1. Lederkonferanse 23.11.2012 Trysil

2. Mandat
Se på problemstillinger/utfordringer knyttet til bruk av sosiale medier
Når offentlige virksomheter bruker sosiale medier skal de følge relevant lov- og
regelverk.
Aspekter ved bruk av sosiale medier som skal utredes
• Status for eksisterende bruk av sosiale medier i Hedmark fylkeskommune
• Eksempler på bruk i andre offentlige virksomheter
• Hensikt og fordeler knyttet til utvidet bruk av sosiale medier i Hedmark
fylkeskommune
• Aktuelle målgrupper
• Sosiale medier aktuelle for bruk i Hedmark Fylkeskommune
• Ansvar for opplæring/kompetanseheving og oppfølging
• Relevant regelverk
• Overvåking av andres omtaler av fylkeskommunen i sosiale medier
• Eventuell pilot i fylkeskommunen for utprøving av sosiale medier

3. Arbeidsgruppas sammensetning
• Arkiv
• IKT
• Kommunikasjon
• Kultur, bibliotek og kompetanse
• Strategisk stab
• Videregående opplæring

4. Formål med utredningen
• Å gi fylkeskommunen en beskrivelse av hvordan sosiale medier
brukes i arbeidshverdagen i dag og hvordan de kan brukes
• Kartlegge eksisterende bruk, og trekke fram gode eksempler
• Gi noen prinsipielle føringer for videre bruk, samtidig som den skal
være et utgangspunkt for å få ansatte i gang med sosiale medier.
• Komme i gang!
Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant
de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog,
digitale tjenester og effektiv e-forvaltning ( eKommune
2012: lokal digital agenda).

5. Formål med bruk av sosiale medier
Vi som fylkeskommune ønsker å
• kommunisere bedre og mer målretta med målgruppene våre
• få rask tilbakemelding på arbeidet vårt, både internt og fra
innbyggerne i fylket
• bruke sosiale medier som ledd i omdømmebygging, ved å
være aktiv i ulike kommunikasjonskanaler og nå ut til flere
• dele informasjon og kunnskap med flere uavhengig av
geografi
• bruke sosiale medier som arbeidsverktøy og
samarbeidsarena for kunnskapsmedarbeidere, internt og
med eksterne samarbeidspartnere

6. Noen har tenkt og gjort det før oss
• eKommune 2012 : lokal digital agenda
(2008)
• I all offentlighet (løpende oppdatering)
• Veikart for sosiale medier (løpende
oppdatering)
• Veileder for forvaltningen i sosiale medier
(2010)

7. Hvordan oppnå målene?

8. Bedre, målretta og i dialog Informasjonsstrøm

9. Ta kontroll Miste kontroll

10. Mål for Hedmark fylkeskommune er
• Åpenhet – vi skal være raske og informere innbyggerne på en god og
korrekt måte. Informasjonen skal nå brukerne i de kanalene de bruker
• Engasjert – vi skal skape dialog som gir brukerne opplevelse av
medvirkning og påvirkningskraft i forhold til vårt innhold og kvaliteten på
våre tjenester. Sosiale medier gir mulighet for mer direkte dialog med ulike
målgrupper. Vi skal skape gode samarbeidsverktøy og- arenaer for våre
medarbeidere. Sosiale medier kan også være arbeidsverktøy som åpner
for dokumentdeling, samarbeid og kunnskapsdeling, som igjen åpner for
et større faglig nettverk og enklere erfaringsdeling.
• Romslig – vi skal synliggjøre at vi gjennom vår åpenhet og engasjement
danner åpne digitale arenaer for brukerne våre. Det skal kjennes enkelt å
ta kontakt med fylkeskommunen på de sosiale digitale arenaene vi
befinner oss på.

11. Aktuelle målgrupper
• Å få til dialog med målgruppene er et av
• Innbyggere i Hedmark og andre,
de viktigste formålene
for eksempel mulige tilflyttere
• Målgruppene gjør det enklere å spisse
220 000 innbyggere i 2020 informasjon, kommunikasjonskanal og
• Elever ved og søkere til kommunikasjonsform
videregående skoler • For fylkeskommunen vil det også være
• Ansatte viktig å lytte til sine målgrupper og
• De som kan ha interesse av å kunnskap om hvor disse gitte
søke tilskudd fra målgruppene beveger seg på sosiale
fylkeskommunen medier er viktig
• Trafikanter
• De som ønsker å foreslå
kandidatar til ulike priser vi deler
ut
• De som ønsker spesifikk faglig
veiledning

12. Eksempler på bruk i andre
offentlige virksomheter
• Det er stor forskjell i hvor aktive
fylkeskommunene er på sosiale medier og hvor
systematisk de har jobbet med bruken
• Sosiale medier brukes til å formidle informasjon
• En utfordring er å få til dialog
• Det er viktig med forankring av oppstart og bruk
• Sosiale medier kan være en kostnadseffektiv måte
å nå ut til brukere
• Sosiale medier kan bidra til positivt omdømme,
befolkningsvekst og økt egenkompetanse

13. Status for eksisterende bruk av
sosiale medier
• Egen kompetanseutvikling oppleves som positiv
• Økt samarbeid og erfaringsdeling både med egne
kollegaer og eksterne samarbeidspartnere
• En utfordring framover er å få til økt dialog med
målgruppene
• De gode eksempler på bruk av sosiale medier hos
fylkeskommunen bør brukes som inspirasjon og
være et utgangspunkt for videre arbeid med
sosiale medier

14. Sosiale medier aktuelle for HFK
• Blogg

15. • Facebook

16. • Twitter

17. Ansvar opplæring, kompetanseheving
og oppfølging
• Bruk av sosiale medier i Hedmark fylkeskommune skal følge Strategi for
kommunikasjon (2009)
• Enhets- og virksomhetsledere har oppfølgingsansvar for bruken av sosiale
medier
• Kommunikasjonsenheten har ansvaret for opplæring og veiledning i bruk
av sosiale medier
• For skole og tannhelse skal opplæring og kompetanseutvikling løses
spesielt
• For at oppstart i bruk av sosiale medier skal komme godt i gang og fungere
på en god måte, må det settes av tilstrekkelig tid. Dette gjelder både
opplæring og daglig bruk, samt i forhold til andre arbeidsoppgaver
• Et videre arbeid bør ta utgangspunkt i den kunnskap som er samlet i
Sosiale medier i forvaltningen, som er Difis kartlegging og analyse av bruk
av sosiale medier i norsk offentlig forvaltning

18. Relevant regelverk
• Formidling gjennom sosiale medier skal ta
hensyn til både konfidensialitet og
tilgjengelighet
• Alt som legges ut, skal kunne leses av alle
• For bruk av sosiale medier i skolen må det
utarbeides egne retningslinjer
• Det skal normalt ikke foregå
saksbehandling i sosiale medier

19. Anbefalinger
• Sosiale medier er et relativt nytt område for forvaltningen. Gruppa
anbefaler at det lages strategi for bruk av sosiale medier i
fylkeskommunen. Alternativt oppdateres dagens kommunikasjonsstrategi.
Arbeidet bør videreføres med samme tverrfaglige sammensetning.
• Gruppa anbefaler at strategi for bruk av sosiale medier bør sees i
sammenheng med virksomhetens øvrige strategiplan for kommunikasjon.
Ansvaret for strategien legges sådan til kommunikasjon.
• Bruk av sosiale medier i undervisning bør behandles spesielt i strategien.
Det bør fokuseres på hva som særtegner denne bruken.
• Pilot i fylkeskommunen er tatt ut av utredningen, og gruppa anbefaler ut
fra erfaringer i egen fylkeskommune og i andre offentlige virksomheter, en
samtidig oppstart av flere aktiviteter hos flere aktører/enheter i
fylkeskommunen.
• Veileder for bruk av sosiale medier i fylkeskommunen er utarbeidet i
forbindelse med utredningen og anbefales vedtatt i fylkesrådet.
Anbefalinger er gitt med bakgrunn i utredningen og dens konklusjoner