Pyöräilytapahtumien järjestämiskoulutuksen materiaali Lappeenrannasta. Koulutuksessa käytiin läpi tapahtumien järjestämisen eri osa-alueet: suunnittelu, viestintä, rahoitus, luvat, jälkihoito, vapaaehtoisten johtaminen, markkinointi ja toteutus.

1. PYÖRÄILYTAPAHTUMAT RULLAAMAAN
Matti Koistinen,toiminnanjohtaja
Lappeenranta 13.10.2015

2. PYÖRÄLIITTO RY
• Perustettu 2014.
• Perustajina Helsingin,Tampereen,Oulun ja Turun polkupyöräilijäyhdistykset sekä
joukko yksityishenkilöitä.Tänä syksynä mukaan liittyivät Rovaniemen ja Joensuun
järjestöt.Toimintaryhmiä lisäksi noin 10 paikkakunnalla.
• Edustaa jäsenjärjestöjensä kautta yli 2000 suomalaista.
• Edistää pyöräilyä liikennemuotona koko maassa.
• Ei harjoita urheilu-tai kilpailutoimintaa.

3. TOIMINTA KÄYTÄNNÖSSÄ
• Lobbaaminen: päättäjien,valmistelijoiden,median ja eri vaikuttajien
tapaamiset,tiedon koostaminen & tuottaminen,viestintä
• Jäsenjärjestöjen tukeminen: koulutukset,avustukset,valtakunnalliset
rahoitukset & projektit,neuvonta,uusien yhdistysten perustaminen,
valtakunnalliset kampanjat
• Verkostojen ylläpito: yhteistyökumppaneiden tapaamiset,uusien
verkostojen luominen,kansainvälinen yhteistyö,yhteistyö alan yritysten
kanssa

4. KOULUTUKSEN SISÄLTÖ
1. Tapahtuman tavoitteet & kohderyhmä
2. Tapahtuman konsepti & sisältö
3. Suunnittelu & rahoitus
4. Viestintä & markkinointi
5. Vapaaehtoisten rekrytointi & johtaminen
6. Toteutus
7. Jälkihoito
8. Linkkejä & vinkkejä

5. TAVOITTEET &
KOHDERYHMÄ

6. PIDÄ TAVOITE AINA MIELESSÄIS
• Mieti tarkasti tapahtuman tavoite.Mitä sillä pyritään saavuttamaan?
• Lisää pyöräilijöitä?
• Turvallisempaa pyöräilyä?
• Muutos päättäjien asenteissa & tiedoissa?
• Parempaa kansanterveyttä?
• Mielipiteen muutosta?
• Iloa &”oman porukan”sitoutumista?
• Lisää jäseniä?
• Onko pyöräily tapa toteuttaa tapahtuma vai tapahtuman päätarkoitus?
• Kirjaa tavoite ylös tuotantosuunnitelmaan.
• Kun teet valintoja järjestelyissä mieti aina miten tämä tukee tavoitetta?

7. PYÖRÄILYTALVEN AVAUSVIIKON TAVOITE
”Valtakunnallinen teemaviikko,jonka aikana nostetaan
esiin talvella pyöräilyä.Tavoitteena on saada ihmiset
jatkamaan pyöräilyä läpi talven ja siten lisätä pyöräilyä
ympäri vuoden.
Näin”normalisoidaan”talvella pyöräily–se ei ole mikään
huikea urheilusuoritus,vaan kätevä tapa päästä paikasta
toiseen.Paikalliset tapahtumat nostavat teeman esiin
myös mediassa.”

8. KOHDERYHMÄ
• Päätä kenelle teet.
Pyöräilytalven avausviikon
viestintä kohdennetaan
naisille,jotka pyöräilevät
kesällä,mutta pelkäävät
talvella polkemista.
• Kaikille kaikkea on ei mitään
kenellekään.
• Vaikuttaa tapahtuman
konseptiin,viestintään ja
toteutukseen.

9. VELOPARADE NANTES: 7000 PYÖRÄILIJÄÄ

10. KONSEPTI
© Simo Ulvi

11. MITEN KONSEPTI TUKEE TAVOITETTA?
• Mitä tehdään ja miten?
• Ei tarvitse olla tarkka heti alussa-> voi
tarkentua matkan varrella.
• Konsepti on kopioitavissa.
• Tarkista vielä: miten konsepti tukee tavoitetta?
• Esim.Polkuäänikahvila: Tapahtumassa
yhdistettiin perinteiset vaalikahvit ja
vaalipaneeli.Päästiin tapahtuman avulla
tapaamaan poliitikkoja ja saatiin Pyöräliittoa
ja sen tavoitteita tehtyä tunnetuksi heille.

12. SUUNNITTELU
& RAHOITUS

13. SUUNNITTELU
• Esim.SWOT analyysi on hyvä tapa arvioida suunnitelmaa
• Vahvuudet
• Heikkoudet
• Mahdollisuudet
• Uhat
• Kehitä samalla vielä konseptia ja sisältöä-> kerää ideoita koko
työryhmältä
• Aikatauluta toteutus: milloin ja mitä pitää olla valmiina.

14. Vahvuudet
• Innostuneita ja osaavia vapaaehtoisia ympäri maan
• Kohtalaiset taloudelliset resurssit
• Ajankohta on pyöräliikkeille hyvä,heidän kauppansa on hiljaista
Heikkoudet
• Hajanainen tekijäporukka ympäri maata–osaaminen ja kokemus tapahtumista hyvin erilaisella tasolla
• Ei ole vielä valmista konseptia,jota monistaa eri paikkakunnilla
• Pyöräliitto on vielä kohtalaisen tuntematon taho
• Järjestelyissä ollaan myöhässä
• Paikalliset olosuhteet vaihtelevat“leveyspiireittäin”poikki maata
Mahdollisuudet
• Marraskuussa ajankohtainen–kiinnostaa mediaa
• Pyöräily on positiivista,talvipyöräily vähän”hullua”(esim.Fatbike-hype)
• Saada ihmisiä jatkamaan pyöräilyä talven yli
• Talvipyöräily on selkeässä kasvussa Etelä-Suomessa ja medianosteessa
Uhat
• Möhlitään järjestelyt yleisesti
• Tapahtuma jää paikallisjärjestöissä muun toiminnan alle
• Valtakunnallista tilaisuutta järjestetään ensimmäistä kertaa
• Liiton henkilökunnan ajankäyttö
• Ei saada sponsorirahoitusta

15. TUOTANTOSUUNNITELMAN SISÄLTÖ
1. Tapahtuma
2. Paikka
3. Järjestäjä
4. Yhteistyötahot
5. Ohjelma
6. Viestintä ja markkinointi
7. Hankittavat luvat
8. Tekniikka,rakenteet ja jätehuolto
9. Turvallisuus ja ensiapu
10. Työvoima & tehtävänjako
11. Tuotantoaikataulu

16. BUDJETOINTI
• On arvio,joka perustuu tietoon ja kokemukseen.Jos et tiedä jonkin asian
hintaa,niin selvitä se.
• Tee realistinen budjetti,jossa pyrit huomioimaan kaikki ja menot ja tulot.
• Yllätyksiin kannattaa varata noin 10 % kokonaisbudjetista,pienemmissä
budjeteissa suhteellisesti enemmänkin.
• Jos on palkattua henkilökuntaa,niin muista sivukulut: n.35 % (riippuu
toimialasta ja organisaatiosta).
• Budjettia kannattaa seurata ja tehdä tarkistaa lopuksi miten homma
menikään.Se opettaa.

17. RAHOITUS
• Kenen kanssa on yhteisiä intressejä?
• Yritykset
• Haluavat olla mukana positiivissa jutuissa,pyöräilyllä hyvä noste nyt.Alan yrityksille suoraa
hyötyä myyntinä (ala=pyörien valmistajat,konsultit,myyjät jne.).
• Julkishallinto
• Pyöräily on erittäin kannattaa yhteiskuntataloudellisesti,joten kunnat ovat valmiita satsaamaan
siihen kun asian perustelee hyvin-> lobbaaminen & suhteet tärkeitä!
• Harkitkaa palveluntuotantoa kunnalle.Pyöräilijäjärjestöillä on osaamista,verkostoja ja
uskottavuutta,jotka kunnilta puuttuvat.
• Järjestöt voivat olla hyvin tehokkaita,sillä vapaaehtoistyö on halpaa verrattuna virkamiestyöhön.
• Liikkumisen ohjauksen valtion rahoitus,Opetus-ja kulttuuriministeriön rahoitukset
• Säätiö & rahastot
• Kansanterveyttä edistävät tahot

18. TURVALLISUUSSUUNNITELMA
• ”Mitä jos”-tilanteiden varalle hyvä tsekkauslista.
• Tehkää turvallisuussuunnitelma,josta varaudutaan:
• Järjestyshäiriöihin
• Onnettomuuksiin
• Tulipaloihin
• Sairaskohtauksiin ja loukkaantumisiin
• Hyviä malleja:
• http://www.hel.fi/wps/wcm/connect/32adf6dc-659a-4728-b44d-08b3e6237159/
Opas+yleis%C3%B6tapahtuman+pelastussuunnitelman+laadintaan.pdf?
MOD=AJPERES
• http://toiminta.partio.fi/sites/partio.fi/files/
turvallisuussuunnitelma_tapahtumalle_malli.pdf

19. JÄRJESTYKSENVALVONTA
• Kokoontumislaki edellyttää,että yleisen kokouksen ja yleisötilaisuuden
järjestäjän on huolehdittava järjestyksestä,turvallisuudesta ja lain
noudattamisesta.
• Yleisötilaisuuksiin ja yleisiin kokouksiin voidaan asettaa
järjestyksenvalvoja ylläpitämään järjestystä ja turvallisuutta.
• Muista hankkia yleisötilaisuuden järjestyksenvalvojat hyvissä ajoin.Jos
tapahtuma vaatii järjestyksenvalvojia,tulee heidän olla hyväksytyn
koulutuksen saaneita.

20. VIESTINTÄ &
MARKKINOINTI
© Tiina Puputti

21. ”VIESTINTÄ YLEENSÄ EPÄONNISTUU – PAITSI SATTUMALTA”
• Sisäinen viestintä on tapahtumajärjestämisessä kaikkein tärkeintä.Ja
melkein aina se ontuu.Markkinoi tapahtumasi ensiksi omalle porukalle.
• Sähköposti: yleensä luetaan,ei välttämättä sisäistetä,hankala keskusteluissa
• Facebook jne.somekanavat: ei välttämättä huomata koko viestiä,vanhojen
viestien kaivelu melkein mahdotonta,sallii polveilevan keskustelun
• Kirje/muu printti: luetaan suhteellisen varmasti,osoitteiston ylläpito todella
haastavaa,kallis & työläs,tehokas käyttö vaatii paljon osaamista.
• Puhelu: Henkilökohtainen,kuunnellaan,nopea,tehokas,ei jää arkistoja
• Kokous: Hyvä keskusteluissa,kasvokkain tapahtuva kommunikaatio on erittäin
monipuolista ja siinä saadaan kaikki meidän käyttämät”kanavat”käyttöön
• Trello & muut projektinhallintaohjelmat: toimii jos ryhmä on tottunut
käyttämään sähköisiä välineitä ja kokee ne luontevaksi.Jää arkistot ja to-do–listat

22. ULKOINEN VIESTINTÄ ON YHTEISTYÖTÄ
• Toimittajien kanssa tehdään yhteistyötä: he saavat kiinnostavan jutun,
tapahtuma julkisuutta.
• Jonkun pitää pystyä vastaamaan kysymyksiin.Mieluiten ihminen,joka on hyvä ja
selkeä puhuja.Henkilön pitää olla hyvin tavoitettavissa ja tietää asiasta.
• Älä ärsyynny mediaa tai ärsytä sitä.
• Jutun voi pyytä tarkistettavaksi,mutta korjaa vain asiavirheet–älä lähde
ohjeistamaan jutun näkökulmasta tms.
• Luo asiantuntija-asemaa esim.asiallisella blogilla,josta näkee syvällisen
osaamisesi.
• Median lisäksi kerro tekemisestäsi yhteistyökumppaneille

23. MEDIATIEDOTUS
• Jos resurssit riittävät,niin personoi eri medioille.
• Hae eri näkökulmia: Onko se paikallisuus,liikunta,talous,
kunnallispolitiikka vai ihmisten ilo?
• Ennakkotiedote 3 vko ennen,varsinainen tiedote 3-7 päivää ennen.Voit
myös tiputella tietoja hiljalleen jos tapahtuma on suurempi.
• Soita perään ja kysy ovatko saaneet.Usein hukkuvat muun postin sekaan.
Ole valmiina kertomaan parilla lauseella tapahtuman perusidea
puhelimessa.
• Muista toimittaa tiedot tapahtumakalenterihin jne.ilmaisiin näkymisen
paikkoihin.

24. HYVÄ TIEDOTE ON
• Ytimekäs: enintään A4
• Menee heti asiaan
• Varmista,että vastaa kysymyksiin mitä,missä,milloin,kuka,miksi,mitä
tarjoaa osallistujalle
• Kirjoita rauhassa ja lue 3 kertaa ajatuksella läpi,mieluiten pienen ajan
kuluttua kirjoittamisesta
• Jos mahdollista,niin annan jonkin muunkin lukea se.
• Sisältää juttumaisia elemettejä: lainauksia asiaan liittyviltä
• Mukana aina lisätietoja antavien yhteystiedot

25. SOME
• SOME on ulkoisen ja sisäisen viestinnän sekoitus:
”omat”pitää saada innostumaan,jotta he jakavat &
kutsuvat väkeä.
• Huonointa somemarkkinointia on tehdä tapahtuma
ja antaa sen olla.
• SOME-markkinointi vaatii sitoutumista ja nopeaa
reagointia.Se mahdollistaa sitoutuneen ja
innostuneen yleisön.
• Uusia sisältöjä on hyvä tulla säännöllisesti.
• Muista: Netissä kuva on paljon tekstiä tehokkaampi.

26. VAPAAEHTOISTEN
REKRY &
JOHTAMINEN

27. VAPAAEHTOISTEN REKRYTOINTI
• Vapaaehtoiset pitävät toiminnan käynnissä.
• Luo avoimuuden kulttuuria: viesti avoimesti ja laadukkaasti.
• Rekryn oltava aina käynnissä: verkossa,tavatessa,tapahtumissa.
• Kartoita jäsenistön osaamista & kiinnostuksen kohteita: TAPOn vararengas kerää
osaamisen yhteen.
• Älä ruikuta,että miksi kukaan ei tee mitään.
• Tarjoa sopivia tehtäväpalasia,joista on helppo ottaa koppi.
• Jos mahdollista,niin ole suoraan kontaktissa tiettyyn henkilöön-> yleiset
huutelut esim.sähköpostissa ja somessa tuottavat yleensä huonosti
tulosta.

28. JOHTAMINEN
• Läsnäolo ja esimerkki
• Johtajan on pidättäydyttävä mikromanageroimasta muiden projekteja
• Anna tehtävä raakoina,mutta ole valmis tukemaan.
• Perehdyttäminen
• Vapaaehtoisilla on eniten intoa tehtäväänsä alkuvaiheessa.Niinpä heti aluksi on
perehdytettävä uusi porukka tehtäviinsä ja tartuttava hommiin.
• On tärkeää,ettei alku ole liian löysä.
• Projektinhallinta
• Tee selkeästi.
• Muista dokumentointi,sillä se auttaa seuraavalla kerralla huomattavasti.

29. MOTIVOINTI & KIITTÄMINEN
• Löydä kullekin sopivaa ja motivoivaa tekemistä
• Motivoi: teet parempaa pyöräilykaupunkia,edistät toimintaa,pidät
hauskaa,teet konkreettisia asioita,tutustut hyviin tyyppeihin,saat paidan
tai illanvieton.
• Hitsaa porukka kokoon tapaamisilla,joissa on myös vapaa-aikaa.
Mukavien ihmisten kanssa on hauskempaa tehdä vapaaehtoistöitä!
• Kiitä: suullisesti,kirjallisesti tai materiaalisesti.Muista,että usein sanat ja
oman työn merkitys ovat tavaraa tärkeämpiä.
• Miten symbolisen palkitsemisen voisi uudistaa?

30. TOTEUTUS

31. KUN TAPAHTUMA LÄHESTYY
• Tarkista & päivitä säännöllisesti tuotantosuunnitelmaa ja tarkista onko kaikki kunnossa.
• Tavatkaa työryhmän kanssa säännöllisesti ja tsekatkaa,että kaikki on kunnossa.
• Muuta suunnitelmia tilanteen mukaan–älä jämähdä!
• Optimitilanteessa tapahtuman käynnistymisen jälkeen projektipäällikkö vain seuraa
tapahtumia ja reagoi mahdollisiin ongelmiin.
• Tehtävät tulee olla selkeästi jaettu ja opastettu kaikille vapaaehtoisille.Kerro myös
ensimmäinen poistumisaika etukäteen.
• Kaikilla tekijöillä pitää olla myös paniikkinumero kännykässä/tapahtumapassissa,johon voi
soittaa.
• Tapahtumista kannattaa kerätä palautetta,jonka avulla voi ensi kerralla tehdä vielä
paremman tapahtuman.
• Muistakaa,että vaikka kaikki menisi pieleen,kyseessä on vain yksi tapahtuma.Uusia tulee.

32. JÄLKIHOITO

33. JÄLKIHOITO
• Siivous,osallistujien kiittäminen,dokumentointi,tulevien tapahtumien
markkinointi.
• Tilinpäätös helpottaa budjetoimaan jatkossa.
• Vuokratun kaluston jne.palautus & kunnostus.
• Varsinkin kaikkia järjestäjiä on kiitettävä.
• Viestintä tapahtuman menestymisestä: kiinnostaa mediaa!
• Kannattaa pitää purkutilaisuus järjestäjien kesken ja pohtia miten meni
ja mitä voisi tehdä seuravalla kerralla paremmin.Voi olla myös rennompi
tilaisuus lasillisella tms.,erityisesti isoissa projekteissa tärkeää!
• Raportointi mahdollisille rahoittajille & sponsoreille.

34. LINKKEJÄ & VINKKEJÄ
• Ohjeet ja luvat Lappeenrannassa:
http://www.lappeenranta.fi/fi/Palvelut/Ymparisto/Yleisotapahtumien-jarjestaminen
• Ilmoitus yleisötilaisuudesta: https://www.poliisi.fi/luvat/ilmoitus_yleisotilaisuudesta
• Ilmoitus yleisestä kokouksesta (esim.pyöräparaati):
https://www.poliisi.fi/luvat/ilmoitus_yleisesta_kokouksesta
• Musiikin käyttöön luvat Teostosta (www.teosto.fi) ja Gramexista (www.gramex.fi).
• Tapahtumajärjestämisen hyvä käytännöt:
• http://hyy.helsinki.fi/wiki/index.php/Tapahtumaj%C3%A4rjest%C3%A4misen_hyv%C3%A4t_k%C3%A4yt%C3%A4nn
%C3%B6t
• Tapahtumajärjestämisen opas Lappeenrantaan opinnäytetyö:
https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/95849/Jarvela_Virpi.pdf?sequence=1
• Vapaaehtoisten johtaminen ja motivointi:
• http://hyy.helsinki.fi/wiki/index.php/Vapaaehtoisten_motivointi_ja_johtaminen
• http://seuraohjelma.fi/seuranhallinto/seuratoimijat/vapaaehtoiset/vapaaehtoistenjohtaminen-tyokirja/getfile.php?file=18