Este es un manual que hicimos para la materia de Sistema y Procedimientos II

1. Universidad Dominicana O&M
Extensión La Romana
Materia
Sistema y Procedimiento II
Tema
Manual de procedimiento
Surtidora S&R
Integrantes
Juan Carlos De La Cruz Castillo (14-SISN-2-027)
Merlin Gabriel (14-MISN-2-038)
Wilmer Ricardo Rijo Santana (14-MISN-2-024)
Profesor
Ing. Marcos Antonio Nieves Acosta
Fecha
18 de Agosto del 2016

2. INTRODUCCIÓN
En un mundo donde la economía y los negocios giran en torno a la globalización, las
organizaciones modernas deben implementar directrices donde el mejoramiento continuo de la calidad
para atender eficazmente los requisitos, necesidades y expectativas de sus clientes.
La identificación, estructuración y documentación de los procesos y procedimientos del
quehacer productivo, son un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el logro de
los objetivos organizacionales, al igual que para la gestión y la evaluación permanente en la
perspectiva de contribuir a la creación de sistemas de calidad que garanticen la producción de bienes
o prestación de servicios que le permitan posicionar gerencialmente a la empresa en el ámbito
competitivo.
“La máxima rentabilidad de la producción se obtiene fabricando la cantidad requerida de
productos, de calidad óptima y en el tiempo convenido, con el método mejor y más económico.” La
orientación hacia los procesos forma parte de las organizaciones exitosas, por lo que se puede afirmar
que cuando se encamina la actividad empresarial hacia esta meta, es necesario el conocimiento por
parte de todos los integrantes de la organización; por ello la importancia de que las funciones y
actividades se realicen mancomunadamente, permitiendo así mayor eficiencia de la labor productiva
de tal forma que encause los esfuerzos de todos en el logro del plan estratégico de la compañía.

3. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Elaborar el Manual de Procedimientos de la empresa Surtidora S&R (La Romana) con el fin de
representar en formar ordenada los aspectos de la organización necesarios para la buena
ejecución laboral.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
 Realizar el análisis de 10 cargos existentes para establecer las funciones desempeñadas
por cada uno de estos integrantes de la empresa, nivel de responsabilidad y compromiso
 Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos distintitos para lograr obtener información
precisa en la elaboración de los manuales de funciones y procedimientos
 Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para cumplir
con el entendimiento del objetivo general
 Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la construcción de los
Manuales correspondientes.

4. SURTIDORA S&R
La Primera Surtidora S&R, la cual la hemos iniciado ya hace 3 meses, esta cuenta con 3
departamentos, Compra, Venta, Almacén, cada una dirigida por una persona.
A la vez funcionamos como minimarket, contamos con servicio a domicilio de distribución y
se encuentra ubicada en la Calle Tiburcio Millán López #96, La Romana, Rep. Dom.

5. MISIÓN
 La misión de nuestra empresa es la creciente creación de valor, logrando un destacado retorno
de las inversiones, superior al costo del capital empleado.
 En nuestro negocio buscamos siempre mejorar la calidad de vida del consumidor y el progreso
de nuestra gente
 Buscamos el crecimiento rentable con marcas líderes, servicio superior y una excelente
distribución.
 Desarrollamos nuestras actividades con el mejor talento humano, innovación sobresaliente y
un comportamiento corporativo ejemplar.
VISIÓN
 Proporcionar calidad de vida al consumidor con productos que satisfagan sus aspiraciones de
bienestar, nutrición y placer.
 Consolidarnos a un mejor nivel para crecer como un grupo de distribución, con
reconocimiento y prestigio en el Sector de lo surtido. con los más altos niveles de
competitividad y estándares de calidad.

6. FILOSOFÍA CORPORATIVA
 Actuación ética
 Autonomía y coherencia estratégica
 Calidad integral
 Competitividad
 Desarrollo de nuestra gente
 Excelencia en el servicio
 Participación y espíritu colaborativo
 Respeto
 Responsabilidad social empresarial

7. Reseña Historia
Después de permanecer por un tiempo como una idea, en Mayo 5 de 2016 se da inicio
operacionalmente a la empresa, para lo cual se decide apostarle a la distribución de productos, Su
nombre Surtidora S&R, pretende generar en los clientes un posicionamiento y recordación, para asi
marcar una diferencia frente a la competencia.
Con poco tiempo en el mercado, utilizamos una estrategia de venta Ranchera, de ir a los
diferentes colmados ofreciendo nuestro servicio, cada mañana hacemos un recorrido de visita a los
tales mencionados y esto nos ha dado buenos resultados.

8. ORGANIGRAMA
GERENTE
ALMACEN
VENTACOMPRA
VENDEDORES

9. La Gerencia
La gerencia es responsable del éxito o el fracaso de una empresa, por tanto es indispensable dirigir
los asuntos de la misma. Siempre que exista un grupo de individuos que persiguen un objetivo, se
hace necesario, para el grupo, trabajar unidos a fin de lograr el objetivo perseguido. Por otra parte, los
integrantes del grupo deben subordinar, hasta cierto punto, sus deseos individuales para alcanzar las
metas del grupo, y la gerencia debe proveer Liderazgo para la acción del grupo.
En la actualidad, existe consenso, entre muchos autores, al señalar que el término gerencia se
puede definir como un proceso que implica la coordinación de todos los recursos disponibles en una
organización (humanos, físicos, tecnológicos, financieros y conocimientos), para que a través del
proceso de administración (planificación, organización, dirección y control) se logren objetivos
previamente establecidos. Por lo tanto, se pueden distinguir tres aspectos claves al definir la gerencia
como un proceso:
1. La coordinación de recursos de la organización.
2. La ejecución de las funciones gerenciales o también llamadas administrativas como medio de
lograr la coordinación.
3. El establecer el propósito del proceso gerencial; es decir el dónde queremos llegar o que es lo
que deseamos lograr.
En el caso de la surtidora S&R, el Gerente es el mismo que gestiona las compras, implantándose
como departamento de compras y a la misma vez dirigiendo la empresa.

10. Manual de Procedimientos
N°
PROCEDIMIENTOS
1 Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en
relación a los pedidos y entregas de los productos
2 Analizar cada uno de los datos de los clientes
3 Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto
4 Constar que el cliente está activo en el sistema comercial
5 Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de datos
6 Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el
control de ventas
7 Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas
8 Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de pedido y
descuentos ofrecidos por pago a tiempo
9 Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de área de ventas
10 Autorizar por escrito las órdenes de compra
Identificación del Cargo
Nombre del cargo: JEFE DE VENTAS
Dependencia: AREA DE VENTAS
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo): GERENTE

11. N°
PROCEDIMIENTOS
1 Saludar amablemente, mostrarle respeto y hacer sentir importante al cliente.
2 Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y
proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva
nota por escrito o forma electrónica. Cada vendedor debe ir a cada
supermercado para retomar nuevamente el pedido periódicamente.
3 Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese modo el
control de su trabajo, para luego entregar ese informe a su superior y se pueda
proceder con la entrega de dicho pedido.
4 Se debe acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son clientes del
grupo, y se debe ofrecer el catalogo con la variedad de productos, que en el
respectivo negocio pueda tener, pero a la vez algo nuevo que quiera
incursionar, dejándoles el número de teléfono donde lo puedan comunicar si
en llegado caso les interesa algún artículo.
5 Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador, y los
obsequios que la compañía le pueda regalar por ser cliente del grupo.
6 Conocer entender y saber los beneficios, nutrientes, componentes de lo que
está vendiendo, para ello debe estudiar cada producto, pero también conocer
los precios, la disponibilidad de demanda que pueda existir, y todo lo logra
haciendo estudios detallados.
7 Realizar hacer una supervisión del sector donde se encuentra el supermercado
o negocio donde el grupo surte sus productos, tomando nota de qué clase de
gente vive, que actividades frecuentan; para de esa forma hacer un análisis de
que productos tendrían mayor demanda, y esos resultados se le muestran al
cliente, dándole a entender que sería más beneficios para su negocio, pero
lógicamente sacando ventaja también la empresa.
8 tomar cursos referentes a los productos, leer manuales o libros de ventas, estar
siempre activo e investigando la mejor manera de vender
9 Ordenar de una forma rápida los productos para que s vean más visibles,
poniéndolos delante del mostrador o vitrina donde los tenga almacenados;
proporcionarle propaganda, como afiches cada vez que se pueda y la empresa
lo suministre.
Identificación del Cargo
Nombre del cargo: VENDEDOR
Dependencia: AREA DE VENTAS
Número de Cargos Dieciséis (16)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE VENTAS

12. Identificación del Cargo
Nombre del cargo: COMPRAS
Dependencia: AREA COMPRA
Número de Cargos Uno (2)
Reporta a (Nombre del
cargo):
GERENTE
N°
PROCEDIMIENTOS
1
· Comprar los materiales para los propósitos buscados
2
· Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
3
· Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
4 · Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y
el servicio requerido.
5
· Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
6 · Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que
impida la entrega de un proveedor..
7 · Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones
monetarias, inflación o escases
8 · Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

13. Identificación del Cargo
Nombre del cargo: ALMACEN
Dependencia: Compras
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a (Nombre del
cargo):
JEFE DE COMPRAS
N°
PROCEDIMIENTOS
1 Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho,
registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas
del Centro.
2 Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos,
cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad
establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso,
la conformidad correspondiente al proveedor.
3 Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de
bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de
compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.
4 Levantar cada mes el inventario físico de activo fijo y de existencias en los
almacenes establecidos.
5 Integrar a la planificación general el Plan de Adquisiciones, formulando
medidas para su ejecución.

14. ANEXOS

15. Factura de Venta

16. Factura de Compra

17. CONCLUSIONES
Identificar, estructurar y documentar los procedimientos y funciones del quehacer productivo,
son un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el logro de los objetivos
organizacionales. Así mismo, definir las tareas en forma sencilla y clara, genera eficiencia, eficacia y
seguridad, al establecer los procesos como pilar de un sistema integral de planeación y gerencia, factor
esencial para el desarrollo de la estrategia corporativa en un marco de mejoramiento continuo,
fortalecimiento de la actividad productiva y su posicionamiento en el sector.
El Manual de Procedimientos y Funciones de la empresa Surtidora S&R. es una herramienta
de fácil acceso e interpretación, orientada a recopilar sistemáticamente las actividades de la
organización, que facilitará a sus directivas y colaboradores la correcta y oportuna ejecución de las
labores encomendadas, así como propiciar la racionalización.