Esitys Digitaalinen työympäristö 2017 -seminaarissa 28.9.2017

1. Sosiaalinen intra ja työntekijän rooli, Case Yle
Kaisa Hilden
Digitaalinen työympäristö 2017
28.9.2017

2. Mistä puhun tänään?
• Sosiaalinen intra ja työntekijän rooli – periaatteet ja todellisuus
• Miten kehittää verkostomaista yhteistyötä?
• Miten saada koko organisaatio sisällöntuottajiksi?
• Somen ja intran onnistunut yhdistäminen
• Sosiaaliset työkalut – mitä hyötyjä on saatu aikaiseksi?
Mistä en puhu tänään (ainakaan kovin paljon)?
• Teknologia
• Numerot
• Viestintätyö
• Ylen intranet

3. Yle 2017
• perustettu 1926
• toimitusjohtaja Lauri Kivinen
• 4 tv-kanavaa kolmella kanavapaikalla
• 6 FM-radiokanavaa ja 3 radiopalvelua
• monipuoliset verkkopalvelut
• 24 aluetoimitusta
• kesällä 2017 vakituisia työntekijöitä oli 2 860 henkilöä
• henkilöstöstä 90 % tekee sisältöjä ja ohjelmia

4. Miksi case Yle on täällä?
Yle siirtyi Google-työkaluihin ja uudisti intran täysin sosiaaliseksi.
Kollaboraatiotyökaluiksi valittiin Google Apps syksyllä 2014
• sähköposti
• kalenteri
• pikaviestit ja videokokoukset
• tiedostojen jakaminen ja yhteistyöstö
• sivustot
• yhteisöt.
Yle+-intranet otettiin käyttöön syksyllä 2015
• taustalla Google Apps
• perustuu yhteisöihin
• kokoaa yhteen eri Google-työkaluilla tuotetun sisällön
• käyttäjä valitsee itse, mitä seuraa.

5. Missä Ylessä mennään nyt?
• Google-työkalut käytössä enemmän tai vähemmän aktiivisesti
koko yhtiössä.
• Yle+-intranet käytössä pian kaksi vuotta.
• Nyt käynnissä kehityshanke, jolla ratkotaan oppeja ja oivalluksia
käyttökokemusten ja palautteen perusteella.
• Menossa myös sisäisen viestinnän kehityshanke osana johtamisen
ja työhyvinvoinnin kehittämistä.

6. Lista yhteisöistä ja
työtiloista joihin kuulun
Oma virta: syöte
yhteisöistäni ja
työtiloistani
Ajankohtaista-yhteisö:
näkyy kaikille
Perinteiset
intrasisällöt
valikoissa
Haku löytää kaikista
Google-sisällöistä

7. Sosiaalinen intra ja työntekijän rooli

8. Periaatteessa asia on selkeä
Jokainen on viestijä ja jokaisella on myös
vastuu viestinnästä.
Asian vastuuhenkilö vastaa sen viestinnästä.
Vastuu yksiköiden sisäisestä viestinnästä on yksiköillä.
Jokaisella on vastuu tiedon jakamisesta ja sen löytämisestä.
Kuulostaa yksinkertaiselta.

9. Mitä, kuka ja missä – sisäinen viestintä Ylessä
Kaikille yleläisille
suunnattu
yhtiöviestintä
Yhtiöviestintä ja palvelusisältöjen tuottajat vastaavat
Ajankohtaista-yhteisö + muut ns. viralliset yhteisöt
Yle+:n palvelusivut
Tukena Drive-kansiorakenne
Tiimien ja projektien
viestintä
Tiimien/projektien vastaavat vastaavat
Työtilat
Muut viestintävälineet tarpeen mukaan
Myös yhtiön ulkopuolisille
Linjaorganisaatioiden
viestintä
Yksiköt vastaavat
Yksiköiden yhteisöt
Organisaation mukaiset yhteisöt tai työtilat
Muut viestintävälineet tarpeen mukaan
Asioiden ympärillä
tapahtuva viestintä
Asiasta/aiheesta vastaavat vastaavat
Pääasiassa yhteisöt
Muut viestintävälineet tarpeen mukaan
Jossain määrin myös yhtiön ulkopuolisille

10. Esimerkkejä
Kaikille yleläisille
suunnattu
yhtiöviestintä
Ajankohtaista: strategiset yhtiöviestit, kaikkia tai suurta osaa koskevat asiat.
Keskustelu ja ilmoitukset: juoksevat ajankohtaiset asiat ja keskustelut, kysymykset.
Tiimien ja projektien
viestintä
Toiminnanohjauksen uudistushanke Ruori: sekä kaikille avoin yhteisö että hankkeen oma
yhteisö.
Yle+-kehitysryhmä: työtilassa kehitysryhmä ja laajempi sidosryhmä. Kokoukset,
ajankohtaiset asiat, keskustelu ja kysymykset, tiedonjako.
Linjaorganisaatioiden
viestintä
Yksiköiden omat yhteisöt: johtajan ensisijainen foorumi. Avoimia kaikille.
Osalla yksiköitä myös osastojen ja tiimien omat yhteisöt tai työtilat – käytäntö vaihtelee.
Asioiden ympärillä
tapahtuva viestintä
Toimintaympäristö: alun perin insinöörivetoinen, nykyään paljon eri puolella taloa
työskenteleviä. Jaetaan toimintaympäristötietoa laajasti.
Yle & some: somen parissa eri rooleissa työskentelevät jakavat tietoa. Mukana myös Ylen
ulkopuolisia.
Tekijänoikeutta yleläisille: lakiosaston yhteisö, jossa jaetaan tietoa tekijänoikeuksista
yleläisten näkökulmasta.

11. Arkipäivän kysymyksiä sosiaalisessa
työympäristössä
Saanko varmasti kaiken tarvitsemani tiedon? Mitä kaikkea pitäisi jakaa? Mitä kaikkea saa jakaa? Miten
tämä toimii? Miten saan tiedon välitettyä niille jotka sitä tarvitsevat? En ehdi seurata sisäistä somea koko
ajan, tietoa menee varmasti ohi! Miksi näen juuri tämän tiedon, ei kiinnosta! Uskallanko kysyä ja
keskustella omalla nimelläni? Säilyykö luottamuksellinen tieto varmasti luottamuksellisena? Pitäisikö
esimiehen postauksesta tykätä? Kuinka vaihdan profiilikuvani? Mistä kaikki nämä notifikaatiot tulevat?
Minne tämä kysymys pitäisi kirjoittaa? Mistä löydät tietoa? Onko etsimäni tieto jossain?
Kaikki tämä pähkäily turhauttaa ja vie työaikaa.
Ennen oli kaikki paremmin!

12. Sosiaalisessa intranetissä
suurin haaste on tehdä
työtä uudella tavalla.
Ja tässä viestintäosaston rooli on lopulta varsin pieni.

13. Asennekysymys?
Koulutuskysymys?
Ei, vaan johtamiskysymys.

14. Miten kehittää verkostomaista yhteistyötä?

15. Yhteisöllinen työskentely tuo paljon hyvää
Edistää osaamisen kehittymistä. Tukee ja edistää oppimista. Tukee jakamisen ja kokeilemisen kulttuuria.
Synnyttää luottamusta. Jalkauttaa uusia toimintatapoja. Vähentää päällekkäisyyttä. Jakaa
asiantuntemusta. Luo uutta. Nopeuttaa ja tehostaa kehitystyötä. Nopeuttaa muutosta. Parantaa
päätöksentekoa. Tukee ketteriä toimintamalleja. Edistää sisäistä viestintää ja työvälineiden käyttöä.
Helpottaa elämää. Vapauttaa aikaa. Lisää joustavuutta ja tehokkuutta työhön.
Mutta se ei synny itsestään.
Työn tekemisen tapoja täytyy johtaa, ja
se on organisaation tehtävä.

16. Yhteisömanagerin rooli esimerkkinä
• Ylessä on käytetty sosiaalista intranetiä kohta 2
vuotta, nyt on opittu niin paljon, että pystytään
hyödyntämään yhteisöjä yhtiön kehittämistyössä
ja uudistuksissa tavoitteellisesti.
• Yhteisöllinen työskentely sopii hyvin yhteen
ketterien toimintaperiaatteiden (lean ja agile)
kanssa.
• Ylen sisäisissä yhteisöissä on hyödyntämätöntä
potentiaalia: useita yli tuhannen hengen
yhteisöjä.
• Sisäinen asiakasrajapinta on laaja ja odottaa
lisäarvoa.
Yhteisömanageri
• varmistaa, että yhteisö toimii
• varmistaa, että yhteisön toiminta tukee
taustahankkeen tavoitteita
• ohjaa keskustelua yhteisössä, esim.
avaa uusia keskusteluita ja ohjaa jo
käynnissä olevia keskusteluja eteenpäin
• seuraa keskustelua ja poimii siitä eväitä
hankkeelle
• osallistuu keskusteluun ja hakee
aktiivisesti keskustelijoita mukaan
käynnissä oleviin keskusteluihin
• luo aiheita ja sisältöjä keskusteluiden
tuloksista

17. Miten saada koko organisaatio
sisällöntuottajiksi?

18. Ei mitenkään,
eikä tarvitsekaan.

19. Mitä tarvitaan, että työntekijät tuottavat sisältöä?
• Luottamusta – puolin ja toisin.
• Aito mahdollisuus vaikuttaa tai ainakin mielikuva siitä.
• Hyviä kokemuksia.
• Motivaatio.
• Keskustelukulttuuri.
• Jakamisen kulttuuri.
• Vuorovaikutus täytyy ottaa huomioon jo viestintää mietittäessä.
Sisällöntuotannon sosiaalisessa intranetissä täytyy
• olla motivoivaa
• liittyä omaan työhön ja työpäivään
• luoda lisäarvoa omaan työhön tai työidentiteettiin
• olla helppoa
• onnistua työajalla ja työvälineillä.

20. Opittua
• Kanavien pitää olla selkeitä: mitä tänne viestitään, ketkä tänne viestivät. Mitä aiheita minnekin.
• Asioiden ympärillä tapahtuva viestintä toimii hyvin: vastaa tarpeeseen, osallistujat ovat sitoutuneita ja
motivoituneita.
• Yhtiötietoa kaivataan helposti yhdestä selkeästä paikasta.
• Yhtiöasioita on vaikea kirjoittaa löydettävästi. Asiat voivat olla hyvinkin byrokraattisia, kirjoittajat eivät ole
viestinnän ammattilaisia.
• Koko yhtiötä koskevien asioiden viestintään ei ole rutiinia muualla kuin viestintäosastolla.
• Asioiden mittasuhteet ovat hämäriä, kärjistäen: kaikki pitää viestiä kaikille. Vastaanottajat ärsyyntyvät kun
eriarvoiset asiat sekoittuvat.
• Viestinnän hyötyjä ja merkitystä osana omaa työtä ei nähdä kaikkialla. Viestintä koetaan ylimääräisenä,
työn lisäksi tehtävänä asiana jopa yhtiön johdossa. On oma työ, sitten on viestintä, jota tehdään jos ehditään.
• Heterogeenisessä organisaatiossa osaamistakin on todella monen tasoista. Osa oppii kokeillen helposti ja
luontevasti, osa ei uskalla, halua tai ehdi kokeilla.
• Isossa organisaatiossa yhtiötasoinen toimintatapamuutos on to-del-la vaikeaa viedä läpi.
• Työaikaa ei haluta käyttää viestintään tai tiedon etsimiseen.
• Yhtiön viestintävälineiltä halutaan samaa helppoutta kuin kuluttaja-somelta.
• Hakua ei osata käyttää, ei ole rutiinia hakea työasioita samalla tavalla kuin internetistä haetaan.
• Tietoa on vaikea hakea jos ei tiedä, mitä kaikkea on, mitä voi hakea.
• Työvälineiden kehitys pitää sitoa yhteen viestintävälineiden kehityksen kanssa. Tilat, tavat, työkalut.
Älypuhelimia halutaan, mutta niitä ei osata käyttää eikä hahmoteta viestintävälineeksi.

21. Somen ja intranetin onnistunut
yhdistäminen

22. Mikä on intranet?
Intranetin ja työvälineiden ominaisuudet lähentyvät toisiaan.
• Onko intranet se koko laaja kokonaisuus?
• Onko intranet paikka tallettaa tietoa kaikkien käytettäväksi?
• Onko intranet paikka, jossa tieto jalostuu oivalluksiksi ja sitä kautta muutokseksi?
• Miten se vaikuttaa motivaatioon käyttää intranetiä?
• Miten se vaikuttaa siihen, miten intranetiä kehitetään?
Sosiaalinen intranet tekee
viestintäkulttuurin puutteet näkyviksi.
Teknologia ei synnytä viestintäosaamista eikä luo
viestintäkulttuuria.

23. Sosiaaliset työkalut - mitä hyötyjä on saatu
aikaiseksi?

24. Sosiaalisista työkaluista on
oikeasti hyötyä, koska
työelämä muuttuu (ja se saattaa
joskus ahdistaa).

25. Sosiaalinen intranet helpottaa arkea
• Tiedonkulku tehostuu, yksinkertaisimmillaan kysymyksiin saa nopean vastauksen.
• Asioista voi keskustella, parhaimmillaan aidossa vuorovaikutuksessa syntyy kuulluksi
tulemisen tunne.
• Vertaistuki helpottaa ja lisää ihmisten kestävyyttä kohdata epävarmuutta.
• On helppo jakaa kokemuksia siitä, miten arki helpottaa, kun opettelee tekemään
jotain uudella tavalla.
• Hyvät esimerkit motivoivat ihmisiä sietämään jatkuvaa muutosta ja uuden oppimista.
Yhteiset työtavat ovat Ylen
yhteinen vahvuus,
joka helpottaa aidosti organisaatioiden eri osia näiden
tavoitteissa, kun työskennellään yhdessä läsnä ja etänä.

26. Mutta pelkkä jakaminen ei tuo lisäarvoa
• Sosiaalisessa intranetissä ulottuvuuksia on paljon. Sosiaalisuus itsessään ei ole arvo,
vaan se, mitä se synnyttää ja miten sitä hyödynnetään osana kokonaisuutta.
• Tavat, tilat ja työkalut muodostavat kokonaisuuden. Jokainen osa tarvitsee toista ja
osat legitimoivat toisensa.
• Kaikki lähtee kuitenkin tavoista – jos niitä ei johdeta, tilat ja työkalut menettävät ison
osan merkityksestään.
Tieto + konteksti + näkemys +
tavoite + vuorovaikutus +
muutos = vaikutus

27. Esimerkki elävästä elämästä, case Ylen Viestintä
Työtapojen muuttaminen onnistui, koska tilat ja työkalut tukivat muutosta.
Tilat:
• Pois omista huoneista: tiedonkulku parani, nopeampi ongelmaratkaisu yhteisissä tiloissa.
• Monitilatoimisto: deski-tyyppinen työskentely, loppuosa tiimistä työskentelee työhön sopivissa
tiloissa.
• Ei nimettyjä työpisteitä: helppo liikkua erilaisissa tiloissa.
Työkalut:
• Hangouts-chat: tiedonkulku, nopeat vastaukset, kuka mitä missä.
• Yhteisö: hitaampaa reagointia vaativat asiat, kokousmuikkarit jne.
• Drive: tekstien ym. Kokonaisuuksien työstäminen helposti yhdessä, jakaminen ajoissa, tieto kaikkien
käytössä.
• Kanban: visuaalisella taululla asiat ja niiden eteneminen näkyvissä, yhteinen tiedonjako.
Tavat:
• Yhdessä sovitut tavat käyttää viestintävälineitä.
• Uudenlainen tekemisen tapa: tiimin jako deski-päivystykseen ja keskittymisvuoroon
• Merkittävä stressin väheneminen deski-tyyppisen työnteon myötä.
• Jakaminen ja yhteistyö parantaa tuloksia: useammat silmät helposti.

28. Haluatko jutella lisää? Ota yhteyttä
• LinkedIn: kaisahilden
• Twitter: @kaisahilden
• kaisa-maaria.hilden@yle.fi