Uso de documentos de forma compartida y en línea

1. Jesús Fernández

2. Fuente: Clases de Periodismo
Es gratis.
La versión reforzada de Google Docs, con mayores funciones y más
almacenamiento, cuesta solo 50 dólares anuales por usuario y ofrece
asistencia.
Es fácil.
Si sabes cómo tipear, podrás usar Google Docs sin problemas.
Es colaborativo.
Cuando se trabaja en equipo, no es necesario hacer una decena de
copias locales de una presentación. Una copia se coloca en la nube y
es suficiente.
Jesús Fernández

3. Fuente: Clases de Periodismo
No necesitas las características que Google Docs no tiene.
Word, Excel, PowerPoint son programas maduros con miles de
funciones avanzadas. Google Docs no es tan rico en funciones, pero
las que tiene son casi siempre suficientes.
Ayuda en el trabajo,
lo que permite que el personal pueda dedicarse a otras actividades.
Es seguro.
El historial de seguridad de Google es bueno. Los datos almacenados
en Google tienen, probablemente, la misma seguridad como si
estuvieran en bases de datos corporativas.
Jesús Fernández

4. Fuente: Clases de Periodismo
Disponible en cualquier dispositivo, en cualquier lugar.
Permite a los usuarios acceder a archivos a través de teléfonos
móviles, incluyendo el iPad y, por supuesto, las computadoras de
escritorio, así como las portátiles.
Copia de seguridad.
Una característica de Google Docs es que ofrece copia de seguridad
automática para los documentos que se editan. Perder el trabajo se
vuelve casi imposible cuando se usa Google Docs.
Jesús Fernández

5. Se pueden resumir todas estas razones en 4 pilares que hacen de la
herramienta una apuesta ganadora:
• La capacidad de editar un documento desde cualquier
ordenador con un navegador relativamente moderno y con
conexión a Internet.
• El soporte para almacenar documentos en línea y poder
acceder a ellos en las condiciones anteriores.
• La posibilidad de trabajar en equipo y compartir documentos.
• El hecho de que puede importar y exportar archivos desde y
hacia las principales suites ofimáticas.
Jesús Fernández

6. Google Docs es un conjunto de aplicaciones de oficina que se pueden
usar desde la red. La puesta en marcha del servicio se realiza entre
2005 y 2007.
Jesús Fernández
• En 2005, Google adquirió el servicio on-line de
edición de textos Writely.
• En 2006, desarrolló la hoja de cálculo.
• En 2007, completó la suite con el software para crear
presentaciones.
Desde entonces, sigue añadiendo funciones y mejoras a todas las
herramientas.

7. Jesús Fernández
Lo único que hace falta para trabajar con esta
herramienta es una cuenta de Google.

8. Jesús Fernández
Lo primero que aparece cuando se accede a Google Docs es el
escritorio, que es el punto de partida para las operaciones básicas
con esta aplicación, aquí se pueden:
Crear documentos (usando el botón Crear nuevo que hay en la zona
superior izquierda de la pantalla),
Crear carpetas (hay que usar el mismo botón que en la opción
anterior, Crear nuevo), y
subir elementos, que pueden provenir del disco duro local o de
documentos ofimáticos que se hayan abierto desde el correo
electrónico.

9. Jesús Fernández

10. Jesús Fernández
El orden de aparición de los documentos es similar al de las
entradas en los blogs, es decir, que aparecen más arriba los
documentos que se han modificado más recientemente.
En cuanto a la organización de los documentos, existe una doble
vía de organización. En primer lugar, cada documento se puede
almacenar en una carpeta en concreto, algo muy habitual de las
aplicaciones de escritorio.
Se permiten carpetas anidadas y, para identificarlas mejor, se
puede también asignar un color a cada carpeta.

11. Jesús Fernández
El verdadero salto de calidad de Docs es la posibilidad de trabajar
realmente en equipo, de un modo sencillo y poderoso.
Para compartir se puede hacer clic en el botón Compartir que está
tanto en el escritorio como en la vista de edición de cualquier
documento.
El proceso para compartir comienza invitando a los usuarios a los
que se quiera dar acceso. Para ello, se elige "Invitar a usuarios" y se
rellena un formulario.
Lo que tiene que hacer el usuario es visitar el enlace que acompaña
a este mensaje y desde ese momento ya tiene acceso al documento.

12. Jesús Fernández
Aunque la gestión de permisos puede llegar a ser complejas
(incluso hay una pestaña específica para eso: Permisos avanzados),
en esencia hay dos niveles para compartir el documento:
• Para ver sólo permite acceder al documento en modo lectura;
• Para editar permite consultar y modificar el documento.
A partir de ese momento, si hay más de una persona editando
simultáneamente aparecerá en la zona superior de la pantalla.

13. Jesús Fernández
Esta característica viene del sistema de control de versiones que se usa
en la gestión de proyectos informáticos colaborativos y posteriormente
dio el salto a la web con la puesta en marcha de los Wikis. Se trata de
una recopilación de todas las revisiones que se han ido haciendo de un
documento, pudiendo comprobar los cambios que se han hecho en
cada una de ellas y permitiendo también restaurar cualquiera de ellas.
Esto supone una enorme tranquilidad, ya que se puede estudiar qué
cambios se han introducido y corregir los intentos de vandalismo que se
produzcan.
Se pueden también comparar versiones para saber qué ha cambiado
exactamente de una edición a otra y, quizás el punto más destacado de
esta opción, recuperar en cualquier momento cualquier versión
disponible en el sistema.

14. Jesús Fernández
Google Docs es una potentísima herramienta, con un tremendo
potencial para su uso en educación, que como cualquier herramienta de
la web 2.0 produce un cambio de rol para el alumnado, que adopta una
actitud activa y participativa (investigación).
Con la misma finalidad se puede utilizar la herramienta de
presentaciones para crear en grupo una secuencia de diapositivas como
resultado final de un proyecto de investigación.
No es de esperar que Google Docs desbanque a soluciones de ofimática
pero en breve, y como ha pasado con muchas otras herramientas, será
tan habitual usar un entorno on-line para las tareas de oficina como lo
es hoy el uso de una aplicación de escritorio.
Conviene, por tanto, ir tomando contacto con Docs, e integrarlo a
nuestro trabajo diario.