Työkalupakki fasilitaattorille - ideointiin, suunnitteluun ja toteutuksen tueksi

1. Kairos Fasilitointipakki
10 menetelmää ideoinnista toimenpiteisiin

2. Avataan ongelmakenttää,
kerrytetään ideoita ja
käynnistetään prosessi.

3. 1) Pikapresentaatio
Esitys etenee kuin juna, eikä seisakkeille tai sivuraiteille ole
varaa jäädä ihmettelemään.
Esittäjällä ei saa olla itsellään kontrollia esityskoneeseen,
vaan tilaisuuden vetäjä assistentteineen hoitaa tekniikan ja
pitää esitykset aikataulussa.
Tilaisuus voi olla tarvittaessa hyvinkin vapaamuotoinen ja
yleisölle voi hyvien esitysten lisäksi tarjota myös pientä
naposteltavaa.
Lyhyet ja ennalta raamitetut Pecha Kucha -tyyliset puheet
toimivat hyvin, kun halutaan jakaa ideoita tehokkaalla
tavalla. Lisäksi formaatti pakottaa puhujan jäsentämään
sanomansa ja keventää siten myös vastaanottajan
kuormitusta.
Osallistujat: Ei rajoitusta
Kesto: Riippuu esitysten määrästä
Pikapresentaatioissa rajoitetaan sekä esityksen tukena
käytettävän esityksen diamäärää että kunkin dian kestoa.
Pecha Kuchassa rajoitteena on 20 diaa ja 20 sekunnin kesto
kullekin. Ignite-formaatissa diojen kesto on tiputettu
ainoastaan 15 sekuntiin.

4. 2) Käänteinen ongelmanratkaisu
Apuna voi käyttää fläppiä, Post-It-lappuja tai muita
toimistotarvikkeita tarpeen mukaan.
Kun aika on käytetty, kukin ryhmä saa esittää vuorollaan
omat epäratkaisunsa muille osallistujille. Keskustelkaa
samalla löydöksistä ja oivalluksista.
Harjoitus auttaa murtautumaan ajattelussa ilmeisten
vaihtoehtojen ja tuttujen kaavojen ulkopuolelle. Mitä
räväkämmäksi vastakkainasettelun saatte, sen parempi. Voi
myös ilmetä, että jotkin vastakkaisiksi ajatelluista
ratkaisuista ovat niitä, joita on jo pyöritelty alkuperäisen
ongelman äärellä.
Tässä harjoituksessa osallistujat alkavat ideoimaan
ratkaisuja ongelmaan, joka on vastakkainen nykyiselle.
Sopiva aika käänteiselle ongelmanratkaisulle on, kun asia on
jo työn alla ja ideapankki alkaa kumista tyhjyyttään.
Tavoitteena on havaita hakoteille menneet ehdotukset, tai
josko jotain ilmeistä on jäänyt huomaamatta.
Osallistujat: 5–15
kesto: n. 45 minuuttia
Jaa ihmiset muutaman hengen ryhmiin.
Käyttäkää 15 - 20 minuuttia käänteisten ratkaisuehdotusten
tuottamiseen ryhmissä. Nopeus on valttia ja määrä on
laatua tärkeämpää - tässä leikissä ei ole vääriä vastauksia!

5. 3) Pre-mortem
Varsinainen harjoitus alkaa kysymyksillä: "Mikä tulee
menemään vikaan?" ja "Miten tämä päättyy katastrofiin?"
Kukin osallistuja saa tuottaa näkemyksiä kokemukseensa ja
intuitioonsa nojaten. Jokainen kirjaa tahollaan viiden
minuutin ajan vastauksia, joista koostetaan Post-It-seinä.
Kun potentiaaliset kehityskulut ja huolet on kirjattu ja
koottu yhteen, esittelee jokainen oman näkemyksensä
lyhyesti. Tarvittaessa päällekkäisiä tuotoksia voi yhdistellä.
Koska riskejä on todennäköisesti paljon, priorisoidaan ne
lopuksi äänestämällä. Jokaisella voi olla esimerkiksi kolme
ääntä, jotka saa antaa vapaasti.
Seuraavaksi tiimin tulisi tehdä päätökset, mitä
toimenpiteitä projektissa tullaan tarvitsemaan
oleellisimpien onnettomuuksien välttämiseksi.
Usein epäonnisen projektin jälkeen pidetään projektitiimin
kanssa postmortem-sessio, eli tehdään "ruumiinavaus"
projektille: mitkä olettamat, linjaukset, teot ja tekemättä
jättämiset johtivat huonoon lopputulokseen. On kuitenkin
mahdollista, että tiimi jossain kollektiivisen tajuntansa
perukoilla näki tuhon tien olevan edessä jo projektin aikana.
Pre-Mortem-menetelmässä projekti ja siihen liittyviä
skenaarioita käydään läpi jo etukäteen, jotta riskit voitaisiin
välttää. Tämä on tilaisuus tiimille nimetä riskejä ja sanoa
ääneen myös sellaisia asioita, joita ei projektin
käynnistyttyä ole enää helppoa nostaa esiin.
Osallistujat: Määrä on vapaa, mutta pienet tiimit toimivat
parhaiten
Kesto: Riippuu osallistujien määrästä.
Esittele kaikille projektin kick-offissa tai vastaavassa
tilanteessa projektin tavoitteet ja suunnitelma.

6. Tutkitaan vaihtoehtoja ja
työstetään tekemisen suuntaa
askel askeleelta, kohti
ratkaisuja.

7. 4) Viisi kertaa miksi
Viisi kertaa miksi on menetelmä, jolla saadaan kaivettua
esiin ongelmien juurisyitä. Ongelmaratkaisussa pyritään
tasolle, jossa ei lääkitä oiretta, vaan niiden aiheuttajaa.
Osallistujat: 5–10
Kesto: n. 1 tunti
Esittele aluksi ongelma, johon paneudutte. Merkitse
ongelma näkyviin esimerkiksi fläpille. Jaa jokaiselle
osallistujalle viisi Post-It-lappua ja pyydä numeroimaan ne
yhdestä viiteen.
Pyydä osallistujia arvioimaan ongelmaa ja kysymään
itseltään miksi se on ongelma. Ensimmäinen vastaus
kirjataan Post-It-lappuun numero yksi. Pyydä osallistujia
kysymään miksi ensimmäinen vastaus on totta ja kirjaamaan
vastaus lapulle kaksi. Samaa kaavaa noudattaen edetään
viimeiseen lappuun saakka.
Ohjeista kirjaamaan lappuihin aina ensimmäisenä mieleen
juolahtava asia rehellisesti. Ei kannata yrittää hypätä
suoraan oletettuun loppusyyhyn.
Kootkaa vastauslaput allekkain vierekkäisiin sarakkeisiin.
Arvioikaa ryhmässä eri sarakkeissa olevia miksi-ketjuja ja
pohtikaa eroja ja yhtäläisyyksiä keskustellen.
Yksi ryhmästä saa viisi tyhjää lappua. Ryhmä kirjaa
keskustellen tärkeimmät "miksit" uudelleen, jolloin
lopullisena tuloksena on yksi yhteisesti tuotettu ketju.

9. 5) Hajoita ja hallitse
Menetelmässä palastellaan iso rakenne perusosiinsa. Pieniä
osia on helpompi ymmärtää ja käsitellä. Tuloksena syntyvä
kaavio selittää kohteena olevaa systeemiä ja avaa asioiden
taustoja sekä vaikutussuhteita.
Harjoitus lähtee yksittäisestä kohteesta, jota taso tasolta
puretaan komponentteihin.
Käsittelyn kohteena voi olla esimerksiksi yrityksen
tarjooma, teknologia-alusta tai toimintakulttuuri.
Osallistujat: pieni ryhmä
Kesto: yli tunti
Aloita kirjaamalla käsiteltävä systeemi otsikoksi, esimerkiksi
valkotaululle. Esittele harjoitus osallistujille keinona
ymmärtää mistä kyseessä oleva systeemi konkreettisesti
rakentuu.
Pyydä ryhmää jakamaan pääkohde kolmesta viiteen
alakohtaan.
Kutakin alakohtaa kohdellaan vastaavalla tavalla kysyen:
"Mitkä asiat yhdistämällä saadaan ylempi taso aikaan?" Näin
rakenne alkaa hahmottumaan pyramidimaisesti. Neljästä
viiteen tasoa on yleensä järkevästi syntyvä määrä.
Esimerkiksi tarjooman sisältämät palveluelementit tai
kulttuurin taustalla olevat piilevät asenteet nousevat esiin,
kun harjoitus etenee riittävän pitkälle.

11. 6) Voimakenttäanalyysi
Tämän harjoituksen avulla arvioidaan käsiteltävän kohteen
positiivisia ja negatiivisia ominaisuuksia ja siihen vaikuttavia
voimia. Kyseessä on ongelmalähtöinen ja moniääninen
menetelmä, jossa tuotetaan myös ratkaisuehdotuksia.
Osallistujat: 5–20
Kesto: ½–1½ tuntia
Alusta käsiteltävä aihe ja kirjaa se otsikoksi valkotaululle tai
seinälle kiinnitettyyn fläppipaperiin.
Jokainen osallistuja kirjaa ensin itsenäisesti paperille
aiheeseen liittyviä plussia viisi minuuttia. Seuraavaksi
tehdään vastaava yksilösuoritus kirjaten miinuksia.
Yksilöosuuden jälkeen osallistujat menevät muutaman
hengen ryhmiksi, joissa kymmenen minuutin ajan
keskustellaan aikaisemmin kirjatuista plussista ja
miinuksista. Samalla ryhmässä kirjataan tärkeimmäksi
nousevat asiat Post-It-lapuille - yksi asia per lappu.
Seuraavaksi ryhmät vievät yhteistuumin tuotetut laput
esille alussa kirjatun aiheen ympärille. Plussat ja miinukset
sijoitetaan omille puolilleen, esimerkiksi positiiviset
vasemmalle ja negatiiviset oikealle. Ryhmän edustaja lukee
laput kaikille ja perustelee miksi niihin on päädytty.
Jos lappuja on paljon, niitä voi tässä vaiheessa myös
ryhmitellä ja niputtaa jatkokäsittelyn helpottamiseksi.

12. 6) Voimakenttäanalyysi
Osallistujat jaetaan edelleen pareihin, jotka pääsevät
keskustelemaan kaikkien nähtäville laitetuista kirjauksista.
Tuoreet parit aloittavat työstämään miinuksia, etsien niille
ratkaisuja viidentoista minuutin ajan.
Ratkaisuehdotukset kirjataan eri värisille Post-It-lapuille,
esimerkiksi vihreille. Parit vievät ratkaisunsa seinälle kunkin
ongelman kohdalle. Tämän jälkeen nostoista keskustellaan
vielä yhdessä.
Lopuksi jokainen osallistuja saa 4 tarraa. Hän voi käyttää
tarrat vapaasti mielestään parhaimpiin ratkaisuihin.
Fasilitaattori esittelee eniten tarroja saaneet ehdotukset.

13. Se mikä on avattu,
vaatii myös sulkemista.
Arvioidaan ja vastuutetaan
toimenpiteet.

14. 7) Sadan euron testi
Tässä priorisointimetodissa osallistujat jakavat yhdessä
kuvitteellisen rahasumman asialistan kohtien kesken.
Käteiskonsepti tuo harjoitukseen konkretiaa ja
ymmärrettävyyttä.
Menetelmää käytetään esimerkiksi ohjelmistoprojekteissa,
joissa toteutukseen menevää ominaisuuslistaa työstetään
tärkeysjärjestykseen.
Osallistujat: Pienet 3–5 hengen ryhmät
Kesto: Riippuu asialistan pituudesta, todennäköisesti alle
tunti
Harjoitusta varten tarvitaan tietenkin lista asioista, jotka
pitäisi asettaa tärkeysjärjestykseen. Lista tulisi esittää
taulukkona, josta löytyvät sarakkeet myös allokoitavalle
summalle ja perusteluille.
Selosta pelin kulku osallistujille: heidän on jaettava rajattu
rahasumma listalla olevien kohteiden kesken. Summat
edustavat asian tärkeyttä, mutta päätökset tehdään aina
ryhmänä. On myös mahdollista, että jokin listan kohdista
jää ilman "budjettia".
Ryhmälle annetaan riittävästi aikaa arvotusten ja lyhyiden
perusteluiden laatimiseen. Kun taulukko on valmis, tulee
ryhmän perustella päätöksensä.
Taulukko toimii päätöksenteon tukena ja kertoo mitä pitäisi
priorisoida oikeastikin.

15. 8) Vaikutus- ja vaivannäköpuntari
Vaikutus- ja vaivannäköpuntari on työkalu, jolla mahdolliset
toimenpiteet kartoitetaan kahden muuttujan mukaan:
millainen ponnistuksen toteutus vaatisi ja millaisia ovat
potentiaaliset vaikutukset.
Osallistujat: Pienet ryhmät
Kesto: ½–1 tuntia
Ryhmällä on tietty tavoite ja oletettavasti useampia ideoita,
kuinka saavuttaa se. Avaa harjoitus kysymällä: "Mitä pitää
tehdä ja mitä tarvitsemme tavoitteeseen päästäksemme?"
Pyydä osallistujia ryhmässä tuottamaan ideoita itsenäisesti
Post-It-lapuille kymmenen minuutin ajan.
Seuraavaksi kukin osallistuja saa viedä omat lappunsa
seinälle ja esittää ne samalla ryhmälle. Laput sijoitetaan
koordinaatistoon, jossa pystyakselilla on potentiaalinen
hyötyvaikutus ja vaaka-akselilla vaadittava vaivannäkö.
Ryhmä saa keskustella avoimesti muuttujista samalla kun
toimenpidelappuja sijoitetaan seinälle. Keskustelu voi
ohjata vielä kunkin lapun sijoittumista, esimerkiksi
työmäärältään vaativampaan suuntaan kuin oli alun perin
ajateltu.
Vaikuttavat, mutta helposti toteutettavat toimenpiteet
saavat harjoituksen myötä yhteisen validaation.

16. 9) Kuka/Mitä/Milloin -taulukko
Kun on lausuttu mielipiteitä, priorisoitu ja suunniteltu
toimenpiteitä, tarvitaan myös vastuullisia tekijöitä.
Abstraktiksi jäävän tehtävälistan sijaan keskustelua voi
ohjata oikeaan suuntaan Kuka/Mitä/Milloin -taulukon avulla:
Osallistujat kytketään selkeisiin tehtäväkokonaisuuksiin,
joihin he ovat myös sitoutuneita.
Osallistujat: 1–10
Kesto: 15–30 minuuttia
Tee valkotaululle tai fläpille taulukko, jossa sarakkeet:
Kuka, Mitä ja Milloin.
Vaikka vaistomaisesti tekisi mieli aloittaa kohdasta Mitä,
aloitetaan täyttäminen tässä menetelmässä kohdasta Kuka.
Täytä siis ensimmäiseen sarakkeeseen kunkin osallistujan
nimet allekkain.
Kysy seuraavaksi jokaiselta nimetyltä henkilöltä, mitä
konkreettisia toimenpiteitä hänen olisi mahdollista tehdä.
Sijoita nämä Mitä-sarakkeeseen. Jokaisen kohdalle
merkitään viimeiseen Milloin-sarakkeeseen lopuksi, milloin
luetellut tehtävät ovat valmiit.
Kun asetelmaa lähestytään ihmiset edellä, muuttaa se
hieman asetelmaa. Ensiksikin ihmiset varmasti oivaltavat,
että he ovat itse vastuussa aikaansaamisesta sen kuuluisan
"jonkun" sijaan. Toiseksi lupaukset ja sitoumukset tehdään
ryhmässä, jolloin niistä luistaminen syö omaa luottamusta ja
uskottavuutta. Kolmanneksi kaikille on selvää kuka tekee,
mitä tekee ja milloin tekee - ja jäivätkö joltain sitoumukset
vähiin. Ehkä he voivat olla apuna muille?

18. 10) Aloita, lopeta, jatka
Tämä työkalu auttaa kehittämään tiimin tekemistä.
Osallistujat: 1–10
Kesto: 10 minuuttia–1 tunti
Pyydä kutakin osallistujaa miettimään nykyistä tilannetta tai
tavoitetta ja ideoimaan siihen liittyviä asioita kolmea
kategoriaa hyödyntäen:
Aloita: Mitä asioita meidän pitäisi aloittaa tekemään?
Lopeta: Mitkä nykyiset asiat toiminnassamme ovat sellaisia
että ne olisi mahdollista ja kannattavaa lopettaa?
Jatka: Mitä sellaista teemme, joka toimii ja jota tulisi jatkaa?
Käyttäkää hiljaiseen pohtimiseen viisi minuuttia. Tämän
jälkeen pyydä kutakin osallistujaa jakamaan tuotoksensa
muille - eikä keskustelua kannata unohtaa tälläkään erää,
sillä näkemyseroja saattaa hyvinkin ilmetä.

19. Janne Heinonen
janne.heinonen@kasvukairos.fi
www.kasvukairos.fi