El retrotiming es una herramienta o documento de gestión del tiempo que se utiliza en muchas profesiones con el fin de no perder ni un detalle ni dejar nada al azar a la hora de cumplir con la fecha final de un plazo.

1. El Retrotiming, una ayuda
fundamental para la gestión de un
proyecto en una agencia de eventos

2. 1 Qué es el retrotiming
El retrotiming es una herramienta o
documento de gestión del tiempo
que se utiliza en muchas profesiones
con el fin de no perder ni un detalle ni
dejar nada al azar a la hora de cumplir
con la fecha final de un plazo.
Existen numerosas herramientas
para planificar el trabajo, tanto
para gestionar el tiempo en un
papel como en digital.
Al final, se trata de que todas las
tareas las cuales el organizador
de eventos tiene que estar
pendiente se plasmen en un
soporte para organizarlas dentro
del proyecto.

3. 2 Qué es el retrotiming II
En el caso de los organizadores de
eventos, se vuelve indispensable
porque son tantas las cosas a tener en
cuenta en el proceso creativo y
organizativo que requieren
subdividirse en tareas más pequeñas
que forman parte del todo.
El retrotiming sería un
calendario donde veríamos en
qué orden tenemos que hacer
todas las tareas previas al
evento, así como durante y post.
Es la mejor manera de que el día
indicado esté todo perfecto y no
surjan imprevistos.

4. 3 Proceso creativo
El proceso creativo de un evento
necesita unos puntos o hitos bien
definidos que dependiendo de la
duración y la naturaleza del proyecto
serán unos u otros. Si el trabajo
requiere desarrollar una propuesta a
largo plazo, deben marcarse unas
fechas intermedias para revisiones,
estado o informes.
Así, si algún hito cambia se puede avisar
al cliente.

5. 4 Hitos del retrotiming
• El primer paso suele ser la petición
por parte del futuro cliente. Esa
primera toma de contacto consta de
una mera petición de cita, reunión,
conference para que el cliente
comunique a la agencia sus
necesidades.
• Una vez establecida la fecha de esa
reunión, en ella el cliente da el
llamado briefing a la agencia (a veces
se procede con una reunión o nos
envían el briefing por email o es una
simple llamada de teléfono).
• Después de recibido el briefing, se
establece una fecha para la primera
reunión de presentación, donde se le
enseña al cliente la idea que la agencia
ha trabajado para el evento. Esta fase
suele tener varios encuentros y
reuniones, hasta llegar a la propuesta
definitiva, que es la que el cliente elige
para su evento.
• Tras estos pasos comienza la fase de
producción, donde se fabrican los
elementos necesarios para montar el
evento.

6. 5 Importancia del retrotiming
Una agencia no puede permitirse, dado los presupuestos
que se barajan y la importancia que tienen todos los
clientes, fallos del último momento porque podría
suponer grandes pérdidas.
Hay que apuntarlo todo, todos los pasos necesarios entre
un punto y otro; así, si hubiera algún imprevisto podremos
reaccionar a tiempo, mantener informado cliente y tomar
las decisiones que sean necesarias antes de que llegue la
fecha señalada.
El motivo por el que en la organización de eventos es
fundamental tener planificadas las campañas con fechas
desde el principio, no es otro que el hecho de poder
cumplir con el trabajo bien hecho, en plazos.

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