2° Ciclo Microsoft Fondazione CRUI 5° Sessione: Process Automation, implementazione e vantaggi (Case Study ASI)
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Un processo è un insieme di attività coordinate logicamente, attraverso cui un'organizzazione, consegue i propri obiettivi creando valore. Non tutti i processi hanno lo stesso “peso”: alcuni sono fondamentali per il raggiungimento dell’obiettivo stesso, altri sono classificati come “di supporto” ed hanno il compito, appunto, di supportare i precedenti. La cosa che accomuna le due tipologie di processi è la loro gestione: i processi infatti devono essere pianificati, documentati, rappresentati e supportati da infrastrutture idonee. In questo worskshop affronteremo le tematiche di reingegnerizzazione dei processi e di come sia possibile incrementarne l’efficienza e l’efficacia, attraverso alcuni strumenti collaborativi Microsoft, quali: Office365, Azure e Workflow automatizzati.Ma non è tutto. L’evento sarà anche l’occasione per parlare di come ASI, grazie al supporto delle tecnologie Microsoft, sia riuscita ad applicare una propria metodologia collaudata con l’obiettivo di dematerializzare ed automatizzare una gran parte dei propri processi amministrativi, aumentando la trasparenza, l’usabilità, la sicurezza del processo e riducendo al tempo stesso inefficienze ed errori di processo. Infine mostreremo come “OneDrive for Business”, il potente cloud storage di Microsoft, sia stato in grado di rivoluzionare la circolazione dei documenti interni all’Agenzia, garantendo un’alta affidabilità e disponibilità dei dati nonché una accessibilità da qualsiasi luogo e device.
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- 1. Process Automation in ASI
- 2. Anno Zero 2
- 3. Le fasi del Progetto 3 Analisi Analisi dei processi interni Reingegnerizzazione dei processi attraverso focus group Fase 1 Sviluppo Implementazione piattaforma informatica Ingegnerizzazione sulla piattaforma dei processi pilota Rilascio all’utenza Fase 2 Raccolta Raccolta dati statistici Analisi risultati ottenuti Individuazione aree di miglioramento Fase 3 Revisione Focus sulle criticità Azioni correttive condivise Revisione dei processi Fase 4
- 4. Obiettivi raggiunti 4 La standardizzazione della documentazione evita errori e permette di distribuire moduli aggiornati in tempi brevi Doc Standard 1 Req.3 Il cloud permette accessibilità da qualsiasi device e luogo. Nessun file allegato alle email, solo link. Sicurezza avanzata Cloud 2 Req.3 La centralizzazione delle anagrafiche permette di ragionare su funzioni aziendali Utenze Centralizzate 3 Req.3 Eliminazione del cartaceo: processo interamente in digitale Digitalizzazione 5 Semplicià di utilizzo attraverso strumenti standard di lavoro Usabilità 4 Controllo in tempo reale dell’istruttoria, trasparenza del processo Reportistica 6
- 5. Revisione - Il percorso della qualità Raccolta di “indicatori”, non sono il fine ultimo del progetto, ma uno strumento. Gli indicatori devono essere in grado di far emergere le aree in cui è necessario mettere in atto strategie di miglioramento ed indirizzarle. Distanza dalla standard Focus sulle criticità Azioni correttive condivise Ufficio Processi ASI 5 Ridisegno Verifica Miglioramento
- 7. Il Portale Web Ufficio Processi ASI 7 Browser web, Home page: Toolbar verticale Catalogo dei servizi Flussi pubblicati
- 8. Il Portale Web Ufficio Processi ASI 8 Apertura Istruttoria: Browser web, compilazione form online. Dati delle istruttorie salvate nel database, indicizzazione e ricerca Creazione automatica della documentazione dal form su template standard
- 9. Documentazione Istruttoria Ufficio Processi ASI 9 Creazione automatica: Spazio OneDrive Deleghe puntuali lettura/scrittura Cartella Allegati
- 10. Cloud e privilegi Ufficio Processi ASI 10
- 11. La documentazione Ufficio Processi ASI 11
- 12. Iter approvativo - email L'intero processo è gestito tramite email o Portale Web. La modifica e la firma della documentazione è gestita tramite MS Word e Cloud Approvazioni e rifiuti sono gestiti tramite email Lo stato dell’istruttoria è verificabile tramite Portale Web Ufficio Processi ASI 12
- 13. Iter approvativo – portale web Ufficio Processi ASI 13
- 14. Iter approvativo - email Ufficio Processi ASI 14
- 15. Controllo del processo Ufficio Processi ASI 15
- 16. Controllo del processo Ufficio Processi ASI 16
- 17. La Tecnologia 17
- 18. Architettura della soluzione Donato Pasqualicchio, Service Management Consultant - Microsoft 18
- 19. 19 Architettura della soluzione - Richiedenti Donato Pasqualicchio, Service Management Consultant - Microsoft
- 20. 20 Architettura della soluzione - Donato Pasqualicchio, Service Management Consultant - Microsoft
- 21. 21 Architettura della soluzione – Workflow Designer Creazione del flusso tramite interfaccia 6 Tipologie di attività Il flusso viene trasformato in un template Creazione automatica del form web Donato Pasqualicchio, Service Management Consultant - Microsoft
- 22. 22 Architettura della soluzione – Automazione Sistema di automazione avanzatissimo Integrabile con tecnologie MS e Terze parti Utilizzabile anche in modalità stand alone Drag and Drop Donato Pasqualicchio, Service Management Consultant - Microsoft
- 23. 23 Architettura della soluzione – Datawarehouse Donato Pasqualicchio, Service Management Consultant - Microsoft Datawarehouse integrato nel prodotto Analysis Services e Cubi già disponibili Integrabile facilmente con qualsiasi prodotto di Business Intelligence Dashboard PowerBI
- 24. 24 Architettura della soluzione Donato Pasqualicchio, Service Management Consultant - Microsoft Interfaccia Web Workflow Documenti onlineNotifiche Report PowerBIOffice365EmailOrchestrator Service Manager
- 25. 25 Architettura della soluzione – Requisiti Hardware Donato Pasqualicchio, Service Management Consultant - Microsoft SRV01 End User SCSM database: CMDWDataMart DWDataMart DWRepository DWStagingAndConfig OMDWDataMart SRV05INSTANCE_DWH SRV04 SRV02 SRV03 SRV06INSTANCE_MSDB SCSM MS database: Service Manager Operators Scale out stack for MS Storage P10 con ridondanza geografica Storage P10 con ridondanza geografica Azure VM A3 RAM: 7GB CPU: 4-core 2.66 GHz Disks: 60 GB OS Azure VM D2 RAM: 7GB CPU: 2-core 2.66 GHz Disks: 60 GB OS Azure VM D2 RAM: 7 GB CPU: 2-core 2.66 GHz Storage: 40 Log, 200 data (to increase), 10 temp Local SSD Disks: 60 GB OS Azure VM D3 RAM: 14GB CPU: 4-core 2.66 GHz Storage: 40 Log, 80 data, 10 temp Local SSD Disks: 60 GB OS Azure VM A3 RAM: 7GB CPU: 4-core 2.66 GHz Disks: 60 GB OS Azure VM A3 RAM: 7GB CPU: 4-core 2.66 GHz Disks: 60 GB OS
Notes de l'éditeur
- L’ASI ha avviato un percorso di digitalizzazione dei processi basato sulla centralità e la condivisione delle informazioni mediante l’utilizzo di strumenti collaborativi avanzati, tra cui il cloud. I principali punti di forza del progetto sono: Standardizzazione della documentazione tramite template: riduzione degli errori e distribuzione dei moduli aggiornati in tempi brevi Documentazione centralizzata nel cloud: I documenti non si spostano più tra gli utenti/uffici ma si accede al documento solo quando è necessario, inoltre è garantita l’accessibilità da qualsiasi luogo e/o device Usabilità: Semplicità di utilizzo attraverso strumenti standard di lavoro Digitalizzazione: L’intero processo viaggia in digitale, eliminazione del cartaceo Reportistica: Controllo in tempo reale dell’istruttoria, trasparenza del processo La piattaforma riunisce la gestione documentale (standard), i flussi di comunicazione tra i vari attori, il ciclo approvativo, Mediante l’automazione dei processi l’ASI intende: Migliorare l’efficienza amministrativa semplificando l’iter approvativo Stimolare la collaborazione Semplicità di utilizzo mediante strumenti di lavoro standard (Piattaforma Microsoft che utilizza strumenti di utilizzo comune…… strumenti di Office in generale word , excel, e-mail….) Centralizzazione delle anagrafiche Migliorare la sicurezza Standardizzazione della documentazione Utilizzo da qualsiasi device e luogo Digitalizzazione dei documenti Responsabilizzazione dei ruoli. Trasparenza Riduzione di tempi e costi Avere un cruscotto web per il controllo delle istruttorie Il tutto si è concretizzato con lo sviluppo interno di una piattaforma software, denominato “Office Automation”. Il progetto è suddiviso in fasi ma ogni fase ha un percorso comune: analisi dei processi esistenti, ingegnerizzazione attraverso i “Focus Group” interessati, implementazione sulla piattaforma informatica, rilascio all’utenza, raccolta dati statistici, individuazione aree critiche, correzione e revisione processi. Cosa può fornire ASI alle altre Pubbliche Amministrazioni che volessero aderire all'iniziativa? La sua esperienza sul campo l'analisi del processo da ingegnerizzare al fine di contribuire nella sua fattibilità La comunanza di regole generali nel campo della Pubblica Amministrazione ed in particolare nella ricerca Attraverso a collaborazione tra ASI, Microsoft e CRUI è nata l'idea di offrire questo servizio (suddiviso in pacchetti) a chi intendesse aderire per migliorare i processi all'interno del proprio Ente in particolare a quegli enti che non sono mono sede ma hanno realtà sparse in luoghi diversi. La CRUI, per il ruolo che svolge, è una vetrina naturale su cui si è pensato di offrire il servizio perché già in convenzione con molte realtà della PA e quindi con la possibilità di facilitare il percorso.
- La raccolta di indicatori NON DEVE ESSERE IL FINE ULTIMO di un progetto di miglioramento ma un suo strumento. Proprio come il cane da caccia punta la preda per stanarla e renderla visibile al cacciatore, così gli indicatori devono essere in grado in primo luogo di far emergere le aree in cui è necessario mettere in atto strategie di miglioramento ed indirizzarle. L’importante è avere sempre chiaro COSA SI VUOLE MISURARE, COME e CON CHE FINE.
- COMPILAZIONE ONLINE... CAMPI OBBLIGATORI...NON CI SI PUò DIMENTICARE SALVATAGGIO NEL DB...INDICIZZAIZONE E RICERCA FULL TEXT DAL FORM AL DOCUMENTO..CREAZIONE AUTOMATICA E STANDARDIZZAZIONE PROSSIMA SLIDE VEDIAMO COME SOLITAMENTE SI LAVORAVA
- SI POSSONO DEFINIRE POLICY AVANZATE MAGGIORE CONTROLLO SUL DOCUMENTO POSSO REVOCARE SEMPRE L'ACCESSO AD UN UTENTE, esempio fine rapporto di lavoro I DOCUMENTI NON VIAGGIANO TRAMITE MAIL
- TUTTO TRAMITE MAIL O PORTALE APPROVAZIONI O RIFIUTI TAMITE MAIL, SEMBRA BANALE MA PENSATE SE LA PRATICA DOVEVA TORNARE AL PIANI DI SOPRA O PEGGIO IN UN ALTRA SEDE!!! L'APPROVAZIO ED IL RIFIUTO SONO SALVATE IN UN DATABASE CHE REGISTRA LE DECISIONI PRESE APPROVAZIONE FIRMA ELETTRONICA E/O MARCHE TEMPORALI QUESTA MODALITA' NON OBBLIGA L'UTENTE AD UNA PRESENZA FISICA IN SEDE. PENSIAMO AD ASI GRANDI VIAGGIATORI, TELELAVORATORI, SAMRTWORKING APPROVAZIONE RIFIUTO H24 L'AVANZAMENTO E' VERIFICABILE ATTRAVERSO PORTALE WEB
- CRUSCOTTTO CON VARI LIVELLI E PRIVILEGI CAPO UNITà DIREZIONE CONTRATTI ETC... SI POSSONO RICERCARE LE PRATICA APERTE, PER DATA PER OGGETTO ETC... RICERCA A TESTO LIBERO IN TUTTI I CAMPI INSERITI..POSSIBILITà DI RECPERARE PRATICA E DOCUMENTAZIONE
- REPORT WEB LISTA DELLE ATTIVITA' NECESSARIE PER PORTARE A TERMINE IL PROCESSO QUANDO E' STATA APERTA, ULTIMO AGGIORNAMENTO, E TEMPISTICHE OGNI ATTIVITà PUO ESSERE ESPANSA PER VEDE LO STATO..APPROVATA RIFIUTATA E COMMENTI TUTTE LE NOTIFICHE SONO INVIATE TRAMITE MAIL