El documento describe cómo dividir una base de datos de Access en una base de datos front-end y una base de datos back-end para mejorar el rendimiento y reducir los riesgos cuando varias personas comparten la base de datos a través de una red. Explica los pasos para dividir la base de datos, distribuir la base de datos front-end a los usuarios, y cambiar la base de datos back-end que se usa mediante el administrador de tablas vinculadas.
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PARA SABER
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En el equipo, haga una copia de la base de datos que desea dividir. Empiece con el
archivo de base de datos en la unidad de disco duro local, no en el recurso
compartido de red. Si el archivo de base de datos está actualmente compartido
desde la unidad de disco duro local, puede dejarlo donde esté.
Abra la copia de la base de datos que se encuentra en la unidad de disco duro local.
En la pestaña herramientas de base de datos, en el grupo mover datos , haga clic en
base de datos de Access. Se inicia el Asistente para dividir bases de datos.
Haga clic en dividir base de datos.
En el cuadro de diálogo crear una base de datos back-end , especifique un nombre,
un tipo de archivo y una ubicación para el archivo de base de datos back-end.
Cuando finalice el asistente, aparecerá un mensaje de confirmación.
Considere dividir cualquier base de datos que varias personas compartan a través de una
red. Dividir una base de datos compartida puede ayudar a mejorar su rendimiento y
reducir la posibilidad de que los archivos de base de datos estén dañados. Después de
dividir la base de datos, puede decidir mover la base de datos back-end o usar una base
de datos back-end distinta. Puede usar el administrador de tablas vinculadas para
cambiar la base de datos back-end que usa.
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La base de datos se ha dividido. La base de datos front-end es el archivo con el que
comenzó (la copia de la base de datos compartida original) y la base de datos back-end
se encuentra en la ubicación de red que especificó en el paso 5 de este procedimiento.
DIVIDIR BASE DE DATOS EN
CLIENTE-SERVIDOR
RESTRINGIR LOS CAMBIOS EN EL DISEÑO
DE LA BASE DE DATOS FRONT-END
Para restringir los cambios en la base de datos front-end que distribuya, considere la
posibilidad de guardarla como un archivo binario compilado (un archivo. accde). Un
archivo binario compilado es un archivo de aplicación de base de datos que se ha
guardado con todo el código de Visual Basic Access (VBA) compilado. Ningún código de
VBA permanece en un archivo binario compilado de Access. Los usuarios no pueden
cambiar el diseño de los objetos de un archivo. accede:
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Abra el archivo de base de datos front-end (. accdb) que desea guardar como un
archivo binario compilado (. accde).
Haga clic en archivo _GT_ Guardar como > haga que ACCDE > Guardar como.
En el cuadro de diálogo Guardar como , vaya a la carpeta en la que desea guardar el
archivo, escriba un nombre para el archivo en el cuadro nombre de archivo y, a
continuación, haga clic en Guardar.
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DISTRIBUIR LA BASE DE DATOS FRONT-END
Enviar un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la base de datos y adjuntar
el archivo de base de datos front-end al mensaje. Incluya cualquier instrucción que le
facilite a los usuarios la tarea de comenzar a usar la base de datos front-end
inmediatamente.
Guarde el archivo de base de datos front-end en una ubicación de red a la que
puedan tener acceso todos los usuarios de la base de datos y, a continuación, envíe
a los usuarios un mensaje de correo electrónico que especifique la ubicación de red
junto con cualquier otra instrucción que necesiten para obtener acceso a la base de
datos.
Distribuya el archivo de base de datos front-end con medios extraíbles, como un CD-
ROM o una unidad USB. Si instala el archivo usted mismo, puede probarlo para
asegurarse de que funciona. Si los usuarios deben instalar el archivo, debe incluir un
documento que le explique qué debe hacer para instalar el archivo y a quién debe
comunicarse si encuentra dificultades.
Después de dividir la base de datos, se distribuye la base de datos front-end a los
usuarios para que puedan empezar a usarla.
Siga uno de estos procedimientos:
CAMBIAR LA BASE DE DATOS BACK-END
QUE SE USA
En la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en
Administrador de tablas vinculadas.
En el administrador de tablas vinculadas, seleccione las tablas que se encuentran en
la base de datos back-end actual.
Active la casilla de verificación comprobar siempre la nueva ubicación y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Busque y seleccione la nueva base de datos back-end.
Puede mover la base de datos back-end o usar una base de datos back-end diferente
mediante el administrador de tablas vinculadas.
Si desea mover la base de datos back-end, haga una copia de ella en la nueva ubicación
y, a continuación, siga este procedimiento.
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4. Antes de realizar un procedimiento de exportación, es una buena idea revisar los datos
que desea exportar para asegurarse de que no contienen indicadores de error o valores
de error. Si hay algún error, intente resolverlo antes de exportar los datos a Excel. De lo
contario, se pueden producir problemas durante la operación de exportación y pueden
aparecer valores nulos en las celdas de la hoja de cálculo de Excel. Para obtener más
información acerca de los problemas que pueden ocurrir al exportar a Excel, vea la
sección sobre cómo solucionar valores que faltan o son incorrectos.
Si el objeto de origen es una tabla o una consulta, decida si desea exportar los datos
con formato o sin él. Esta decisión afecta a dos aspectos del libro resultante: la cantidad
de datos que se exportan y el formato de presentación de los datos. La tabla siguiente
describe el resultado de exportar datos con y sin formato.
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PARA SABER
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Mediante el Asistente para exportación, puede exportar datos de una base de datos de
Access en un formato de archivo que Microsoft Excel puede leer. En este artículo se
muestra la forma de preparar y exportar datos a Excel, además de ofrecerle algunas
sugerencias para solucionar problemas comunes que pueden ocurrir.
ENVIAR REGISTROS A EXCEL
PREPARARSE PARA LA OPERACIÓN DE
EXPORTACIÓN
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Elija el libro de destino y el formato de archivo. Tenga en cuenta que los informes
solo se pueden exportar en el antiguo formato de archivo *.xls, no en el nuevo *.xlsx.
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Durante la operación de exportación, Access le pide que especifique el nombre del libro
de destino. En la tabla siguiente se resume cuándo se crea un libro (si no existe aún) y
cuándo se sobrescribe (si ya existe).
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Haga doble clic en el formulario para abrirlo.
Haga clic con el botón secundario en el formulario y después haga clic en Vista Hoja
de datos. Si esta opción no está disponible:
Haga clic en Vista Diseño.
Presione F4 para mostrar el panel de tareas Hoja de propiedades.
Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la
hoja de propiedades.
En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, configure la propiedad Permitir
vista Hoja de datos como Sí.
En la pestaña Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en Vista Hoja de datos.
1. Si el libro de destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar.
2. En el panel de navegación de la base de datos de origen, seleccione el objeto que
desea exportar.
Exportar solamente una parte de los datos
Si el objeto es una tabla, una consulta o un formulario y desea exportar solamente
una parte de los datos, abra el objeto en la vista Hoja de datos y seleccione los
registros deseados.
Para abrir un formulario en la vista Hoja de datos:
3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Excel.
4. En el cuadro de diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el
nombre de archivo propuesto para el libro de Excel (Access usa el nombre del objeto
de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre de archivo.
5. En el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que desee.
6. Si está exportando una tabla o consulta y desea exportar datos con formato,
seleccione Exportar datos con formato y diseño. Para obtener más información, vea la
sección sobre cómo prepararse para la operación de exportación.
7. Para ver el libro de destino de Excel cuando se complete la operación de
exportación, active la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de
exportación. Si el objeto de origen está abierto y selecciona uno o varios registros en
la vista antes de iniciar la operación de exportación, puede seleccionar Exportar solo
los registros seleccionados. Para exportar todos los registros presentados en la vista,
deje sin activar esta casilla.
8. Haga clic en Aceptar. Si se produce un error en la operación de exportación,
Access muestra un mensaje en el que se describe la causa del error. De lo contrario,
Access exporta los datos y, según su selección en el paso 7, abre el libro de destino
en Excel. A continuación, Access muestra un cuadro de diálogo en el que puede crear
una especificación con la información de la operación de exportación.
Los datos siempre se agregan en una hoja de cálculo nueva. No puede anexar los datos
en una hoja de cálculo existente o en un rango con nombre.
EJECUTAR LA OPERACIÓN DE
EXPORTACIÓN
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USUARIOS CON PERMISOS Y
RESTRICCIONES EN ACCESS
PARA SABER
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Las características de seguridad a nivel de usuario no están disponibles en las
aplicaciones Web de Access, bases de datos Web o bases de datos que usan uno de los
nuevos formatos de archivo (. accdb,. accde,. accdc,. accdr).
Puede seguir administrando la seguridad de nivel de usuario en los archivos de base de
datos de escritorio de Access que usan un formato de archivo de Access anterior (como
un archivo. mdb o. ADE). Solo se recomienda si ya tiene una solución de seguridad por
usuarios que desea continuar usando.
ADMINISTRAR SEGURIDAD POR USUARIOS
PARA UN ARCHIVO DE BASE DE DATOS
CON UN FORMATO ANTERIOR
Abra la base de datos que dispone de la configuración de seguridad por usuarios que
desea administrar.
En la pestaña Herramientas de base de datos del grupo Administrar, haga clic en
Usuarios y permisos.
Haga clic en uno de los siguientes comandos:
Permisos de usuario y de grupo: Use este comando para conceder o revocar
permisos de usuario o grupo, o bien para cambiar el propietario de los objetos de
base de datos.
Cuentas de usuario y de grupo: Use este comando para crear o eliminar un
usuario o un grupo, para cambiar la contraseña o la pertenencia a grupos de un
usuario, o bien para cambiar la contraseña de inicio de sesión de base de datos.
Asistente para seguridad por usuarios: Use este comando para iniciar el Asistente
para seguridad, que realiza una copia de seguridad no protegida de la base de
datos y lo guía por el proceso de implementar las características de seguridad por
usuarios.
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OTRAS CARACTERÍSTICAS DE SEGURIDAD
Cifrado: La herramienta de cifrado hace que los datos no se puedan leer en otros
programas o herramientas, y obliga a los usuarios a escribir una contraseña para usar
la base de datos. La herramienta de cifrado sólo está disponible en las bases de
datos que usan uno de los nuevos formatos de archivo. En Access, haga clic en
archivo > cifrar con contraseña.
Servidor de bases de datos: Almacene los datos en un servidor de bases de datos que
administre la seguridad por usuario, como Microsoft SQL Server. Después, use Access
para crear consultas, formularios e informes mediante vínculos a los datos del
servidor. Puede usar esta técnica en una base de datos guardada en cualquier
formato de archivo de Access.
Sitio de SharePoint: SharePoint proporciona seguridad por usuario y otras
características útiles, como la posibilidad de trabajar sin conexión. Hay diferentes
opciones de implementación, en función del producto de SharePoint que se use.
Algunas características de integración de SharePoint solo están disponibles en las
bases de datos que usan uno de los nuevos formatos de archivo.
Para mayor seguridad, considere la posibilidad de usar una o varias de las siguientes
características.
