Instructions for successful events - in Finnish unfortunately Ohjeita menetyksekkääseen tapahtumaan! -luentomateriaali

1. MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA
Johanna Heinonen

2. 1. Tavoitteiden asetanta
2. Tapahtuman ideointi
3. Tiedottaminen
4. Käytännön toteutus
5. Jälkihoito

3. 1. Tavoitteiden asetanta
 Miksi jokin tapahtuma järjestetään?
 Mihin sillä pyritään?
 Kenelle tapahtuma järjestetään?
 Mitä kohderyhmä arvostaa?
 Mitkä ovat taloudelliset / sisällölliset tavoitteet?
 Yleisötavoite
NÄMÄ KAIKKI POHJAUTUVAT KUNNOLLISEEN
PERUSTUTKIMUKSEEN / PERUSSELVITYKSEEN!

4.  Sisäinen > < ulkoinen
 Yritys >< yksityinen
 Maksava?
 Jokainen, joka sisään kävelee
 Joku muu?
Kuka on asiakas?

5.  Tiedostettu >< Tiedostamaton tarve
 Käyttötarve >< Välinetarve
 Asenteet
 Motiivit
 Persoonallisuus
 Kulttuuri
Miksi asiakas ostaa?

6. 2. Tapahtuman ideointi
 Tavoitteiden pohjalta mietitään tapahtuman sisältö!
 Mitä tehdään?
 Kenelle tilaisuus osoitetaan?
 Tässä vaiheessa on myös syytä miettiä budjettia ja rahoitusta
sekä riskejä!
JA EDELLEEN:
KUNNOLLINEN PERUSTUTKIMUS / -SELVITYS
ON KAIKEN A JA O!
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

7. 3. Tiedottaminen ja viestintä
 Tiedotetaanko vai ei? Mihin tiedottamisella pyritään?
 Kenelle tiedotetaan?
 Miten tiedotetaan? (Lehdistötiedote, mainos, lehdistöinfo,
henkilökohtainen kutsu, kutsutaan tiedotusvälineet mukaan
tapahtumaan tms.)
 Kuka hoitaa?
 Tapahtuman ilme?
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

8. 4. Käytännön toteutus
Tilat
 Mistä? (Omat vai vieraan? Lähellä vai kaukana?)
 Millä hinnalla?
 Somistus: miten tehdään? Kuka tekee?
 Rakennus: miten ja kuka?
 Pohjapiirros
 Sähköt ja vesi
Tarjoilu
 Miten paljon? (Kahvi ja pulla vai kolmen ruokalajin
päivällinen?)
 Kuka tekee? (Itse, pitopalvelu, tilanvuokraaja jne?)
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

9. 4. Käytännön toteutus (jatkuu 1)
 Ohjelma
 Onko ohjelmaa vai ei?
 Millaista ohjelmaa? (Pelejä ja leikkejä
vaiko tangokuninkaalliset?)
 Esiintyjien varaaminen
Narikka
 Tarvitaanko?
 Kuka hoitaa?
 Missä sijaitsee?
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

10. 4. Käytännön toteutus (jatkuu 2)
Vastaanotto ja infopiste
 Tarvitaanko?
 Kenen vastuulla?
AV-laitteet
 Äänentoisto
 Piirtoheitin
 Dataprojektori
 Videot, diaprojektorit yms.
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

11. 4. Käytännön toteutus (jatkuu 3)
Pukeutuminen
 Onko tietty yhtenäinen asu isännillä ja emännillä? Miksi?
 Onko vieraille pukeutumisvaatimuksia? Miksi?
Vastuuhenkilöt ja isännät/emännät
 Kuka hoitaa ja mitä hoitaa?
 Kuka vastaa mistäkin?
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

12. 4. Käytännön toteutus (jatkuu 4)
 Kutsut
 Miten vieraat kutsutaan? (Posti, puhelin, faksi, e-mail, lehti-
ilmoitus yms)
 Ketä kutsutaan?
 Täytyykö ilmoittautua vai ei? Kenelle ilmoittautumiset?
 Keneltä lisätietoja?
 Turvallisuus
 Vakuutukset
 Ensiapu
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

13. 4. Käytännön toteutus (jatkuu 5)
 Luvat
 Elintarvikkeet
 Anniskelu
 Paloturvallisuus
 Melu
 Jätteet
 Liikenne
 Tekijänoikeudet
 Ulkomaalaiset palvelut / esiintyjät
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

14. 4. Käytännön toteutus (jatkuu 6)
 Sopimukset
 sponsori
 esiintyjä
 yhteistyökumppanit / alihankkijat
Aikataulutus ja kellotus
 Opastus ja kyltitys
 Tapahtuman sisäinen
 Tienvarsiopasteet
 Muut opasteet
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

15. 5. Jälkihoito
 Miten hoidetaan suhteet
tapahtumavieraisiin tilaisuuden jälkeen?
 Miten sisäinen “purku” hoidetaan?
 Miten palkitaan tapahtuman järjestäjiä?
 Miten arvioidaan onko tapahtumalla
saavutettu tavoitteet?
MENESTYKSEKÄS TAPAHTUMA

16. KIITOS!
Johanna ”Jonna” Heinonen
Lehtori
HAAGA-HELIA amk
tel. +358 50 357 8660
sposti johanna.heinonen@haaga-helia.fi
Skype jonna.brainit
Linkedin
http://www.linkedin.com/pub/johanna-heinonen/10/8b3/460