Een presentatie over Mett sociaal intranet. Inclusief een case beschrijving van de gemeente Putten over hoe je overzichtelijk en stap voor stap van een statisch intranet naar een sociaal intranet kunt groeien.

1. METT SOCIAAL INTRANET

2. PRESENTATIE
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

3. INHOUDSOPGAVE
ü Hoe wij ontwikkelen
ü Hoe wij adviseren
ü Functionaliteiten
ü Case Gemeente Putten
ü Demo platform drie.mett.nl
ü Technische aspecten / veiligheid
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

4. HOE WIJ ONTWIKKELEN
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

5. Ontwikkelfilosofie Mett
Hoe kunnen wij slim en efficientontwikkelen?
ü Generieke kern als basis voor
250 platformen (historische
ervaring van meer dan 500
platformen)
ü Gebruik van dezelfde
functionaliteiten
ü Komend jaar een investering van
3000 uur, voor zowel eigen als
klant wensen
ü Roadmap in samenwerking met
klanten en gebruikers
» Co-funding modules
» Gezamenlijk ontwikkelen
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

6. HOE WIJ ADVISEREN
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

7. Adviesdiensten
Werkenaan een succesvol sociaal intranet
ü Goed en snel starten
» Strategisch advies
» Platformsessie
» Beheerderstraining
» Webrichtlijnen programma
ü Community implementeren
» Implementatie strategie kiezen
o Waar stappen we in mbt het
maturaty model?
o Welke stappen nemen we het
komende jaar om succes te
garanderen?
» Clinics community management
» Implementatie met en via Key-users
ü Mett blijft aangehaakt
» APK sessie’s: advies, strategie en
statistieken
» Support en ondersteuning
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

8. FUNCTIONALITEITEN / DEMO
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

9. Functionaliteit en structuur
Eenveelzijdigproduct
Mett bestaat uit veel functionaliteiten die
allemaal ingezet kunnen worden, onder andere:
ü Standaardpagina (teksten, afbeeldingen)
ü Nieuwsberichten
ü Agenda
ü Documenten
ü Smoelenboek/profielen
ü Fotoboek
ü FAQ
ü Discussieforum
ü Groepen
ü Kaarten (GoogleMaps en Open Street Maps)
ü E-participatie / cocreatie
ü Mailings en notificaties
ü Registraties (aanmeldingen) instellen
ü Zeer uitgebreide widgets, overal in te zetten
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

10. NEDERLAND WERKT SAMEN METT

11. Authorisaties en rechten
Wie mag wat doen? En heb je nog het overzicht hierbij?
ü Personen
» Eigen profiel
» Privacy instellingen
» Notificatie instellingen
ü Rollen en rechten per pagina
» Kijken
» Toevoegen
» Wijzigen
» Verwijderen
» Reageren
» Stemmen (alleen bij e-participatie)
» Waarderen ( “ )
ü Overige rollen
» Voor versturen van nieuwsbrieven
» Voor opgeven voor evenementen
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

12. NEDERLAND WERKT SAMEN METT

13. Engagement
Wat biedt Mett op productniveau?
ü Notificaties
» Zelf instellen
» Top down notificaties instellen per
gebruiker of rol
ü Overal kunnen reageren
ü Mention anderen
ü Timeline
ü Zelf groepen starten en mensen
uitnodigen voor groepen
ü Usability (responsive)
ü Mailing module
ü Pagina’s en documenten
doorsturen
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

14. Uitgebreide instellingen
Wat kun je allemaal instellen?
ü Algemene instellingen
» Bijvoorbeeld
wachtwoordbeleid, uiterlijk,
prullenbak, zoeken
ü Profiel instellingen
» Bijvoorbeeld privacy- en
accountinstellingen
ü Deel opties
» Delen via facebook, twitter en
andere diensten aan of uit
zetten
ü Module instellingen
» Globale instellingen per module
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

15. NEDERLAND WERKT SAMEN METT

16. CASE GEMEENTE PUTTEN
In eenvoudige stappen van een statisch naar een sociaal intranet
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

17. CASE GEMEENTE PUTTEN
In eenvoudige stappen van een statisch naar een dynamischsociaal intranet
Sinds maart 2015 gebruikt de Gemeente
Putten Mett als social intranet. En dat is
even wennen. De introductie van een
social intranet maakt nieuwe organisatie-
en communicatieprocessen mogelijk en de
gebruikers gaan op een nieuwe manier
samenwerken. Gebruikers
kunnen nu actief deelnemen aan het
intranet. Maar hoe introduceer je zo’n
social intranet binnen een organisatie als
een gemeente?
Erica van de Veen,
communicatiemedewerker bij de
Gemeente Putten vertelt in deze case hoe
de implementatie van Mett als social
intranet binnen de gemeente is verlopen.
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

18. NEDERLAND WERKT SAMEN METT

19. NEDERLAND WERKT SAMEN METT

20. NEDERLAND WERKT SAMEN METT

21. FOCUS LIGT OP DE GEBRUIKER
Erica van Veen vertelt
“
Binnen de Gemeente Putten hebben we
een flinke verandering meegemaakt.We
zijn van een intranet, waar hoofdzakelijk de
afdeling communicatie nieuwsberichten
en documenten op plaatste, naar een
sociaal intranet gegaan, waar gebruikers
content op kunnen plaatsen en de
interactie met elkaar aan kunnen gaan.
Natuurlijk delen wij vanuit de afdeling
communicatie nog steeds
nieuwsberichten, maar de focus ligt op de
gebruiker.
”
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

22. FOCUS LIGT OP DE GEBRUIKER
Erica van Veen vertelt
“
De focus ligt op personalisatie en
interactie. Medewerkers delen zelf
informatie door informatie te delen op de
kenniskaart, door berichten te plaatsen,
documenten te delen, te reageren op
elkaar, werkgroepen aan te maken,
projecten te starten en vragen aan elkaar
te stellen. De medewerker staat centraal
en kan online samenwerking zelf
eenvoudig initiëren.
”
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

23. FOCUS LIGT OP DE GEBRUIKER
Erica van Veen vertelt
“
Inmiddels maken 190 personen gebruik
van het social intranet en zijn zij
onderverdeeld over 21 rollen. Dit zijn de
groepen waaraan bepaalde rechten zijn
toebedeeld. Denk aan de medewerkers,
het secretariaat, externe partijen,
afdelingen en projectteams. Op deze
manier ziet iedere medewerker alleen de
pagina’s en documenten op het social
intranet waar hij of zij de rechten voor
heeft en die relevant zijn. Dit maakt ons
social intranet veilig en persoonlijk.
”
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

24. ALLE BEGIN IS MOEILIJK
Erica van Veen vertelt
In het begin moesten de medewerkers wennen aan het
sociale intranet, maar dat is logisch. Alle begin is moeilijk,
het is belangrijk om dat in te zien en gebruikers goed te
helpen. Verandering is altijd lastig. Om gebruikers te
helpen bij de start hebben we presentaties gegeven,
handleidingen geschreven, persoonlijke uitleg gegeven en
samen met medewerkers informatie geplaatst.
Inmiddels krijgen wij leuke reacties van onze
medewerkers.
ü “Informatie delen met anderen en externen is veel
gemakkelijker geworden.”
ü “Het intranet is toegankelijker en persoonlijker
geworden.”
ü “Ik kan makkelijk zelf berichten en documenten
plaatsen.”
ü “Het social intranet werkt ook goed op de iPad.”
ü “Nu staat alle informatie op 1 platform.”
ü “Ik stuur minder e-mails doordat de communicatie op
het intranet plaatsvindt.”
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

25. DE VOLGENDE STAPPEN
Erica van Veen vertelt
“
De komende periode zullen we de afdelingen langsgaan om meer draagvlak te creëren
en uitleg te geven over de mogelijkheden die het social intranet ons nog meer te
bieden heeft.
We gaan uitleg geven over de persoonlijke mappen die we voor medewerkers gaan
aanmaken. Een aantal medewerkers hebben de behoefte om hun documenten voor
bijvoorbeeld een vergadering via het intranet te raadplegen en dus niet meer via de e-
mail of op een andere manier. In het verleden gebruikte wij hiervoor een ander middel.
Ook de vraagmodule zullen we op een andere manier gaan inrichten waardoor er
vragen aan de helpdesk ICT gesteld kunnen worden via het intranet. Zij worden nu veel
gebeld met vragen die voor een ander ook interessant zijn. Voordeel hiervan is dat
andere medewerkers mee kunnen lezen en de helpdesk minder belast zal worden met
telefoontjes.
“
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

26. NEDERLAND WERKT SAMEN METT

27. NEDERLAND WERKT SAMEN METT

28. DEMO PLATFORM
https://drie.mett.nl
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

29. Alle modules op een rijtje
Hoe werktMettin de praktijk
Drie.mett.nl
ü Demo omgeving
ü Alle modules bekijken
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

30. Screenshot: co-creatie
Samenwerken aan kennis zowel met klanten als intern, met collega’s
ü Ideeën ophalen en
uitwerken tot
concrete plannen
of projecten
ü Mogelijkheid tot
stemmen,
reageren,
waarderen
ü Zoeken en
sorteren
ü Gebruik van de
kaart optioneel
ü Statistieken
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

31. Screenshot: reageren op bijdragen
De minimale vorm van interactie
ü Op elk idee is
reactie mogelijk
ü Reacties liken
ü Anderen
betrekken via
een “mention”
ü Beheerders
kunnen
redigeren/moder
eren/updates
ontvangen
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

32. Screenshot: verder samenwerken in groepen
Een goede follow-up van co-creatie
ü Werk verder
samen in groepen
ü Open, besloten of
geheim (…)
ü Groepsbeheerder
bepaalt
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

33. Screenshot: toegang tot een smoelenboek
Zorg voor het community-gevoel
ü Informatie
profielen zelf
updaten
ü Contact opnemen
ü Privacy zelf
bepalen
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

34. TECHNISCHE ASPECTEN
Open versus besloten, veiligheid, single sign on
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

35. Technische aspecten
Open versusbesloten,veiligheid,single sign on
ü Open versus besloten
ü Single Sign on
ü One-login
ü Profiel synchronisatie
ü Backup (prullenbak en restore)
ü Veiligheid
NEDERLAND WERKT SAMEN METT

36. Veligheid
ü Wachtwoorden
ü SSL / https
ü Autorisaties
ü Privacy
ü Veiligheid op onze servers
ü Veiligheid binnen METT als
bedrijf
NEDERLAND WERKT SAMEN METT