KAK ini dibuat untuk memenuhi ETS MPPL-D 2019

1. Kerangka Acuan Kerja
Pengembangan SistemInformasi ManajemenLayanan TI
Disusun Oleh :
Ivanda Zevi Amalia (05111640000041)
Kelas :
Manajemen Proyek Perangkat Lunak (D)
DepartemenTeknik Infomatika
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi
Institut Teknologi SepuluhNopember Surabaya
2019

2. 1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Inspektorat adalah lembaga negara yang diamanatkan oleh undang-
undang 1945 dalam memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab tentang
keuangan negara. Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya, para auditor
melakukan kegiatan pekerjaan dengan menggunakan bantuan perangkat TI.
Perangkat TI yang digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah
perangkat TI yang digunakan oleh auditor mencapai ribuan. Banyak kendala
yang dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi
antara lain adalah kerusakan operating system, kerusakan hardware, ataupun
keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI tersebut
ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan
perangkat TI sangat banyak sedangkan personel yang menangani kendala
mempunyai keterbatasan.
Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul
terkadang tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan
waktu penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan
berdampak bagi kinerja sebuah organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan
kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala, maka diperlukan sebuah
sistemlayanan TI yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan dan
kendala.
1.2 Maksud dan Sasaran
Maksud pengembangan SistemInformasi Manajemen Layanan TI iniadalah untuk
mempermudah proses penanganan kendala dan gangguan yang nantinya akan
mampu :
• Mencatat semua kendala dan gangguan yang muncul.
• Menyimpan histori kendala dan gangguan yang sudah terselesaikan.
• Meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan
kendala.
• Mempermudah proses pengaduan kendala dan gangguan yang muncul.
Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Layanan TI ini adalah :
• Kemudahan dalam proses penanganan kendala dan gangguan yang
muncul.
• Meningkatnya efisiensi proses pengaduan kendala dan gangguan yang
muncul.
• Kemudahan dalammelakukan pemeliharaan perangkat TI.
1.3 Hasil Akhir yang Diharapkan

3. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Layanan TI akan
menghasilkan peningkatan efektifitas dalampemeliharan perangkat TIyang ada.
Seluruh kendala dan gangguan yang ada akan dicatat dan disimpan dengan baik
dalam sebuah database. Baik kendala dan gangguan yang sudah terselesaikan
maupun yang baru muncul akan disimpan datanya sehingga ketika terdapat
sebuah kendala dan gangguan yang sudah pernah muncul sebelumnya dapat
dengan mudah terselesaikan. Bagi pegawai yang mengalami kendala dan
gangguanjuga akan lebih mudah dalam melaporkan kendala dan gangguanyang
mereka alami, sehingga akan lebih cepat dalam proses penanganannya.
1.4 Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan kegiatan pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Layana TI adalah 60 hari.
2. Ruang Lingkup Proyek
Ruang lingkup kegiatan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Layanan TI yang
harus dilaksanakan oleh Development Team adalah sebagai berikut :
2.1 Tahapan Pelaksanaan
a. Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja
Pekerjaan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Layanan TI diawali
dengan :
1. Survey pendahuluan dalam rangka :
a) Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan
b) Mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Layanan TI
2. Penyusunan rencana pelaksanaan pekerjaan yang di dalamnya paling
tidak mencakup :
a) Deliverables yang harus dihasilkan
b) Kegiatan yang akan dilaksanakan
c) Personil yang akan ditugaskan di setia kegiatan
d) Perangkat-perangkat yang dipergunakan dalam menunjang
pelaksanaan setiap kegiatan
b. Perancangan Sistem
Dengan memahami systemsebelumnya dan kriteria-kriteria sistemyang akan
dibangun, tim penyedia jasa dapat membuat rancangan sistem informasi
terlebih dahulu. Selanjutnya dengan memperhatikan hasil rekomendasi dari
pengguna aplikasi, timpenyediaan jasa juga harus memperhatikan :
• Kebutuhan organisasi
• Kebutuhan operator
• Kebutuhan pemakai

4. • Kebutuhan teknis
c. Pelaksanaan Pekerjaan
Pelaksanaan pekerjaan meliputi pembuatan aplikasi sesuai dengan hasil
assesment kebutuhan yang diperlukan oleh user dan schedule yang telah
direncanakan.
d. Implementasi
Implementasi sistem dapat dilakukan apabila sistem yang dikembangkan
telah sesuai dengan rencana kebutuhan user dan bebas dari bug (error).
Implementasi selanjutnya diikuti dengan training aplikasi kepada user
sehingga user dapat memanfaatkan aplikasi dengan efektif dan efisien.
e. Evaluasi
Pada tahap ini, dilakukan uji coba aplikasi (sistem) yang telah selesai disusun.
Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut
sudah benar, sesuai karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan-
kesalahan yang terkandung didalamnya.
f. Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem
Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem informasi yang baru maka
selama pekerjaan berlangsung harus terjadi alih teknologi dari pihak Tim
Pengembang kepada pihak calon pengguna sistem. Namun demikian, tetap
diperlukan periode waktu yang bersifat khusus guna merealisasikan alih
teknologi secara efektif. Karena itu, menjelang akhir pekerjaan, Tim
Pengembang harus memberikan pelatihan kepada para calon pengguna
sistem.
Pelatihan harus mencakup: instalasi dan kustomisasi (pengadministrasian),
pengoperasian, dan pemeliharaan sistem. Peserta yang akan dilatih terdiri
atas : operator, administrator, dan pengguna akhir (end-users).
g. Penyusunan Dokumentasi Sistem
Pada tahap ini, akan dilakukan pembuatan semua dokumen yang diperlukan
yang akan dijelaskan pada bagian Serahan Pekerjaan.
2.2 Spesifikasi Teknis
a. Database
Sebagai penyimpanan data pegawai dapat menggunakan aplikasi database
yang tersedia yaitu SQL Server 2000, atau pun menggunakan aplikasi RDBMS
open source yang cepat, ringan dan mampu menampung data dalam jumlah
besar.

5. b. Sistem
• Aplikasi berbasis web dan dapat berjalan dengan baik di web browser
berbasis desktop.
• Menggunakan bahasa pemograman minimal PHP 5.3.
• Menggunakan web framework yang mengadopsi fitur namespace,
template engine, unit test, schema builder, database migrations,
RESTful controller, dan dependency injection.
• Menggunakan CSS framework yang mengadopsi responsive design.
• Memiliki fungsi export data ke Microsoft Excel, Microsoft Word dan
PDF.
c. Jaringan
Sistemyang dikembangkan harus mendukung tipe jaringan client-server yang
mengakomodir penggunaan secara multiuser disaat yang bersamaan.
d. Keamanan
• Autentifikasi user
Setiap user memiliki password tersendiri sehingga hanya user-user
tertentu yang dapat mengakses data sesuai dengan kebutuhan user.
Oleh karena itu diperlukan tools untuk management user.
• Previllege User
Demi keamanan dan pembagian wewenang untuk setiap user, maka
diperlukan adanya previllege user untuk mengatur hak akses dan
kewenangan masing-masing user.
• Backup/Restore
Karena pentingnya nilai data yang digunakan oleh aplikasi, maka aplikasi
harus dapat menyediakan fasilitas untuk melakukan backup / restore
database, sehingga apabila terjadi kesalahan/kejadian buruk admin
dapat melakukan backup / restore data dengan mudah.

6. • User Log
Karena aplikasi bersifat multiuser, untuk kontrol dan pengawasan perlu
adanya user log untuk memantau kegiatan masing-masing user dalam
penggunaan aplikasi.
2.3 Kebutuhan Sistem
Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan
dilakukan, didapatkan tabulasi kebutuhan sistemsebagai berikut :
No Bagian Kebutuhan Sistem
1 Bagian Kepegawaian
(Auditor)
a) Mengajukan kendala dan gangguan yang
dialami
b) Melihat status kendala dan gangguan yang
diajukan (Waiting, Process, atau Finish)
2 Bagian Personil TI a) Melihat daftar kendala dan gangguan yang
muncul
b) Melihat histori kendala dan gangguan yang
pernah terjadi beserta metode
penyelesaiannya
c) Merubah status kendala dan gangguan yang
diajukan (Waiting, Process, atau Finish)
d) Menyimpan semua kendala yang
diselesaikan beserta metode
penyelesaiannya
e) Melihat daftar perangkat TI yang ada
2.4 Metodologi
Metodologi-metodologi yang akan digunakan dalam pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Layanan TI ini adalah metodologi yang mampu mendukung
pengembangan berskala cepat yang sesuai dengan standarisasi dalam System
Development Life Cycle (SDLC). Alasan utama digunakannya metodologi tersebut
dikarenakan alokasi waktu yang disediakan untuk kegiatan relatif singkat.
Diharapkan dengan menggunakan metodologi tersebut maka proses
pengembangan SistemInformasi Manajemen Layanan TIdapat terlaksanadengan
baik dan sesuai dengan waktu dan anggaran yang disediakan. Selain itu
metodologi-metodologi pengembangan berskala cepat juga memiliki proses
kontrol yang cukup baik karena metodologi ini dijalankan dengan melibatkan
peran serta user secaraaktifsehinggadapat mengurangi kesalahandan kegagalan
implementasi.
2.5 Jangka Waktu Pelaksanaan
Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan
menyelesaikan kegiatan pembuatan sistemini adalah selama 60 hari kerja atau 2
(dua) bulan dengan rincian sebagai berikut :
Kegiatan April 2019 Mei 2019

7. I II III IV I II III IV
Perencanaan dan
Persiapan Pelaksanaan
Kerja
Perancangan Sistem
Pelaksanaan Pekerjaan
Implementasi
Evaluasi
Pelatihan bagi Para Calon
Pengguna Sistem
Penyusunan
Dokumentasi Sistem
3. Serahan Pekerjaan
Serahan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Layanan TI adalah sebagai berikut :
• Laporan Kemajuan Pekerjaan yang terdiri atas :
a. Laporan pendahuluan yang berisikan perencanaan penyelesaian pekerjaan,
jadwal kerja, metodologi yang digunakan, tools yang digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan, analisa awal terhadap lingkup pekerjaan.
b. Laporan antara yang berisikan kemajuan pekerjaan kegiatan pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Layanan TI.
c. Laporan akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan kegiatan
pengembangan Sistem Informasi Manajemen Layanan TI.
• Aplikasi
Aplikasi ini diberikan dalam bentuk sebuah website yang sudah di luncurkan
dengan link yang akan diberikan nanti.
• Program
Program akan dibutuhkan untuk tahap pengembangan aplikasi, sehingga ketika IT
support ingin melakukan pengembangan atau perubahan pada aplikasi dapat
dilakukan dengan lebih mudah.
• Dokumentasi Sistem
a. Manual untuk administrator yang akan memudahkan administrator untuk
melakukan maintenance.
b. Manual untuk pengguna yang akan memudahkan pengguna dalam
penggunaan aplikasi.
• Migrasi Data
Migrasi data diperlukan agardata baru yang diintegrasikan ke sistemtidak merusak
data lama.
• Pelatihan, Pendampingan, dan Pemeliharaan Aplikasi
Poin ini ditujukan agar pengguna memiliki pengetahuan terhadap sistem beserta
cara penggunaannya.
• Hak Kepemilikan

8. Seluruh dokumentasi dan aplikasi dalam bentuk file dan seala properti intelektual
lain yang dihasilkan pada kegiatan pengembangan sistem baik hardcopy maupun
softcopy semua akan menjadi hak milik klien.
4. Tenaga Ahli dan Pendukung
4.1 Kebutuhan Tenaga Ahli dan Pendukung
a. Tenaga Ahli
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga ahli dengan kualifikasi
dan jumlah sebagai berikut :
i. Project Manager, berpendidikan minimal S-2 bidang TI atau Managemen,
memiliki sertifikasidibidang proyek manajemen, mempunyai pengalaman
sejenis minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak
1 orang.
ii. Team Leader, berpendidikan minimal S-2 bidang TI, memiliki pengalaman
sejenis minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak
1 orang.
iii. System Analyst, berpendidikan minimal S-2 Bidang TI, berpengalaman
minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, memiliki
sertifikat keahlian bidang system development, sebanyak 1 orang
iv. Database Administrator, berpendidikan minimal S-2 bidang TI, yang
memiliki pengalaman minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat
referensi, memiliki sertifikat keahlian bidang database, sebanyak 1 orang.
v. Programmer, berpendidikan minimal S-1 jurusan Ilmu Komputer atau
Teknik Informatika, memiliki pengalaman kerja minimal 5 tahun yang
dibuktikan dengan surat referensi, menguasai framework dan memiliki
sertifikat keahlian dibidang pemrograman, sebanyak 5 orang.
b. Tenaga Pendukung
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga pendukung dengan
kualifikasi dan jumlah sebagai berikut :
i. Technical Support, berpendidikan minimal D3 jurusan Teknik Informatika,
sebanyak 1 orang.
ii. Tenaga dokumentasi, berpendidikan minimal D3 semua jurusan, sebanyak
1 orang.
4.2 Tugas Pokok Tenaga Ahli dan Pendukung
a. Tenaga Ahli
i. Project Manager.
Bertugas untuk mengawasi jalannya proyek dan pengambil keputusan
dalam lingkup proyek.
ii. Team Leader
Bertugas untuk memimpin dalam tim proyek dan bertanggung jawab atas
koordinasi tim.
iii. System Analyst

9. Bertugas menganalisis kebutuhan agar fitur yang akan diberikan dapat
sesuai dengan kebutuhan yang ada.
iv. Database Administrator
Bertugas menyusun struktur database dan query database yang
diperlukan agar dapat sesuai dengan kebutuhan.
v. Programmer
Bertugas untuk mengimplementasikan program, mulai dari
mendefinisikan kebutuhan hingga melakukan pengujian program.
b. Tenaga Pendukung
i. Technical Support
Bertugas untuk memberikan dukungan teknis dalam membantu user
untuk mengoperasikan sistem.
ii. Tenaga dokumentasi
Bertugas untuk menyusun dokumentasi proyek.
5. Pembiayaan
Kegiatan ini diperkirakan akan membutuhkan biaya sebesar Rp 315.000.000,00 (Tiga
Ratus Lima Belas Juta Rupiah) yang bersumber dari dana pribadi lembaga terkait.
6. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) pada kegiatan pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Layanan TI ini disusun sebagai pedoman pelaksanaan proyek.