1. Surf me a letter
Digitalisering van de
afhandeling van
burgerbrieven bij SZW
Jan van Dommelen
Richard Hovinga
2. Agenda
1. Digitalisering bij SZW
2. Waarom burgerbrieven digitaal
afhandelen?
3. Wat betekent dit voor …?
4. Procesarchitectuur Pilot
Burgerbrieven
5. Schermvoorbeelden/dashboard
6. Ervaringen en geleerde
lessen…
7. Toekomst digitalisering bij
SZW
3. Digitalisering bij SZW: stand van zaken
- Personeelszaken via P-Direkt (SAP)
- Facturen en boetes via Hermes (SAP)
- Nebo bij Inspectie Werk en Inkomen (Sharepoint)
- I-Net (maatwerk) en DIWA (Sharepoint) bij de Arbeidsinspectie
- Europese en andere subsidies bij het Agentschap SZW (Filenet)
- CAO-systeem Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving (maatwerk)
- Beleidsdossiers via Rijksportaal (Filenet)
- DVS (Digitaal Verantwoording Systeem voor Gemeenten, SAP)
- Bezwaar en beroep zaken in Octopus
- Begrotingsbehandeling in Socrates
- Burgerbrieven via Pilot Burgerbrieven (Filenet)
- Uitnodigingen Minister en Staatssecretaris (Docman)
- Oriëntatie op invoering van Digidoc2 van BZK bij SZW (Filenet)
- …
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 3
4. Waarom burgerbrieven digitaal afhandelen?
- Ontwikkelagenda SZW, moderne toerusting van de medewerkers
- Voordelen:
- Efficiëntere stukkenstroom
- Er raken geen stukken meer zoek, weten waar het stuk “ligt”
- Alle eerdere versies blijven beschikbaar en raadpleegbaar
- Voor (beleids)medewerkers ontstaan meer mogelijkheden om
samen aan documenten te werken Plaats- en tijdonafhankelijk
werken
- Specifiek voor de pilot burgerbrieven:
- Kleinschalig beproeven digitaal werken binnen SZW
- Scherp krijgen eisen/wensen
- Voorbereidend op digitalisering stukkenstroom SZW-breed
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 4
5. Wat betekent dit voor … ?
- De beleidsmedewerker
- De leidinggevende
- Secretariaat
- Archiefmedewerker
- Het wordt zichtbaar hoe lang iets duurt (dashboard)
- Sneller aanzet tot bezinning verbetermogelijkheden
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 5
6. Procesarchitectuur Pilot Burgerbrieven
- Oorspronkelijk uitgangspunt DigiJust van Ministerie van Justitie
(bloemblaadjesmodel)
- Sluit niet helemaal aan bij gebruik bij SZW: de steller wil niet
steeds zaak terug… alleen als er iets niet goed gaat.
- Een deel van het proces verloopt nog analoog (op papier van en
naar minister/staatssecretaris), maar digitaal proces is leidend.
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 6
15. Ervaringen en geleerde lessen… (1)
- Gebruikers willen geen afstand doen van de pilotomgeving
- Goed dat er geen schaduwsysteem heeft gedraaid
- Discipline bij gebruik blijft noodzakelijk
- Technische problemen moeten echt zijn opgelost (imagoschade)
- Ondersteuning van gebruiker belangrijk, ook na uitrol
- Voorbeeld gedrag management is belangrijk
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 15
16. Ervaringen en geleerde lessen… (2)
- Digitaal lezen van grote documenten op beeldscherm niet prettig.
Er zal nog veel geprint worden zolang de schermen niet prettig lezen
- E-mail afhandeling wegens omslachtigheid nog niet meegenomen
- Proef procesbewaking vanaf telewerkplek bevalt prima
- “Single Sign-on” zeer wenselijk
- In- en uitchecken moet gebruikersvriendelijker
- Commentaren moeten eenvoudig(er) zijn toe te voegen
- Tweede beeldscherm voor DIV-ers (anders gaan ze printen)
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 16
17. Toekomst digitalisering bij SZW
- SZW gaat niet voor de ontwikkeling van een eigen systeem,
samenwerken met andere departementen verdient de voorkeur
- Oriëntatie op invoering van Digidoc2 bij SZW (besluitvorming)
- Stapsgewijze invoering
- Ambassadeurs zoeken/draagvlak
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 17
