Este documento describe las modalidades de implantación de la firma electrónica y la recepción de facturas electrónicas en las administraciones públicas de acuerdo con la normativa española y europea. Explica los formatos admitidos para la recepción de facturas, las opciones para la incorporación de facturas al sistema back-office, el proceso de validación de firmas digitales y la integración con el software contable SICALWIN. Además, detalla las fases de la gestión integral de facturas electrónicas desde la recepción hasta el pago y la consulta

1. E-fact y la implantación de la firma electrónica en la
aprobación de facturas

2. Recepción de
facturas
Gestión integral
Incorporación al
backoffice
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3. - Normativa Comunitaria:
Directiva 2001/115/CE, de 20 diciembre 2001
- Normativa Estatal:
Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la
Dirección General de la Agencia Estatal de
Administración Tributaria.
Real Decreto 1496/2003, por el que se regulan
las obligaciones de facturación.
Orden EHA/962/2007, por la que se
desarrollan determinadas disposiciones
sobre facturación telemática y conservación
electrónica de facturas.
Normativa y requerimientos
legales
Recepción de
facturas I
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4. Recepción de
facturas II
Normativa y requerimientos
legales
- Disponer del software necesario para la validación de la firma
electrónica
- Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y
firma) en su formato original
- Las facturas almacenadas deben contener determinados
elementos que faciliten su búsqueda, visualización e
impresión en caso de inspección (acceso completo a los
datos)
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5. Formatos admitidos
Recepción de
facturas III

6. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Incorporación al
back office I
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
PortaldelproveedorSage
Aytos
Plataformasde
facturación
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Sicalwin
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7. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Incorporación al
back office II
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
-Conexión con E-FACT de la AOC.
-Conexión con otras plataformas de facturación, como
Caixafactura, Edicom, Eurobits, CECA, Telefónica, etc.,
mediante conectores que monitorizan de manera
automática cada 15 minutos el buzón de entrada de
facturas de la entidad pública.
-Portal del Proveedor suministrado por Sage Aytos
Multicanal
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8. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Incorporación al
back office III
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Plataformas de facturación
Estados que se devuelven desde B.O.
-REJECTED (anulada)
-REGISTERED (registrada)
-APPROVED (aprobada)
-PAID (pagada)
Dos tipos de conectores
-La modalidad A, o conector básico, se caracteriza porque la
conservación y custodia de la factura recae sobre la
plataforma.
-La modalidad B implica que por parte de la entidad se cuente
con el gestor documental Firmadoc para el almacenamiento y
custodia de las facturas electrónicas.
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9. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Incorporación al
back office IV
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Portal Sage Aytos
Servicios que se pueden ofrecer desde el portal del
proveedor
-Consulta situación general de facturas
-Solicitud de modificación de datos personales y
bancarios
-Consulta Modelo 347 y 190
-Registro telemático de facturas
-Registro de documentación
Es un sistema complementario al de las
plataformas y 100% compatible permitiendo
atender a la presentación de facturas
electrónicas por aquellos proveedores que no
sean usuarios/clientes de plataformas de
facturación.
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10. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Incorporación al
back office V
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Portal Sage Aytos
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11. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Incorporación al
back office VI
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Incorporación de un FACTURAE
1º Realiza una verificación sintáctica básica del esquema
XML conforme a Facturae o UBL-Invoice.
2º Extrae los datos de las facturas incluidas (datos de
cabecera de la factura, datos del expedidor, bases
imponibles, impuestos y cuotas tributarias, descuentos,
base exenta y total).
3º Verifica la firma electrónica.
4º Extrae datos del firmante: certificado digital
empleado, fecha de firma.
5º Analiza el certificado, incluyendo estado de
revocación.
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12. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Incorporación al
back office VII
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Verificaciones
12Sage Aytos

13. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en formato electrónico
Incorporación al
back office VIII
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Precarga de datos en Sicalwin
13Sage Aytos

14. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas en papel
Facturas
recibidas en
papel
Compulsaelectrónica
Digitalizacióncertificada
Incorporación al
back office IX
Firmadoc
Homologado por
la AEAT
Registro en
Sicalwin
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15. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas
Incorporación al
back office X
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Firma electrónica en Firmadoc
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16. Modalidades de incorporación:
Facturas recibidas
Facturas
recibidas en
papel
Incorporación al
back office XI
Firmadoc
Software
homologado
por la AEAT
Integración con sistema de información
contable SICALWIN
-En caso de FACTURAE se precargan los datos alfanuméricos,
ahorrando el trabajo de introducción de los datos de la factura.
-Imposibilidad de que se registren facturas duplicadas, mismo nº
y mismo proveedor.
-Las facturas tendrán que ser aprobadas mediante firma
electrónica para posibilitar su contabilización.
-El rechazo de una factura impide su contabilización.
-El sistema admite trabajar con relaciones de facturas
electrónicas a efectos de aprobación y contabilización.
-Conexión con sistema de gestión de expedientes electrónicos.
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17. Modalidades de incorporación:
Consulta de facturas por los proveedores
Incorporación al
back office XII
FACTURAE
Otros formatos
electrónicos
Firmadoc
Validación de firmas,
certificados y formatos
Consulta de los proveedores desde
el Portal Sage Aytos
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18. Gestión integral
Gestión integral
- Fase de recepción, atendiendo a la variedad de orígenes y
formatos.
- Fase de incorporación a los sistemas internos de gestión.
- Fase de aprobación o fiscalización mediante el uso de la
firma electrónica.
- Fase contable, imputación a presupuesto y pago.
- Actualización del estado de la factura para su consulta
desde la plataforma o desde el Portal del Proveedor de
Sage Aytos.
Fases en la gestión de facturas
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19. Gestión integral
Gestión integral
Portal del
Proveedor
Plataforma de
Facturación
Electrónica
Recepción y
Registro
Validación
Digitalización
Certificada
Firmadoc BPM
Contabilización
con Sicalwin
Pago
Fases en la gestión de facturas ( gráfico )
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20. Fin de la presentación
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