Dokumen tersebut membahas tentang pengurusan dan penyesuaian buku Vot (Voted Expenditure and Commitment) yang merupakan rekod kewangan untuk merekod perbelanjaan, tanggungan, dan pelarasan urusniaga yang disimpan oleh pemegang waran menurut peraturan kewangan. Ia menjelaskan tanggungjawab pegawai pengawal, penyelenggaraan, penggunaan, dan masalah yang sering timbul dalam penyesuaian buku Vot agar perbelanja

1. PENGURUSAN DAN
PENYESUAIAN VOT
1
oleh :
Zamani bin Azali
Akauntan (Naziran & Pemantauan)
Bahagian Akaun, Kementerian Kerja Raya

2. KANDUNGAN
 DEFINISIDEFINISI
 OBJEKTIFOBJEKTIF
 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALTANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
 KAWALAN BUKU VOTKAWALAN BUKU VOT
 PENYELENGGARAAN BUKU VOTPENYELENGGARAAN BUKU VOT
 KEGUNAAN BUKU VOTKEGUNAAN BUKU VOT
 PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAIPERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
PENYELIAPENYELIA

3. DEFINISI BUKU VOT
Satu rekod kewangan yang disimpanSatu rekod kewangan yang disimpan
oleh pemegang waran mengikutoleh pemegang waran mengikut
AP95 untuk merekod perbelanjaan,AP95 untuk merekod perbelanjaan,
tanggungan, peruntukan dantanggungan, peruntukan dan
pelarasan urusniaga.pelarasan urusniaga.

4. OBJEKTIF
• Mengawal dan mempastikan perbelanjaanMengawal dan mempastikan perbelanjaan
dan tanggungan tidak melebihi peruntukandan tanggungan tidak melebihi peruntukan
dan;dan;
• Merupakan punca maklumat untukMerupakan punca maklumat untuk
menyediakan laporan berkenaanmenyediakan laporan berkenaan
perbelanjaan, tanggungan dan bakiperbelanjaan, tanggungan dan baki
peruntukanperuntukan

5. TANGGUNGJAWABTANGGUNGJAWAB
PEGAWAI PENGAWALPEGAWAI PENGAWAL
PEGAWAI PENGAWAL ADALAH
DIKEHENDAKI MENGAWAL
PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN
SESUATU PERKHIDMATAN YANG
DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD
ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH
KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN
TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN.
ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

6. KAWALAN BUKU VOT
AP 95(a) - TIAP-TIAP PEGAWAI
PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG
DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-
MANA BAHAGIAN MAKSUD
PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN
WANG AMANAH HENDAKLAH
MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT
YANG MENUNJUKKAN DENGAN
JELAS PADA BILA-BILA MASA:

7. (i) AMAUN YANG DIBENARKAN;
(ii) SEMUA DEBIT DAN KREDIT
SERTA JUMLAH KEMASKINI
PERBELANJAAN BERSIH;
(iii)BAKI MASIH ADA; DAN
(iv)TANGGUNGAN MENGIKUT BILA
IA DILAKUKAN.

8.  DISELENGGARAKAN UNTUK:
– VOT BEKALAN
– VOT PEMBANGUNAN
– VOT AMANAH
 DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI
YANG
DIBERI PERUNTUKAN.
 DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK
PENYELENGGARAAN
BUKU VOT

9.  OBJEK AM 10000
EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN,
FAEDAH KEWANGAN KPD. KAKITANGAN
KERAJAAN JAWATAN TETAP.)
OBJEK SEBAGAI 11000 - 16000
 OBJEK AM 20000
PERKHIDMATAN DAN BEKALAN (MEREKOD
BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN
BEKALAN.)
OBJEK SEBAGAI 21000 – 29000
KOD PERBELANJAAN

10.  OBJEK AM 30000
ASET ( MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA
ASET YANG DIBELI.)
OBJEK SEBAGAI 31000 – 38000
 OBJEK AM 40000
PEMBERIAN & KENAAN BAYARAN TETAP
OBJEK SEBAGAI 41000 – 48000
 OBJEK AM 50000
PERBELANJAAN-PERBELANJAAN LAIN
Samb…

11. 1. SEBAGAI REKOD URUSNIAGA
KEGUNAAN BUKU VOT
WARAN PERUNTUKAN
WARAN PERUNTUKAN KECIL
WARAN PERUNTUKN TAMBAHAN
WARAN PINDAH PERUNTUKAN
TANGGUNGAN
BAYARAN TANGGUNGAN
BAYARAN TERUS
BATAL PESANAN
BATAL BAUCER
KREDIT PERBELANJAAN; DLL.

12. 2. SEBAGAI ALAT PENGURUSAN:
• MERANCANG PERBELANJAAN
• MERANCANG PENAMBAHAN/
PENGURANGAN PERUNTUKAN;
• ASAS PENYEDIAAN LAPORAN;
• ASAS PENYEDIAAN BUDGET.
KEGUNAAN BUKU VOT

13. 3. SEBAGAI ALAT KAWALAN:
• MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK
MELEBIHI PERUNTUKAN;
• MENGAWAL PENERIMA WARAN
PERUNTUKAN KECIL;
• MENGAWAL KEMAJUAN
PEMBAYARAN;
• MENGAWAL PENYELEWENGAN.
KEGUNAAN BUKU VOT

14. PERANAN DAN T/JAWAB
PEGAWAI PENYELIA
BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT
DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA,
SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH
KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI
PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN
BAHAWA:
PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT
MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN
KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA;
PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE
SEMASA;

15. PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE
DALAM BUKU VOT.
SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT
SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;
PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS;
DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;
GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK
MEMBETULKAN KESILAPAN.
TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA;
PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN
PENSIL;

16. • BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS
DISEMAK BAKI PERUNTUKAN.
• LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK
DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN;
• PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN
DALAM TEMPOH DUA MINGGU;
• SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU
VOT;
• CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN;
• LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA
PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA
YANG DITETAPKAN.

17. Penyesuaian adalah diantara:
• Buku Vot dengan
• Laporan Terperinci Perbelanjaan C231
PENYESUAIAN VOT
Tempoh Penyediaan Penyesuaian Vot:
● Hendaklah disediakan pada setiap bulan
tanpa gagal.
● Setiap 14 haribulan bulan berikutnya atau 14
hari dari tarikh surat litup flimsi.

18. Kepentingan Penyesuaian Vot:
•Mempastikan transaksi yang telah dibuat
diambilkira oleh Pejabat Perakaunan dengan betul
•Dapat mengambil tindakan segera terhadap
transaksi yang telah dibuat oleh Pejabat Perakaunan
seperti gaji payroll dan pukal
•Dapat mengenal pasti sebarang kesalahan /
kesilapan
•Mengambil tindakan segera jika terdapat sebarang
kesalahan/kesilapan
PENYESUAIAN VOT

19. Kegagalan Menyediakan Penyesuaian Vot:
•Baki peruntukan tidak dapat dikawal
dengan baik
•Kesalahan / kesilapan tidak dapat dikesan
dengan segera
•Sukar untuk menyediakan laporan
bulanan / tahunan
•Mengakibatkan dikuiri Audit
PENYESUAIAN VOT

20. Buku Vot Laporan C231
Mesti sama kalau tidak sama, mengapa?
Penyesuaian VotPenyesuaian Vot

21. Buku Vot / BV381

22. C231 Laporan Terperinci Perbelanjaan

23. Punca Tidak Dapat Disesuaikan
• Terdapat baucar yang belum dibayar oleh
Pejabat Perakaunan
• Transaksi di C231 tidak terdapat di Buku Vot
• Transaksi di Buku Vot tidak terdapat di C231
• Penyesuaian perlu disediakan apabila buku
vot tidak dapat disesuaikan

24. Penyediaan Penyata Penyesuaian Vot
Format-format yang digunakan
• Format A
• Format A1
• Format A2 dan
• Format A3

25. BV 500 - Format A Penyesuaian Vot
Amaun Buku Vot Sama Dengan C231

26. BV 500 - Format A Penyesuaian Vot
Amaun Buku Vot Tidak Sama Dengan C231

27. Format AFormat A
Penyata Penyesuaian Vot PerbelanjaanPenyata Penyesuaian Vot Perbelanjaan

28. Format A1Format A1
Senarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh PejabatSenarai baucar-baucar yang belum dibayar oleh Pejabat
PembayarPembayar

29. Format A2Format A2
Catatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di LaporanCatatan-catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di Laporan
Terperinci PerbelanjaanTerperinci Perbelanjaan

30. Format A3Format A3
Catatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yangCatatan-catatan di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang
tidak terdapat di Buku Vottidak terdapat di Buku Vot

31. Matlamat Penyesuaian Vot
• Dapat membantu mengawal perbelanjaan dan
peruntukan
• Memudahkan membuat laporan bulanan
kepada Pegawai Pengawal
• Memudahkan menyediakan penutupan akaun
akhir tahun
• Mengelakkan kuiri Audit

32. 32
a) PENYATA PENYESUAlAN VOT TlDAK DISEDIAKAN
MENGIKUT TEMPOH.
b) PENYATA PENYESUAIAN TlDAK DISEDIAKAN.
c) PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN OLEH
PEGAWAI YANG MENYELENGGARA BUKU VOT
d) Penyiasatan terhadap urusniaga yang
disenarai dalam A1, A2 dan A3 tidak dilakukan
dan dibiarkan berlarutan berbulan-bulan
e) Pelarasan Jurnal tidak dilakukan keatas
kesilapan urusniaga
MASALAH YANG SERING BERLAKU

33. Tel : 03-27714195
Fax : 03-27157506
e-Mail : zamani@anm.gov.my
33
SekianSekian
Terima KasihTerima Kasih