Koha yonetim sistemi_saglama_modulu_kullanimi_okan_koc

KOHA KÜTÜPHANE
YÖNETİM SİSTEMİ
SAĞLAMA MODÜLÜ KULLANIMI
Öğr.Gör. Okan KOÇ

Sağlama
Sağlama; Koleksiyona/ dermeye eklenmesine karar
verilen bilgi kaynaklarının çeşitli yollarla kütüphane
koleksiyonuna katılma sürecidir. Kütüphanenin
dermesine materyal satın alınmasını, sipariş,
muhasebe ve gelen bilgi kaynaklarının işlemlerinin
tamamlanmasını içermektedir.

Sağlama
Sağlama sürecinin sağlıklı bir şekilde
yürütülebilmesi için, bilgi kaynağı sağlama
sürecinde izlenecek yollar belirlenip, süreç sağlıklı,
açık ve net olarak ortaya konulmalı ve bununla
birlikte sağlama noktasında görevli personelin
alacağı sorumluluklar çizilerek, işlemlerde
standartlaşmaya gidilmelidir.

Sağlama
Aynı zamanda sağlama sürecinin takibi, iş
akışlarının belirlenmesi ve yazılı bir derme/
koleksiyon geliştirme politikasıyla da desteklenmesi
işlemlerin standartlaşmasına ve kurumsal kalitenin
artırılmasına katkıda bulunacağı unutulmamalıdır.

Sağlama
Genel olarak sağlamada sürecinde kullanılan satın
alma, bağış, değişim ve derleme olmak üzere dört
temel yöntem olmakla birlikte, Balıkesir
Üniversitesi Merkez Kütüphanesi dermesine bu
yöntemlerden satın alma ve bağış yöntemi
kullanılarak bilgi kaynağı sağlamaktadır.

Sağlama
2015 yılından bu yana kullanılmakta olan KOHA Kütüphane
Yönetim Sistemi 2016 yılından itibaren Balıkesir
Üniversitesi Merkez Kütüphanesi koleksiyonuna satın
alma yoluyla katılan, katılması düşünülen, çeşitli sebeplerle
(kütüphanede olup olmadığı, elektronik kopyasının varlığı,
baskısının tükenmişliği vb.) ilgili bilgi kaynaklarının
koleksiyona dahil edilmemesine karar verilmesi gibi
sağlama noktasındaki tüm süreçler KOHA Kütüphane
Yönetim Sistemi üzerinden yürütülmektedir.

Sağlama
Bu çalışmada sağlıklı bir sağlama sürecinin kütüphane
otomasyon sistemi ile bütünleşik bir yapıda planlanması ve
kurgulanması gerekliliği vurgulanarak, kullanıcılardan gelen
ve derme geliştirme uzmanı tarafından seçilen bilgi
kaynaklarının KOHA Kütüphane Yönetim Sistemi toplanıp,
sürecin sistem üzerinden nasıl yürütülebileceği deneyimi
paylaşılacaktır.

KOHA KÜTÜPHANE
YÖNETİM SİSTEMİ
SAĞLAMA MODÜLÜ
Öneri Yönetimi

Kullanıcı Adı
Tc nin ilk 6 hanesi

Sisteme giriş yapan kullanıcı satın alma önerisini KOHA üzerinden yapabilmektedir.
Balıkesir Üniversitesi Merkez Kütüphanesinde tüm bilgi kaynağı önerileri KOHA
üzerine yüklenmektedir.

Balıkesir Üniversitesi Merkez Kütüphanesinde, kullanıcılardan gelen tüm kitap
istekleri (Excell listesi, resmi yazı, telefon vb.) Kütüphane tarafından giriş
yapılarak kullanıcı adıyla öneri olarak kaydedilmektedir.

Kullanıcıların sitem üzerinden gerçekleştirdiği ve sisteme derme geliştirme
uzmanı tarafından girişi yapılan tüm öneriler, Balıkesir Üniversitesi Kütüphane
ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Derme/ Koleksiyon Geliştirme Politikası
baz alınarak değerlendirilir.
Sipariş Edilecekler Siparişi onaylanan bilgi kaynakları listesidir
Beklemede Önerilerinin toplandığı havuzu göstermektedir.
Kullanılabilir Sipariş süreci tamamlanmış ve kullanıma hazır olanları gösterir.
Sipariş Edildi Siparişe çıkılanların listesidir.
Reddedildi Çeşitli sebeplerle reddedilenlerin listesidir.

Bekliyor
Onaylandı
Kontrol Edildi
Reddedildi
Baskısı Tükenmiş
E Kitabı Mevcut
Kütüphanede Mevcut
Stokta Yok
Diğer
Kullanıcı istekleri sistem üzerinden ya onaylanarak, ya da çeşitli sebeplerle
reddedilmektedir. İsteği yapan kullanıcıya ilgili her durumda mail
gönderilmektedir. Kabul edilen her istek Sipariş edilecekler sekmesine, kabul
edilmeyenler reddedildi sekmesine otomatik taşınmaktadır.

KOHA KÜTÜPHANE
YÖNETİM SİSTEMİ
SAĞLAMA MODÜLÜ
Siparişe Çıkma

Sağlayıcı firma daha önceden çalışılan bir firma ise direk arama yapılmaktadır.
Balıkesir Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Derme
Geliştirme Uzmanı Koleksiyon/ Derme Geliştirme Politikası ve Kalite Politikası
gereğince ‘‘derme yönetimi kapsamında aracı firma vb. kurum dışı ilişkilerin
etkinliğin değerlendirmesi amacıyla kalite dokümanları arasında yer alan firma
değerlendirme belgesini her yıl düzenlenmesinden sorumludur.’’ Bu sebeple
daha önceden olumlu puan alan firmalarla çalışılmaya önem verilmektedir.

Daha önceden çalışılan bir firma değilse yeni sağlayıcı butonu vasıtasıyla
sağlayıcı eklenir. Firmaya ilişkin bilgiler doldurulur.

Sağlayıcı firmadan irtibat sağlanacak kişinin bilgileri sisteme yüklenir.

İlgili sağlayıcı firma seçilerek yayın üzerinde yeni bir satın alma sepeti
oluşturulur.

Sepet oluşturulduktan sonra bir sonraki aşamaya geçilerek sipariş listesinin
oluşturulmasına başlanır.

.
Bir Öneriden Kütüphane hesabım vasıtasıyla kullanıcıların istekte
bulunduğu bilgi kaynakları
Bir abonelikten Süreli yayınlar için kullanılır.
Yeni bir (boş) kayıttan Direk olarak sipariş bilgisini gireceğimiz alan
Varolan bir kaynaktan Z39.50 ile bağlantı kurulur. Diğer bilgi merkezlerinden
bulunan bilgi kaynakları siparişe eklenir.
Yüksek ayırma oranına sahip başlıklardan Belirli bir tarih aralığında en çok ayırtılan bilgi
kaynakları

.
Bir öneriden sepete ekleme yaparken, kütüphane kullanıcılarının ve derme
geliştirme uzmanın sisteme eklediği kayıtlar taranır.

.
Kullanıcı yayın istekleri listelenir ve ilgili öneri seçilir.
Sipariş seçeneği yardımıyla ilgili önerinin sağlama bilgileri doğrulama aşamasına
geçilmektedir.

İlgili bilgi kaynağı için sağlayıcı firmanın vermiş olduğu fiyat bilgisi işlenir.
İşlemin kaydedilmesi ile birlikte süreç sonlandırılır ve isteği yapan kullanıcıya
sipariş bilgisi mail yoluyla iletilir.

.
Yeni bir boş kayıttan sepete ekleme yaparken, tüm alanlar sıfırdan doldurulmaktadır.

.
Varolan bir kaynaktan sepete ekleme yaparken, Z39.50 protokolü vasıtasıyla
diğer kütüphanelerdeki yayınlar taranabilmektedir. Bu sekme vasıtasıyla da
koleksiyon / derme geliştirme yapılmaktadır.

.
Tarama yapılacak bilgi merkezi seçilerek, ilgili eser, konu, yazar vb. noktalarda
sipariş oluşturmak mümkündür.

.
Diğer bilgi merkezlerinden taranan bilgi kaynaklarını sipariş listenize eklemek
mümkündür.

.
Yüksek ayırma oranı kütüphanemizdeki bilgi kaynakları inceleyerek belirli
ayırma oranlarına göre sipariş listesine ekleme yaptığımız ekrandır.

.İlgili alanda, belirli tarih aralığındaki ayırma sayıları baz alınarak sipariş işlemi
gerçekleştirilmektedir.

İlgili sipariş listesini toplu olarak görüntüleyerek toplam ne kadar satın alma
yaptığınızı görmek mümkündür. Ayrıca ilgili listeden başka bir sepete transfer
yapabileceğiniz gibi düzenleme de yapmaya izin verilmektedir.
Sipariş KDV
hariç
KDV% Sipariş Ayarları

Sağlayıcı firmadan tüm sipariş geldikten ve teknik ekip tarafından kataloğa
giriş işlemi yapıldıktan sonra ilgili firma ve ilgili satın alma sepeti seçilerek
sepet kapatılır.

Kapılan sepet üzerinde gönderimi al sekmesi kullanılarak bir sonraki adım
olan firmadan gelen bilgi kaynaklarının kabulü aşamasına geçilmektedir.

Bu ekranda daha önceden belirli fatura numaralarıyla kaydedilen alımları bulmak
mümkündür. İlgili fatura numarası seçilerek içerik görüntülemesi yapılabileceği
gibi yeni bir fatura oluşturulabilmekte ya da geçmiş satın almalar
görüntülenebilmektedir.

Fatura Numarası ekrana girilerek, bir sonraki aşama ilgili firmaya ait kapatılan
son sepetin içeriği görüntülenmektedir.

Sağlayıcı firmadan sipariş geldikten ve teknik ekip tarafından kataloğa giriş
işlemi yapıldıktan sonra ilgili firma ve ilgili satın alma sepeti seçilerek fatura
numarasına kayıtlı sepetteki bilgi kaynaklarının sipariş işlemi sonlandırılır.

Katalog detayları ve hesap ayrıntıları kontrol edilerek işlem sonlandırılır. Bilgi
kaynağı isteğini yapan kullanıcıya bilgi kaynağının kullanıma hazır olduğu maili
gönderilir. Bu işlem sepetteki her bilgi kaynağı için tek tek uygulanmaktadır.

Katalog detayları ve hesap bilgileri kontrol edilerek işlem sonlandırılır. Bilgi
kaynağı isteğini yapan kullanıcıya bilgi kaynağının kullanıma hazır olduğu
maili gönderilir.

Koha yonetim sistemi_saglama_modulu_kullanimi_okan_koc

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

En vedette

En vedette (20)

Koha yonetim sistemi_saglama_modulu_kullanimi_okan_koc