1. BAB 4: PENGURUSAN
MESYUARAT
Disediakan oleh:
Nor Zaheera bt Abdul
Razak
Irene Bunsie anak
Bandang
Lousia Sindeng
2.
3. Maksud Mesyuarat
Mesyuarat bermaksud mengadakan satu
perhimpunan dengan tujuan untuk
mengumpulkan idea atau penyatuan fikiran
bagi mendapat keputusan.
4. Tujuan mesyuarat diadakan
1) Menyelesaikan banyak tugas dan masalah
berkaitan dengan organisasi dan persatuan.
2) Mewujudkan perhubungan dan perbincangan
dalam kumpulan untuk mendapat kata sepakat
dan kerjasama.
3) Mengawal aktiviti dan kewangan organisasi
atau persatuan dari semasa ke semasa.
4) Menyelaras dan membincangkan bidang tugas
jawatankuasa atau pegawai dan kegiatan
organisasi atau persatuan.
5. Sambungan…
5) Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu
kepada masyarakat atau ahli secara khususnya.
6) Mengetahui sokongan, kerjasama, tindak balas
dan sambutan terhadap sesuatu isu atau
persoalan dan aktiviti.
7) Membuat sesuatu keputusan atau mandat
penting yang berkaitan dengan organisasi atau
persatuan.
8) Merancang sesuatu strategi dan program atau
mendapatkan idea-idea baharu bagi
melaksanakan aktiviti organisasi atau persatuan.
6. 4.1 Jenis-Jenis Mesyuarat
1) Mesyuarat Agung Tahunan
2) Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar
3) Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
4) Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro
5) Mesyuarat Jawatankuasa Sementara (Ad
Hoc)
7. Mesyuarat Agung Tahunan
• Membincangkan mengenai persatuan secara
menyeluruh dan melaksanakan pemilihan
ahli Jawatankuasa Kerja yang baharu.
• Persatuan yang mengadakan Mesyuarat
Agung Tahunannya dua tahun sekali dikenali
Mesyuarat Agung Dwitahunan.
8. Agenda semasa Mesyuarat Agung
Tahunan atau Dwitahunan
1) Ucapan Pengerusi.
2) Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat
Agung Tahunan yang lepas.
3) Membentang dan menerima penyata tahunan tahun
lalu.
4) Membentang dan mengesahkan penyata kewangan
tahun lalu.
5) Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu.
6) Membincang dan meluluskan usul atau cadangan.
7) Ucapan penangguhan.
9. Sambungan…
• Notis Mesyuarat Agung Tahunan atau
dwitahunan perlu diedarkan dalam masa 14
hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha.
• Terdapat dua cara bagi kebanyakan persatuan
menetapkan korum sesuatu mesyuarat, iaitu:
1
2
a) Berpandukan pecahan atau peraturan
keahlian seperti 1 4 atau 1 2 daripada kesemua
ahli atau;
b) Menetapkan bilangan seperti sekurang-
kurangnya 40 orang, 20 orang dan
sebagainya.
10. Mesyuarat Agung Luar Biasa
• Turut dikenali Mesyuarat Agung Tergempar atau
Mesyuarat Agung Khas.
• Mesyuarat Agung Luar Biasa perlu diadakan
apabila:
i. Pengerusi memikirkannya perlu diadakan.
ii. Permintaan bertulis oleh tidak kurang daripada
8 orang ahli Jawatankuasa Kerja.
iii. Permintaan secara bertulis oleh atau 60
orang ahli atau mana yang kurang 2 3 agar
mesyuarat itu diadakan.
11. Sambungan…
• Notis untuk mengadakan Mesyuarat Agung
Luar Biasa bergantung kepada
persatuan, misalnya 14 hari.
• Antara agenda yang dibincangkan ialah:
a) Penerangan atau taklimat ketua atau
setiausaha mengenai latar belakang isu yang
dibincangkan.
b) Perbincangan mengenai isu berkenaan dan
membuat keputusan.
12. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
• Merupakan mesyuarat yang biasa diadakan
oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan
persatuan berkenaan.
• Notis dikeluarkan 2 atau 3 hari bagi
pertubuhan yang diadakan di sekolah kerana
masalah menyampaikan notis tidak timbul.
13. Agenda Mesyuarat Jawatankuasa
Kerja
1) Ucapan pengerusi.
2) Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.
3) Perkara-perkara yang berbangkit.
4) Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau
laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi
Jawatankuasa Kecil.
5) Hal-hal lain.
16. Pengerusi
• Merupakan orang yang paling penting bagi
memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat.
• Harus mempunyai sifat:
a) daya usaha,
b) kepimpinan,
c) adil,
d) tidak beremosi,
e) berpakaian kemas,
f) sentiasa tenang,
g) mendapat kepercayaan ahli
h) berpengetahuan yang cukup tentang agenda
mesyuarat.
17. Peranan Pengerusi
1) Memulakan mesyuarat setelah korum
mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan.
Perkara yang perlu disentuh pada permulaan
mesyuarat ialah memperkenalkan tetamu
jemputan sekiranya ada dan menjelaskan tujuan
mesyuarat.
2) Semua perbincangan mengikut urutan agenda
yang telah ditetapkan.
3) Pengerusi menutup mesyuarat dengan segera
sekiranya perbincangan telah tamat.
4) Memastikan setiausaha menaip minit
mesyuarat dan mengedarkan kepada semua
ahli.
18. Setiausaha
• Setiausaha perlu bekerjasama dengan pengerusi
bagi mentadbir dan mengurus persatuan.
• Seorang setiausaha perlu mempunyai sifat;
a) Dedikasi
b) Cekap
c) Berdisiplin
d) Membuat kerja dengan kemas dan teratur
e) Boleh bekerjasama dengan pengerusi (sangat
penting)
f) Mementingkan fakta yang terperinci.
20. Sebelum mesyuarat
a) Berbincang dengan pengerusi untuk
menyediakan agenda mesyuarat.
b) Menghantar surat jemputan atau notis
mesyuarat lebih awal.
c) Memastikan tempat mesyuarat termasuk
sistem siar raya berfungsi.
d) Menyediakan peralatan yang berkaitan
seperti kertas, pen dan sebagainya(jika
perlu)
e) Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.
21. Semasa mesyuarat
a) Datang lebih awal ke tempat mesyuarat
untuk memastikan semua persiapan tidak
tergendala dan diatur dengan sempurna.
b) Mencatat perkara yang dibincang dalam
mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat.
c) Mengedar kertas borang kehadiran
mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.
22. Selepas mesyuarat
a) Menyiapkan minit mesyuarat dengan
seberapa segera.
b) Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan
secapat mungkin untuk tindakan mereka
yang terbabit
26. PENGENDALIAN MESYUARAT
• Merancang pelaksanaan
dasar, program, mendapatkan
nasihat, menyelaras dan menyelesaikan
masalah yg timbul.
• Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan
jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti
supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan
berkesan.
• Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi
sumbangan yang berkesan kepada
jabatan/organisasi.
• Urusetia akan dilantik bagi membantu
keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.
26
27. TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan
tempat mesyuarat bersama
Pengerusi jawatankuasa
2. Membuat tempahan bilik mesyuarat
– Tempahan secara bertulis
– Nyatakan nama
jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, t
arikh, masa, bilangan
pegawai, peralatan dan minuman
ringan
27
28. 3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan
– Kertas kerja diterima 15 hari sebelum
mesyuarat
– Tentukan bilangan salinan kertas kerja
– Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif
sekiranya melebihi 15 muka surat
4. Menghantar surat jemputan mesyuarat
– Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat
– Nyatakan nama
jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, n
ama Pengerusi dan jenis pakaian
28
29. 5. Memastikan persediaan kemudahan bilik
mesyuarat
– Bilik bersih dan kemas
– Tempat duduk mencukupi
– Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP
dan pembesar suara
6. Menentukan kehadiran
– Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang
akan hadir
– Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat
29
30. 7. Perbincangan pra mesyuarat
– Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan
yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah
8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika
mesyuarat
– Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi
– Tepati masa
– Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat
30
31. TINDAKAN SEMASA
MESYUARAT
Catatan minit mesyuarat
• Senarai kehadiran mesyuarat
• Perkara penting yang dibincang dalam
mesyuarat
• Keputusan yang dibuat
• Tindakan susulan yang perlu diambil
31
32. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS
MESYUARAT
• Penyediaan Minit
• Format Minit Mesyuarat
• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
• Catatan Perbincangan
• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat
• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
• Menentukan Format Maklumbalas dari
Kementerian / Jabatan
• Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh
Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab
32
33. i) Penyediaan Minit
• Minit yang telah diluluskan oleh
pengerusi diedarkan kepada ahli
mesyuarat
• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh
mesyuarat
ii) Format Minit Mesyuarat
Format disusun mengikut susunan
agenda mesyuarat
33
34. iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
• Disusun mengikut kekananan ahli-
ahli yang hadir
iv) Catatan Perbincangan
Direkodkan secara padat, tepat
dan jelas
Catatan yang dibincangkan diikuti
dengan nota yang menunjukkan
samada tindakan lanjut diperlukan
atau untuk makluman sahaja
34
35. v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan
Keputusan Mesyuarat
• Bilangan
• Rujukan minit
• Perkara
• Tarikh hantar
• Kementerian atau jabatan
• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas dibentangkan
• Status
35
36. vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
• Cabutan keputusan
• Ringkasan dan ulasan urusetia
• Maklumbalas dari kementerian-kementerian
atau jabatan-jabatan
• Senarai kementerian atau jabatan yang belum
memberi maklumbalas
vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari
Kementerian / Jabatan
Cabutan keputusan
Kedudukan masakini
Peringkat pelaksanaan / pencapaian
Masalah pelaksanaan
Cadangan penyelesaian masalah 36
37. viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas
Oleh Kementerian / Jabatan
Bertanggungjawab
• Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas
mengenai pelaksanaan program-program yang
melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan
awam
• Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas
hendaklah diberi kepada agensi yang
bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan
program
37
39. Tatacara mesyuarat
• Mesyuarat mempunyai tatacaranya yang
tertentu.
• Setiap pertubuhan mempunyai tatacara
mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada
umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti
di bawah:
a) Peringkat pra-mesyuarat
b) Peringkat dalam mesyuarat
40. Peringkat pra-mesyuarat
• Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang
mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus
dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat diadakan.
• Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat telah siap
maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang
terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan
melalui notis yang mengandungi butiran
mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda
mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan)
• Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus
bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan
semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa
yang harus dikemukan dalam mesyuarat.
41. Peringkat dalam mesyuarat
• Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang
ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai
bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam
sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli).
Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat
sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk
setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat
terpaksa dibatalkan.
• Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan
pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat
kepada ahlinya.
42. Sambungan…
• Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai
mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan
disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat
membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit
mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli
pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab
mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat
ini.
• Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk
yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu
mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan
menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada
peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya
keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.
43. Sambungan..
• Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah
tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa
mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang
untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke
semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya
tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-
ahli yang lain.
• Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi
sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah
dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa
meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil.
Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin
berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan
rasminya"
45. Minit mesyuarat
• Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting
dilakukan kerana minit mesyuarat akan dijadikan sumber
rujukan pada masa hadapan.
• Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya
tidak ada keseragaman dalam menulisnya.
• Penyediaan minit mesyuarat perlulah mengambil kira hal-
hal yang
• berikut:
i) Butiran tentang mesyuarat
a) Nama mesyuarat.
b) Bilangan kali diadakan.
c) Tarikh
d) Masa
e) tempat
46. Sambungan..
ii) Senarai kehadiran
Senarai lengkap ahli yang hadir sangat perlu untuk pengesahan minit pada
masa akan datang dan memerlukan pandangan mereka sama ada sah atau
sebaliknya minit itu.
iii) Isi minit mesyuarat
a) Kehadiran ditulis mengikut susunan seperti yang berikut:
o Hadir – senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkan
jawatan mereka.
o Turut hadir – senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhati
atau atas undangan khas (bukan ahli jawatankuasa).
o Tidak hadir – senarai nama ahli yang tidak hadir (sama ada yang
memberikan alasan ataupun tidak).
b) Kata alu-aluan daripada pengerusi mesyuarat.
c) Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
d) Perkara-perkara berbangkit.
e) Agenda-agenda yang ditetapkan.
f) Hal-hal lain.
g) Ucapan penutup oleh pengerusi.