Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

Objetivos:

 Actualizar en materia de “Green Meetings” o “Reuniones Sustentables” a la proveeduría
relacionada con el Segmento de Reuniones en Cancún
 Conocer los esfuerzos locales vigentes relativos al “Turismo de Reuniones” y a las
“Reuniones Sustentables” o “Green Meetings
 Reconocer las carencias o retos que en materia de “Reuniones Sustentables” tiene el
Destino Turístico, identificándolos y proponiendo soluciones o alternativas
 Conocer las bases de los Estándares APEX/ASTM y aprender a desarrollar una póliza de
sustentabilidad
 Conocer, a partir de un caso exitoso, formas eficientes de comunicar los esfuerzos en
Materia de Responsabilidad Social y Sustentabilidad
 Desarrollar, a partir de los conocimientos adquiridos, un decálogo sobre el camino a seguir
para la consolidación de las “Reuniones Sustentables” o “Green Meetings” en el Destino

Conferencistas:
Midori Connolly
Platinum Speaker MPI
Co-Chair AV Committee for ASTM Environmentally Sustainable Meeting Standards
Chief AVGirl - Pulse Staging and Events

Johanna Walsh, CMP
CEO Twirl Management-Eco Planning;
Certified Trainer of the APEX/ASTM Green Meetings Standards

Mtro. Vicente Ferreyra
Consultor en Turismo Sustentable, Media Ambiente y RSE
Coordinador del Proyecto “Diversificación de la oferta turística de la Riviera Maya en base al aprovechamiento
sustentable de los atractivos de la Reserva de la Biosfera en Sian Ka’an”
Coordinador de la Maestría en Gestión, Política y Derecho Ambiental de la Universidad Anáhuac Cancún

Iliana Rodriguez
Directora de Comunicaciones y Relaciones publicas de Experiencias Xcaret
Coordinación General:
Jorge Torio, CASE
Director General MMS
Líder de la Iniciativa de Compensación de CO2 para
Grupos y Convenciones en Cancun

Coordinación Académica:
Benjamin Jimenez
Director General
ADHOC Marketing + Turístico

Programa:

Viernes Ago 31
3:45 Registro
4.00 PM – 4.15 PM Introducción
4.15 PM -6.00PM Iniciativas y Proyectos de Turismo y Reuniones Sustentables
desarrollados en el Caribe mexicano Por Vicente Ferreyra
6:00 PM - 6:10 PM Coffee Break
6:10 PM -8:00 PM Marco Contextual Y Tendencias de las “Green/Sustainable
Meetings”. Establecimiento de “Route Map” para el desarrollo y consolidación de las
“Green Meetings” en el Destino. Por Johanna Walsh & Midori Connolly

Sábado Sep 1
9:00 AM – 10:50 AM Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan las Green
Meetings Por Johanna Walsh and Midori Connolly
11:00 AM -12:00 PM Comunicación Efectiva de la Responsabilidad Social Por Iliana
Rodriguez
12:00 PM -1:30 PM Conclusiones y desarrollo del Sumario Ejecutivo del Evento
(“Cancun Green Meetings Manifest”) Por Johanna Walsh y Midori Connolly
1:45 PM Cierre

Conferencia: Iniciativas y Proyectos de Turismo y Reuniones Sustentables desarrollados en el
Caribe mexicano
Por: Vicente Ferreyra
Síntesis: La conferencia ha sido en sí un repaso general de
algunas de las acciones que se llevan a cabo en los destinos
del Caribe Mexicano en materia de Sustentabilidad y que de
alguna u otra forma están relacionadas con el turismo en
general y el turismo de reuniones. De inicio, Vicente Ferreyra
ha establecido un marco contextual que incluye conceptos
sobre “sustentabilidad”, “turismo sustentable” y “desarrollo
sustentable”, además de compartir datos muy interesantes
sobre la “Huella Ecológica”. Así mismo, ha hecho hincapié en
3 factores indivisibles y necesarios en todo esquema
“sustentable”, tambien llamados las 3 “P”: People (gente),
Planet (Gente) y Profit (utilidad), elementos
Ya en materia del Caribe Mexicano, Vicente tocó temas
sobre la afectación de la flora y la fauna en el estado por
factores como el calentamiento global, el crecimiento
indiscriminado de las urbes, la caza y tala irresponsables y en
general la ignorancia o negligencia de un sector de la
población. Mencionó también las áreas naturales protegidas
y explicó una serie de proyectos que se dan en el estado, empresas certificadoras (EarthCheck, Rainforest
tales como el “The MesoAmerican Reef Tourism Initiative Alliance y Green Globe) y certificaciones que
(marti)”, “The Coral Reef Alliance”, la “Guía de Promoción, actualmente ostenta un importante numero de
Diseño y Construcción Sustentable en el Caribe Mexicano”, Empresas en la región.
la “Iniciativa por un turismo bajo en Carbono”, el Proyecto Por ultimo, enumeró las razones por las que es
“Sustainable Riviera Maya” y la “Iniciativa de Compensación importante sumarse a iniciativas de este tipo,
de CO2 para grupos y convenciones en Cancun”. siendo estas la Competitividad, la Exigencia del
Acto seguido, Vicente Ferreyra se ha referido a diversas mercado y la Imagen Publica.

Conferencia: Iniciativas y Proyectos de Turismo y Reuniones Sustentables desarrollados
en el Caribe mexicano
Por: Vicente Ferreyra

Descarga: http://prezi.com/xlip6peya-zv/iniciativas-ambientales-en-el-caribe-mexicano

Marco Contextual Y Tendencias de las
“Green/Sustainable Meetings”
Por: Midori Connolly
Síntesis: Como preámbulo de la parte activa del estableciendo generalmente un parte-aguas en
evento y para cerrar el Marco Contextual sobre dicha materia en la Ciudades que son sede.
sustentabilidad y eventos sustentables, en esta También mencionó la tendencia a que las Ciudades
conferencia se habló de diferentes tendencias a nivel alcancen posicionamientos en los visitantes mas altos
global en la materia. Se mencionó, de inicio, el incluso al país que pertenecen, y el cómo se tiende
como un 67% de las empresas del Índice Global a que las regiones o países se promocionen y realicen
Fortune 500 crean reportes anuales de proyectos en conjunto. Siguiendo dicha tendencia,
sustentabilidad y de cómo las empresas Midori aconsejaba que los esfuerzos en materia de
internacionales y globales han llevado a nivel de sustentabilidad se hagan como destino o se
estrategia sus esfuerzos sustentables y/o de regionalicen, siguiendo ejemplos como el “Acuerdo
responsabilidad social, trayendo a colación nombres sobre Eventos Sustentables en Escandinavia” (que
como Unilever, Mc Donalds, Oracle, AARP, etc. Así engloba colaboración político-privada en toda la
mismo Midori Connolly menciono como los eventos región y hacia el exterior para compartir y aprender
de gran escala (Juegos Olímpicos, COP16) hacen practicas y soluciones en la materia) o el proyecto
grandes esfuerzos para seguir practicas sustentables, del Buro de Convenciones de Tailandia,
promoviéndose como país para convertirse en sede
de “Green Meetings”
(www.greenmeetingsthailand.com;
http://www.youtube.com/watch?v=IlRCzaXaF8w;
En la conferencia también se mencionaron la
tendencia a ostentar certificaciones diversas que
avalen los esfuerzos de sustentabilidad, el como las
empresas en estos días deben desarrollar una cultura
en la materia al interior de las mismas y a la
comunidad en que se localizan y el como la
creatividad y la innovación han ayudado a muchas
empresas a evitar grandes costos al hacer sus
procesos e instalaciones mas sustentables.

Establecimiento de “Route Map” para el desarrollo y
consolidación de las “Green Meetings” en el Destino.
Por Johanna Walsh & Midori Connolly
Síntesis: La premisa de este taller ha sido tomar nota de la 3) Practicas Estándares: No son conocidos los parámetros
situación en que, en materia de sustentabilidad, se sobre el tema o en algunos casos no hay estándares;
encuentra el destino, considerando el material obtenido en Mexico no existe la cultura o habito; los lideres de
de las primeras dos conferencias, así como el opinión y expertos en el tema no son conocidos por la
conocimiento previo sobre procesos o practicas que en gente común; hay mucha practicas que no se han
sus empresas o comunidades estén llevando a cabo los etiquetado como sustentables
asistentes, buscando que al final, y tras un entendimiento 4) Regulación Gubernamental: Son muy pocas ( o no
mas extenso como grupo, se generen propuestas de muy conocidas) las leyes o regulaciones
soluciones de manera individual e incluso personal para gubernamentales; no se le da prioridad a practicas
convertir Cancun en un destino sustentable y que logre un como manejo de desperdicio, control de CO2, o
mayor posicionamiento como sede de “Green Meetings” reciclaje; el segmento de reuniones no esta unido para
o “Reuniones Sustentables”. La primera actividad ha desarrollar o gestionar programas y regulaciones
solicitado identificar, a partir de 5 áreas básicas, los retos sustentables, etc.
que se vive en Cancun. Dichas áreas fueron: 5) Infraestructura Cívica: La tecnología o Infraestructura
1) Comunicación/Percepción que incentive la sustentabilidad es precaria en el
2) Operaciones Internas Destino; No hay programas en las escuelas, o para la
3) Practicas Estándares comunidad; los lideres en Mexico siguen sus propios
4) Regulación Gubernamental intereses; hace falta sustentabilizar el “Parque
5) Infraestructura Cívica Vehicular”
Las respuestas, en cada caso, fueron en el siguiente tenor:
1) Comunicación/Percepción: La información que fluye
en la materia no es confiable; El mercado no ve a
Cancun/Riviera Maya como destinos sustentables, No
se conocen a fondo las opciones de destino para
promoverse en el nicho, etc.
2) Operaciones Internas: Se cree que los materiales para
ser sustentables son caros; invertir en la materia se
considera un gasto; hay poca información sobre el
tema entra la gente, etc.

Marco Contextual Y Tendencias de las
“Green/Sustainable Meetings”
Por: Midori Connolly
Establecimiento de “Route Map” para el
desarrollo y consolidación de las “Green
Meetings” en el Destino. Por Johanna Walsh &
Midori Connolly

Descargas:
http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/global-trends.pdf
http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/roadmap-opening.pdf

Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan
las Green Meetings
Por Johanna Walsh and Midori Connolly
Así mismo, se repasó como los estándares facilitarán los
la relación entre “Planners” y “Suppliers” y los porqués
de que se espere sean altamente exitosos: a)Definen
finalmente que es un evento verde; b) Ayudan a la
medición; c)Permiten a todos saber las metas
sustentables de un evento .
También se habló de algunos de las recomendaciones
para la utilización adecuada de los estándares, entre
ellos la elaboración de una Póliza de Sustentabilidad.
Síntesis: Después de mas de un año de negociaciones, Acto seguido se hizo un ejercicio que dio a los asistentes
finalmente en este 2013 han sido liberados los lo parámetros de cómo elaborar una para sus propias
Estándares APEX/ASTM sobre Green Meetings. Para abrir empresas. También se hizo un ejercicio para determinar
el taller, se revisó detenidamente que eran en sí los las acciones que cada una de las empresas de los
estándares. Al final, se concluyó lo siguiente: asistente podrían/deberian llevar a cabo en pro de la
1) Son una lista de acciones para asegurar que un sustentabilidad, asignando 3 valores específicos sobre el
evento es verde nivel de cumplimiento de estas.
2) Fueron desarrollados por expertos de la Industria Finalmente, se hizo una revisión somera de los
3) Se han desarrollado para 9 diferentes áreas: estándares APEX/ASTM enlistados y se permitió leer un
Hospedaje, Audiovisual, Comunicaciones, Destinos, poco sobre su contenido en cada uno de las 9 áreas.
Exposiciones, Alimentos y Bebidas, Oficinas en Sitio, Los nuevos estándares APEX/ASTM y las políticas para su
Transportación y Locaciones utilización adecuada pueden obtenerse en la pagina
4) Tienen 4 niveles de alcance y la forma en que cada web: www.astm.org
uno puede/debe usarse como referencia va a
depender de las practicas sustentables utilizadas en
un evento. Para referirse, por ejemplo a que un
evento sustentable alcanza el nivel 1, deberán
haberse alcanzado y seguido los estándares de las 9
áreas
5) Trabajan en conjunto con otros estándares y
certificaciones

Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan
las Green Meetings
Por Johanna Walsh and Midori Connolly

Descarga:
http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/cancunapexwkshp.pdf

Comunicación Efectiva de la Responsabilidad
Social
Por Iliana Rodriguez

Síntesis: Una conferencia muy esperado en virtud de la relación con la Fundación Flora, Fauna y Cultura,
el éxito probado de el grupo Xcaret en comunicar AC, con la prensa y, sobre todo, con los empleados
todas y cada una de las actividades y proyectos de los parques, principales actores de muchas de las
sustentables (culturales, caritativos, de conservación, practicas sustentables de los parques.
etc.) que a través de los años ha ido realizando. Para concluir, Iliana hablo de los resultados positivos
Iliana Rodriguez, con muchos años trabajando para que las practicas sustentables y su adecuada
el grupo, dio cuenta de lo satisfactorio que ha sido ir comunicación han reportado al Grupo:
consiguiendo el reconocimiento de la prensa, La sustentabilidad termina siendo parte de la
autoridades y de la gente en general al respecto. identidad corporativa.
Ella, como Vicente Ferreyra, reflexionó sobre los Disminuye la rotación de personal.
aspectos ambiental, económico y sociocultural a La percepción de valor aumenta.
que refieren los principios de sustentabilidad, Logra defensores (advocacy).
destacando la importancia del equilibrio entre ellos Contribuye a elevar la satisfacción del cliente.
para garantizar la sostenibilidad a largo plazo.
Habló además de las certificaciones y la importancia
que estas tienen a la vista de terceros, mencionando
algunas de las que ostenta el grupo (EarthCheck,
ESR, El Pacto Mundial y otras).
Mencionó también la importancia de educar a los
públicos y emplear diferentes lenguajes para cada
uno de ellos, sin que esto signifique perder la esencia
del mensaje.
Iliana dio varios ejemplos de situaciones con las que
se han enfrentado durante los años trabajando y
comunicando temas de los Parques, incluyendo los
criaderos de tortugas, de guacamayas, la travesía
maya, los programas de ayuda comunitaria,

Comunicación Efectiva de la Responsabilidad
Social
Por Iliana Rodriguez

Descarga:
http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/presentacion-experiencias-
xcaret.pdf

Cierre del “Route Map” y desarrollo del Sumario
Ejecutivo del Evento
Por Johanna Walsh
Síntesis: La ultima parte del evento consistió en un taller Aprovechar el impulso que la COP16 le dio a Cancun y
en donde se tomó un poco de lo revisado durante todo el Caribe Mexicano en cuestión de imagen como
el evento y en especial del tema de los retos que destino pro-sustentabilidad
actualmente tienen Cancun y el Caribe Mexicano  Tener en consideración actividades que el gobierno
como destinos sustentables y como sedes aptas para ha implementado y han trascendido, tales como
las “Reuniones Sustentables” o “Green Meetings”. reciclatón y la separación de basura
En forma general, se obtuvieron respuestas y propuestas  Tomar el ejemplo de empresas locales que ya
que se resumen líneas abajo y que nos dan pie a crear fomentan el turismo sustentable y desarrollar proyectos
un decálogo de actividades que nos permita corporativos para apoyo a las comunidades , asi como
emprender el camino hacia nuestro objetivo. a la flora y fauna de la región
Bajo la premisa de lo que “se puede hacer” para Tomar e ejemplo de empresas que tienen programas
corregir o dar un giro a los retos, los asistentes de reciclaje, prácticas de ahorro energético,
mencionaron conceptos por demás interesantes. Entre separación de basura, creación de viveros.
esas conclusiones, las siguientes: En procedimientos gubernamentales, hacer las cosas
La percepción general es que Cancún no es de acuerdo a la ley y no apoyar sobornos.
reconocido como un destino sustentable. Buscar llevar a cabo proyectos de inversión para
 Al no haber una cultura sustentable es importante el infraestructura en colaboración con el gobierno e
concientizar, educar e implementar practicas desde el iniciativa privada.
hogar, hasta el lugar de trabajo y la comunidad. Buscar y aprovechar mejor los nuevos nichos
 No se tiene información abierta sobre las acciones interesados en este segmento.
que lleva a cabo el gobierno y/o las empresas por lo Introducir a los clientes en los temas sustentables.
que se propone fomentar los procesos de Aprovechar mejor la tecnología en cuestión de apps,
comunicación para dar a conocer lo que actualmente cd, dispositivos y evitar en lo posible las impresiones o
se está haciendo. hacerlo en papel certificado (imprentas locales ya lo
 Que cada empresa promueva sus acciones ofrecen)
individuales pero también se integren a las de destino y Al final, la conferencista invitó a los asistentes a
se le de una mayor difusión (OVC) en los eventos en los plasmar y compartir compromisos profesionales y
que se participa, en medios, redes sociales, etc. personales en materia de sustentabilidad a corto y
largo plazo.

Conclusiones y desarrollo del Sumario Ejecutivo
del Evento (“Cancun Green Meetings Manifest”)
Por Johanna Walsh

Descarga:
http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/roadmap-closing.pdf

CONCLUSIONES
En general, el evento ha logrado sus objetivos y nos
obliga a fijar como siguiente paso el establecimiento
de un programa con acciones que incluya en
definitiva cada uno de los elementos de la
sustentabilidad en los grupos y convenciones que se
desarrollen en el destino y de como resultado la
proyección internacional de este como sede para
eventos del segmento. El primer paso, la clarificación
del momento especifico en el que Cancun y el
estado se encuentran, no solo en lo referente a las
“Green Meetings” o “Reuniones Sustentables” sino en
general al “Turismo Sustentable”, ha sido posible
gracias a la participación de cada uno de los
oradores invitados, así como a las opiniones vertidas
por el resto de los profesionales asistentes a los talleres
y seminarios del evento. El saber que en el Destino no
se está empezando de cero nos invita a ser
optimistas y, aunque se reconoce que los esfuerzos
relevantes y casos de éxito provienen de iniciativas
individuales y particulares, también se ha podido
detectar buena voluntad e intención en diferentes
sectores de gobierno e iniciativa privada hacia
proyectos regionales relacionados con el “Turismo
Sustentable” y con las llamadas “Green Meetings”.
Como resultado de lo anterior y para dar por
terminados los trabajos del evento, ha sido menester
realizar un manifiesto con 10 acciones a realizar que
marquen el inicio de el proceso de conversión de
Cancun como destino de grupos y convenciones.

DECALOGO “Cancun Green Meetings Summit Manifest”
Acciones a seguir para el inicio de la consolidación de Cancun como Destino de Grupos y Convenciones Sustentables
1) La “Iniciativa de Compensación de CO2 para Grupos y bilidad” y “Reuniones Sustentables” se desarrollan en el
Convenciones en Cancun” se transformará en “Iniciativa destino, ya sea en forma individual o a través de “La iniciativa”
Pro-Consolidación de Cancun como destino Sustentable 6) El Comité desarrollará un documento en donde aconseje
para Grupos y Convenciones” (Nombre corto: “Cancun un mínimo de 50 prácticas sustentables al operar una
Reuniones Sustentables” o “Sustainable Meetings Cancun”), Reunión, Congreso, Convención o Viaje de Incentivo en
sin afectar su espíritu inicial pero adicionando la Cancún, considerando 5 de las 9 áreas utilizadas en el
coordinación, recomendación y promoción de practicas establecimiento de los Estándares APEX/ASTM para “Green
sustentables para grupos y convenciones que se Meetings”. Dicho documento mismo que divulgará en todos
desarrollen en Cancun convirtiéndose en la referencia y los sectores que integran el segmento de Reuniones en
representación del gremio en esta materia México y el Extranjero
2) Se establecerá un comité para “La Iniciativa” mencionada 7) “La Iniciativa” desarrollará un blog que promueva y de a
que incluya a los miembros fundadores de su predecesora conocer sus acciones, notas e información de Cancún como
(de así desearlo) y a un máximo de 5 nuevos miembros que sede para Reuniones Sustentables, promueva además las
determinen el nuevo accionar , con el compromiso de estar recomendaciones para la Operación Sustentable de los
listos para la inclusión abierta a partir de enero del 2013
mismos y promueva y distribuya (en combinación con otros
3) “La Iniciativa” solicitará y coadyuvará a que la Oficina de
medios) el Manual de Operaciones de Eventos Sustentables
Visitantes y Convenciones de Cancún finalice su proyecto
realizado por la SECTUR Federal, así como las vías para
de recuento y adición de cada una de Iniciativas
obtener los estándares APEX/ASTM sobre “Green Meetings”
individuales pro-sustentabilidad por parte de los Hoteles y
8) “La Iniciativa” establecerá vínculos directos con al menos 5
principales proveedores de servicios para grupos y
convenciones en Cancun , completando y poniendo “en fundaciones u ONGs con el fin de promover su interacción
línea” dicha información en el área destinada para el tema con asistentes a Eventos de Reuniones, incluyendo la
en su sitio web. Solicitará también a la OVC que permita una generación de condiciones para fomentar la donación y la
actualización periódica trimestral para incluir nuevos participación en actividades de Responsabilidad Social y de
proyectos Conservación del Medio Ambiente
4) “La iniciativa” solicitará a el Maestro Vicente Ferreyra que 9) “La Iniciativa” establecerá vínculos con el mayor numero
funja como asesor y supervisor en materia de ”Turismo posible de Dependencias de Gobierno Municipal, Estatal y
Sustentable” y “Practicas Sustentables” aplicables al Federal para mantenerse al tanto de proyectos, legislación u
Segmento de Reuniones, además de convertirse en enlace otros que afecten o beneficien el desarrollo de las “Reuniones
con otros proyectos e iniciativas relacionadas con el “turismo Sustentables” en el Destino Turístico
sustentable” 10) “La Iniciativa” gestionará y organizará en 2013, en
5) “La Iniciativa” solicitará a la OVC de Cancun que, además combinación con la OVC de Cancun y otros patrocinadores,
de seguir como miembro fundador, patrocinador y al menos 3 conferencias o talleres sobre temas relativos a las
aval, refiera en sus editoriales publicitarias del 2013 (en Reuniones Sustentables, Turismo Sustentable, Certificaciones,
medida y medios que considere pertinentes) información etc.
sobre los trabajos y esfuerzos que en materia de “Sustenta-

EMPRESAS E INSTITUCIONES PARTICIPANTES
EN GREEN MEETINGS SUMMIT 2012

AD HOC MARKETING + TURISTICO
AVI-SPL AUDIVOUSAL
BEL AIR RESORTS
CANCUN CENTER
CANCUN OVC
CELEBRACION
DREAMS CANCUN
EXPERIENCIAS XCARET
GRUPO REGIO
JSAV AUDIOVISUAL
MMS, MEDIA AND MEETINGS SOLUTIONS
NOW RESORTS
PALACE RESORTS
SANDOS RESORTS
SARAO

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