Unidad de Correspondencia y Archivo de Trámite en la Ley General de Archivos

1. Asesorías técnicas para los Archivos Generales Estatales
Dirección de Desarrollo Archivístico Nacional
Unidad de Correspondencia y Archivo de
Trámite

2. 1. La producción de documentos

3. 1. La producción de documentos
¿Cómo se producen los documentos en las instituciones de
gobierno?

4. 1. La producción de documentos
Dichas características son:

5. ¿Qué es un documento?
1. La producción de documentos
Documento: todo registro material de información con
independencia del soporte en el que se encuentre y los fines
para los que haya sido creado.
Soporte de los documentos: la mayoría de los documentos se
siguen produciendo en papel, pero se utilizan también otros
soportes como acetato de celulosa o poliéster, como en los rollos
de microfilme, microfichas, discos o cintas, películas o videos,
cintas magnéticas y discos ópticos, entre otros.

6. 1. La producción de documentos
Documento de archivo es:
“Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,
fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el
ejercicio de las facultades, competencias o funciones de
los sujetos obligados, con independencia de su soporte
documental.” (Art. 4 fracc. XXIV, LGA, DOF, 15/06/2018).

7. 1. La producción de documentos
Los documentos de archivo poseen un carácter triple, lo
que los hace:
Únicos
Constituyen el
único testimonio y
garantía del acto
administrativo que
testimonian.
Orgánicos
Deben su existencia a una
persona o institución que los
produjo y sólo alcanzan sentido
relacionándose entre sí ya que
proceden de una estructura.
Seriados
Se producen uno a
uno y se van
acumulando de
modo natural en los
archivos, formando
series.

8. 1. La producción de documentos
Características principales del documento de archivo
• Siempre deben tener una relación con la entidad que
los produce, ya que estos documentos siempre serán
el resultado natural de alguna actividad que la
institución realice.
• No se pueden concebir por separado, ya que siempre
están relacionados con los que le anteceden y le
siguen, como eslabón de una cadena.
• Ser testimonio, garantía y prueba de algún hecho,
asunto o gestión se consideran rasgos abstractos y
fundamentales del documento de archivo.
Son los únicos documentos que se
expedientarán

9. 1. La producción de documentos
Documentación común de las instituciones
Es aquella documentación común a toda la Administración Pública Federal,
que facilita el trabajo diario de las distintas oficinas.
• Expedientes de personal,
• Solicitudes de servicios,
• Adquisiciones de material,
• Informes, etcétera.

10. Documentación sustantiva
1. La producción de documentos
Es aquella que se produce de manera exclusiva en cada institución, dadas sus
atribuciones legales específicas que constituyen su razón de ser, podría
decirse que se genera en menor volumen que la común.
En este caso, los procesos de gestión también suelen estar regulados por
disposiciones o lineamientos específicos que evitarán la producción
descontrolada de los documentos derivados de su ejercicio

11. Documentación sustantiva
1. La producción de documentos

12. ¿Qué es un expediente?
1. La producción de documentos
“Unidad documental compuesta por varios documentos
de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y
relacionados por un mismo asunto, materia actividad o
trámite.” (Art. 4 fracc. XXIII, LFA, DOF, 19/01/2018).
“Unidad documental compuesta por documentos de
archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto,
actividad o trámite de los sujetos obligados.”(Art. 4 fracc.
XXIX, LGA, DOF, 15/06/2018).

13. El ciclo vital del documento
1. La producción de documentos
“Las etapas por las que atraviesan los documentos de
archivo desde su producción o recepción hasta su baja
documental o transferencia a un archivo histórico.” (Art. 4
fracc. XIV, LGA, DOF, 15/06/2018).

14. El ciclo vital del documento
1. La producción de documentos

15. El ciclo vital del documento
1. La producción de documentos
Al igual que el ser humano, los documentos tienen una existencia
determinada por lapsos específicos de vida, como nacimiento, crecimiento y
muerte. Es a partir de esta analogía con las etapas del ciclo de vida de las
personas, como podemos entender el de los documentos.

16. El sistema Institucional de Archivos
1. La producción de documentos
Conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras,
herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la
actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados
formaran parte del sistema institucional; deberán agruparse en
expedientes de manera lógica y cronológica y relacionarse con un
mismo asunto (Art. 20, LGA, DOF, 15/06/2018)

17. El Sistema Institucional de Archivos
1. La producción de documentos
• Coordinación de archivos.
• Unidad de correspondencia.
• Archivo de trámite.
• Archivo de Concentración.
• Archivo Histórico.
El artículo 21 de la Ley General de
Archivos establece que el SIA se integrará :

18. El Sistema Institucional de Archivos
1. La producción de documentos
• Seguimiento y control de los documentos en trámite
• Recepción y registro de los documentos de gestión ingresados a la
dependencia
• Despacho de correspondencia de salida
• Planear, organizar, coordinar y supervisar el eficiente manejo y control
de la correspondencia que es recibida y despachada por la institución en
el desarrollo de sus funciones
(Artículo 29, LGA, DOF, 15/06/2018)

19. 1.3.2 El Sistema Institucional de
Archivos
1. La administración pública y la
producción de documentos
• Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración;
• Brindar asesoría en torno a la conformación de expedientes a las unidad
administrativas;
• Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, las leyes
locales y sus disposiciones reglamentarias;
• Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de
acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la
información pública, en tanto conserve tal carácter;
• Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la
elaboración de los inventarios documentales
(Artículo 30, LGA, DOF, 15/06/2018)

20. El Sistema Institucional de Archivos
1. La producción de documentos
Es importante no concebir al ciclo vital
del documento como un simple
trayecto en el que los documentos
circulan libremente, sino entenderlo
como un modelo de organización
estrictamente vinculado con las
estructuras operativa y normativa del
Sistema Institucional de Archivos para
establecer criterios estandarizados en
los procedimientos que exigen la
administración de archivos y la gestión
documental.
Fases del
ciclo vital
Áreas del SIA
implicadas
Uso de la
información
Activa
Unidad de
correspondencia y
archivo de trámite
Uso frecuente para la
atención de trámites
o asuntos
Semiactiva
Archivo de
concentración
Uso de referencia,
conservación
precautoria
Inactiva Archivo histórico
Uso informativo para
investigaciones
Área
coordinadora
de
archivos

21. 2. Unidad de Correspondencia

22. Producción y manejo de las
comunicaciones administrativas
2. Unidad de Correspondencia
C
O
R
R
E
S
P
O
N
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N
C
I
A
G
E
N
E
R
A
L
Producida
interna
o
externamente
Es documentación que puede dar lugar al
inicio de trámites o a la atención de los
asuntos bajo la responsabilidad de los
organismos productores.
Los procesos de gestión asociados a la
generación o recepción de
correspondencia en las instituciones dan
lugar a la producción de otros
documentos asociados a ella, por lo que
su manejo implica lo siguiente:

23. Producción y manejo de las
comunicaciones administrativas
2. Unidad de Correspondencia
A. El control de la
correspondencia de
entrada, es decir, la que
ingresa a las
instituciones (por
Ventanilla Única,
Oficialía de partes o a
través de su recepción
directa en las áreas
internas de una
institución).
B. El control de la
correspondencia en
trámite, proceso
conocido generalmente
como control de gestión
(que técnicamente es un
proceso mucho más
amplio).
C. El control de la
correspondencia de
salida, es decir, la que
egresa de las instituciones
o sus áreas internas, sea
como respuesta a la
correspondencia de
entrada, o no.

24. Producción y manejo de las
comunicaciones administrativas
2. Unidad de Correspondencia
El séptimo de los Lineamientos generales para la
organización y conservación de los archivos del
Poder Ejecutivo Federal LGOCAPEF establece que los
sujetos obligados deberán tener:
I. Registro de entrada y salida de correspondencia:
establecer un área de control de los documentos de
archivo, que será la encargada de:
• Recibir y distribuir la correspondencia de entrada;
• Registrar y controlar la correspondencia de entrada y
salida, y
• Recibir y despachar la correspondencia
de salida de sus unidades administrativas.

25. Producción y manejo de las
comunicaciones administrativas
2. Unidad de Correspondencia
Artículo 29. Las áreas de correspondencia son responsables de la
recepción, registro, seguimiento y despacho e la documentación
para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Los responsables de las áreas de correspondencia deben contar
con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
acordes con su responsabilidad. (LGA, DOF, 15/06/2018).

26. Unidad de correspondencia
2. Unidad de Correspondencia

27. Recepción y despacho de
correspondencia de entrada/control
de la correspondencia de entrada
2. Unidad de Correspondencia
Para cumplir con los
requerimientos señalados por el
artículo 29 de la Ley General de
Archivos y el séptimo de los
Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de
los Archivos del Poder Ejecutivo
Federal, y así vincular los procesos
de control de la correspondencia
con otros procesos de la gestión
documental, resulta necesario
ejecutar una serie de
procedimientos operativos, entre
los que destacan los siguientes:

28. Seguimiento y control de la
información en trámite (control de
gestión)
2. Unidad de Correspondencia
Una vez recibidas las piezas
de correspondencia, se
inicia el proceso de control
del trámite asociado a ellas,
el cual se desahoga a partir
de los procedimientos
siguientes
1. Registrar en un volante de control de trámite oficial, o
en el sistema automatizado disponible en la institución,
los términos o instrucciones que el funcionario facultado
para ello determine para la atención del trámite
2. Turnar los documentos a las áreas que corresponde su
atención.
3. Seguimiento de los asuntos
4. Notificar a la autoridad superior de la que dependa el
servicio de control de correspondencia en trámite las
anomalías que se presenten en la atención a los asuntos.
5. Elaborar informes de gestión y resolución de asuntos.

29. Seguimiento y control de la
información en trámite (control de
gestión)
2. Unidad de Correspondencia
1. Registrar en un volante de control de trámite oficial, o en el sistema automatizado
disponible en la institución, los términos o instrucciones que el funcionario facultado
para ello determine para la atención del trámite. (Ramirez Deleón, 2016b, p. 53).

30. 2.1.3 Seguimiento y control de la
información en trámite (control de
gestión)
2. Administración de la
documentación en trámite
2. Turnar los documentos a las áreas que les corresponde atender
el trámite.

31. Seguimiento y control de la
información en trámite (control de
gestión)
2. Unidad de Correspondencia

32. Seguimiento y control de la
información en trámite (control de
gestión)
2. Unidad de Correspondencia
3. Seguimiento de asuntos.
4. Notificar a la autoridad superior de la que dependa
el servicio de control de correspondencia en trámite
las anomalías que se presenten en la atención a los
asuntos. (Ramirez Deleón, 2016b, p. 54).

33. Seguimiento y control de la
información en trámite (control de
gestión)
2. Unidad de Correspondencia
5. Elaborar informes de gestión y resolución de asuntos. (Ramirez
Deleón, 2016b, p. 54).

34. Recepción y despacho de
correspondencia de salida/control de
la correspondencia de salida
2. Unidad de Correspondencia
Recepción y
despacho de
correspondencia de
salida:
Garantiza que los documentos generados
por las entidades administrativas de la
dependencia sean recibidos oportuna y
completamente por sus destinatarios, en el
contexto del proceso continuo de
tramitación y comunicación documental,
resguardando y promoviendo sus intereses
ante las diversas instancias de gestión
interinstitucional.

35. Recepción y despacho de
correspondencia de salida/control de
la correspondencia de salida
2. Unidad de Correspondencia
Control de la correspondencia de salida
La ejecución del
proceso de control de la
información en gestión
supone la formulación
de correspondencia de
salida, la cual también
deberá incluir la
ejecución de algunos
procedimientos básicos;
entre otros, los
siguientes
A. Revisión de la respuesta y en su caso,
corrección de términos de respuesta.
B. Registro de correspondencia de salida
en un formato oficial o en el sistema
automatizado disponible, asentando los
datos verificadores.
C. Control del mecanismo de distribución
de la correspondencia de salida
(mensajería, valija, servicio de mensajería
externa, intercambio gubernamental).

36. Recepción y despacho de
correspondencia de salida/control de
la correspondencia de salida
2. Unidad de Correspondencia
A. Revisión de la respuesta y, en su caso,
corrección de términos de respuesta.
(Ramirez Deleón, 2016b, p. 54).

37. Recepción y despacho de
correspondencia de salida/control de
la correspondencia de salida
2. Unidad de Correspondencia
B. Registro de correspondencia de salida en un formato oficial o en el
sistema automatizado disponible, asentando los datos verificadores.
(Ramirez Deleón, 2016b, p. 54).

38. Recepción y despacho de
correspondencia de salida/control de
la correspondencia de salida
2. Unidad de Correspondencia
C. Control del mecanismo de distribución de la correspondencia de
salida (mensajería, valija, servicio de mensajería externa, intercambio
gubernamental). (Ramirez Deleón, 2016b, p. 55).

39. 3. Archivo de Trámite

40. El archivo
3. Archivo de Trámite
¿Qué es un archivo?
“Conjunto organizado de documentos
producidos o recibidos por los sujetos
obligados en el ejercicio de sus
atribuciones y funciones, con
independencia del soporte, espacio o lugar
que se resguarden.” (Art. 4 fracc. III, LGA,
DOF, 15/06/2018).
Archivo de trámite
“El integrado por documentos de archivo
de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones y funciones de
los sujetos obligados.” (Art. 4 fracc. V,
LGA, DOF, 15/06/2018)

41. 3. Archivo de Trámite
Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los
sujetos obligados. (Art. 4 fracc. V, LGA, DOF, 15/06/2018).

42. 3. Archivo de Trámite
La Ley General de Archivos en su
Artículo 30, establece lo siguiente:
Cada área o unidad administrativa debe
contar con un archivo de trámite que
tendrá las siguientes funciones:
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o
unidad produzca, use y reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de los
expedientes mediante la elaboración de los inventarios
documentales;
III. Resguardar los archivos y la información que haya
sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia
de transparencia y acceso a la información pública, en
tanto conserve tal carácter;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en
la elaboración de los instrumentos de control archivístico
previstos en esta Ley, las leyes locales y sus
disposiciones reglamentarias;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y
recomendaciones dictados por el área coordinadora de
archivos;
VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de
concentración, y
VII. Las que establezcan las disposiciones jurídicas
aplicables.

43. 3. Archivo de Trámite
Principales funciones del responsable del archivo de trámite:
I. Recibir y clasificar la documentación con base en las
disposiciones aplicables.
II. Registrar la información de los expedientes en el inventario
documental.
III. Realizar el acomodo de expedientes en los espacios
asignados.
IV. Brindar el servicio de préstamo y consulta de expedientes a
los servidores públicos autorizados que así lo soliciten. (Lin. 8°
fracc. III, LGOCAPEF, DOF, 3/07/2015).

44. 3. Archivo de Trámite
La principal herramienta con la que contará el responsable
del archivo de trámite es el inventario general, el cual
define la Ley General de Archivos como un “instrumento
de consulta que describe las series documentales y
expedientes de un archivo y que permite su localización”
(Art. 4 fracc. XXXIX, 15/06/2018).

45. 3. Archivo de Trámite
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2)
Nombre de la dependencia o entidad; 3) Tipo de inventario: de
archivo de trámite/concentración, 4) Número de hoja, p. ej. "Hoja 1
de 3"; 5) Unidad administrativa productora; 6) Fondo; 7) Sección; 8)
Serie
Columnas/filas/celdas: 9) Número consecutivo; 10) Número de
caja; 11) Número del expediente; 12) Clasificación archivística del
expediente; 13) Descripción o asunto; 14) Periodo de trámite (año de
apertura y de cierre); 15) Número de folios; 16) Valor documental
(Administrativo, legal, fiscal y/o contable); 17) Vigencia documental
(número de años en el archivo de trámite y en el archivo de
concentración, total de años); 18) Condiciones de acceso
(Reservada y confidencial); 19) Ubicación topográfica; 20) Tradición
documental (Documentación en original/Documentación en copia)

46. 3. Archivo de Trámite

47. Expediente de archivo
3. Archivo de Trámite
Unidad documental compuesta por documentos de
archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto,
actividad o trámite de los sujetos obligados. (Art. 4 fracc.
XXIX, LGA, DOF, 15/06/2018).

48. Integrar un expediente
3. Archivo de Trámite
Los expedientes se forman mediante agregación sucesiva
de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos,
acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban
integrarlos. Sus hojas útiles serán foliadas.

49. Integrar un expediente
3. Archivo de Trámite
Principio de procedencia
Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza
recibidos y generados por una unidad responsable, área u oficina, sin
mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la base para la
recuperación de información contenida en los archivos.
Respeto al orden original de los documentos
Este principio se refiere al orden en el cual los documentos fueron creados,
organizados y conservados por la oficina de origen. Su organización
obedecerá a un proceso natural conforme se inicia un asunto o trámite
continuando sobre su desarrollo y hasta su conclusión.

50. Integrar un expediente
3. Archivo de Trámite
En la cara recta,
escribir el número
en la esquina
superior derecha,
en el mismo
sentido del texto.
Es el total de fojas (hojas) que
contiene el expediente, para lo cual se
debe realizar la foliación con lápiz en cada
una de las fojas, iniciando con el número
uno tal cual esté ordenado el expediente.
Por cada uno de los expedientes se
iniciará con el número uno. Sin embargo,
si el expediente está dividido en legajos, la
numeración será continua.
Si el asunto del expediente no ha
concluido, en la carátula se deja en blanco
el espacio correspondiente y hasta que se
haya cerrado se marcará con la foliadora
el dato.
Se debe numerar
de manera
consecutiva, es
decir, sin omitir ni
repetir números.
Foliación

51. Integrar un expediente
3. Archivo de Trámite
Partes del expediente
Los documentos

52. Integrar un expediente
3. Archivo de Trámite
Partes del expediente
La guarda exterior (carpeta lefort, folder, etc.)

53. Integrar un expediente
3. Archivo de Trámite
Los expedientes deben contener, además de los
documentos, la portada o guarda exterior, la cual debe
incluir datos de identificación del mismo, de acuerdo con
los instrumentos de control y consulta archivística.
La identificación del expediente debe contener como
mínimo los siguientes elementos:
I. Unidad administrativa;
II. Fondo;
III. Sección;
IV. Serie;
V. Número de expediente o clasificador;
VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre;
VII. Asunto;
VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental;
X. Número de fojas útiles al cierre, y
XI. Condiciones de acceso a la información:
público, reservado o confidencial y, en su caso, el
periodo de reserva. (Lin.14°, LGOCAPEF,DOF,
3/07/2015).
Carátula

54. Servicio de préstamo y consulta
3. Archivo de Trámite
Este vale deberá tener como elementos mínimos
necesarios los siguientes
Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad;
2) Nombre de la unidad administrativa; 3) Fecha de préstamo; 4)
Tipo de préstamo; 5) Folio. Columnas; 6) Datos del usuario:
Nombre completo, puesto, número de identificación, área de
adscripción, piso, teléfono y/o extensión, correo electrónico, 7)
Datos del expediente: Número consecutivo del expediente, total de
expedientes, fecha de devolución, fecha de prórroga (en su caso);
8) Registro de anomalías.
Firmas: 9) Solicitó: Nombre, cargo y firma de la persona
autorizada para la recepción; 10) Autorizó: Responsable del
archivo de trámite, de conformidad al marco jurídico vigente.

55. Servicio de préstamo y consulta
3. Archivo de Trámite

56. Servicio de préstamo y consulta
3. Archivo de Trámite

57. Transferencia primaria
3. Archivo de Trámite
Transferencia primaria: es la operación de trasladar los
expedientes cuyo trámite ha terminado, o cuya consulta
es muy esporádica, a los archivos de concentración,
mientras prescribe el término de permanencia o guarda
precautoria. (Alday, 2004, p.38).

58. Transferencia primaria
3. Archivo de Trámite Este traslado de la documentación del archivo de trámite al de
concentración se hace con base en los plazos de conservación y disposición
final establecidos en el Catálogo de disposición documental de cada
institución.
El objetivo primordial de la transferencia primaria es evitar la
acumulación excesiva de documentación en el archivo de
trámite lo que evidentemente entorpece la gestión
documental.
Para realizar dicho traslado el responsable del archivo de
trámite deberá realizar lo siguiente:

59. Transferencia primaria
3. Archivo de Trámite

60. Transferencia primaria
3. Archivo de Trámite
Tal como lo señala el gráfico anterior en el punto 4, el encargado del
archivo de trámite tendrá que realizar el inventario de transferencia
primaria, éste deberá tener los siguientes elementos mínimos necesarios

61. Transferencia primaria
3. Archivo de Trámite

62. Transferencia primaria
3. Archivo de Trámite
Junto con el inventario el responsable del archivo de
trámite también enviará el oficio de solicitud de
transferencia primaria, éste tendrá que señalar
pormenorizadamente los documentos a transferir, como el
número de cajas y el número de expedientes que se
enviarán y si éstos contienen información confidencial; del
mismo modo se anexará al oficio una copia del inventario
en archivo electrónico.