTYWNOŚCI ORGANIZACJI
– JAK GO PRZYGOTOWAĆ
I PRZEPROWADZIĆ W FIRMIE
Dorota Zdun - Angotti – Dyrektor Zarządzający Kompass
Poland
Warszawa, 05 lipca 2012 r.
2. Agenda
• Definicja audytu efektywności organizacji
• Cele audytu
• Obszary organizacji i ich połączenie
• Jak wdrożyć wnioski czyli przygotować się na zmianę
• Aspekt HR podczas procesu zarządzania zmianą
3. Definicja audytu efektywności organizacji
Audyty wykazuje z jakimi problemami
mamy do czynienia w organizacji i czy
ktoś ciągnie „puzzle” w swoją stronę
oraz
Co zrobić aby lepiej połączyć
poszczególne obszary „układanki” i jak
zmotywować ludzi do wspólnego
układania „puzzli”
4. Definicja audytu efektywności organizacji
• Kroki w audycie
– zdefiniowanie problemu np. wysoka ilość rezygnacji ze współpracy
– diagnoza aktualnej sytuacji we wszystkich obszarach związanych z obsługą
klienta (także analiza oferty konkurencji)
– analiza dokumentów formalnych i organizacyjnych , wskaźników,
– analiza procesów
– struktur organizacyjnych i personelu (obszar HR)
– zebranie od menedżerów i kluczowych pracowników różnych jednostek
organizacyjnych, informacji
– Analiza potrzeb
– Opracowanie propozycji kierunków zmian i sposobu wdrożenia
Podczas audytu znajdujemy odpowiedzi na wiele pytań związanych z
efektywnością organizacji .
5. Agenda
• Definicja audytu efektywności organizacji
• Cele audytu
• Obszary organizacji i ich połączenie
• Jak wdrożyć wnioski czyli przygotować się na zmianę
• Aspekt HR podczas procesu zarządzania zmianą
6. Cele audytu
Celem audytu efektywności organizacji jest
zidentyfikowanie problemu i zaproponowanie kierunków
zmian czyli zrozumienie, w którą stronę iść ze zmianami.
7. Cele audytu
• Analiza sytuacji / diagnoza potrzeb
• Analiza posiadanych kompetencji w firmie
(obszar HR)
• Analiza luk kompetencyjnych w firmie
(obszar HR)
• Zdiagnozowanie obszarów wymagających
zmiany
• Opracowanie propozycji planu wdrożenia
zmian
• Zrozumienie organizacji składającej się z
różnych typów osobowości z różnym
doświadczeniem, sposobem działania
8. Cele audytu
• ocena efektywności organizacji pracy
• funkcjonalność procesów biznesowych i procedur
• zdefiniowanie kompetencji różnych pracowników
• zdefiniowanie obszarów odpowiedzialności
• zdefiniowanie obszarów wymagających
zmian/wsparcia/rozwoju/wdrożenia
9. Agenda
• Definicja audytu efektywności organizacji
• Cele audytu
• Obszary organizacji i ich połączenie
• Jak wdrożyć wnioski czyli przygotować się na zmianę
• Aspekt HR podczas procesu zarządzania zmianą
10. Obszary organizacji i ich połączenie
• Dla sprawnego funkcjonowania firmy muszą działać
wszystkie „puzzle”
• Obszary organizacji są zależne od profilu prowadzonej
działalności np. sprzedaż, serwis klienta, realizacja
zamówień, produkcja, finanse, HR, back-office
• Wdrożenie nawet jednego nowego rozwiązania
technologicznego lub nowego
kanału dystrybucji może wymagać istotnych
zmian w wielu działach
w firmie
11. Agenda
• Definicja audytu efektywności organizacji
• Cele audytu
• Obszary organizacji i ich połączenie
• Jak wdrożyć wnioski czyli przygotować się na
zmianę
• Aspekt HR podczas procesu zarządzania zmianą
12. Jak wdrożyć wnioski czyli przygotować się na zmianę
Wnioski z audytu efektywności i rekomendowanych
kroków powinny uwzględniać:
1. Strategię i cele firmy
2. Model biznesowy
3. Organizację
4. Zasoby ludzkie
5. Zasoby pozostałe
13. Jak wdrożyć wnioski czyli przygotować się na zmianę
• Zgodnie z wynikami Raportu The European Top Employers w
nadchodzących latach proces zarządzania i przeprowadzania
zmiany będzie głównym wyzwaniem dla współczesnych
organizacji.
• Po zdefiniowaniu koniecznych do przeprowadzenia zmian
obszary do działania można podzielić na twarde i miękkie
14. Jak wdrożyć wnioski czyli przygotować się na zmianę
• Zagwarantować zaangażowanie managementu, dyrekcji
oraz pracowników w proces zmian prowadzący do
ulepszenia organizacji
• Zagwarantować narzędzia np. IT, raportowanie,
• Dostarczyć środki finansowe
• Zaangażować dział HR
• Powołać komitet odpowiedzialny za wdrożenie zmian
• Informować o przebiegu procesu
• Świętować osiągniecie poszczególnych etapów
• Monitorować czy wdrożenie spełnia zakładane cele
15. Agenda
• Definicja audytu efektywności organizacji
• Cele audytu
• Obszary organizacji i ich połączenie
• Jak wdrożyć wnioski czyli przygotować się na zmianę
• Aspekt HR podczas procesu zarządzania zmianą
16. Aspekt HR podczas procesu zarządzania zmianą
• Organizacja to ludzie czyli do wdrożenia zmiany konieczne jest
przygotowanie i zmotywowanie ludzi aby proces był harmonijny
• Bardzo istotnym elementem jest komunikacja wewnątrz i na zewnątrz
firmy
• Aby nie stracić dobrych pracowników w procesie zmiany powinien
uczestniczyć HR manager i zapewnić wsparcie dla pracowników i
managerów
17. Aspekt HR podczas procesu zarządzania zmianą
• Narzędzia HR, które mogą być wykorzystane podczas
wdrażania zmiany i składania „puzzli” to min:
– Ankiety
– Wywiady
– Asessment center
– Development center
– Szkolenia
– Coaching
– Mentoring
18. Podsumowanie
W wyniku audytu organizacja może znacząco podnieść
efektywność poprzez wdrożenie zmian rekomendowanych w
audycie. Może to być doskonała okazją do zbudowania silnej
organizacji, nastawionej na realizację celów z bardzo
zmotywowanym zarządem i personelem.
Sukces gwarantowany!!!
