El documento se define como cualquier objeto creado por el ser humano que proporciona información, independientemente de su forma física o el propósito para el que fue creado. Los documentos no solo incluyen escritos e impresos, sino también planos, fotos, cintas magnéticas, sellos, pinturas y más, siempre que contengan información registrada. Los documentos son instrumentos importantes para guiar y coordinar las actividades diarias de las entidades porque sustentan la toma de decisiones y documentan objetivamente la gestión.