Estas presentación analiza las estrategias, condiciones, problemas, estrategias para una adecuada conservación y preservación de documentos en las organizaciones
Documentos digitales -Conservación y preservación-
1. Unidad 2: Conservación de documentos digitales
José Gabriel Revelo Salazar
Universidad del Quindío
16 septiembre de 2018
Semestre 5
Documentos digitales
2. Programa de Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
José Gabriel Revelo Salazar
C.C. 1144136539
Actividad presentada a:
Ricardo Antonio Botero Rios
Universidad del Quindío
Facultad de ciencias humanas y bellas artes
Programa de Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Cali-Valle
16 septiembre de 2018
4. INTRODUCCIÓN
El siguiente trabajo analiza las actividades dirigidas a la conservación documental
de los archivos digitales. Siendo las tecnologías de la información y comunicación
una realidad en los procesos administrativos, financieros, sociales. por esta
razón, los procesos archivísticos comprenden las herramientas y prácticas
relacionadas a la administración, almacenamiento, gestión y acceso para este
tipo de archivos. Para ello debe diferenciarse entre el concepto de preservación y
conservación documental, el primero alude hacia el largo plazo, y el segundo
hacia el corto plazo.
5. OBJETIVOS
-Comprender los principios manejados para una adecuada conservación y
preservación de documentos digitales.
-Entender las condiciones y problemas que pueden presentarse en un proceso de
administración de los archivos digitales.
-Conocer las estrategias utilizadas para la conservación y preservación de
documentos digitales.
-Aprender sobre los soportes y objetivos de los procesos archivísticos de
documentos digitales.
7. ELEMENTOS INTEGRANTES DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO
La gestión de un documento digital implica observar la constitución de un documento electrónico, estudiar
los diferentes componentes de un archivo es fundamental para determinar la disposición que van a tener
estos archivos en el proceso de gestión documental, estos características son:
-Programa en que fue realizado
-Versión del archivo
-Permisos
-Parámetros
-Firma digital
-Metadatos
8. FACTORES PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
El patrimonio digital se construye a partir de la constitución de distintos factores, que interactúan con el fin de servir como
base en los procesos de preservación y conservación de los archivos digitales:
-Adopción: Grado en que el formato de uso del archivo digital, está difundido en la organización.
-Autodocumentación: Contiene metadatos básicos.
-Divulgación: Herramientas disponibles para la validación técnica.
-Dependencia externa: Grado en que depende de un software o hardware específico.
-Impacto de las patentes y licencias: Capacidad para mantener los formatos libres.
-Referencias a contenido externo: No debe contener referencias a contenido externo porque puede afectar la integridad del
documento.
-Transparencia: Grado en que este abierto para el análisis.
9. CONDICIONES PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN
Para que los procesos dirigidos a la preservación de documentos digitales, las organizaciones deben cumplir ciertos
requerimientos para que sea un procedimiento exitoso:
-Una política institucional de preservación a largo plazo.
-Unos grupos encargados del proceso de selección, técnicos, revisión, gestión de la infraestructura, aseguramiento de la
calidad, y capacitación del personal. En las operaciones dirigidas a la preservación digital.
-Determinar los alcances de los sistemas y subsistemas en la tarea de administración de documentos digitales.
Estableciendo los niveles de acceso, las fuentes de contenidos, y los formatos utilizados.
- Tener claro los principios por el cual se va a trabajar el proceso, es decir, una planeación que defina las tareas para
elaborar los documentos digitales y el recibido de estos de parte de otras entidades, la identificación de los documentos
elaborados para saber si son meritoria su preservación, clasificar si nacieron como documentos digitales o fueron
digitalizados desde un soporte análogo, y el acceso para los consultas de los documentos.
10. ESTRATEGIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES
Las estrategias empleadas para la conservación y preservación de documentos, pueden dividirse en 3 etapas.
Estrategias para el corto plazo:
- Conservación de los medios tecnológicos usados en la época de producción del documento dígital, es decir el hardware y
software aunque ya estén obsoletos o fuera de uso.
-Conversión del software, en otras palabras, actualizar el software a formatos que permitan la lectura de documentos
digitales antiguos.
-El ¨refreshing¨, que es copiar la información de un medio de almacenamiento a otro del mismo tipo.
Estrategias para el mediano plazo:
-Migración digital, esto es, copiar o convertir los datos a tecnologías nuevas, conservando los datos fundamentales del
archivo. Para su acceso son importantes los metadatos, con su administración y actualización inherentes a ellos.
11. -Emulación, o la recreación del software y hardware por medio de programas, que
permitan el acceso a los archivos, sin importar si los formatos utilizados sean
obsoletos.
Estrategias a largo plazo:
-Encapsulación, o almacenamiento en servidores con sus metadatos y códigos
con el fin de que se pueda tener acceso a ellos sin ningún inconveniente.
-Traslado a formato físico en el caso de ser un documento valorado para ello.
-Uso de otras herramientas archivísticas como microfilms, imágenes fijas, o
formatos magnéticos en caso de ser requerido.
-Uso de la nube para preservar los documentos digitales.
12. SOPORTES DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
-La administración de los soportes es uno de los puntos más importantes en la
conservación y preservación de documentos digitales, estos pueden dividirse en
soportes físicos y análogos.
Físicos: Son por lo general los utilizados para los procedimientos de digitalización,
es decir, los documentos que van a pasar a ser digitales, como textos fotografías,
mapas, diapositivas.
Análogos: Documentos que fueron creados en Medios audiovisuales en formatos
de sonidos, videos, como mp4, cd-dvd, usb, o archivos electrónicos.
13. CREACIÓN DE UN DOCUMENTO DIGITAL
En la creación de archivos digitales se deben tener en cuenta ciertas variables
para su elaboración y ordenamiento:
- La validación de los metadatos para su consulta.
- La autenticidad y accesibilidad del documento digital.
- La revisión de los formatos de archivos y su actualización de ser el caso.
- Copia de seguridad en caso de ser necesario.
- Un modelo de acceso a archivos, ya sea abierto, con restricciones, o exclusivos.
14. PROBLEMAS PRESENTADOS EN LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
La identificación de riesgos y problemas debe ser una prioridad de los grupos
encargados de los procesos llevados a cabo en la conservación y preservación
digital. Estos pueden ser:
- La dependencia de elementos tecnológicos para su consulta, que en muchos
casos pueden ser obsoletos, o sujetos a las condiciones ambientales.
- La seguridad en los formatos de software y hardware al fallar los sistemas de
acceso.
-Falta de mecanismos en la comprobación de metadatos.
15. - Falta de backups periódicos y soportes en los documentos digitales.
- Falla en los mecanismos de protección de datos.
- Carencias de los instrumentos para el acceso y control de los documentos
digitales.
- Cumplir con los estándares normativos para la conservación y preservación de
documentos digitales.
16. CONCLUSIONES
A partir de la actividad anterior se puede reflexionar sobre diversos puntos abordados en la presentación.
Lo primero sería que la conservación y preservación de documentos digitales, está ligada a los esfuerzos
hechos por el organismo. Las políticas y principios aplicados en estos procedimientos son fundamentales
en ello.
Lo segundo es que los soportes de software y hardware, deben ser considerados a la hora de constituir
los procedimientos digitales, contando que muchos de ellos presentan problemas.
Por último, los factores de riesgo deben ser tenidos en cuenta en los procedimientos de conservación y
preservación digitales, antes de comenzar con estos procesos, es necesario estudiarlos.
17. BIBLIOGRAFÍA
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO. (2016). PLAN DE PRESERVACION DIGITAL A LARGO
PLAZO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN +DOCUMENTAL. ++Recuperado desde
https://www.defensajuridica.gov.co/gestion/gestiondocumental/gestion-documental-
contenido/Documents/GD_PN_02_V_0_ppd_090816.pdf
BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA. (s.f). LINEAMIENTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL DE LA BIBLIOTECA
NACIONAL DE COLOMBIA. Recuperado desde http://bibliotecanacional.gov.co/es-co/servicios/profesionales-
dellibro/Documents/Lineamientos%20de%20preservaci%C3%B3n%20digital.pdf
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA. (2016). GUIA PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
Recuperado Desde http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosSIGEPRE/G-GD-01-conservacion-documentos.pdf
