A marketing kommunikációs ügynökségek, kreatív ügynökségek a 2017-es évben összességében kedvező piacon működtek. Továbbra is kihívást jelent a tapasztalt munkatársak felvétele, motiválása és megtartása, az új technológiák követése és az ügyfelek növekvő elvárásainak kiszolgálása a költségkeretek között. A Deltek által készített anyag összefoglalja a reklámügynökségek 2017 évi tapasztalatait és jellemző feladatait. A Deltek a Maconomy vállalatirányítási rendszer fejlesztője. A Maconomy ERP a marketing-kommunikációs ügynökségek integrált vállalatirányítási megoldása, amelynek hazai disztribútora a TRL Hungary Kft.

1. Mitől lesz nyereséges egy marketing kommunikációs ügynökség?
Ha tudjuk, mi termeli a profitot, sikeresebb céget tudunk építeni.

2. Tudta? „A reklámügynökségek, digitális ügynökségek gyakran nem érik el az egy munkatársra jutó elvárt nyereséget” Kingston
Smith W1: „A marketing szolgáltató cégek pénzügyi teljesítménye” https://www.kingstonsmith.co.uk/
Nem teljesít megfelelően az ügynöksége?
A jelenlegi kompetitív piaci környezetben nagy nyomás van az ügynökségeken, hogy minden egyes ügyfél, projekt, munkavállaló
és alvállalkozó a lehető legnagyobb nyereséget termelje.
Ehhez azonosítani kell a legnagyobb nyereséget jelentő szolgáltatásokat, az egyes projektekhez a legoptimálisabb erőforrás mixet
kell összeállítani és meg kell találni a megfelelő ügyfeleket.
A Kingston Smith W1 legújabb, „A marketing szolgáltató cégek pénzügyi teljesítménye” című felmérése szerint a
reklámügynökségek, digitális ügynökségek gyakran nem érik el az egy munkatársra jutó elvárt nyereséget.
Miért nem teljesülnek a kitűzött profitelvárások és mit tehetünk annak érdekében, hogy elérjük azokat?
Anyagunkban bemutatunk pár olyan kihívást, amelyek befolyásolják a marketing kommunikációs ügynökségek pénzügyi
teljesítményét:
• ügyfelek „túl-szolgáltatása”,
• nem hatékony folyamatok és emelkedő költségek,
• projekt szkóp meghatározása és szolgáltatás menedzsment.
Illetve felvázoljuk azokat a megoldásokat, amelyekkel a fenti problémákra válaszokat adhatunk:
• projekt terjedelem és költségvetés pontossága,
• szolgáltatás nyújtás képessége és projekt menedzsment teljesítménye,
• az ügynökség szervezeti felépítése.

3. „Az ügynökségek majdnem fele szembesül az ügyfelek egyre növekvő
elvárásaival az olcsóbb, jobb és gyorsabb munkavégzésre vonatkozóan. 35%-
uk elismerte, hogy az elvégzett munkát nem minden esetben számlázta ki
teljes mértékben.” ClickZ Survey https://www.clickz.com/how-to-combat-an-
agencys-top-four-collaboration-killers/102157/
A sokat követelő ügyfelek miatt az ügynökségek túlszolgáltatnak
A The Agency Works nemrég megjelent jelentése szerint a marketing
kommunikációs ügynökségek 66 százaléka eltérő okok miatt, de rendszeresen
több szolgáltatást nyújtanak ügyfeleiknek, mint amennyit azok valójában
megfizetnek. Ennek eredménye a csökkenő profit, ami miatt a cégeknek
többet kell befektetniük újabb megbízások elnyerésébe.
A felmérés szerint az ügynökségek 75%-a jelezte, hogy az ügyfeleik a projekt
során megváltoztatták a szkópot. Többen elmondták, hogy egyes ügyfeleik
különösen gyakran és nagymértékben módosítják az igényeiket a végrehajtás
közben. Ennek ellenére az ügynökségek 27%-a fix projekt áron dolgozik és
14%-uk nem számlázza ki a többletmunkákat, illetve csak 46%-uk számlázza ki
esetenként az utólagos változtatások által okozott pluszmunkákat.
A válaszadók 65%-a szerint a nyereségességre a legnagyobb negatív hatást az
gyakorolja, hogy hiányoznak azok a folyamatok, amelyekkel a projekt
végrehajtása során az ügyfelek kérésére végrehajtott, előre nem tervezett
feladatokat követni lehetne.

4. A nem hatékony folyamatok alacsony teljesítményhez vezetnek
Azok a marketing kommunikációs ügynökségek, amelyek nem rendelkeznek hatékony folyamatokkal szinte
biztosan alacsonyabb nyereség szinten működnek. Integrált irányítási rendszerek nélkül a kreatív ügynökségek
nagy valószínűséggel problémákkal szembesülnek a projekttervezés, az erőforrás tervezés, a költségtervezés és az
erőforrás allokáció terén is. Ezen túl a projektszkóp meghatározása és a pénzügyi tervezés is gyakran pontatlan,
sőt az egyes kreatív munkatársak produktivitása is kedvezőtlenül alakul.
A különböző Excel táblázatok és pénzügyi szoftverek használata befolyásolja az új ügyfelek és munkák tervezését,
mert a nyereségesség pontos kimutatása az elkülönült rendszerekben nem, vagy csak korlátozottan, költségesen
és időigényesen lehetséges.
A rendelkezésre álló adatok szerint a marketing kommunikációs ügynökségek több mint negyede nem használ
integrált vállalatirányítási rendszert, így nem tudják pontosan nyomon követni és összehasonlítani a tervezett és
tényleges projekt költségeket.
A SoDA http://more.deltek.com/SoDA-Report-State-of-Workflow-Management-confirm felmérése alapján az
ügynökségek 42%-a a munkaidő több mint 20%-át nem kiszámlázható munkával tölti.
A ClickZ kutatásai szerint a marketing kommunikációs cégek vezetőinek 36%-a hasznos munkaidejének nagyobb
részét tölti belső adminisztrációs feladatokkal, mint a valós nyereséget jelentő ügyfélhez köthető munkákkal.

5. Emelkedő költségek
A ClickZ szerint az ügynökségek ötöde 10% alatti átlagos projektnyereséget ér el, sőt bizonyos
esetekben a profitráta 5% alá csökken. A kreatív ügynökségek folyamatosan szembesülnek
azzal, hogy az új munkák megszerzése, a működési költségek és a tehetség-menedzsment
egyre többe kerül:
• az új munkák megszerzése 50%-ban sikertelen, ezen a korábbi projektek adatainak
elemzésével lehetne javítani,
• a kiadások 64%-át a munkaerő költségek jelentik, egyre nagyobb kihívást okoz a minőségi
munkaerő megtartása és megfizetése,
• az ügynökségek több mint kétharmada jelezte, hogy a munkaerő költségei akár 10%-kal is
nőttek,
• a cégek 64%-a alkalmaz munkaerő-közvetítőket az új munkatársak felkutatására,
a marketing eszközök változása és az ügyfelek digitális szolgáltatásokra vonatkozó fokozódó
igényei miatt a legtöbb ügynökség kénytelen külsős munkatársakat alkalmazni, új és
költségesebb munkatársakat alkalmazni, vagy házon belül képezni a munkatársakat, ami
tovább növeli a költségeket. A ClickZ felmérése alapján a cégek 10 százalékánál a külsős
munkatársak aránya 50% feletti.

6. „Ne szerződjünk munkára vagy ügyféllel, amíg nem vagyunk biztosak abban, hogy az nyereséget fog termelni vagy megfelel egyéb üzleti
céljainknak. Azt, hogy melyik projektek és ügyfelek termelnek nyereséget az adatok elemzésével tudjuk eldönteni, megvizsgálva hol
tudtunk profitot termelni a múltban.” Neil Davidson, Deltek
Vizsgáljuk meg közelebbről az ügynökségünket
Ezek a kihívások befolyásolják az adott marketing kommunikációs ügynökség teljesítményét és felvetik annak szükségességét, hogy a
múltbeli adatokat részletessen elemezni lehessen.
Az alábbi területekre érdemes fókuszálni: a projekt szkóp és költségvetés tervezése, a szolgáltatás nyújtás és projektmenedzsment
képességek és a megfelelő ügyfelek azonosítása.
Adatok elemzése és kulcs teljesítmény mutatók (KPI – Key Performance Indicator) meghatározása
A reklámügynökségeknek alaposan ismerniük kell az ügyfeleik iparágát, hogy meg tudják mondani melyek a legnyereségesebbek
számukra. Ehhez az összes KPI-t transzparens módon kell kezelni, a költség és nyereség adatokat cégszinten át kell látni, a megfelelő
eszközöket kell használni a szolgáltatások hatékonyságának növeléséhez, illetve a teljesítmény mérést is támogatni kell arra alkalmas
szoftverrel.
A SoDA felmérése alapján http://more.deltek.com/SoDA-Report-State-of-Workflow-Management-confirm a sikeres működés
legfontosabb alapfeltétele, hogy a cégszintű és az ügyfelenkénti nyereséget előre tudjuk jelezni.
Esther Carder, a Kingston Smith ügynökség munkatársa szerint a marketing kommunikációs ügynökségeknek az ügyfél-kapcsolatok
kiépítésekor óvatosabban kellene eljárniuk, illetve felkészültebbnek kellene lenniük nyereséges projektek végrehajtására.
„Ellentétben a 10 évvel korábbiaktól, mára az ügynökségek felismerték a timesheet fontosságát és a kreatív munkatársak sem érzik azt,
hogy a „Nagy Testvér” figyeli meg őket.”
Összefoglalva elmondható, hogy az ügyfél nyereségesség kimutatásához szükség van egy nagyon jó projekt költségvetés kezelő
megoldásra ami a munkaidő rögzítéssel és a számlázó rendszerrel is integrált.

7. Az ügyfelek és az ügyfélelvárások kezelése
Vannak olyan ügynökségek, amelyek szeretnék az ügyfeleiket egy ütemtervhez kötni. Az IPA ADAPT agendája szerint - ‘P is for
Performance’ - http://www.ipa.co.uk/document/p-is-for-performance#.Wt2TPMiFNaQ néhány ügynökség már ügyfélkapcsolati
szerződések alapján biztosítja, hogy nem kényszerülnek túlszolgáltatásra.
Az IPA azt tanácsolja a marketing kommunikációs ügynökségeknek, hogy egyértelműen fogalmazzák meg azokat a problémákat,
amelyeket az ügyfeleknek meg kell oldaniuk és az elvárt eredményeket.
A projekt paraméterek meghatározása, illetve az azokat nyomon követő és kezelő folyamatok megléte javítani fogja az ügyfelek
elszámoltathatóságát és megelőzi a projektbe beleértett feladatok bővülését.
Ugyanez a kiadvány azt állítja, hogy az ügyfél és az ügynökség kapcsolata javítható 3 éves szolgáltatási szerződések megkötésével.
Emellett azt is kimondják, hogy kulcs teljesítmény mutatók (KPI – Key Performance Indicator) meghatározása és nyomon követése
mindkét fél számára megnöveli az együttműködés hasznosságát.
Fektessünk be többet a tehetségbe
A legjobb új tehetségek természetesen azokhoz az ügynökségekhez vonzódnak, amelyek a kreatív munkatársaknak megfelelő eszközöket
biztosítanak a hatékony munkavégzéshez és olyan feladattervezési megoldásokat használnak, amelyek az emberi erőforrás
menedzsment (HCM - Human Capital Management) szintvonalát emelik.
A karrier tervezés és a strukturált képzési programok fenntartják a tehetséges kreatív munkaerő lelkesedését.
Az adminisztrációs tevékenységek csökkentését lehetővé tevő rendszerek bevezetésével a kulcs-munkatársak több időt tölthetnek az
értéktermelő feladatokkal.

8. Összefoglalás
A marketing kommunikációs ügynökségeket jelenleg számos és változó kihívás érinti és ezek mindegyike növeli a nyomást a profit
maximalizálására ahol lehetséges.
Egy ügynökség működésének és folyamatainak alapos vizsgálata segít:
• időrabló és költséges túlszolgáltatáshoz vezető ügyfél-igények korai azonosításában és kordában tartásában,
• tervezési, erőforrás-tervezési és előrejelzési problémákat okozó nem hatékony folyamatok azonosításában,
• új képességekbe és technológiákba való befektetések növekvő számának és emelkedő költségeinek kezelésében.
A teljesítmény mérése és a profit maximalizálása jóval egyszerűbbé teszi az ügynökségek számára az eredményes működést a jelenlegi
kompetitív piacon is.
Ahhoz, hogy tudjuk mi előnyös a cégünk számára, olyan folyamatokkal kell rendelkeznünk, amelyek segítségével a projektjeinket pontosan
tudjuk megtervezni és ki tudjuk mutatni az ügyfeleink, projektjeink és munkatársaink eredményességét, nyereségességét.
Emellett olyan kulcs teljesítmény mutatókat (KPI, Key Performance Indicators) is meg kell határoznunk, amelyek segítségével jobban át tudjuk
tekinteni a projektjeinket már a végrehajtás során is, illetve kezelni tudjuk az ügyfeleink elvárásait is.

9. Egy lépéssel a konkurencia előtt
Ismerje meg, hogyan tudja támogatni az Ön marketing kommunikációs ügynökségét is a Maconomy ERP rendszer.
Kérjen visszahívást vagy Maconomy ERP bemutatót: sales@trl.hu