2. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 2 / 12 Document House Oy
Ratkaisu siirtyä käyttämään tulostuksenhallintapalveluita (Managed Print Services,
MPS) suuressa kansainvälisessä yrityksessä on helppo: muutama satanen per
työntekijä kerryttää nopeasti miljoonien säästöt. On kuitenkin muistettava, että
yhtä vakuuttavia säästöjä voidaan saavuttaa myös pienissä ja keskisuurissa
yrityksissä. (Tässä yhteydessä pienet ja keskisuuret yritykset määritellään
seuraavasti: niissä on yli 50 tulostuslaitetta (tulostimet, monitoimilaitteet) ja yli 200
työntekijää.)
Nykypäivän haastavassa markkinailmapiirissä yritykset joutuvat tarkkailemaan
kaikkia kuluja; kulujen leikkaamisesta on tullut merkittävä kilpailustrategia. Info-
Trendsin raportin mukaan 90 % yrityksistä ei kuitenkaan tunne asiakirjatuotantoon
liittyviä kulujaan tai arvioi ne liian pieniksi, vaikka nämä yritykset käyttävät jopa 15
% liikevaihdostaan asiakirjatuotantoon liittyviin toimintoihin (jopa 3 % pelkästään
tulostuskuluihin).
Keskikokoiset organisaatiot voivat säästää 20–30 % näistä kuluista ulkoistamalla
tulostusympäristönsä hallinnan. Tulostuksenhallintapalvelu analysoi ja leikkaa
tulostuksen kokonaiskäyttökustannuksia, kuten kulutustarvikkeiden, paperin, yllä-
pidon ja korjauksen, käyttötuen, ja energiankulutuksen aiheuttamia kuluja.
Tulostuspalvelu vapauttaa myös IT-, talous- ja hankintaresursseja, jotka voidaan
siten keskittää yritystoiminnan ydintarpeisiin.
Kun hinnoittelu perustuu todelliseen käyttöön, yritykset voivat luoda hyvin
ennakoitavia ja helpommin hallittavia tulostusympäristöjä. Yritykset saavat yhden
laskun yhdestä paikasta. Lasku käsittää kaikki tulostuskulut ja siten mahdollistaa
paremmat kustannusennusteet ja kulujen kohdentamisen.
Me Document Housessa olemme tuottaneet palveluita yrityksille jo vuodesta 1991.
Keräämämme tieto on auttanut meitä kehittämään monia parhaita käytäntöjä ja
työkaluja tulostustehokkuuden parantamiseksi.
Tässä artikkelissa käsitellään tulostuksenhallintapalveluiden ulkoistamisen tarjoamia
etuja, kokonaisvaltaisen strategian luomiseen vaadittavien prioriteettien
määrittämistä ja selkeiden tavoitteiden asettamista, palveluntuottajan
valintaperusteita ja yleisiä toimenpiteitä, joilla menestys saavutetaan.
Tiivistelmä
”Keskittämällä
tulostusympäristömme ja
siihen liittyvät palvelut yhdelle
palveluntarjoajalle
säästämme merkittävästi IT-
osastomme aikaa.
Kustannussäästöt nousevat
tulostusympäristön optimoinnin
myötä hiljalleen useisiin
kymmeniin prosentteihin.”
Cramo Oyj
Tuomas Myllynen
IT-kehityspäällikkö
3. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 3 / 12
Kun yritykset etsivät säästöjä ja tehokkuutta, ratkaisuja harvoin tarvitsee hakea
lähintä tulostinta kauempaa. Yleensä tulostustoimintojen – tulostamisen,
kopioinnin, faksaamisen, ja skannaamisen – järkeistäminen tarjoaa merkittäviä
mahdollisuuksia säästää ja parantaa yritystoimintaa.
Monissa yrityksissä epäillään, että toimistoissa kulutetaan tulostamiseen edelleen
paljon enemmän aikaa ja rahaa, kuin olisi pakko. Olemme samaa mieltä.
Document House on tehnyt satoja asiakaskäyntejä ja haastatellut monia ihmisiä
yritysmaailmassa, minkä pohjalta olemme huomanneet, että vaikka yritykset
ovat jo käyneet läpi jonkinasteisen tulostusympäristön optimointiprosessin, ne
ovat pettyneitä toteutuneisiin kustannussäästöihin ja epävarmaan
laitehallintaan.
• Keskivertoyritys käyttää vuodessa noin 600 – 700€ työntekijää kohden
tulostukseen.
• Toimistotulostuksen kokonaiskuluista yleensä noin 50% ovat muita, kuin laitteista
kertyviä kustannuksia.
• Yleensä yritykset eivät seuraa tulostusympäristöön liittyviä kokonaiskustannuksia
lainkaan, vaikka kyseessä on yrityksille merkittävä menoerä.
• Yritykset pyrkivät tietoisesti vähentämään turhaa tulostusta. Erillistä
tulostuspolitiikkaa (Printing Policy) hyödyntää silti vain pieni osa yrityksistä.
InfoTrendsin raportti paljasti, että 90 % yrityksistä tietää hyvin vähän, jos mitään,
siitä miten paljon yrityksessä kulutetaan sisäiseen työpöytä- tai
verkkotulostamiseen, faksaamiseen, skannaamiseen ja kopiointiin. Niissä
yrityksissä, joissa näitä koskevia arvioita tehdään, 30–50 %:ssa arvioinnit eivät osu
oikeaan; yleensä koska laskelmat tehdään arvion, eikä todellisen käyttötiedon
perusteella.
Me Document Housella uskomme, että yritykset voivat leikata suoria
tulostuskulujaan jopa 250 euroa per työntekijä vuositasolla ja lisäksi saavuttaa
epäsuoria etuja. Säästöjen saavuttamiseksi yrityksen pitää kuitenkin ensin saada
tulostusympäristönsä hallintaan, mikä on vaikeaa kahdestakin syystä:
Tulostusympäristön hallinta on tehotonta ja hajanaista. Vastuuta koko
tulostusympäristöstä on harvoin rajattu. Eri osastot, kuten IT-, talous-, hankinta- ja
palveluosastot, sekä käyttäjät hallinnoivat joitain osia tulostusympäristöstä sen
sijaan, että yksi keskitetty ryhmä hallinnoisi tehokkaasti koko tulostusympäristöä.
Esimerkiksi yksittäiset hankinnat voivat johtaa siihen, että yrityksellä on enemmän
laitteita kuin se oikeastaan tarvitsee.
Laitteiston käytön piilokulut. Tulostuksen piilokulut, kuten laitehuolto ja kuluvat
tarvikkeet, voivat olla jopa 3–5 % yrityksen vuosittaisesta liikevaihdosta ja ne
voivat kerryttää merkittävän osan tulostinten ja monitoimilaitteiden
kokonaiskäyttökustannuksista. Nekin yritykset, jotka kohdentavat suurimman osan
tulostuksen kokonaiskäyttökustannuksista IT-budjettiin, yleensä kohdentavat
tulostuksen piilokulut yksittäisille kustannuspaikoille, joissa ne pysyvät piilossa
tavallisilta kokonaiskäyttökustannusarviolta.
Useimmat tulostimet ovat
alikäytössä... Yleensä yritykset
käyttävät tulostinta vain noin
15 minuuttia (2 %) kustakin
työpäivästä.
Nykypäivän toimistojen tulostusympäristöt
4. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 4 / 12 Document House Oy
Siirtymällä keskitettyyn tulostuksenhallintapalveluun yritykset voivat parantaa
liiketoimintaprosessien tehokkuutta ja tehostaa toimintaa useilla alueilla:
Pienemmät ympäristövaikutukset. Optimoitu tulostusympäristö vähentää
tarpeettomien laitteiden hankintaa, mikä puolestaan pienentää jätteen määrää
ja energian kulutusta sekä vähentää toimiston tilantarvetta. Tarkempi laitteiston
käytön tuntemus mahdollistaa siirtymisen resursseja säästävään toimintatapaan,
kuten kaksipuoliseen tulostamiseen. Myös värin kulutusta voidaan hallita
paremmin.
Vapauttaa IT-resursseja. IDC:n raportin mukaan tulostusongelmat kattavat noin 23
% kaikista käyttötukipuheluista. Tulostuksenhallinnan ulkoistaminen vähentää IT-
osaston työtaakkaa ja vapauttaa resursseja käytettäväksi yrityksen
ydintoimintoihin.
Kasvava työntekijätuottavuus. Kun työntekijät joutuvat huolehtimaan tulostimien
päivittäisestä ylläpidosta, tarvikkeiden tilaamisesta ja värikasettien vaihtamisesta
sekä rutiinihuollosta, yrityksen tuottavuus kärsii. Tilanne on tällainen erityisesti
pienemmissä toimistoissa, joissa käyttäjämäärä laitetta kohden on hyvin pieni.
Loppukäyttäjät työskentelevät paljon mieluummin ympäristössä, jossa laitteet
toimivat hyvin ja työntekijän ei tarvitse puuttua niiden ylläpitoon. Tulostimien
hallinnan ulkoistaminen siirtää tukitehtävien taakan palveluntuottajalle, jolloin
työntekijät voivat keskittyä tekemään varsinaisia töitään.
Hyvä tulostuspalvelustrategia parantaa olemassa olevien laitteiden tehokkuutta.
Tulostuksenhallinta-
palvelun edut
• Matalammat
kokonaiskäyttö-kustannukset
• Ennustettavat
tulostuskulut
• Pienemmät
ympäristövaikutukset
• Vapauttaa hallinto- ja
IT-resursseja
• Parantunut
työntekijätuottavuus
Tulostuksenhallinnan ulkoistamisen edut
5. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 5 / 12
Tulostuksenhallintapalvelun
palveluntarjoajan valitseminen
Tulostuksenhallintapalvelun
avaintavoitteita
• Tulostuskulujen
leikkaaminen
• Tuottavuuden
kasvattaminen
• Resurssien hallinnan ja
vakauden parantaminen
• Suorituksen seuranta
Yksinkertaisin ja selkein tapa
mitata tulostuksenhallinta-
palvelun tarjoamia säästöjä
on käyttää kulutukseen
perustuvaa lähestymistapaa
ja sivuperusteista
hinnoittelua...
Tulostuksenhallinnan keventämistä suunnittelevan yrityksen tulisi kiinnittää
huomiota neljään parannusalueeseen:
• Tulostuskulujen leikkaaminen
• Yrityksen/työntekijöiden tuottavuuden parantaminen
• Resurssien hallinnan/vakauden parantaminen
• Parempi hallinta paremmalla suoritusten seurannalla
Tasapainon löytäminen näiden tavoitteiden välillä voi olla haastavaa varsinkin,
kun suurimmalla osalla yrityksistä ei ole muutoksenhallinnan vaatimaa talon
sisäistä arviointiin ja toimeenpanoon liittyvää osaamista. Yritykset saattavat myös
tarvita apua varmistaakseen, että näkyvät säästöt ovat varmoja ja jatkuvia.
Tämänhetkisen tulostusympäristön arviointi on ehdottoman tärkeää: jos kulutusta
ei tunneta, on mahdotonta ymmärtää, mistä säästökohteita löytyy. Jotta
säästöjä voidaan seurata, on tärkeää ensin löytää tulostuskulujen vertailutaso.
Kun yrityksellä on todenmukainen kuva tulostusympäristön
kokonaiskäyttökustannuksista, se voi aloittaa ympäristön optimoinnin lyhyen ja
pitkän aikavälin säästöjen saavuttamiseksi.
Korkea laatu vs. matalin hinta -ratkaisut
Useimmissa tapauksissa paras ratkaisu korostaa korkealaatuista palvelua
perinteisen matalimman yksikköhinnan hankintastrategian sijasta. Kaikista
parhaita ratkaisuja ovat yleensä palvelusopimukset (SLA), jotka tuottavat
taattuja säästöjä ja tehokkuutta.
Ei ole kuitenkaan aina helppoa löytää palveluntarjoajaa, joka voi tarjota tällaisen
sopimuksen. Yritysten pitää arvioida mahdollisten palveluntarjoajien suositukset
varmistaakseen, että ne todella ymmärtävät vaatimukset ja voivat toimittaa
täyden tarjouksen, johon sisältyvät myös todennetut parhaat käytännöt,
erityistyökalujen käyttö ja muutosprosessin vaatima erityisosaaminen.
Palveluntarjoajan tulisi myös voida hallita jatkuvia toimintoja niin, että tulokset
ovat kestäviä ja parannuksia voidaan tehdä myös tulevaisuudessa. Valitun
yhteistyökumppanin pitäisi lisäksi tarjota tulostukseen jatkuvaa kehitystä ja
parannustyötä, kun strategian toteuttaminen on aloitettu.
Mahdollisten palveluntarjoajien täytyy osoittaa kykynsä tarjota jatkuvaa
tulostuspalveluiden hallintaa selkeän palvelutasosopimuksen puitteissa.
Vaatimuksia ovat muun muassa seuraavat:
• Yrityksen tämänhetkisen tulostusympäristön todenmukainen ja täydellinen
arviointi, johon sisältyy myös täydellinen ja tarkka
kokonaiskäyttökustannusarvio (TCO).
• Sellaisen optimoidun ympäristön suunnitteleminen, joka tukee yrityksen
tavoitteita ja minimoi uusien investointien tarpeen käyttämällä jo olemassa
olevaa laitteistoa.
• Selvästi näkyvien, säännöllisten ja sopimuksella taattujen säästöjen
tuottaminen.
• Loppukäyttäjän tuottavuuden parantaminen laitteiston paremman
toimivuuden avulla vähentämällä kulutustarvikkeiden hallinnan tehtäviä ja
esittelemällä uusia innovatiivisia mahdollisuuksia.
• Tulostusympäristön keskitetty hallinta.
• Strategian jatkuva arviointi ja muokkaaminen niin, että parannuksia voidaan
tehdä jatkuvasti.
tavallisilta kokonaiskäyttökustannusarviolta.
6. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 6 / 12 Document House Oy
Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun
toimittaminen
Sopimuksen tekeminen todellisten kokonaiskäyttökustannusten perusteella on
olennaisesti erilainen lähestymistapa kuin perinteinen halvimpaan yksikköhintaan
perustuva ostamisprosessi.
Kun tavoitteena on saada matalin yksikköhinta, hyvä tarjouspyyntö yksinkertaisesti
asettaa yhden myyjän toista vastaan. Yritys luo ensisijaisten toimittajien listan,
lähettää tarjouspyynnöt ja valitsee parhaan tarjouksen kuhunkin kauppaan.
Toimittaja harvoin tarjoaa kaupan ulkopuolisia etuja tai pitkän aikavälin
optimointiin liittyvää osaamista, eikä asiakasyritys ole yhtään lähempänä
paremman hallinnan tavoitettaan.
Palveluntarjoajan tulisi tarjota sopimus, joka takaa säästöjä käyttämällä jo
olemassa olevaa laitteistoa niin paljon kuin mahdollista. Palveluntarjoajan ei pitäisi
olettaa, että asiakas on valmis vaihtamaan koko laitteistonsa. Koko laitteiston
uusiminen ei ole kustannustehokas ratkaisu käsillä olevaan ongelmaan. On
ehdottoman tärkeää, että palveluntarjoaja osaa kehittää monen toimittajan
tulostuslaitteistosta koostuvaa ympäristöä.
Kun sopimus tehdään, siitä tulee ilmetä vertailuluku säästöjen seurantaa varten
sekä selkeät säästötavoitteet ja välitavoitteet, joiden avulla voidaan seurata
tavoitteeseen pääsyä. Yksinkertaisin ja selkein tapa mitata tulostuspalveluiden
tuottamia säästöjä on käyttää kulutukseen perustuvaa lähestymistapaa ja
sivuperusteista hinnoittelua, aivan kuten tehdessä puhelin-, sähkö- tai
vesisopimusta. Tällä keinoin säästöjä voidaan seurata yksikköhintatasolla, kun
asiakas maksaa vain käyttämästään, ja kulujen seurannasta tulee täysin
ennustettavaa ja läpinäkyvää.
Vaihe 1: Arviointi Sivuhinnoittelu sopimuksessa perustuu siihen, että laitteisto ja
käyttömäärät tunnetaan tarkasti. Karkea arvio ei ole riittävä, vaan asiakkaan tulee
ymmärtää tarkalleen, mitä kustakin tulostettavasta sivusta maksetaan. Paras tapa
tehdä sopimus, joka takaa varmat säästöt, on ensin tietää
kokonaiskäyttökustannukset tarkasti. Kun kustannukset tunnetaan, molemmat
osapuolet voivat sitoutua sopimukseen, joka on tarkoituksenmukainen ja takaa
säästöjä ja jonka avulla säästöjä voidaan seurata.
Tehokkaan kokonaiskäyttökustannuskuvan rakentaminen vaatii perinpohjaista
arviointityötä kaikissa, paitsi aivan pienimmissä, toimistoissa. Työ vaatii
erikoistyökaluja. Suosituimmat verkkopohjaiset työkalut tarjoavat vain arvioita, jotka
perustuvat laitteiden summittaiseen määräarvioon ja alan sivuhintakeskiarvoihin.
Nämä työkalut eivät tuota tarkkaa tietoa tietyn organisaation asiakirjatarpeista,
-välineistä tai -tulostuksesta.
Yleensä keskikokoisten yksiköiden johtajat ovat epävarmoja toiminnassa olevien
tulostuslaitteiden määrästä, niihin liittyvistä kustannuksista ja laitteiden todellisesta
tulostus-, kopiointi- tai faksimääristä. Nopea arviointi, joka perustuu johtajien
karkeisiin arvioihin, ei todennäköisesti osu kohdalleen.
Todellisen tulostustason löytämiseksi tarvitaan tarkkaa tutkimustyötä, joka tehdään
yhteistyössä asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä. Sillä keinoin osapuolet löytävät
kokonaiskäyttökustannuksiin perustuvan vertailuluvun, jonka pohjalta säästöt
voidaan määrittää. Näin asiakas tietää, että säästöt ovat todellisia ja todella
parantavat organisaation tulosta, ja samalla palveluntarjoajalla on selkeät ja
saavutettavissa olevat tavoitteet.
Parhaisiin tuloksiin päästään
nelivaiheisella
lähestymistavalla:
Arviointi
Suunnittelu
Toteutus
Hallinta
Paras tapa tehdä sopimus,
joka takaa varmat säästöt,
on ensin tietää
kokonaiskäyttökustannukset
(TCO) tarkasti.
7. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 7 / 12
Asiakkaan ja palveluntarjoajan täytyy tehdä arvioinnissa yhteistyötä, koska siten
saavutetaan yhteinen sopimus takuusäästötasosta kokonaiskäyttökustannuksiin
verrattaessa. Todellisten kokonaiskäyttökustannusten tunteminen on avain
aitojen säästöjen tunnistamiseen ja tuo todellista etua organisaatiolle.
Kunnollisen ja tarkan arvion valmistuminen voi viedä viikkoja. Palveluntarjoajan
pitää tutustua kaikkiin laitteisiin ja niiden käyttäjämääriin ja määritellä, mitä
toimintoja käytetään ja mitä laitteilta vaaditaan.
Palveluntarjoajan työntekijät työskentelevät yhdessä IT- ja talousosastojen kanssa
määrittääkseen kaikki kustannukset, mukaan lukien hankinta- ja
käyttökustannukset, kulutustarvikkeiden kustannukset sekä korjaus- ja
ylläpitokustannukset, joihin lukeutuu myös IT-osastolle kertyvä taakka.
Kustannuksiin tulisi lukeutua ainakin seuraavat:
Tulostusympäristön kokonaiskäyttökustannusarvion kustannuserät
Laitteet • Leasing-/vuokrakulut
• Pääomakustannukset
• Arvonalennukset
Kulutustarvikkeet • Kulutustarvikkeiden ostohinnat
• Kulutustarvikejätteet
• Varastonhallintakulut
Käyttötuki ja ylläpito • Työ, käyttötukeen liittyvät kulut
• Ylläpito / osat / ”sivuhinta” – käyttökulut
• Aika ja materiaalit
Asennusten, siirtojen,
lisäysten, muutosten
ja käytöstä poistojen
hallinta (IMACD)
• IMACD-kulut
• Laitehallintakulut
• Päivitykset ja konfiguraatiokulut
• Koulutuskulut
Muut • Hankintakulut
• Toimittaja- ja sopimustenhallintakulut
• Hallinto- ja laskunkäsittelykulut
• Pääoma taseessa
• Loppukäyttäjän tuottavuuskulut(perustuen
henkilökunnan kuormittumiseen,
virheiden/jätteen vähentymiseen jne.)
• Tila- ja energiakulut
Vaihe 2: Suunnittelu Kestävien säästöjen saavuttamiseksi kannattaa kiinnittää
huomiota tulostusympäristön kehittämiseen prosessin alusta loppuun. Tärkeimpien
henkilöiden on tärkeää olla mukana prosessissa alusta alkaen, jotta voidaan
varmistaa, että he (samoin kuin palveluntarjoaja) todella ymmärtävät
päämäärät ja tukevat niitä.
Tehokkuuden saavuttamiseksi on ehdottoman tärkeää, että tarpeettomat
laitteet yhdistetään tai siirretään muuhun käyttöön. Suunnittelijan tulee kuitenkin
ottaa huomioon myös kunkin osaston ja käyttäjän ja sovelluksen erityistarpeet.
Suunnittelussa tulee myös käyttää siirtymäaikaa, jonka aikana tilannetta
tarkastellaan, jotta voidaan varmistua, ettei käyttäjien vaatimuksia ole jätetty
huomioimatta.
Lopullisessa ratkaisussa täytyy
voida hallinnoida jo
olemassa olevaa
laitekantaa, ja uusia laitteita
tulee ostaa vain silloin, kun se
on välttämätöntä todellisten
säästöjen tai tehokkuuden
saavuttamiseksi.
8. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 8 / 12 Document House Oy
Emme voi liikaa painottaa jo tehtyjen investointien suojelemisen tärkeyttä.
Lopullisen tuotteen täytyy voida hallinnoida jo olemassa olevaa laitekantaa ja
uusia laitteita tulee ostaa vain silloin, kun se on välttämätöntä todellisten säästöjen
tai tehokkuuden saavuttamiseksi. On tärkeää, että palveluntarjoaja vastaa
yrityksen tarpeisiin eikä vain tartu tilaisuuteen myydä uusia laitteita.
On ehdottoman tärkeää valita palveluntarjoaja, joka voi helposti käyttää myös
kolmannen osapuolen laitteita kustannustehokkaasti. Jos palveluntarjoaja ei tähän
pysty, se todennäköisesti suosittelee laitteiston uusimista projektin alussa. On
kuitenkin osoitettu, että uusimisstrategia tulee todennäköisesti kalliiksi ja vähentää
tulostuksen hallintaan tehtyjen investointien luomia säästöjä.
Tulostuksenhallintapalvelusta tehdyn sopimuksen täytyy tukea kaikkia laitemerkkejä
niin, että palveluntarjoaja hallinnoi kaikkien säilytettyjen laitteiden kulutusta ja
prosesseja. Nämä kulut tulee sisällyttää sivuhintaperusteiseen sopimushintaan.
Palveluntarjoajan suunnitelman pitäisi myös kattaa kaikki tulostusympäristön
tulostimet, mukaan lukien kopiokoneet ja faksit. Lisäksi suunnitelmaan tulee
sisällyttää myös henkilökohtaiset tulostimet. Tällä varmistetaan, että
kokonaiskäyttökustannukset on laskettu oikein ja että ennustetut säästöt ovat
todellisia; ne kattavat koko tulostusympäristön, eivät vain verkossa olevia laitteita.
Vaihe 3: Toteutus Toimiston tulostusympäristön hallintaan saaminen ei ole yksin-
kertaista. Jotta muutoksen hallinta olisi tehokasta, palveluntarjoajan tiimin on
oltava taitava muuttamaan toimistoympäristöä samalla, kun se ylläpitää
jatkuvuutta organisaation läpi kulkevan muutoksen aikana. Tämä on erityisen
tärkeää organisaatioissa, joilla on monta toimipistettä.
Toteutuksen aikana käyttäjät voivat siirtyvät esim. uuteen käyttöympäristöön, jossa
vähemmän mutta paremmin toimivia laitteita. On erityisen tärkeää, että
palveluntarjoaja on tavoitettavissa ja tukee käyttäjiä tehdäkseen siirtymäajasta
miellyttävän. Jos loppukäyttäjän tarpeita ei oteta huomioon eikä käyttäjä saa
tarvitsemaansa tukea, hanke ei saavuta täyttä menestystä.
Tiimillä on kurinalainen ja tunnustettu lähestymistapa muutoksen hallintaan, jonka
on todistettu tuovan kestäviä ja mitattavissa olevia parannuksia yritystoimintaan,
eikä tiimi hyväksy epämääräisiä tavoitteita tai vaikeasti määriteltäviä lupauksia.
Näin projekti ei voi jämähtää kinasteluksi mitattavista tuloksista.
Yrityksen ydinrakenteen tai prosessien muuttaminen on yleensä suuri ja
monivaiheinen projekti. Tähän voi sisältyä käytössä olevien, useampien valmistajien
laitteiden säilyttäminen käytössä niin kauan, kun siitä on hyötyä. Näin vältetään
loppukäyttäjille aiheutuvia häiriöitä ja alkuvaiheen pääomainvestointeja, joten
taloudelliset vaikutukset nähdään nopeammin.
Vaiheittaisen muutoksen aikana palveluntarjoajan tulisi olla vastuussa kaikkien
laitteiden seurannasta keskitetysti ja vastata kaikkien asennusten, siirtojen, lisäysten,
muutosten ja käytöstä poistojen hallinnasta (IMACD), sekä tulostukseen liittyvien
tukipalvelujen tarjoamisesta. Näin siirtymävaiheessa pysytään aikataulussa ilman,
että yrityksen omien työntekijöiden tarvitsisi ottaa hoidettavakseen lisätehtäviä.
On tärkeää valita
palveluntarjoaja, joka voi
helposti käyttää myös
kolmannen osapuolen
laitteita
kustannustehokkaasti.
Tiimillä tulisi olla
kurinalainen ja
tunnustettu
lähestymistapa
muutoksen hallintaan…
Muuten projekti saattaa
jämähtää kinasteluksi
mitattavista tuloksista.
9. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 9 / 12
…jatkuva laitteiston
hallinta, valvonta,
analysointi ja optimointi
yleensä tuottavat
merkittäviä ja odotta-
mattomia säästöjä.
Vaihe 4: Hallinta Tulostuksenhallintapalveluun siirtymisen edut näkyvät kahdella
alueella:
• Koko organisaation siirtymisestä optimoituun tulostusympäristöön koituvat
ilmeiset tulokset.
• Vähemmän ilmeiset, mutta jatkuvat parannukset, jotka tulevat esiin, kun
laitteiston käyttöaste kasvaa ja löydetään uusia keinoja parantaa
tehokkuutta.
Jotta lähestymistapa voisi olla aiemmin kuvaillun kaltainen, täytyy noudattaa
kolmea palvelunhallinnan prosessia (laitehallinta, valvonta, raportointi).
Toimittajan työkalujen, työntekijöiden ja rakenteen tulisi tukea sitä.
Print Fleet Data Collection Agent (DCA) on tehokas laitteistonhallintatyökalu,
jonka avulla Document House pystyy keräämään tietoa asiakkaan koko
tulostusympäristöstä. Agentti toimii asiakkaan tiloissa Windows-pohjaisella
työasemalla tai palvelimella. DCA kerää tiedot laitteista, ja lähettää ne http(s)
väylää pitkin. Erillistä VPN yhteyttä ei siis tarvita.
Print Fleet Enterprice(PFE) on hallintapalvelin, joka kerää DCA:sta lähtevän
tiedon. PFE:n avulla seuraamme laitteiden tilaa reaaliajassa ja vastaanotamme
käyttötarvike- ja vikahälytykset. Kerättyä tietoa hyväksikäyttäen pystymme
toimittamaan asiakkaalle mm. yksityiskohtaisia käyttömäärä-raportteja.
Document House tulostuksenhallinta.fi on selainpohjainen työkalu, jonka avulla
asiakkaamme pystyvät seuraamaan oman tulostusympäristönsä tilaa
hyväksikäyttäen mm. interaktiivisia pohjakuvia.
Document House Palveluorganisaatio: Asiantunteva palveluorganisaatiomme
koostuu alan ammattilaisista, joiden avulla toimitamme asiakkaillemme
ensiluokkaisia konsultointi- ja tukipalveluita.
Valitsemasi palveluntarjoajan tulisi voida tarjota työkalut, ohjelmistot sekä
keskitetty tuki ja hallinta, jota tarvitaan jatkuvan ja järjestelmällisen ratkaisun
toimittamiseen koko organisaatiolle. Se tarkoittaa sitä, että hallinta ei ulotu vain
laitteistoon, vaan myös vaadittuun palvelutasoon, mukaan lukien
kulutustarvikevaraston täydentäminen, laitteiston korjauspalvelut ja käyttötuki.
Palveluntarjoajan täytyy voida lähettää sellainen koontilasku kullekin
toimipisteelle tai ryhmälle, jossa on mukana yksityiskohtainen hallintaraportti.
Palveluntarjoajan tulisi raportoida säännöllisesti uusista säästö- ja
järkeistämismahdollisuuksista, esimerkiksi muutokset tulostusympäristössä silloin,
kun liiketoimintavaatimukset muuttuvat. Sen tulee myös pystyä toteuttamaan
vaaditut parannukset.
Tieto on avain toimivaan tulostusympäristön hallintaan
Keskeiset mittausarvot eivät ole vain kertaluontoisia mitattuja lukuja ja
tavoitelukuja kaaviossa. Ne ovat tavoitteita vähittäisistä parannuksista, jotka
perustuvat jatkuvaan päivittäiseen tiedonkeruuseen, jossa kerätään niin
taloudellista kuin käyttömäärätietoakin unohtamatta asiakkaan ääntä, eli
loppukäyttäjän tyytyväisyystasoa.
Arviointi, jolla kokonaiskäyttökustannustaso määritettiin, toimii myös karttana, joka
tukee tärkeiden mittausarvojen löytämistä laitteiston jatkuvan optimoinnin
mahdollistamiseksi. Useimmissa tapauksissa jatkuva laitteiston hallinta, valvonta,
analysointi ja optimointi yleensä tuottavat merkittäviä ja odottamattomia
säästöjä.
Asiakkaan ja palveluntarjoajan täytyy tehdä arvioinnissa yhteistyötä, koska siten
10. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 10 / 12 Document House Oy
Säilyttääkseen kilpailukykynsä haastavassa markkinaympäristössä organisaation
tulee ajatella tulostuksenhallintastrategiaansa uudelleen. Keskitetyn hallinnan
puuttuminen on tehnyt monen yrityksen tulostusympäristöstä rönsyilevän ja
hallitsemattoman ympäristön. Yritykset yleensä kuluttavat tulostukseen enemmän
kuin niiden tarvitsee, vaikka raha olisi tiukassa.
Kun koko toimiston tulostusympäristön rakennetta katsotaan tarkasti ja kokonais-
valtaisesti ja sen hallintaan nimetään henkilö, voidaan kuluja ja turvallisuusriskejä
vähentää ja työtehoa lisätä.
On epätodennäköistä, että yrityksellä olisi talossa osaamista, jota tarvitaan
tulostusympäristön kokonaiskäyttökustannusten tehokkaaseen arviointiin ja
analysointiin. Yhteistyössä kokeneen kumppanin kanssa organisaatio voi suunnitella
tulostusympäristön, joka maksimoi säästöt, parantaa yritystoimintaprosesseja ja
vapauttaa yrityksen toiminnalle tärkeitä resursseja tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi
yhteistyö voi poikia pitkän aikavälin strategioita, joilla voidaan saavuttaa
lisäsäästöjä ja tehokkuutta, jotka takaavat jatkuvan hyödyn.
Keskitetty tulostuksenhallintapalvelu tuottaa selkeitä säästöjä, parempaa
tuottavuutta ja muita kilpailuetuja:
• Vapauttaa yrityksen IT-, talous-, ja hankintaresursseja
• Vähentää kokonaiskäyttökustannuksia
• Parantaa ennustettavuutta tulostuskuluihin
• Vähentää energian ja paperin kulutusta, jätemääriä ja päästöjä
• Parantaa työntekijätuottavuutta
Document House toimittaa ratkaisuja, jotka kattavat koko
tulostuksenhallintaprosessin ja muodostavat kokonaisuuden asiakkaan jo
omistamien laitteiden kanssa. Autamme organisaatioita leikkaamaan kuluja ja
parantamaan toimintaa näkyvästi ja mitattavasti.
Lisätietoja saat osoitteesta www.documenthouse.fi
Loppusanat
Tehokas tulostusympäristö
voi tuottaa selkeitä
säästöjä, parempaa
tuottavuutta ja muita
kilpailuetuja.
11. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 11 / 12
Muistiinpanoja